2. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác tuyển dụng của công ty cổ phần may Tam Quan:
2.1 Giải pháp hoàn thiện các bƣớc của quy trình tuyển dụng: + Xác định nhu cầu tuyển dụng:
+ Xác định nhu cầu tuyển dụng:
Phòng Tổ chức lao động phải thường xuyên theo dõi tình hình lao động trong cơng ty để có kế hoạch bổ sung nhân sự kịp thời. Để xác định được số lượng và
cơ cấu lao động cần tuyển dụng, phòng Tổ chức lao động cần nghiên cứu các kế hoạch nhân sự, đồng thời thường xuyên xin chỉ đạo từ ban lãnh đạo của công ty.in Việc xác định nhu cầu tuyển dụng một cách chính xác là một q trình khá phức tạp, nên cơng tác này cần có sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban, sự chỉ đạo thường xuyên của ban giám đốc, sự nhiệt tình của các thành viên trong phòng Tổ chức lao động. Bên cạnh đó, cơng ty và những người làm công tác tuyển dụng cần chú trọng và nhận thức rõ hơn vai trò của bước đầu tiên trong q trình tuyển dụng này để có sự đầu tư thích hợp, tạo điều kiện hồn thành các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng: Trong thực tế tuyển dụng tại công ty cổ phần
may Tam Quan thì việc lập kế hoạch tuyển dụng một cách cụ thể dường như là khơng có, nếu có thì đó chỉ là những dự trù về chi phí và số lượng người phục vụ cho cơng tác thơng báo tuyển dụng. Do đó, hiệu quả của công tác tuyển dụng chưa thật sự cao. Vì vậy, việc lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể phục vụ cho công tác này là thật sự cần thiết. Kế hoạch tuyển dụng xây dựng có thể dựa trên những nền tảng sau:
- Dựa vào nhu cầu tuyển dụng nhân sự: số lượng lao động, cơ cấu lao động. - Dựa vào kinh phí dự trù cho cơng tác tuyển dụng lao động.
- Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty,…
Phịng Tổ chức lao động nên tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo một trong hai mơ hình sau:
-Mơ hình cây mục tiêu: dựa vào mục đích cao nhất của cơng tác tuyển dụng nhân sự tại công ty, người lạo kế hoạch phân chia mục tiêu cao nhất đó thành các mục tiêu nhỏ hơn (mục tiêu cấp hai), rồi từ từng mục tiêu cấp hai lai phân nhỏ thành các mục tiêu cấp ba, … Khi đó, phịng Tổ chức lao động và các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thực hiện các mục tiêu đó, việc thực hiện hết các mục tiêu cấp nhỏ nhất sẽ dẫn đến hoàn thành các mục tiêu cấp cao nhất.
- Lập kế hoạch tuyển dụng lao động dựa vào khối lượng công việc: phân chia công việc tuyển dụng thành các cơng việc nhỏ cần hồn thành, tiến hành phân công nhân sự để hồn thành các cơng việc đó.
Cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng đòi hỏi người lập kế hoạch phải thu thập những thông tin đầy đủ cho công tác này. Nguồn thông tin cần thu thập bao gồm: các chính sách tuyển dụng của cơng ty, luật lao động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty, tình hình thị trường lao động, … Do vậy, người làm công tác tuyển dụng cần thu thập, tìm hiểu những thơng tin này để lập kế hoạch chính xác và kịp thời.
+ Thông báo tuyển dụng: Để phát huy hết hiệu quả của công tác thông báo tuyển dụng, thu hút nhiều hơn nữa lực lượng lao động cho công ty, trong thời gian tới, công ty cần:
- Mở rộng thêm nhiều hình thức thơng báo tuyển dụng hơn nữa: Ngồi hình thức thơng báo tuyển dụng bằng cách treo băng-rôn, hay phát tờ rơi từ trước tới giờ, công ty cần tranh thủ thông báo tuyển dụng trên báo chí, truyền hình, truyền thanh, trên internet(các website: timviec.com, vieclam.com, hay tuyendung.com hoặc các liên kết khác), tuyển dụng từ các trường đại học, cao đẳng hoặc thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, …
- Mở rộng địa bàn tuyển dụng ra khắp huyện Hoài Nhơn và các huyện lân cận như huyện Phù Mỹ, huyện Hoài Ân, huyên An Lão, huyện Đức Phổ(Quảng Ngãi),… nhằm tạo ra một lực lượng lao động xin việc đông đảo, tạo nhiều thuận lợi cho công tác tuyển dụng.
- Thưởng hoặc trợ cấp cho những người trực tiếp tham gia thông báo tuyển dụng lao động, tạo động lực cho họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và đúng tiến độ.
- Thời điểm thông báo tuyển dụng: tiến hành thông báo tuyển dụng vào các thời điểm mà các nguồn lao động tạm thời rảnh rỗi; chẳng hạn như vào dịp trước tết Nguyên Đán, khi đó có nhiều lao động làm ăn xa về quê ăn tết, tạm thời chưa có việc làm, đây là lực lượng lao động đã có tay nghề, sẽ khơng cần qua đào tạo nếu công ty tuyển dụng được. Nếu công ty thông báo tuyển dụng vào lúc này sẽ thu hút được số lao động có chất lượng này.
+ Thu nhận và sàng lọc hồ sơ: Việc thu nhận và sắp xếp hồ sơ xin việc nên
tiến hành một cách khoa học hơn. Các hồ sơ xin việc phải được xem xét kĩ lưỡng để loại bỏ những hồ sơ không đủ điều kiện. Sau đó hồ sơ thu nhận nên phân loại theo trình độ và kinh nghiệm. Qua sự sắp xếp đó người làm cơng tác tuyển dụng xem xét những ứng viên triển vọng nhất cho những vị trí cần tuyển dụng tương ứng.
+ Kiểm tra trắc nghiệm:
- Bài trắc nghiệm tư duy logic và bài trắc nghiệm khả năng tiếng anh của công ty cần bổ sung thêm số câu hỏi từ 20 câu hỏi lên 40 câu hỏi thương ứng với thang điểm 40. Nội dung các câu hỏi nên đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau nhưng chủ yếu vẫn xoay quanh lĩnh vực sản xuất của công ty và các kiến thức về ngành may mặc.
- Để việc tìm hiểu và thu thập thơng tin từ ứng viên qua các bài kiểm tra trắc nghiệm phát huy hết hiệu quả, công ty cần sử dụng thêm những bài kiểm tra trắc nghiệm khác như: trắc nghiệm tình huống, trắc nghiệm tâm lý và trắc nghiệm kiến thức chuyên môn. Trường hợp ứng viên ứng tuyển vào những vị trí cấp cao thì cơng ty cần tăng cường thêm những bài trắc nghiệm liên quan đến vị trí mà họ ứng tuyển, chẳng hạn như bài trắc nghiệm kiểm tra năng lực tương tác cá nhân.
- Bên cạnh đó, qua trình tổ chức kiểm tra trắc nghiệm cần được tổ chức nghiêm túc nhằm tạo ra sự công bằng cho tất cả ứng viên và sự chính xác của các bài kiểm tra đánh giá năng lực ứng viên.
+ Phỏng vấn:
- Về thời gian phỏng vấn: thời gian phỏng vấn hiện tại của công ty cho mỗi ứng viên là khoảng 5 phút, khoảng thời gian này tương đối ít dành cho một cuộc phỏng vấn. Do đó, để khai thác hết hiệu quả của giai đoạn phỏng vấn ứng viên, trong tình hình thực tế của cơng ty,người phỏng vấn nên sử dụng khoảng 20 phút cho mỗi ứng viên, nhằm thu thập nhiều thông tin, làm cơ sở cho việc ra quyết định.
- Sử dụng mẫu chuẩn bị phỏng vấn như ở chương I.
- Nên tiến hành phỏng vấn theo bố cục ba phần: phần mở đầu, phần chính và phần kết thúc. Người phỏng vấn nên dành nhiều thời gian hơn để nghe, khơi gợi nhiều vấn đề để ứng viên trình bày, qua đó thu thập được nhiều thơng tin về ứng viên.
- Tạo cho ứng viên cảm giác thỏa mái và tự tin khi trình bày các vấn đề. Người phỏng vấn cần tạo nhiều cơ hội cho ứng viên đặt câu hỏi và lắng nghe, giải đáp những thắc mắc của họ. Tuy nhiên, người phỏng vấn cần duy trì cuộc phỏng vấn nằm trong tầm kiểm sốt của mình, tránh việc bị ứng viên thu hút hay bị ấn tượng ban đầu làm ảnh hưởng đến việc đánh giá ứng viên.
- Đặt câu hỏi: Câu hỏi trong phỏng vấn phải xoay quanh vấn đề thu thập thông tin từ ứng viên, sử dụng những câu hỏi có mục đich, tránh sử dụng những câu hỏi bị xem là liên quan đến mâu thuẫn tơn giáo, sắc tộc,giới tính,…Các câu hỏi phải xoay quanh việc tìm hiểu năng lực cá nhân của ứng viên. Kết hợp sử dụng phỏng vấn có kết cấu và khơng có kết cấu, đặt một số câu hỏi giống nhau đối với tất cả ứng viên và một số câu hỏi riêng đối với từng trường hợp nhằm khai thác những điểm khác biệt và nổi trội của từng người.
- Đối vói những với những vị trí cấp cao, cơng ty nên tiến hành phỏng vấn theo "quy tắc số 3", đó là phỏng vấn ít nhất ba ứng viên có tiềm lực nhất cho một vị trí, phỏng vấn ít nhất ba vịng và ở ba địa điểm khác nhau. Việc phỏng vấn ứng viên nhiều lần ở những địa điểm khác nhau làm cho ứng viên bộc lộ rõ những đăc điểm của họ mà khi phỏng vấn lần đầu họ chưa bộc lộ hoặc đã cố tình che giấu. Việc phỏng vấn ít nhất ba ứng viên cho từng vị trí làm tăng tính cạnh tranh giữa các ứng viên và tăng cơ hội lựa chọn cho người đánh giá phỏng vấn. - Người phỏng vấn thông báo cho ứng viên biết là mình sẽ ghi chú trong cuộc phỏng vấn để ứng viên cảm thấy thỏa mái mỗi khi thơng tin họ trình bày được ghi chú lại.
+ Kiểm tra ngƣời tham khảo: Những người liên quan đến công tác tuyển dụng của công ty nên tiến hành kiểm tra người tham khảo để kiểm tra tính chính xác của những thơng tin mà ứng viên đã cung cấp trong cuộc phỏng vấn. Đây là công việc mà trước đây công ty chưa chú trọng thực hiện. Những người liên quan đến công tác tuyển dụng cần tiến hành việc này một cách tích cực để kiểm tra thông tin ứng viên đã cung cấp, đồng thời tận dụng việc này để khai thác thêm thông tin về ứng viên để làm cơ sở ra quyết định.
+ Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng: Sử dụng ma trận ra quyết định để đánh giá ứng viên xin việc và làm cơ sở ra quyết định tuyển dụng. Các ứng viên được sắp xếp theo thứ tụ số điểm mà họ được đánh giá, qua đó cơng ty sẽ tuyển chọn những người phù hợp nhất. Người đánh giá nên tham khảo ý kiến của những người liên quan đến công tác tuyển dụng để giảm thiểu việc ra quyết định mang tính chủ quan.
+ Tổ chức hịa nhập cơng việc: Công tác tổ chức hịa nhập cơng việc của công ty cho những người mới được tuyển dụng trong suốt những năm qua có hiệu quả rất tốt. Tuy nhiên, trong quá trình này cần chú ý tạo tâm lý thỏa mái, tự tin cho người mới để họ hịa nhập với cơng việc nhanh hơn, làm cho họ cảm thấy
mình là một phần của cơng ty, từ đó họ có mong muốn gắn bó lâu dài với cơng ty hơn.