I. TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO Hàng tồn kho được chia thành cỏc loại sau:
1. Nguyờn vật liệu
Nhà mỏy mua nguyờn vật liệu từ 2 nguồn: Mua trong nước( mua nội bộ trong Cụng ty và mua của nhà cung cấp trong nước khỏc) và nhập khẩu.
Giỏ trị nguyờn vật liệu bao gồm: Giỏ ghi trờn húa đơn và cỏc chi phớ như vận chuyển, bốc xếp, kiểm định, thuế nhập khẩu,…Cỏc chi phớ thu mua được hạch toỏn vào tài khoản chi phớ thu mua ( Tài khoản 6113), tỏch với giỏ mua nguyờn vật liệu hạch toỏn vào tài khoản 6111 nhưng được chi tiết cho từng mó nguyờn vật liệu cụ thể.
* Quy trỡnh mua, nhập kho nguyờn vật liệu
Việc mua hàng do bộ phận thu mua thực hiện
Mua nguyờn vật liệu trong nước:
Dựa vào kế hoạch kinh doanh theo thỏng của bộ phận kinh doanh, phũng sản xuất tớnh toỏn cụng thức cho từng mặt hàng để biết nhu cầu nguyờn vật liệu. Bộ phận thu mua căn cứ vào cỏc bỏo cỏo tồn kho của từng kho và nhu cầu nguyờn vật liệu để lập bảng dự kiến nguyờn vật liệu và trỡnh Ban Giỏm đốc Nhà mỏy phờ duyệt. Nếu Ban Giỏm đốc phờ duyệt sẽ tiến hành thu mua nguyờn vật liệu. Hợp đồng nguyờn tắc được ký trong thời gian dài( cú thể cả năm) đối với cỏc nhà cung cấp thường xuyờn và nguyờn vật liệu sử dụng nhiều.
Tiến hành nhập kho: Tất cả nguyờn vật liệu mua trong nước đều phải qua trạm cõn của Nhà mỏy để ghi nhận khối lượng thực nhập. Khi nhập xong, kế toỏn kho tập hợp phiếu nhập kho của thủ kho, căn cứ vào giỏ trị do phũng thu mua thụng bỏo đối
với từng mặt hàng để nhập vào mỏy tớnh cả số lượng và đơn giỏ. - Mua từ nhà cung cấp trong nước:
Kế toỏn kho nhập số lượng vào phần mềm để lờn phiếu nhập kho, chương trỡnh sẽ tự động ghi lại:
Nợ tài khoản 6111 - Chi tiết mó nguyờn vật liệu Cú tài khoản 331 - Chi tiết mó nhà cung cấp Khi thanh toỏn, kế toỏn ghi:
Nợ tài khoản 331 - Chi tiết nhà cung cấp : số tiền + VAT Cú tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 133 Cú tài khoản 331 - Mua nội bộ:
Bộ phận kho chịu trỏch nhiệm cho phần mua nội bọ. Kế toỏn kho chỉ lờn số lượng. Thủ tục giống như trờn, Cụng ty PDN cú phỏt hành húa đơn giỏ trị gia tăng cho việc bỏn nguyờn vật liệu này và Nhà mỏy XYZ ghi đối ứng tài khoản 336-Phải trả nội bộ.
Nhập mua từ nước ngoài
Cỏc thủ tục tương tự như mua trong nước nhưng toàn bộ cỏc vấn đề phải do Ban Giỏm đốc quyết định và phờ duyệt. Việc thanh toỏn thường được thực hiện bằng thư tớn dụng. Hợp đồng mua hàng của nước ngoài được ký bởi Nhà mỏy XYZ nếu lụ hàng cú giỏ trị nhỏ hoặc thụng qua Cụng ty PDN nếu lụ hàng cú giỏ trị lớn.
Hạch toỏn hàng nhập khẩu: Hàng thỏng, kế toỏn tại Cụng ty :
Nợ tài khoản 331: A x FX1
Cú tài khỏan 112 : A x FX1 ( Giỏ trị bằng VNĐ bỏ ra mua ngoại tệ) (FX1: Tỷ giỏ tại ngày thanh toỏn )
nhập kho nhưng kế toỏn Nhà mỏy XYZ vẫn chưa hạch toỏn giỏ trị vỡ cũn phải chờ Cụng ty PDN thụng bỏo tỷ giỏ cuối thỏng. Khi cú thụng bỏo tỷ giỏ từ Cụng ty PDN, kế toỏn hạch toỏn đồng thời 2 bỳt toỏn:
Nợ tài khoản 6111: A x FX2 ( FX2: tỷ giỏ tại ngày nhập kho) Cú tài khoản 331: A x FX2
Trường hợp lói tỷ giỏ ghi:
Nợ tài khoản 331: A x ( FX2 – FX1) Cú tài khoản 515: A x ( FX2 – FX1) Trường hợp lỗ tỷ giỏ ghi:
Nợ tài khoản 635: A x ( FX1 – FX2) Cú tài khoản 331: A x ( FX1 – FX2)
Đối với lụ hàng nhập thụng qua Cụng ty PDN: Khi Cụng ty PDN thụng bỏo đó thanh toỏn với nhà cung cấp nước ngoài, kế toỏn Nhà mỏy XYZ ghi:
Nợ tài khoản 331( Theo tỷ giỏ mà Cụng ty PDN thanh toỏn) Cú tài khoản 336
Khi hàng về đến kho, hạch toỏn tương tự như trờn - Hạch toỏn thuế
Thuế giỏ trị gia tăng đầu vào:
Nợ tài khoản 3331 - Thuế giỏ trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp Cú tài khoản 112
Nợ tài khoản 133 - Thuế giỏ trị gia tăng hàng nhập khẩu được khấu trừ Cú tài khoản 3331
Thuế nhập khẩu
Nợ tài khoản 6113 - Chi phớ thu mua Cú tài khoản 3333 - Thuế nhập khẩu
* Quy trỡnh xuất kho nguyờn vật liệu
sản xuất bỏo với kho để tiếp nhận nguyờn vật liệu vào Silo phục vụ sản xuất. Khi xuất kho phải cú sự ký nhận của nhõn viờn tiếp liệu và nhõn viờn vận hành Silo.
Xuất bỏn nội bộ: Theo đề nghị mua từ Cụng ty, phũng giao nhận viết ”lệnh giao hàng” và chuyển cho bộ phận quản lý kho. Nhõn viờn quản lý số liệu kho sẽ viết phiếu xuất kho và lập húa đơn giỏ trị gia tăng để thủ kho xuất hàng.