5. Kết cấu chuyên đề
1.4.1.Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
1.4. HÌNH THỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN
1.4.1.Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
21
Sơ đồ 1.12. Ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung 1.4.2. Hình thức kế tốn trên máy vi tính 1.4.2. Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính
22
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VẬT TƯ NÔNG
NGHIỆP DIỆU TRANG KON TUM
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP DIỆU TRANG KON TUM KON TUM
2.1.1. Quá trình hình thành và đặc điểm sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum
a. Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP DIỆU TRANG KON TUM
Địa chỉ trụ sở chính: 581 Phan Đình Phùng - P. Duy Tân - TP. Kon Tum - Tỉnh Kon Tum.
Mã số thuế: 6101180078
Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum hoạt động với tiêu chí chủ yếu là vận tải hàng hóa thiết yếu và bn bán vật tư nơng nghiệp.
Năm 2014, trước sự phát triển của ngành nơng nghiệp và vận tải hàng hóa. Nhu cầu vật tư nơng nghiệp tăng mạnh. Trong khi đó Việt Nam có rất nhiều cơng ty, doanh nghiệp cung cấp loại mặt hàng giống như Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum. Chính vì thế mà sự cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường của cơng ty là rất khó khăn.
Với nhiều khó khăn như vậy doanh nghiệp đã phải tìm cho mình hướng đi phù hợp. Doanh nghiệp đã mở rộng chiến lược marketing mở rộng hệ thống các cửa hàng, quầy hàng, dịch vụ giao hàng tận nơi …. Bên cạnh đó Cơng ty TNHH Vật tư Nơng nghiệp Diệu Trang Kon Tum cịn đưa ra nhiều hình thức mua hàng hấp dẫn cho khách hàng hay việc tặng quà vào các ngày lễ….Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum mở rộng thêm chi nhánh kinh doanh như: Cửa hàng Diệu Trang số 3 tại Đăk Hà và Cửa hàng Diệu Trang số 4 tại Ngọc Hồi.
Mục tiêu của công ty là không ngừng phát triển kinh doanh, thu lợi nhuận tối đa có thể được của công ty, tạo việc làm cải thiện đời sống, nâng cao thu nhập cho người lao động trong cơng ty, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, làm trịn nghĩa vụ đóng ngân sách Nhà nước và phát triển công ty lớn mạnh.
b. Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum
Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh vận tải, bn bán phân bón, hạt giống và thuốc
bảo vệ thực vật
Công ty tiến hành kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nhưng doanh thu chủ yếu là từ hoạt động bán hàng hóa là các loại phân bón, hạt giống và thuốc bảo vệ thực vật. Các sản phẩm được cung cấp đến khách hàng qua các giai đoạn sau:
23
- Bước 1: Căn cứ vào thị trường và nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành mua ngồi ( hoặc nhập khẩu nếu người tiêu dùng có nhu cầu) các phân bón, hạt giống và thuốc bảo vệ thực vật…
- Bước 2: Công ty tham gia đấu thầu cho các cơng trình để chào hàng bán, được mời thầu hoặc bán hàng theo yêu cầu đặt hàng của các công ty, cá nhân hay giao đại lý.
- Bước 3: Công ty tiến hành xem xét các nhà thầu, các đơn đặt hàng và quyết định ký hợp đồng bán hàng và giao hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 4: Cơng ty giao hàng, cung cấp hàng hóa vật tư phục vụ nhu cầu của khách hàng
- Bước 5: Tiến hành thanh toán và xác định kết quả kinh doanh.
2.1.2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum Diệu Trang Kon Tum
- Công ty Công ty TNHH Vật Tư Nông Nghiệp Diệu Trang Kon Tum tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận .
- Hội đồng quản trị : Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cơng ty có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của Cơng ty, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Gíam đốc thực hiện các Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị,
Phòng TCHC Phòng KD Phòng TC-KT Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 4 Ban Giám đốc Cửa hàng số 3 Hội đồng quản trị
24
- Ban giám đốc công ty: đứng đầu là giám đốc công ty, thực hiện quản lý, điều hành chung tồn bộ cơng ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban, cửa hàng, quầy hàng. Giúp việc cho tổng giám đốc là các phó giám đốc.
- Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban Giám đốc và Hội đồng quản trị của Cơng ty:
+ Phịng kinh doanh: là cơ quan nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo kinh doanh khai thác mua bán, cung cấp vật tư, hàng hố cho ngành nơng nghiệp.
+ Phịng tài chính kế tốn: có chức năng mở sổ sách kế tốn, ghi chép các nhiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, giám sát vốn hiện có tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý tài sản cố định, thực hiện đầy đủ các chế độ kế tốn tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy định.
+ Phịng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý tồn bộ lực lượng lao động về chế độ chính sách quản lý tình hình đi và đến của người lao động trong công ty, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, công tác cán bộ.
- Các cửa hàng quầy hàng trực thuộc Công ty chịu sự quản lý của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.
2.1.3. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum
Để phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm loại hình kinh doanh dịch vụ, cũng như tuân thủ theo luật kế toán và pháp luật từng kỳ, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính hướng dẫn Chế độ kế tốn doanh nghiệp trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính.
- Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước - Kỳ kế toán áp dụng: Theo năm.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ. - Kỳ tính và nộp thuế giá trị gia tăng: theo quý
- Hiện nay, Công ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum sử dụng hình thức “Nhật ký chung” trên máy vi tính với phần mềm Pro Hữu Nghĩa vào cơng tác kế tốn.
25
Việc này giúp giảm bớt khối lượng cơng việc cho nhân viên kế tốn, đáp ứng nhu cầu hạch toán của doanh nghiệp.
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VẬT TƯ NÔNG ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP DIỆU TRANG KON TUM
2.2.1. Kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum Trang Kon Tum
a. Đặc điểm doanh thu tại doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu của doanh nghiệp là doanh thu bán hàng hóa: Phân bón và thuốc bảo vệ thực vật
b. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu
- Giấy báo có.
Tài khoản sử dụng: Doanh nghiệp theo dõi và hạch toán doanh thu bán hàng trên tài
khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa và tài khoản 5113 - Doanh thu vận chuyển hàng hóa
Sổ sách sử dụng: sổ nhật ký chung (Phụ lục 1), sổ chi tiết TK 511 (Phụ lục 2), sổ cái
TK 511 (Phụ lục 3)
c. Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 2.2. Quy trình hạch tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ghi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày
26
Kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để nhập liệu trên phần mềm Pro Hữu Nghĩa, các số liệu tự động cập nhật đến Sổ nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 511. Căn cứ vào Sổ nhật ký chung số liệu được cập nhật đến Sổ cái TK 511. Từ đó, kế tốn có thể lập báo cáo tài chính vào thời điểm cuối kỳ.
d. Minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1. Ngày 20/01/2020, cung cấp dịch vụ tinh bột sắn cho công ty cổ phần
nông sản thực phẩm Quãng Ngãi, chưa thu tiền
Sản phẩm dịch vụ Số lượng Đơn giá chưa thuế
GTGT (10%)
Vận chuyển tính bột sắn từ Đăk Tơ – Quy Nhơn 645,5 tấn 309.090,91đ/tấn
Vận chuyển tính bột sắn từ Đăk Tơ – Đà Nẵng 170 tấn 309.090,91đ/tấn
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0000011 (biểu mẫu số 1) Định khoản:
Nợ TK 131 – K00107 (NSTP Quảng Ngãi) 277.270.000
Có TK 5113 252.063636
27
28
Biểu mẫu 2.2. Giao diện hạch tốn hóa đơn GTGT số 0000011
Nghiệp vụ 2. Ngày 01/10/2020, bán sản phẩm phân bón cho cơng ty TNHH Đông
Phương, chưa thu tiền
Sản phẩm dịch vụ Số lượng Đơn giá chưa thuế GTGT (10%) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân Urê Phú Mỹ 1,000kg 7,950đ/kg
Phân Philippin 16.16.8.13s 500kg 10,100đ/kg
Phân NPK Đầu Trâu 16-6-18 đỏ Quảng Trị
500kg 10,000đ/kg
Phân Kali Nga 200kg 8,000đ/kg
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0000046 (biểu mẫu số 2) Định khoản: Nợ TK 131 – K00302 (Đơng Phương) 19.600.000 Có TK 5111 (P001) 7.950.000 Có TK 5111 (P124) 5.050.000 Có TK 5111 (P114) 5.000.000 Có TK 5111 (P012) 1.600.000
29
Biểu mẫu 2.3. Hóa đơn GTGT số 000046
30
2.2.2. Kế tốn giá vốn tại Cơng ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum
a. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho
Tài khoản sử dụng: Doanh nghiệp theo dõi và hạch toán giá vốn hàng bán trên tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
Sổ sách sử dụng: sổ nhật ký chung (Phụ lục 1), sổ cái TK 632 (Phụ lục 7).
b. Quy trình hạch tốn giá vốn hàng bán
Sơ đồ 2.3. Quy trình hạch tốn giá vốn Ghi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để nhập liệu trên phần mềm Pro Hữu Nghĩa, các số liệu tự động cập nhật đến Sổ nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 632. Căn cứ vào Sổ nhật ký chung số liệu được cập nhật đến Sổ cái TK 632. Từ đó, kế tốn có thể lập báo cáo tài chính vào thời điểm cuối kỳ.
c. Minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Giá vốn hàng bán nghiệp vụ bán hàng (bán hàng ở nghiệp vụ 2)
Nghiệp vụ 3. Ngày 01/10/2020, Xuất kho sản phẩm phân bón cho cơng ty TNHH
Đơng Phương, chưa thu tiền. Giá vốn hàng bán
Sản phẩm dịch vụ Số lượng Đơn giá xuất kho
Phân Urê Phú Mỹ 1,000kg 6,348.37đ/kg
Phân Philippin 16.16.8.13s 500kg 8,747.04đ/kg
Phân NPK Đầu Trâu 16-6-18 đỏ Quảng Trị
500kg 8,416.79đ/kg
31
Chứng từ: Phiếu xuất kho Định khoản: Nợ TK 632 16.335.293 Có TK 1561 (P001) 6.348.370 Có TK 1561 (P124) 4.373.520 Có TK 1561 (P114) 4.208.395 Có TK 1561 (P012) 1.405.008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
32
Biểu mẫu 2.6. Giao diện hạch tốn hóa đơn GTGT số 000046
2.2.3. Kế tốn doanh thu và chi phí hoạt động tài chính tại Cơng ty TNHH Vật tư Nơng nghiệp Diệu Trang Kon Tum
Doanh thu hoạt động tài chính tại cơng ty phát sinh chủ yếu từ hoạt động kinh doanh hàng hóa phân bón. Trong khi đó chi phí tài chính thì phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng hóa phân bón. Tuy nhiên, trong năm 2020 tại công ty không phát sinh chi phí tài chính. Do đó phần này chỉ trình bày và minh họa cho kế toán doanh thu hoạt động tài chính.
a. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng: Giấy báo Có.
Tài khoản sử dụng: Doanh nghiệp theo dõi và hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính trên tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
Sổ sách sử dụng: sổ nhật ký chung (Phụ lục 1), sổ chi tiết TK 515 (Phụ lục 4)
b. Quy trình hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính tại Cơng ty TNHH Vật tư nơng nghiệp Diệu Trang Kon Tum chỉ phát sinh lãi tiền gửi ngân hàng nên Công ty TNHH Vật tư nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum chỉ có Giấy báo Có.
33
c. Quy trình hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính
Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính Ghi chú: Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để nhập liệu trên phần mềm Pro Hữu Nghĩa, các số liệu tự động cập nhật đến Sổ nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 515. Căn cứ vào Sổ nhật ký chung số liệu được cập nhật đến Sổ cái TK 515. Từ đó, kế tốn có thể lập báo cáo tài chính vào thời điểm cuối kỳ.
d. Minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/1/2020, lãi tiền gửi ngân hàng nhập vốn, số tiền 8.500đ
Chứng từ: Giấy báo Có số 01310016000160 (biểu mẫu số 3) Định khoản:
Nợ TK 11211 (NHNN và PTNT) 8.500
34
Biểu mẫu 2.7. Giấy báo Có số 01310016000160
Biểu mẫu 2.8. Giao diện hạch toán Thu tiền ngân hàng số 01.021
2.2.4. Kế tốn chi phí bán hàng tại Cơng ty TNHH Vật tư Nông nghiệp Diệu Trang Kon Tum
a. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng