1.2 Khái quát về văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế
1.2.3 Ảnh hưởng của văn hóa đến đàm phán thương mại quốc tế
Thứ nhất, văn hóa ảnh hưởng đến mục đích đàm phán.
Các nhà đàm phán với nền tảng văn hóa khác nhau sẽ có xu hướng đặt ra các mục tiêu đàm phán khác nhau. Trong một số nền văn hóa, mục tiêu ưu tiên hàng đầu của người đàm phán là ký được hợp đồng. Tuy nhiên, trong những nền văn hóa khác, mục tiêu ký hợp đồng khơng là mục tiêu duy nhất, quan trọng nhất của đàm phán mà tạo ra và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, lâu dài giữa các bên mới là mục tiêu được ưu tiên hơn cả. Theo như một nghiên cứu được Jeswald W. Salacuse thực hiện trên 400 người từ 12 quốc gia khác nhau trên tờ Người đàm phán toàn cầu cho thấy trong khi 74% câu trả lời của người Tây Ban Nha cho rằng mục tiêu của một cuộc đàm phán là ký kết hợp đồng thì chỉ khoảng 33% các nhà lãnh đạo Ấn Độ có cùng quan điểm như vậy. Những con số khác biệt này giải thích cho việc những nhà đàm phán Châu Á coi việc tạo lập mối quan hệ là mục tiêu của cuộc đàm phán, do đó sẽ dành nhiều thời gian và nỗ lực cho quá trình chuẩn bị trước đàm phán trong khi nhà đàm phán thuộc các quốc gia Bắc Mỹ lại muốn đẩy nhanh quá trình đàm phán ngay từ lần gặp mặt đầu tiên. Quá trình chuẩn bị đàm phán là thời gian để các bên tìm hiểu lẫn nhau một cách kỹ lưỡng và cũng là nền tảng quan trọng trong việc xác lập và duy trì một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp. Tuy nhiên, khi mục tiêu của đàm phán là hợp đồng thì quá trình này sẽ được coi nhẹ hơn và ít sự chuẩn bị hơn.
Như vậy việc nhìn nhận mục đích đàm phán của đối tác hay việc đối tác nhìn nhận về mục đích đàm phán của mình rất quan trọng. Nếu trên bàn đàm phán là những nhà đàm phán thiên về tạo lập mối quan hệ thì việc đưa ra mức giá thấp sẽ không đủ để thuyết phục họ ký kết hợp đồng mà trong những lần gặp mặt đầu tiên, thiện ý tạo lập và duy trì mối quan hệ của hai bên phải được thể hiện một cách chân thành để thuyết phục họ tham gia vào lần hợp tác này. Ngược lại, nếu trên bàn đàm phán là
những nhà đàm phán hợp đồng thì việc cố gắng xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp là lãng phí thời gian, các bên nên tập trung vào việc thương lượng những điều khoản của hợp đồng.
Thứ hai, văn hóa ảnh hưởng đến thái độ đàm phán.
Sự khác biệt về văn hóa, về tính cách cá nhân ảnh hưởng đến thái độ tham gia đàm phán của các nhà đàm phán theo một trong hai xu hướng cơ bản sau: cả hai bên nhượng bộ lẫn nhau để cùng thắng trong cuộc đàm phán hay cùng tranh đấu tới cùng đến khi một bên thắng, một bên thua. Những nhà đàm phán kiểu Thắng – Thắng coi việc đàm phán ký kết hợp đồng như là một quá trình hợp tác, giải quyết vấn đề trong khi những nhà đàm phán theo kiểu Thắng – Thua coi đây là một cuộc đối đầu một mất một cịn, triệt để tranh giành lợi ích cho đến khi thắng đối tác hoàn toàn trên bàn đàm phán. Ví dụ, người Nhật thường sẽ đàm phán theo kiểu Thắng – Thắng trong khi người Tây Ban Nha thì hồn tồn ngược lại. Am hiểu về đối tác sẽ giúp cho bạn có lợi thế hơn khi ngồi trên bàn đàm phán, giúp việc lựa chọn chiến lược và những kỹ thuật đàm phán phù hợp hơn, đạt được hiệu quả đàm phán cao.
Thứ ba, văn hóa ảnh hưởng đến phong cách cá nhân của người đàm phán.
Phong cách cá nhân thể hiện trong cách giao tiếp, cách xưng hô, ăn mặc và tương tác với người khác của người đàm phán mà văn hóa lại ảnh ảnh hưởng mạnh mẽ đến phong cách cá nhân này. Thực tế cho thấy người Đức thường có cách ăn mặc trang trọng hơn so với người Mỹ. Một nhà đàm phán với phong cách trang trọng thường xưng hô với đối tác bằng chức danh của họ, tránh những yếu tố cá nhân và đưa ra những câu hỏi liên quan đến cuộc sống cá nhân và gia đình của bên đối tác. Trong khi đó một nhà đàm phán mang phong cách ít trang trọng hơn, thoải mái hơn thường bắt đầu cuộc thảo luận bằng tên gọi và nhanh chóng phát triển một mối quan hệ thân thiện hơn với đoàn đàm phán đối tác. Họ thường có những cử chỉ rất thoải mái, tự nhiên trong suốt quá trình đàm phán như cởi bỏ áo khốc ngồi và xắn tay áo lên khi quá trình thương lượng trở nên căng thẳng hơn. Mỗi nền văn hóa đều có những lễ nghi, phép tắc ứng xử với những ý nghĩa riêng. Lễ nghi và phép ứng xử này được coi là một phương thức giao tiếp khác giữa những người trong cùng một nền văn hóa, gắn kết họ thành một cộng đồng. Ví dụ như người Mỹ gọi người khác bằng tên riêng của họ ngay từ lần gặp đầu tiên thể hiện sự thân thiện, mong muốn được kết bạn và
là một dấu hiệu tốt. Tuy nhiên, người Nhật lại coi đó là một hành động thiếu lịch sự và tôn trọng người khác.
Như vậy các nhà đàm phán khi tham gia đàm phán với những đối tác thuộc những nền văn hóa khác nhau cần phải chú trọng hơn về điều này, tôn trọng những khác biệt về lễ nghi hay phép ứng xử của đối tác. Đầu tiên nên bắt đầu bằng những cử chỉ trang trọng sau đó chuyển dần sang lập trường thoải mái, thân thiện hơn nếu tình huống cho phép, khơng nên bắt đầu ngay bằng những hành động quá thân mật.
Thứ tư, văn hóa ảnh hưởng đến phương thức giao tiếp trong đàm phán.
Phương thức giao tiếp thay đổi theo các nền văn hóa khác nhau. Một số nền văn hóa đề cao phương thức giao tiếp đơn giản, trực tiếp trong khi các nền văn hóa khác lại coi trọng lối giao tiếp phức tạp, gián tiếp, sử dụng ngơn từ bóng bẩy, hoa mỹ và thường vong vo, không đi thẳng vào vấn đề, những biểu hiện trên khuôn mặt, cử chỉ, điệu bộ và những loại ngôn ngữ cơ thể khác mang những ẩn ý riêng. Nền văn hóa đề cao sự thẳng thắn, trực tiếp như nền văn hóa của người Mỹ, người Israel sử dụng cách đối đáp thẳng thắn, rõ ràng với những câu hỏi hay đề xuất của phía bên kia. Tuy nhiên, trong nền văn hóa dựa trên phương thức giao tiếp gián tiếp như Nhật Bản, các nhà đàm phán thường dùng những bình luận, cử chỉ, điệu bộ hoặc những dấu hiệu mập mờ, không rõ ràng khi được hỏi hay đề xuất một vấn đề và thường sẽ không đưa ra một cam kết hay từ chối rõ ràng ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên.
Sự va chạm của những kiểu giao tiếp khác nhau trong một cuộc đàm phán thường gây ra hiểu lầm và mâu thuẫn giữa các bên. Ví dụ như những nhà đàm phán Nhật Bản thường không trực tiếp thể hiện sự khơng đồng ý của mình với những đề xuất của đối phương khiến cho họ nghĩ rằng những đề xuất đó vẫn đang được cân nhắc trong khi chúng đã hoàn toàn bị từ chối. Hay như trong khi đàm phán hiệp ước hịa bình giữa Hy Lạp và Israel, lối giao tiếp thẳng thắn, trực tiếp của phía Israel và khuynh hướng giao tiếp gián tiếp của của người Hy Lạp đã khiến cho mối quan hệ của hai bên trở nên xấu đi. Các nhà đàm phán Hy Lạp cho rằng sự trực tiếp của phía Israel là sự hung hăng, cơng kích, là một sự xúc phạm trong khi trước kiểu giao tiếp gián tiếp của các nhà đàm phán Hy Lạp, phía Israel tỏ ra thiếu kiên nhẫn và nghi ngờ sự trung thực, khơng nói lời thật lịng của đối tác.
Bàn về mức độ nhạy cảm với thời gian, các nhà nghiên cứu cho rằng thái độ với thời gian của mỗi nền văn hóa khác nhau thì khác nhau. Người Đức luôn luôn đúng giờ trong khi người La-tinh thường đến muộn, người Nhật thường kéo dài quá trình đàm phán trong khi người Mỹ rất nhanh chóng đưa ra quyết định. Những nhà bình luận cho rằng một vài nền văn hóa coi trọng thời gian hơn so với những nền văn hóa khác, tuy nhiên điều này có thể khơng đúng trong một số tình huống. Người đàm phán có thể nhận định khác nhau về lượng thời gian mà họ cần sử dụng và cống hiến cho cuộc đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu đàm phán mà họ đề ra từ trước. Đối với người Mỹ, mục đích của đàm phán là ký kết hợp đồng, thời gian là tiền bạc nên họ ln có xu hướng đẩy nhanh q trình đàm phán. Do đó, người Mỹ ln cố gắng tối giản những lễ nghi, hình thức đến mức tối thiểu và đi vào thương lượng kinh doanh nhanh chóng. Người Nhật và những người Châu Á thì hồn tồn ngược lại, họ coi việc tạo lập mối quan hệ với đối tác là mục tiêu chính của cuộc đàm phán chứ khơng phải là việc ký kết hợp đồng. Do vậy, họ đầu tư nhiều thời gian hơn trong quá trình đàm phán để các bên có thể hiểu biết nhiều hơn về nhau và quyết định có nên đi vào một mối quan hệ hợp tác lâu dài hay không. Với họ, việc cố gắng rút gọn thời gian đàm phán của đối phương được coi là đang cố gắng che dấu một điều gì đó. Một tình huống được giới truyền thông chú ý đặc biệt vào giữa những năm 1990 là ví dụ điển hình. Hợp đồng cung cấp điện dài hạn giữa công ty con ENRON của công ty năng lượng Dabhol, Mỹ với chính quyền bang Maharashtra Ấn Độ đã gặp phải những thách thức lớn và hoàn toàn bị hủy bỏ và chấm dứt một cách vội vàng do quá trình đàm phán bị đẩy nhanh quá mức. Điều này không những khiến cho hai bên khơng thực hiện được hợp đồng mới mà cịn phá hủy những nỗ lực xây dựng và phát triển những hợp đồng tương tự trước đây. Công chúng Ấn Độ cho rằng chính quyền đã khơng bảo vệ lợi ích của họ vì quá trình đàm phán được thực hiện quá nhanh. Giải thích cho điểu này, chủ tịch kiêm giám đốc điều hành công ty quốc tế ENRON, Rebecca Mark, đã công bố với giới truyền thông rằng: “Chúng tôi đã rất quan tâm đến vấn đề thời gian vì với chúng tơi thời gian là tiền bạc”. Sự khác biệt về thái độ đối với thời gian giữa Mỹ và Ấn Độ đã khiến cho việc hợp tác kinh doanh của hai bên gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy để giảm thiểu những thiệt hại do sự khác biệt này mang lại, các bên cần tìm hiểu về kỹ lưỡng hơn về văn hóa hai bên, đặc biệt là những điểm khác biệt để tìm ra biệt
pháp khắc phục và dung hịa những khác biệt đó, tránh gây ra sự hiểu lầm như tình huống trên.
Thứ sáu, văn hóa ảnh hưởng đến khuynh hướng cảm xúc của người đàm phán.
Thống kê những hành vi đàm phán thuộc các nền văn hóa khác nhau chỉ ra khuynh hướng hành động theo cảm xúc của từng nhóm người cụ thể. Người Mỹ La- tinh thường thể hiện cảm xúc của mình trên bàn đàm phán trong khi người Nhật hay các quốc gia châu Á khác lại có xu hướng che giấu cảm xúc. Rõ ràng ở đây tính cách cá nhân đóng vai trị rất quan trọng, cũng sẽ có những người La-tinh đầy thụ động và những người Nhật rất bộc trực. Tuy nhiên, những nền văn hóa khác nhau có những quy định khác nhau về chuẩn mực và hình thức thể hiện cảm xúc và những quy định này cũng được mang vào bàn đàm phán. Các nhà đàm phán nên tìm hiểu kỹ lưỡng về những quy định này. Trong thực tế, người Mỹ La-tinh và người Tây Ban Nha thuộc nhóm văn hóa xếp hạng cao nhất về khuynh hướng bộc lộ cảm xúc, trong cộng đồng Châu Âu người Anh và người Đức kiềm chế cảm xúc tốt nhất và Nhật Bản được coi là dân tộc có mức độ kiểm sốt và che giấu cảm xúc cao nhất Châu Á cũng như trên toàn thế giới. Khi tham gia đàm phán, người Mỹ có xu hướng sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống, đưa ra mức thỏa thuận cao nhất nếu đối phương chấp nhận những điều kiện đã nêu ra, trong người Nhật thích kiểu tiếp cận từ dưới lên khi đàm phán hợp đồng bằng cách đề xuất mức thỏa thuận thấp nhất và sau đó mở rộng ra và tăng lên khi đối phương chấp nhận những điều kiện bổ sung. Nắm bắt được cảm xúc và phương pháp tiếp cận của đối tác sẽ giúp cho ta giành được thế chủ động trên bàn đàm phán, từ đó có thể đạt được kết quả đàm phán tốt nhất.
Thứ bảy, văn hóa ảnh hưởng tới hình thức và cách xây dựng thỏa thuận.
Cho dù mục đích của nhà đàm phán là mối quan hệ hợp tác hay một hợp đồng được ký kết thì các giao dịch được đàm phán trong hầu hết các tình huống đều được gói gọn trong hình thức một văn bản hợp đồng. Yếu tố văn hóa ảnh hưởng đến hình thức của văn bản thỏa thuận giữa các bên. Người Mỹ thích những hợp đồng càng chi tiết càng tốt, có thể bao qt cả những tình huống có thể phát sinh kể cả những tình huống có khả năng xảy ra khơng cao. Họ cho rằng bản chất của thương lượng là hợp đồng và một hợp đồng được ký kết phải có khả năng xử lý được những tình huống
mới phát sinh. Trong những nền văn hóa khác như Trung Quốc, hợp đồng với những điều khoản chung được ưa chuộng hơn những quy định cụ thể. Bởi vì họ cho rằng bản chất của thương lượng là mối quan hệ giữa các bên, nếu có những tình huống khơng mong đợi phát sinh thì các bên nên nhìn vào mối quan hệ của mình để giải quyết vấn đề chứ khơng phải nhìn vào hợp đồng. Các nhà đàm phán Trung Quốc giải thích khuynh hướng đưa ra những biện pháp dự phòng của người Mỹ như là bằng chứng của việc thiếu tự tin vào tính ổn định của mối quan hệ nền tảng.
Văn hóa cũng ảnh hưởng đến cách xây dựng thỏa thuận theo lối suy diễn hay quy nạp. Một hợp đồng có thể bắt đầu bằng những điều khoản chung rồi đi sâu vào những điều khoản riêng hoặc bắt đầu bằng những điều khoản cụ thể như giá cả, ngày giao hàng, chất lượng sản phẩm rồi được tổng hợp thành hợp đồng. Những nền văn hóa khác nhau thường nhấn mạnh hơn vào một cách tiếp cận. Ví dụ như người Pháp thích cách tiếp cận đầu tiên hơn trong khi người Mỹ lại tiến hành đàm phán như việc thực hiện một chuỗi các thỏa hiệp và sự cân bằng các điều khoản chi tiết. Với người Pháp, bản chất của đàm phán là chấp thuận những điều khoản chung. Những điều khoản ấy được chấp thuận trở thành khuôn khổ xây dựng hợp đồng, dẫn dắt và quyết định q trình đàm phán sau đó. Cịn với người Mỹ, họ đề cao giá trị của những điều khoản chi tiết, là điều kiện cơ sở để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này.
Thứ tám, văn hóa ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức đoàn đàm phán.
Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, sự hiểu biết về cơ cấu tổ chức của đối tác, ai là người đưa ra cam kết và quyết định được đưa ra như thế nào là rất quan trọng. Văn hóa ảnh hưởng đến cách các nhà lãnh đạo tổ chức nhóm của mình trong mỗi cuộc đàm phán. Một vài nền văn hóa đề cao vai trị cá nhân trong khi những nền văn hóa khác lại nhấn mạnh yếu tố tập thể. Trong nhóm đàm phán thuộc kiểu nền văn hóa đề cao cá nhân thường sẽ có một người lãnh đạo cấp cao có quyền quyết định tất cả vấn đề. Các nhóm đàm phán người Mỹ thường được tổ chức theo cơ cấu này. Trong khi đó, những nền văn hóa khác như Nhật Bản và Trung Quốc lại coi trọng đàm phán