- Về mặt hao phí thời gian: Có thể sử dụng một trong 2 cơng thức tính
4.3.1. Định mức lao động là cơ sở cho định biên lao động
Thơng qua định mức lao động, nhà quản lý có thể kiểm sốt được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình. Đồng thời, định mức lao động cũng là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong tổ chức quản lý lao động. Qua đó, người quản lý sẽ đưa ra những kỷ luật lao động hợp lý. Định mức lao động cũng chính là đòn bẩy thúc đẩy năng suất, chất lượng lao động và là căn cứ để tính tốn chi phí nhân cơng và chi phí tổng sản phẩm. Trong các đơn vị sự nghiệp, định mức lao động là căn cứ để tính định biên.
Nhân sự định biên hay định biên nhân sự là một vấn đề thú vị, rất quen thuộc nhưng cũng không dễ để hiểu một cách rõ ràng. Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công việc cụ thể cho tương lai.
Định biên nhân sự là cụm từ thịnh hành tại doanh nghiệp nhà nước hoặc các tổ chức của Nhà nước tại Việt Nam. Cụm từ này còn được biết đến với tên gọi Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ. Tuy nhiên, hiện nay tại các tổ chức trên vẫn có sự phân biệt giữa hai dạng lao động: Lao động trong biên chế và lao động theo hợp đồng.
Vậy ở nước ngoài định biên nhân sự có thể hiểu 2 cụm từ là “Human resource planning-HR Planning” hoặc “Strategy of Human resource management”.
Cụm từ “Strategy of Human resource management-HR Strategy” mang ý nghĩa rộng hơn rất nhiều so với “Human resource planning”. Nó khơng đơn thuần chỉ xác định số lượng nhân sự cần thiết mà là xác định đường lối cho toàn bộ hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong đó có HR planning. HR Strategy cũng được chia làm các thời kỳ: 3-5 năm, 1-3 năm và dưới 1 năm. Cách chia này cũng chỉ tương đối và phụ thuộc vào từng tổ chức.
HR Planning thì cụ thể hơn nhiều so với HR Strategy: Đó là một bản kế hoạch chi tiết vế nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong một thời kỳ nhất định, bản kế hoạch này có thể chi tiết tới tuần, tháng, năm hoặc có thể dài hơn. HR Planning sẽ xác định nhu cầu nhân sự chi tiết tới từng chức danh, vị trí cơng việc, các bộ phận tổ nhóm, phịng ban và tổng thể cho tồn tổ chức. Nó sẽ xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có và khả năng đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp dựa trên cả kỹ năng và trình độ của người lao động. Vì vậy, HR Planning phải dựa chặt chẽ vào kế hoạch hoạt động của tổ chức để xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. HR Planning chịu ảnh hưởng bởi kế hoạch hoạt động và cấu trúc của tổ chức.
Định biên được hiểu là xác định số lượng người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công việc cụ thể của tổ chức trong tương lai. Nói cách khác, định biên là xác định số lượng, cơ cấu nguồn lực cần cho tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quả cao nhất. Định biên là việc quyết định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức cho một tổ chức, một cơ quan. Trong cơ quan nhà nước, định biên là quyết định của nhà nước về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, ngạch công chức cho từng loại cơ quan. Định biên trong hệ thống cơ quan nhà nước theo quyết định pháp luật, đòi hỏi sự chấp hành nghiêm túc. Thông qua định biên, mà nhà nước quản lí chặt chẽ và thống nhất các nguồn nhân lực, quyết định và quản lí nguồn ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản lí của bộ máy cơng sở.
Định biên chính là việc trả lời các câu hỏi sau: - Tổ chức cần bao nhiêu người?
- Trình độ chun mơn, nghề nghiệp? (chất lượng, chun mơn nghề nghiệp). - Cơ cấu nguồn nhân lực? (bao nhiêu chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên, nhân viên…).
Sản phẩm của định biên là bản xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để thực hiện công việc. Số lượng nhân sự đủ và cơ cấu nhân sự hợp lí nhất để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, của các bộ phận, là mục tiêu của công việc định biên. Đội ngũ nhân sự tương đối hợp lí (cả về số lượng và chất lượng) sẽ là một tiền đề vững chắc để tổ chức hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu đã đặt ra.