2.2 Ảnh hưởng của văn hóa Nhật Bản đến đàm phán thương mại quốc tế vớ
2.2.1 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến mục đích đàm phán
Nhật Bản là một quốc gia tiêu biểu cho nhóm văn hóa trọng quan hệ. Do đó, mục đích chính của các nhà đàm phán Nhật Bản không phải là ký kết hợp đồng thương mại để đạt được lợi ích kinh tế trong ngắn hạn mà là thiết lập một mối quan hệ hợp
tác lâu dài giữa hai bên. Họ luôn hướng đến đến những giá trị bền lâu hơn là những lợi ích nhất thời. Đặc điểm này giải thích cho việc những nhà đàm phán Nhật Bản thường dành rất nhiều thời gian và nỗ lực cho mỗi cuộc đàm phán. Họ thường tìm chuẩn bị rất chu đáo vào kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán. Am hiểu thị trường, am hiểu đối tác ln ln là những tiêu chí đầu tiên mà mỗi nhà đàm phán Nhật Bản cần đạt được. Triết lý của họ là “phải hiểu rõ đối tác là ai rồi mới ngồi lại đàm phán” chứ khơng bao giờ làm ngược lại. Do đó họ đánh giá rất cao việc tìm hiểu thơng tin và dành khá nhiều thời gian cho cơng việc tìm kiếm này. Điều này khơng những giúp họ chủ động hơn trong việc đưa ra những đề xuất trong quá trình đàm phán mà đây cũng là nền tảng quan trọng trong việc xác lập và duy trì một mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Đối với các đối tác Nhật Bản, việc đưa ra một mức giá cạnh tranh chưa phải là yếu tố thuyết phục họ đi tới ký kết hợp đồng mà sự chân thành, thiện ý và mong muốn hợp tác mới là điều kiện tiên quyết. Thái độ này được thể hiện rõ ràng ngay từ khâu chuẩn bị đàm phán thơng qua việc các bên tìm hiểu thơng tin về thị trường và đối tác. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với các thương nhân Nhật Bản cần chú ý hơn đến mục tiêu chính của họ để có những chiến lược, chiến thuật phù hợp, mang lại kết quả đàm phán như mong đợi. Hơn nữa, bất kỳ một cuộc đàm phán nào cũng cần phải có sự chuẩn bị chu đáo trước khi chính thức bước vào cuộc. Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị đầy đủ thông tin về thị trường như dung lượng thị trường, tình hình cung cầu, các yếu tố của mơi trường kinh doanh như luật pháp, chính sách, tình hình chính trị…, các tập quán cảng biển, tập quán bn bán của ngành hàng; tìm hiểu về đối tác ở các khía cạnh như cơ cấu tổ chức, tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín của cơng ty… để có được những đánh giá cơ bản về giá trị của thương vụ và bạn hàng mà mình sẽ hợp tác có đủ uy tín và đáng tin cậy hay không.
Người Nhật rất trọng quan hệ nên khi đã có các thương vụ thành cơng trước đó sẽ là một lợi thế khi có nhiều đối thủ cạnh tranh, đặc biệt những bạn hàng cũ đã xây dựng được mối quan hệ hợp tác tốt đẹp sẽ ln chiếm được lịng tin cũng như sự ưu ái hơn cả của các thương gia Nhật. Sự giới thiệu từ một người hoặc một tổ chức thứ ba có uy tín cũng là một điểm cộng khi tham gia đàm phán thương mại với các doanh
nghiệp Nhật Bản. Các mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau hay doanh nghiệp với cá nhân, tổ chức nhà nước… đều phát huy tác dụng rất lớn trong những trường hợp này. Ví dụ, một doanh nghiệp mới thành lập ở Việt Nam, chưa có nhiều cơ hội tiếp xúc cũng như kinh nghiệm hoạt động trên thị trường Nhật Bản có thể thơng qua các tổ chức xúc tiến thương mại Việt Nam tại Nhật hoặc những doanh nghiệp lớn đã hoạt động thành công trên thị trường Nhật Bản để tìm kiếm đối tác, thiết lập quan hệ với các doanh nghiệp Nhật Bản. Các doanh nghiệp này cũng có thể liên lạc với văn phịng JETRO (Tổ chức xúc tiến thương mại Nhật Bản) hay KEIDANREN ( Liên đoàn các tổ chức kinh tế và các hiệp hội mậu dịch khác) để lấy thông tin về thị trường cũng như các doanh nghiệp Nhật Bản.
2.2.2 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến thái độ đàm phán của các nhà đàm phán
Nét văn hóa đặc trưng ảnh hưởng đến thái độ đàm phán của các đối tác Nhật Bản đó là cách đối nhân xử thế khéo léo. Trong đàm phán người Nhật luôn tỏ ra rất ơn hồ, lịch lãm, khiêm nhường, thái độ bình tĩnh cung kính, điển hình cho kiểu đàm phán Thắng – Thắng. Họ coi việc đàm phán ký kết hợp đồng như là một quá trình hợp tác, giải quyết những xung đột về lợi ích để hai bên cùng có thể đạt được mục tiêu. Họ cho rằng vừa phải giành được chiến thắng, vừa giữ được nghi lễ, thể diện. Họ khơng thích đối đầu trực diện, mà thường dùng những chiến lược và chiến thuật đặc biệt như: thay đổi thị trường, đưa ra sản phẩm mới, đề xuất những điều khoản, điều kiện đặc biệt…
Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác nhiều như các đối tác khác, nhưng đừng vì vậy mà nhượng bộ quá nhanh, vì nếu làm thế họ sẽ tự hỏi về sự trung thực và lời đề nghị ban đầu của phía đối tác. Nếu có thể hãy để họ đưa ra sự nhân nhượng trước. Để có thể thuyết phục được người Nhật cần có rất nhiều kỹ năng, kỹ xảo và phải hiểu được tâm lý của họ. Cần trình bày mạch lạc, ngắn gọn, dễ hiểu và lập luận đúng mức lịch sự, tế nhị với thái độ tự tin, nhã nhặn và ln hướng về phía người ra quyết định. Cần nhớ rằng người Nhật rất kiên nhẫn trong đàm phán và họ có thể ra quyết định nhượng bộ vào phút cuối cùng sau quá trình chờ đợi sự nhượng bộ của đối tác. Do vậy, nhiều hợp đồng chỉ được ký ngay trước khi đối tác nước ngồi lên máy bay về nước. Người đàm phán khơng nên tỏ thái độ sốt ruột vì điều này có
thể gây ra bất lợi. Người Nhật sẽ tìm cách kéo dài thời gian, lợi dụng tâm lý không muốn về tay khơng của đối tác nước ngồi để dồn ép ký hợp đồng theo ý họ. Để đối phó với chiến lược này đoàn đàm phán Việt Nam nên giữ kín lịch trình, tỏ ra khơng chịu áp lực về mặt thời gian và chủ động đưa ra đề nghị của mình.
2.2.3 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến phong cách cá nhân nhà đàm phán
- Cách ăn nói: Cách ăn nói của người Nhật chịu ảnh hưởng rõ nét từ nghệ thuật đối nhân xử thế. Họ có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đó khơng phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó là biểu thị của sự khơn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy cần phải có thái độ ơn hồ, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể làm mất đi quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
- Cách xưng hô: Cách xưng hô của người Nhật khơng phải dựa vào tuổi tác vì các đại từ nhân xưng của họ không phong phú như của Việt Nam nhưng họ lại phân biệt “người nhà mình” và “người ngồi” rất rõ ràng bởi tinh thần tự tơn dân tộc cao. Họ ln dành cách nói kính ngữ với người ngồi và dùng khiêm tốn ngữ khi nói về mình để tỏ lịng tơn trọng khách. Vì vậy, để tỏ lịng kính trọng các đối tác Nhật Bản chúng ta nên gọi họ của họ và chỉ gọi bằng tên khi đã được yêu cầu, đồng thời cũng đừng mời họ gọi mình bằng tên nếu chưa biết rõ về nhau. Ngay cả khi đã có thể gọi đối tác Nhật bằng tên thì khi giới thiệu họ với người khác cũng phải dùng họ, để tránh bất kỳ sự khó chịu nào. Người Nhật cũng thường gọi chức danh thay vì gọi tên tục của một người. Khi nói chuyện với người Nhật cần tránh bàn luận đến những vấn đề quá riêng tư, những vấn đề nhạy cảm như tơn giáo, chính trị... Với người Nhật, việc giữ thể diện cho nhau là rất quan trọng để giữ mối quan hệ hữu hảo. Khơng nên nói ra những khuyết điểm hay nhược điểm của khách hàng mà khi vừa gặp mặt ta đã nhận ra, những lời nói xấu về đối thủ cạnh tranh trước mặt đối tác vì sẽ để lại ấn tượng khơng tốt và họ sẽ rằng chúng ta có tâm địa hẹp hịi. Lời xin lỗi ln được đề cao trong giao tiếp, người Nhật ln nói xin lỗi khi họ cảm thấy mình chưa làm hài lịng đối tác ngay từ những điều nhỏ nhất, vì vậy khi đàm phán với người Nhật chúng ta nên chú ý và học hỏi điều này để tạo ấn tượng tốt hơn. Những câu nói ngắn bằng tiếng Nhật ln được chào đón và đánh giá cao trong suốt quá trình đàm phán thể hiện sự coi trọng đối phương và coi trọng thương vụ đang thương lượng.
- Cách ăn mặc: Khi giao tiếp với người Nhật cần phải chú ý đến vẻ bề ngồi vì
họ rất chú trọng đến hình thức.Trong hoạt động kinh doanh, các doanh nhân Nhật Bản thường mặc trang phục đàng hoàng lịch sự, nam giới thường mặc comple với màu phổ biến là xanh hoặc xám, cổ thắt cà vạt. Bất cứ lúc nào, quần áo cũng phải sạch sẽ, thẳng nếp, sơ mi luôn bỏ trong quần. Trang phục chỉnh tề, phù hợp cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.
2.2.4 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến phương thức giao tiếp trong đám phán
Nếu người Mỹ là đại diện tiêu biểu cho lối giao tiếp đơn giản, trực tiếp của người phương Tây thì Nhật Bản được coi là một ví dụ điển hình nhất cho lối giao tiếp phức tạp, gián tiếp, vịng vo và khơng đi thẳng vào vấn đề. Họ thường có xu hướng sử dụng nhiều những cử chỉ, điệu bộ mang ẩn ý riêng. Có thể là những biểu hiện trên khn mặt hay các loại ngôn ngữ cơ thể khác để đưa ra những dấu hiệu gián tiếp cho đối phương thay vì trực tiếp nói ra. Nếu khơng am hiểu văn hóa của người Nhật thì sẽ rất khó để bắt được những thông điệp hay nhận biết được cảm xúc thật của họ thông qua những cử chỉ, điệu bộ này. Người Nhật cũng tránh xung đột bằng cách khơng nói “Khơng” trực tiếp trước những đề xuất của đối tác. Tiếng “Không được coi là thô lỗ. Do đó nếu cần nói khơng, phía đối tác cũng cần dùng lối nói gián tiếp để tránh đối đầu và xúc phạm đến người đối thoại. Họ không thẳng thừng đưa ra lời từ chối mà ln dùng cách nói gián tiếp như: “Tơi cần phải suy nghĩ thêm về vấn đề này…” hay “Tôi xin lỗi, tôi không được phép quyết định vấn đề này.”… Lối giao tiếp gián tiếp này nhiều khi gây hiểu lầm cho phía đối tác rằng vấn đề vẫn đang được cân nhắc trong khi người Nhật đã khéo léo từ chối chúng mà họ khơng hề hay biết. Chính vì vậy, việc hiểu rõ được đối tác người Nhật thực sự đang nghĩ gì và muốn gì là điều khá khó khăn. Cách tốt nhất nên làm trong những trường hợp như vậy là hãy giữ bình tĩnh và kiên nhẫn, chủ động hỏi thêm để hiểu chính xác hơn ý kiến thực của họ về vấn đề đó. Tuy nhiên khi hỏi cần chú ý nên đặt những câu hỏi mang tính mở và ở chừng mực nào đó mang tính gián tiếp để tránh gây ra bất cứ sự khó chịu nào cho đối tác người Nhật.
2.2.5 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến quan niệm về thời gian trong đàm phán
- Đúng giờ: Tinh thần kỷ luật và trách nhiệm cao khiến người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ, với họ đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng. Họ đồng nhất việc không đến đúng hẹn của đối tác với một hành vi thiếu kỷ luật và trách nhiệm với đối tác và do đó cuộc đàm phán có thể sẽ thất bại. Vì vậy, mỗi khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các yếu tố khách quan và chủ quan có thể phát sinh và làm trễ hẹn như hỏng xe, tắc đường, những vấn đề đột xuất về sức khỏe hay công việc của các thành viên trong đồn đàm phán… Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho các doanh nhân Việt Nam, vì người Việt Nam chưa có thói quen đúng giờ và hệ thống giao thông chưa tốt. Nên sớm hơn giờ hẹn khoảng 15 phút để có thời gian chuẩn bị tốt nhất về cả trạng thái vật chất và tâm lý. Nếu gặp trường hợp bất khả kháng không thể đến đúng hẹn được thì phải gọi điện báo lại giờ hẹn gặp.
- Dành nhiều thời gian cho đàm phán: Với mục tiêu chính là tạo lập mối quan hệ với đối tác, những thương gia Nhật Bản thường đầu tư thiều thời gian hơn trong q trình đàm phán để các bên có thể hiểu biết hơn về nhau, từ đó đi đến quyết định hợp tác lâu dài. Họ dành nhiều thời gian và tâm huyết cho tất cả các giai đồn đàm phán để có thể có cái nhìn và đánh giá chính xác và khách quan nhất về đối tác của mình. Việc cố gắng đẩy nhanh quá trình thương lượng được coi là sự lấp liếm, cố gắng che đậy một điều gì đó. Khi cịn tồn tại bất kỳ một nghi vấn chưa được sáng tỏ, người Nhật sẽ từ chối tham gia vào mối quan hệ đó và đương nhiên, thương vụ sẽ không thể tiến hành.
- Những khoảng lặng trong đàm phán: Một đặc điểm độc đáo trong phong
cách đàm phán của người Nhật mà nhiều khi khiến đối tác nước ngồi bối rối là có những lúc đang đàm phán, phía Nhật bỗng ngồi im khơng nói năng gì, hai mắt nhắm lại trong một thời gian dài. Đây là thứ ngôn ngữ không lời mà nếu khơng biết trước, phía đối tác sẽ khơng biết xử sự ra sao. Sự im lặng ấy thường có ý nghĩa là họ đang suy nghĩ một cách nghiêm túc về vấn đề đang bàn, hoặc đó cũng có thể là lúc họ không muốn biểu lộ thái độ, ý đồ, không muốn hành động mà chỉ lặng lẽ quan sát mọi việc, vì họ nghĩ rằng “im lặng là vàng”, “hoạ từ miệng mà ra”. Họ cho rằng “Im lặng là đỉnh cao của âm thanh”. Sự im lặng tự thân nó là một cơng cụ có giá trị để
thơng báo sự khó chịu, để nhấn mạnh một điểm, để buộc bên kia phải tiếp tục phát biểu. Nguyên tắc của việc giữ im lặng là: “Im lặng giữ cho ta khơng nói nhiều hơn là cần thiết và ngược lại làm cho đối phương nói nhiều hơn là họ định nói”. Người Nhật thường làm cho đối tác bực mình vì những khoảng im lặng này nhưng họ lại thành cơng cũng vì nó do đối tác cảm thấy mất bình tĩnh và cuộc đàm phán có lợi cho Nhật Bản. Trong những trường hợp này, phía đối tác nên giữ thái độ bình thường, khơng nên tìm cách phá tan sự im lặng và khơng tuỳ tiện đưa ra quyết định. Trong thực tế đã có nhiều trường hợp đối tác nước ngồi do khơng hiểu nét đặc biệt này trong văn hoá kinh doanh của người Nhật mà dẫn đến bị thua thiệt. Một công ty điện thoại, điện báo quốc tế của Mỹ giao dịch với một cơng ty Nhật. Phía Mỹ đã ký trước vào hợp đồng, rồi đưa cho giám đốc cơng ty Nhật ký. Khi đưa hợp đồng, phía Mỹ thấy vị giám đốc này cứ im lặng khơng nói gì thì nghĩ rằng ơng này khơng đồng ý, nên đã vội vàng trả thêm cho phía Nhật 250 nghìn USD nữa. Như vậy phía Mỹ đã hiểu lầm ý nghĩa sự im lặng của đối phương, nhờ đó phía Nhật được lợi.
2.2.6 Văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến khuynh hướng cảm xúc của người đàm phán
Che giấu cảm xúc thật là khuynh hướng cảm xúc nổi bật của những nhà đàm phán Nhật Bản. Một xã hội có tính tập thể cao như Nhật Bản đã tạo nên những con người có khả năng kiểm sốt cũng như che giấu cảm xúc tốt nhất thế giới. Người Nhật cho rằng cần tránh thể hiện sự giận dữ, nóng nảy trên bàn đàm phán vì điều đó