1.5.6 .Đặc điểm về cơng nghệ và quy trình sản xuất
2.4. Các chính sách và hoạt động hỗ trợ bán hàng của Công ty:
2.4.2. Các hoạt động hỗ trợ bán hàng:
- Giao hàng, vận chuyển:
Cơng ty có phương thức giao hàng chặt chẽ, tuân thủ theo đúng yêu cầu đặt ra.
Thủ kho cùng với nhân viên phòng quản lý chất lượng sản phẩm và nhân viên của Công ty tổ chức vận hành thử sản phẩm khách hàng cần mua. Nếu sản phẩm khơng đạt u cầu thì thủ kho cùng nhân viên phịng quản lý
chất lượng lập biên bản đưa lên ban lãnh đạo của Công ty, nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì mới tiến hành bàn giao cho khách hàng.
Khi tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng thì phải :
- Cẩu sản phẩm máy lên phương tiện chuyên trở của khách hàng. - Hướng dẫn khách hàng chằng, buộc sản phẩm khi vận chuyển. - Đề nghị khách hàng ký vào hoá đơn lưu tại kho và bản kê bàn giao. - Nếu trường hợp khách hàng ký hợp đồng thuê trọn gói cả vận chuyển, lắp đặt, chạy thử thì Cơng ty sẽ chịu trách nhiệm đầy đủ và giao hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu.
Cơng ty có tổ vận chuyển hàng hoá riêng, tổ vận chuyển này phải chịu trách nhiệm vận chuyển sản phẩm và giao sản phẩm đến đúng nơi khách hàng yêu cầu. Với chính sách giao hàng và vận chuyển tiện lợi như vậy, khách hàng có thể yên tâm về chất lượng sản phẩm khi giao hàng cũng như tiến độ giao hàng. Chính vì vậy mà trong những năm vừa qua, khách hàng ký hợp đồng với Cơng ty đều th trọn gói.
- Tổ chức kho bãi:
Tổ chức kho bãi cũng là một yếu tố rất quan trọng tác động đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty. Có tổ chức kho bãi tốt thì sản phẩm của Cơng ty mới được đảm bảo về chất lượng, chống hư hỏng. Trên thực tế, tình hình kho bãi của Cơng ty trong mấy năm qua đã được nâng cấp, sửa chữa rất nhiều nên kho bãi rất khơ, thống. Tất cả các sản phẩm của Công ty khi nhập kho đều được cho lên giá đỡ để tránh tiếp xúc với bề mặt của nhà kho. Nhưng bên cạnh đó thì tình hình bảo quản ngun vật liệu của Cơng ty lại chưa được tốt, nguyên vật liệu của Công ty hư hỏng nhiều, nhất là lượng sắt, thép mua về bị han rỉ nhiều làm cho chi phí tăng. Lượng nguyên vật liệu này khơng được cách ly với bề mặt nền, diện tích kho dự trữ nguyên liệu không đủ nên lượng
ngun vật liệu cịn lại phải nằm ngồi trời với mái che rất đơn giản, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Đây là vấn đề lớn của Công ty cần được xem xét.
Đối với những sản phẩm nhập kho đã đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, Công ty đã thực hiện quá trình bảo quản như sau :
- Xếp đỡ: khi nâng hạ hàng hoá phải dùng dây cáp, dây xích cẩu theo quy định an tồn lao động. Người lái cần cẩu phải kiểm tra việc móc cáp cho vật cẩu đã cân bằng và an toàn mới tiến hành nâng và di chuyển theo yêu cầu, tránh tình trạnh khi nâng hạ bị tuột dây cáp, bị rơi sản phẩm làm hư hỏng sản phẩm. Tránh trường hợp như năm 2001 đã có 2 sản phẩm máy cơng cụ trong q trình vận chuyển nhập kho khơng đúng u cầu kỹ thuật đã bị rơi, gây hư hỏng, thiệt hại cho Công ty.
- Bảo quản: Toàn bộ sản phẩm sau khi chế tạo xong được thực hiện nghiêm theo quy định bảo quản sản phẩm trước khi nhập kho. Đơn vị nhập hàng phải làm sạch sản phẩm theo đúng hướng dẫn kỹ thuật. Bôi lên bề mặt sản phẩm có gia cơng cơ khi một lớp mỡ khoảng 1mm. Bao gói sản phẩm nhỏ, chính xác bằng giấy nếu thủ kho xếp sản phẩm lên giá kê.
Trong trường hợp Công ty chưa quản lý số liệu bằng máy vi tính nội bộ thì cuối ngày thủ kho phải thơng báo cho văn phòng giao dịch thương mại số lượng hàng hoá nhập kho trong ngày để kịp thời giao cho khách hàng.
Trường hợp sản phẩm lớn và do yêu cầu đặc biệt không thể đưa vào tổng kho bảo quản được thì sau khi làm các thủ tục nhập kho, đơn vị sản xuất vẫn giữ sản phẩm lại trên mặt bằng đơn vị mình và có trách nhiệm bảo quản sản phẩm cho đến khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Trong năm 2006 công ty sản xuất 4 tấn sản phẩm thép đưa vào nhập kho bảo quản 2 tấn cịn 2 tấn thì khu sản xuất dữ lại bảo quản rồi cung cấp cho các đại ly khi đến ngày giao hàng trong hợp đồng . Số lượng thép cịn lại cất dữ trong kho cơng ty bảo quản để bán ra thị trường trong những bản hợp đồng mới .
Đối với sản phẩm tiêu thụ trong nước, sản phẩm nhập kho được thực hiện đầy đủ quy định bảo quản. Thủ kho kiểm tra những chứng từ nhập kho, sau khi đã kiểm tra đầy đủ và hợp lệ mới tiến hành kiểm tra hàng nhập và tổ chức sắp xếp. Sau đó thủ kho ký phiếu nhập khi hàng hoá đã nhập vào kho an toàn và các phiếu đã đầy đủ thủ tục nhập.
Đối với sản phẩm xuất khẩu : được tiến hành đầy đủ các bước, sản phẩm được đóng hịm. Sản phẩm được phủ kín bằng tấm ni lơng, vách và hịm được phủ kín một lớp giấy dày để chống ẩm. Bên ngồi hịm được ghi rõ địa chỉ.
Vấn đề tổ chức kho bãi có tác động lớn đến tình hình tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty, đảm bảo chất lượng sản phẩm khi giao cho khách hàng và tạo nên uy tín đối với khách hàng của Cơng ty.