3.3.2.1 Nhận thức đúng và đầy đủ về văn hóa và tầm quan trọng của văn hóa đối với đàm phán thương mại quốc tế
Các hình thức hỗ trợ của chính phủ và các cơ quan nhà nước sẽ không phát huy tác dụng nếu bản thân các doanh nghiệp nhận thức sai về văn hóa cũng như khơng ý thức được tầm quan trọng của văn hoá trong đàm phán thương mại quốc tế. Các nhà kinh doanh là những người có điều kiện tiếp xúc, giao lưu văn hoá rộng rãi với các cộng đồng khác nhau, có phong cách đàm phán khác nhau. Nếu họ chỉ có trình độ chun mơn mà thiếu kiến thức về văn hố, thì kết quả đàm phán của họ sẽ khơng như mong muốn. Ngược lại nếu nắm vững các nét văn hố đặc trưng của nước bạn thì họ sẽ tự tin, mạnh dạn hơn khi đàm phán. Do đó trước hết, nằm trong khả năng của mình mỗi doanh nghiệp hãy tự giáo dục cho các nhà đàm phán của mình về vai trị của văn hố trong kinh doanh cũng như đàm phán thương mại quốc tế. Doanh nghiệp nên tạo điều kiện về kinh phí và thời gian cho cán bộ của mình tham gia các khố học, lớp hội thảo về đề tài văn hoá trong đàm phán quốc tế, các khố học nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Doanh nghiệp hãy biến mỗi một nhà đàm phán của mình thành một “Đại sứ văn hố”, vừa am tường văn hoá dân tộc, lại vừa cởi mở tiếp nhận những giá trị văn hố mới, trên cơ sở đó sẽ gây được thiện cảm của đối tác và đàm phán sẽ dễ đạt được kết quả như mong muốn. Đặc biệt với một đất nước có nền văn hóa đặc sắc như Nhật Bản thì dấu ấn văn hóa trên mỗi con người xử sở ấy sẽ rất đậm nét, ảnh hưởng đến suy nghĩ, cách làm việc của họ. Khi
các cán bộ đàm phán của doanh nghiệp có thể am hiểu tường tận những nét đặc trưng ấy thì quá trình đàm phán sẽ diễn ra rất thuận lợi, mang lại kết quả đáng mong đợi. Hơn nữa, điều này còn làm khăng khít hơn mối quan hệ Việt – Nhật vốn đã rất tốt đẹp trước đó, mở ra một tương lai sáng lạn hơn cho nền kinh tế Việt Nam.
3.3.2.2 Chủ động tìm hiểu về văn hóa Nhật Bản
Đàm phán là giai đoạn đầu tiên của quá trình hợp tác kinh doanh. Kết quả của đàm phán nhiều khi có tính chất quyết định đến một thương vụ làm ăn. Chính vì thế, các doanh nghiệp phải coi trọng hơn nữa vai trị của cơng tác đàm phán và có sự đầu tư thích đáng. Nhật Bản là một thị trường khó tính vì thế sẽ rất đáng tiếc nếu như hàng hoá của chúng ta đáp ứng được yêu cầu của họ mà vẫn không ký được hợp đồng do những yếu kém trong khâu đàm phán. Làm tốt cơng tác đàm phán thì các bên mới có thể phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài, tin tưởng lẫn nhau.
Nhật Bản và Việt Nam đều là những nước phương Đơng có nền văn hố lâu đời và mang đậm bản sắc riêng, bên cạnh những nét tương đồng về văn hóa là những nét đặc trưng của mỗi dân tộc được hình thành dựa trên đặc điểm lịch sử riêng. Chính vì vậy, chúng ta khơng thể dễ dàng tiếp cận và thích ứng nếu khơng tìm hiểu cặn kẽ và đánh giá đúng vai trị của văn hố đối với hoạt động kinh doanh, nhất là đối với hoạt động đàm phán, nơi mà yếu tố cịn người đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Và con người lại là thực thể thể hiện rõ nhất những nét văn hóa độc đáo nhất. Các doanh nghiệp Việt Nam nếu có tìm hiểu trước khi đàm phán cũng mới chỉ dừng lại ở những đánh giá bề ngồi chứ ít khi chịu đi sâu phân tích để có cái nhìn thấu đáo, triệt để. Chính sự chủ quan “nước đến chân mới nhảy” của các doanh nghiệp Việt Nam là một nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót trong q trình đàm phán với các thương nhân Nhật Bản, gây ra những ảnh hưởng tiêu cực trong cách nhìn nhận của họ đối với con người Việt Nam và đương nhiên, thương vụ ấy sẽ không thành công. Hơn nữa, người Nhật rất trọng chữ tín, sự bị động, gấp gáp trong công tác thu thập, nghiên cứu thông tin đẩy doanh nghiệp Việt Nam vào thế khó, gây ra những phản ứng tiêu cực làm mất lòng tin của đối tác.
Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động hơn nữa trong việc tìm hiểu, nghiên cứu văn hố Nhật Bản để chuẩn bị tốt cho cơng tác đàm phán. Các doanh nghiệp có thể đưa nhân viên của mình sang thị trường Nhật Bản để có những trải nghiệm thực tế
hoặc mời những chuyên gia về văn hóa Nhật Bản thuyết giảng, chia sẻ những kiến thức về nền văn hóa đặc trưng này. Đó có thể là người Việt Nam đã từng sinh sống và làm việc lâu năm ở Nhật Bản, những chuyên gia nghiên cứu văn hóa Nhật Bản hoặc những người Nhật Bản chính gốc. Biện pháp này khơng tốn q nhiều chi phí nhưng lại đem lại hiểu biết cho tồn bộ doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cũng cần phải chủ động hơn trong việc liên hệ với các cơ quan Nhà nước để có được những thơng tin cần thiết về thị trường và đối tác của mình. Các cơ quan có thể kể đến như Tham tán thương mại Việt Nam tại Nhật Bản, các Thương vụ Việt Nam ở một số tỉnh của Nhật Bản… Đây là nguồn cung cấp thông cơ bản về văn hóa, thị trường và các doanh nghiệp Nhật Bản với độ chính xác cao. Khi hợp tác với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được phần nào thời gian và chi phí, đồng thời tạo nên sự gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp và Nhà nước, mang lại hiệu quả kinh doanh cũng như động lực phát triển trong tương lai.
3.3.2.3 Chú trọng giai đoạn chuẩn bị trước đàm phán
Trong đàm phán thương mại quốc tế, giai đoạn chuẩn bị đóng vai trị rất quan trọng ảnh hưởng đến q trình đàm phán sau đó và cả kết quả đàm phán. Các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chú trọng hơn quá trình chuẩn bị, thu thập thông tin đầy đủ về đối tác, đặc biệt là khi đàm phán thương mại với đối tác là các doanh nghiệp Nhật Bản. Nhật Bản được coi là đất nước có phong cách đàm phán rất đặc trưng nhưng nếu khơng có q trình chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo, tìm hiểu đầy đủ thơng tin về đối tác thì các doanh nghiệp Việt Nam rất dễ mắc phải sai lầm dẫn đến kết quả không tốt trong kinh doanh. Chuẩn bị là nền móng của q trình thương lượng. Nền móng có vững chắc thì thương lượng mới thuận lợi và thu được kết quả tốt. Khi nắm được những thông tin cơ bản về đối tác, chúng ta sẽ chủ động hơn, tự tin hơn trong quá trình đàm phán.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn rất thụ động trong việc thu thập thông tin. Họ thường tiết kiệm chi phí tìm hiểu thị trường bằng cách lấy những thơng tin có sẵn từ phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam chứ ít khi bỏ tiền ra mua những kết quả điều tra từ những công ty nghiên cứu thị trường. Việc này khiến cho họ chỉ nhìn thấy bề nổi của vấn đề chứ không hiểu bản chất thật sự của thị trường Nhật Bản. Đôi khi những thông tin họ thu thập được đã cũ và không cập nhật
khiến cho những đánh giá về xu hướng thị trường bị sai lệch, từ đó sẽ khiến cho việc đầu tư vào thương vụ trở nên mạo hiểm và dễ bị thua lỗ. Vì vậy, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn cả thời gian và công sức trong việc thu thập thơng tin, từ đó xác định chiến lược và chiến thuật phù hợp. Các doanh nghiệp cần phải lập riêng một quỹ tài chính cho việc tìm hiểu thị trường và đối tác, có thể lập ra một bộ phận nghiên cứu thị trường riêng hoặc gộp chung với bộ phận kinh doanh của cơng ty để có nguồn nhân lực nhất định thực hiện công việc này, tránh trường hợp khơng có người làm hoặc người làm thiếu trình độ và hiểu biết về công việc này. Nếu doanh nghiệp chưa có đủ tài chính để thực hiện tồn bộ việc nghiên cứu thì có thể xin hỗ trợ từ phía các cơ quan nhà nước như Tham tán thương mại, Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài hay các Hiệp Hội trong ngành để có được nguồn thơng tin đáng tin cậy với mức chi phí thấp hơn. Kết hợp với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh với mình cũng là một cách giảm chi phí bỏ ra một cách đáng kể, đồng thời chủ động hơn trong việc tìm kiếm thơng tin và nghiên cứu thị trường, đối tác.
Hơn nữa, các doanh nghiệp cần đào tạo những cán bộ đàm phán của mình kiến thức về chiến lược, chiến thuật để tiến hành đàm phán hiệu quả nhất. Chiến lược là cơ sở để người đàm phán thực hiện quá trình thương lượng. Chiến lược được xác lập dựa trên những thông tin thu thập được từ đối tác, từ những mục tiêu đề ra cho cuộc đàm phán và giới hạn của sự nhượng bộ. Chiến thuật là những biện pháp kỹ thuật để thực hiện chiến lược. Trong quá trình đàm phán, chiến thuật có thể thay đổi để ứng phó với những tình huống mới phát sinh nhưng chiến lược là không thay đổi. Nếu thiếu hiểu biết về chiến lược và chiến thuật sẽ không thể đưa ra những chiến lược, chiến thuật phù hợp khiến cho quá trình thượng lượng trở nên thụ động khi những tình huống bất ngờ phát sinh sẽ khơng kịp trở tay, lúng túng và rơi vào thế bất lợi trên bàn đàm phán. Mục tiêu đề ra không rõ ràng sẽ dễ bị đối phương lấn át, khơng có giới hạn nhượng bộ sẽ bị thua thiệt.
Tóm lại, các doanh nghiệp nếu muốn mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh với đối tác Nhật Bản cần chủ động và tích cực hơn nữa trong cơng tác chuẩn bị. Vấn đề kinh phí và tiềm lực là rất quan trọng nhưng chúng ta cần phải biết đầu tư để thu được những lợi ích lớn hơn. Các doanh nghiệp cũng có thể xin sự trợ giúp, hỗ
trợ của các cơ quan chức năng liên quan, các tổ chức xúc tiến thương mại trong và ngoài nước.
3.3.2.4 Thành lập các tổ chức, hiệp hội của các doanh nghiệp trong ngành
Các doanh nghiệp cùng ngành nên thành lập các tổ chức, hiệp hội liên doanh nghiệp trong ngành đó để cùng nhau hợp tác trong một số các giai đoạn để tiết kiệm chi phí, đồng thời tạo nên sức mạnh tập thể khi tham gia vào thị trường Nhật Bản. Các doanh nghiệp dù ở trong nước có cạnh tranh thế nào thì khi vươn ra thị trường quốc tế cần phải hợp tác với nhau để chiếm lĩnh thị trường, đặc biệt là đối với thị trường Nhật Bản vốn có rất nhiều đối thủ cạnh tranh lớn như Thái Lan, Trung Quốc… Khi tìm hiểu về văn hóa Nhật Bản, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí khi hợp tác với nhau cùng nghiên cứu, tìm hiểu. Tuy nhiên, ngồi những nội dung có thể chia sẻ tìm hiểu với các doanh nghiệp khác thì mỗi doanh nghiệp cũng phải có những đầu tư nhất định về thời gian và tiền bạc để tìm hiểu về đối tác riêng của mình vì với mỗi đối tác khác nhau địi hỏi những thơng tin và hiểu biết khác nhau. Người Nhật Bản rất sáng tạo, cùng một nền văn hóa với những đặc trưng như nhau nhưng cách vận dụng lại khác nhau dẫn đến những khác biệt về văn hóa kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Hơn nữa, các doanh nghiệp trong Hiệp hội có thể hỗ trợ nhau về mặt tài chính cũng như tinh thần để cũng nhau phát triển. Giải quyết vấn đề xoay vịng vốn thơng qua việc tạo ra các quỹ hỗ trợ, quý đầu tư… phục vụ chi phí hoạt động của Hội đồng thời giúp các thành viên gặp khó khăn về tài chính có cơ hội hoạt động kinh doanh tốt hơn. Các doanh nghiệp có kinh nghiệm và nhiều mối quan hệ với các đối tác Nhật Bản có thể trở thành cầu nối cho các doanh nghiệp mới bước vào thị trường này thông qua sự giới thiệu, đề bạt với các đối tác cũ. Phương pháp này rất hiệu quả đối với Nhật Bản vì đây là một thị trường rất trọng quan hệ, họ luôn đánh giá cao sự giới thiệu của các tổ chức uy tín cũng như các bạn hàng đã có mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
KẾT LUẬN
Nhật Bản đã và đang là một trong những thị trường lớn và tiềm năng của nước ta. Các doanh nghiệp cần phải nỗ lực hơn nữa trong việc nắm bắt những cơ hội hợp tác kinh doanh với quốc gia này. Để làm được điều đó cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán thương mại. Đây là bước đầu tiên trong quá trình kinh doanh nhưng lại đóng vai trị quan trọng và quyết định đối với sự thành công của thương vụ. Trong đàm phán thương mại quốc tế, văn hố có thể xem là “chất xúc tác” quan trọng trong q trình “phản ứng hóa học” giữa các doanh nghiệp. Với “chất xúc tác” đặc trưng như văn hóa Nhật Bản, sự tìm hiểu và chuẩn bị chu đáo trước khi gặp mặt là không thể bỏ qua.
Với đề tài “Văn hóa Nhật Bản trong đàm phán thương mại quốc tế giữa doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp Việt Nam”, bài khoá luận đã nghiên cứu và tổng hợp được ba phần nội dung chính sau:
Chương I đã đưa ra được cái nhìn tổng qt và có hệ thống về đàm phán thương mại quốc tế và văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế thông qua những khái niệm, đặc điểm… từ đó chỉ ra những tác động của văn hóa đối với đàm phán thương mại quốc tế nói chung. Đây là cơ sở lý luận cho những tìm hiểu và đánh giá về thực trạng ở những phần sau.
Trong chương II, dựa trên những hiểu biết về đất nước, văn hoá và con người Nhật Bản, tác giả đã nghiên cứu nguồn gốc và những nét văn hoá đặc trưng của Nhật Bản, từ đó đưa ra phân tích ảnh hưởng của những nét văn hóa này đến các yếu tố và quy trình đàm phán thương mại giữa các doanh nghiệp Nhật Bản với các doanh nghiệp Việt Nam.
Ở chương III, dựa trên cơ sở những nghiên cứu ở chương II và đánh giá thực trạng quan hệ kinh tế cũng như thái độ, nhận thức của các doanh nghiệp Việt Nam về văn hóa trong đàm phán thương mại với các đối tác Nhật Bản, tác giả đưa ra những giải pháp đối với doanh nghiệp và đề xuất một số khuyến nghị với các cơ quan Nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán giữa doanh nghiệp hai nước, góp phần thúc đẩy quan hệ kinh tế thương mại Việt - Nhật trên tinh thần tin cậy và tôn trọng lẫn nhau cùng hợp tác lâu dài.
Về cơ bản, khóa luận đã đáp ứng được mục đích đề ra ban đầu. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt khả năng và thời gian nghiên cứu nên khố luận này khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được những góp ý q báu từ thầy cơ để khố luận được hoàn thiện hơn. Em cũng xin bày tỏ lời cám ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế của trường Đại học Ngoại thương, đặc biệt là PGS.TS Nguyễn Văn Hồng đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực hiện và hồn thành bài khố luận này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tham khảo là sách, báo, tạp chí
1. Nguyễn Hồng Ánh, 1998, Ảnh hưởng của văn hóa đến thương mại quốc tế trên
thế giới và ở Việt Nam, Luận Văn Thạc sĩ kinh tế, ĐH Ngoại Thương, Hà Nội.
2. Nguyễn Hoàng Ánh, 2004, Chuyên đề đàm phán thương mại quốc tế, đề tài nghiên cứu cấp Tiến sĩ, Hà Nội.
3. Ngơ Xn Bình - Trần Quang Minh, 2005, Quan hệ Việt Nam- Nhật Bản: Quá khứ,