I. TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO Hàng tồn kho được chia thành cỏc loại sau:
6. Hàng chậm luõn chuyển và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
2.3.2.3. Thực hiện kiểm toỏn hàng tồn khotại nhà mỏy XYZ
* Chứng kiến kiểm kờ hàng tồn kho.
Kiểm kờ hàng tồn kho tại nhà mỏy XYZ được kiểm toỏn viờn thực hiện vào sỏng 01/01/2009. Nhà mỏy khụng cú hướng dẫn kiểm kờ bằng văn bản mà chỉ cú thụng bỏo về kiểm kờ hàng tồn kho thỏng 12 năm 2008 về việc phõn cụng nhõn sự, thời hạn bỏo cỏo của hàng tồn kho. Cỏc cỏ nhõn được phõn cụng sẽ chịu trỏch nhiệm về nhõn sự và quản lý việc kiểm kờ tại cỏc kho được giao như: Kho nguyờn liệu, kho thành phẩm, kho bao bỡ. Việc hướng dẫn cỏch thức, phõn cụng kiểm kờ được phổ biến bằng miệng, khụng cú văn bản hướng dẫn cụ thể trước. Kết quả kiểm kờ cho Nguyờn liệu được trỡnh bày tại Giấy làm việc số …XYZ –“ Kiểm kờ hàng tồn kho – Kho nguyờn liệu” như sau:
Biểu 2.8: Giấy làm việc …XYZ - Kiểm kờ hàng tồn kho – Kho nguyờn liệu
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kờ hàng tồn kho – Kho nguyờn liệu Ngày thực hiện:
BÁO CÁO KIỂM Kấ – KHO NGUYấN LIỆU
Tờn khỏch hàng : Nhà mỏy XYZ Địa điểm kiểm kờ : Kho nguyờn liệu
Thời gian kiểm kờ : Từ 8h00 sỏng ngày 01/01/2009 Người tham gia kiểm kờ :
Nhõn viờn nhà mỏy : Nhõn viờn AISC :
Nguyờn vật liệu tồn nằm trong kho nguyờn liệu, nguyờn vật liệu tồn nằm trong Silo, nguyờn vật liệu đang đi đường.
Mụ tả nguyờn vật liệu trong ngày kiểm kờ
- Ngày 01/01/2009, nhà mỏy khụng hoạt động sản xuất, chỉ cú một bộ phận quản lý kho và kiểm toỏn viờn tham dự kiểm kờ.
- Mỗi loại nguyờn vật liệu được để riờng biệt theo lụ (cú số thứ tự quản lý). Từng bao nguyờn vật liệu được xếp thành hỡnh khối ( cõy, hàng) gồm nhiều dóy. Một số nguyờn vật liệu ngay từ lỳc nhập kho, thủ kho đó kiểm tra và ghi số lượng bao trờn từng dóy để khi kiểm tra cú thể thấy đượcsố lượng bao cũn tồn tại kho theo nguyờn tắc: Nguyờn vật liệu xuất hết dóy ngồi rồi mới đến dóy trong. Cũng cú những nguyờn vật liệu khụng ghi theo số này, chỉ thể hiện số Kg nguyờn vật liệu tồn thực tế trờn thẻ cõy.
Bộ phận kho nguyờn vật liệu đó hồn tất việc kiểm kho từ trước ngày 01/01/2009 và số liệu tồn kho đượcghi trờn thẻ kho của từng cõy nguyờn vật liệu. Phụ trỏch kho nguyờn vật liệu xỏc nhận khụngcú hoạt động nhập - xuất kho trong khi kiểm kờ.
- Ngày 01/01/2009, kiểm toỏn viờn quan sỏt việc kiểm kờ mẫu một số mó nguyờn vật liệu (kết quả như trờn bảng)
Cỏch thức kiểm kờ
Nhõn viờn kho dựng thước đo chiều cao của từng dóy và đo chiều cao của từng bao để quy ra số bao tương ứng, mỗi mó nguyờn vật liệu lấy ra 5 bao để cõn mẫu lấy trọng lượng trung bỡnh, tớnh ra số Kg nguyờn vật liệu tồn kho. Đõy là cỏc ước tớnh tương đối vỡ thực tế nguyờn vật liệu được đúng vào cỏc bao cú trọng lượng khụng giống nhau, số chờnh lệch giữa cỏc bao là trờn dưới 1Kg, cú bao chờnh lệch tới 2,8Kg hoặc trong quỏ trỡnh nhập kho cú nhiều bao bị bục, rỏch, nguyờn vật liệu hao hụt dẫn đến trọng lượng bao khụng đủ nhưng khi quy đổi vẫn nhõn với trong gỡlượng bao trung bỡnh. Để cú kết quả chớnh xỏc nhất chỉ cú thể dung cỏch: cõn xe tải (cõn tịnh),
tuy nhiờn, khối lượng nguyờn vật liệu (của một loại) là rất lớn (cụ thể là nguyờn vật Bỏnh dầu đậu nành 00.BDD cú số lượng gần tới 765 tấn) và việc cõn như vậy phải mất từ 1 đến 2 ngày, hơn nữa thủ kho cho biết: Việc cõn tĩnh đó được diễn ra trướcđú và kết quả đó được ghi trờn thẻ cõy, Tại thời điểm ngày 01/01/2007 khụngtiến hành theo cỏch như vậy được vỡ cụng nhõn nghỉ khụng làm việc.
Tuy nhiện kết quả ước tớnh hầu như đều cú chờnh lệch với số tồn kho ghi nhận trờn thẻ kho (lý do như đó nờu). Riờng loại Bỏnh dầu đậu nành 00.BDD ( tại kho Nguyờn liệu), khi kiểm kờ phỏt hiện số ghi nhận trờn thẻ cõy viết sai sụ với số trờn sổ theo dừi xuất nhập của kho. Kiểm toỏn viờn cựng từng bộ phận kh đó tiến hành kiểm kờ lại mó nguyờn vật liệu này nhưng kết quả khụng chớnh xỏc được vỡ cỏc bao xếp khụng đỳng quy cỏch, dẫn đến việc ước tớnh ra số Kg tồn kho chờnh lệch lớn so với số trờn thẻ cõy. Sau khi đối chiếu với phiếu cõn xe và trừ đi cỏc lần xuất, bộ phận khụngthống nhất ghi nhận số liệu tồn kho theo như trờn sổ sỏch theo dừi.
Nhận xột và đỏnh giỏ cụng tỏc kiểm kờ
Trừ những hạn chế nờu trờn, nhỡn chung cụng tỏc kiểm kờ ở nhà mỏy XYZ được thực hiện tốt và nghiờm tỳc. Kho được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, từng loại nguyờn vật liệu được lưu kho theo từng khu riờng biệt.
Kết quả kiểm kờ phần nguyờn vật liệu trong kho Đơn vị: Kg
Mó vật liệu Số kiểm kờ thực tế Số biờn
bản kiểm kờ Chờnh lệch Tại kho NVL
Kết quả ước tớnh Trong Silo Tổng cộng 00.BBD 764.450 (9139 bao x 60 kg) + (3634 bao x 60,24 kg) = 767.252 kg 116.499 880.949 880.949,76 (0,76)
00.BAR3 382.102 Ghi nhận theo phiếu cõn, chưa xuất lần nào
218.011 600.113 600.112,99 0,01
00.CGS 291.495 Ghi nhận theo phiếu cõn, chưa xuất lần nào
00.BC63 120.183 Ước tớnh (3014 bao x 40.3 kg = 121.464 kg) 15.842 136.025 136.025,47 (0,47) 00.BDHC 45.784 Ước tớnh (766 bao x 59,5 kg = 45.777 kg) 51.440 97.224 97.224,20 (0,20)
00.KML 61.129 Ghi nhận theo phiếu cõn, chưa xuất lần nào
16.938 78.112 78.112,40 (0,40)
00.CGVA 138.613 Ước tớnh (2484 bao x 55,36 kg = 137.516 kg)
24.376 162.989 162.989,09 (0,09)
00.BTT 17.809 Ước tớnh (359 bao x 49 kg = 17.591 kg)
20.196 38.005 38.005,38 (0,38)
00.BDCO 117.649 Ước tớnh (2379 bao x 49,8 kg = 118.474 kg)
46.085 163.554 164.199,30 (645,30)
Kết luận: Chờnh lệch giữa số liệu kiểu mẫu và bỏo cỏo khụng đỏng kể, chấp
nhận số khỏch hàng.
* Lập dự phũng cho hàng chậm luõn chuyển, hư hỏng.
Kiểm toỏn viờn thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch hàng tồn kho để phục vụ việc lập dự phũng cho hàng chậm luõn chuyển, hư hỏng. Kết quả thực hiện tại Giấy làm việc số …XYZ - Lập dự phũng hàng tồn kho.
Biểu 2.9: Giấy làm việc số …XYZ - Lập dự phũng hàng tồn kho CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Lập dự phũng hàng tồn kho Ngày thực hiện:
Thực hiện
Do đặc điểm hàng tồn khotại nhà mỏy XYZ là cú thể tỏi chế sản xuất, tức sử dụng thành phẩm này tồn nhiều để làm nguyờn liệu cú thể tỏi sản xuất ra thành phẩm loại khỏc nờn hầu như khụng cps hàng tồn lõu. Tại bộ phận nghiờn cứu và cài đặt cụng thức sản xuất do muốn tận dụng tất cả cỏc nguồn nguyờn liệu hiện cú ( gồm
nguyờn liệu mới và thành phẩm bỏn khụng chạy).
Đối với nguyờn liệu đầu vào, do đó kiểm soỏt kỹ chất lượng đầu vào: Nếu hàng khụng đạt chất lượng, tức độ ẩm cào hoặc độ đạm thấp, thỡ khi sử dụng sẽ phải trộn với tỷ lệ ớt cựng với nguyờn liệu đạm chất lượng khỏc, do đú đảm bảo thành phẩm sản xuất ra đạt chất lượng theo yờu cầu. Như vậy, kyv sẽ khụng lập dự phũng.
Kiểm toỏn viờn thực hiện thủ tục phõn tớch vũng quay hàng tồn kho: Giỏ vốn bỡnh quõn 1.176.291.388.207 Số vũng quay = = Hàng tồn kho bỡnh quõn 188.624.526.463 + 229.739.255.137 2 = 5,62 360
Số ngày 1 vũng quay = = 64 ( ngày ) 5,62
Như vậy vũng quay hàng tồn kho cao, cho thấy tốc độ luõn chuyển hàng tồn kho nhanh, phự hợp với ngành nghề kinh doanh của nhà mỏy XYZ.
Kết luận: Khụng lập dự phũng.
* Kiểm tra tớnh đỳng kỳ của việc ghi nhận hàng tồn kho:
Kiểm toỏn viờn thực hiện kiểm tra việc ghi chộp hàng tồn kho để đảm bảo Nhà mỏy đó phản ỏnh đỳng giỏ trị hàng tồn kho tại thời điểm ngày 31/12/2008. Kết quả kiểm tra được thể hiện trờn giấy làm việc số …XYZ – “Kiểm tra tớnh đỳng kỡ hàng tồn kho”.
Biểu 2.10: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra tớnh đỳng kỡ hàng tồn kho
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra tớnh đỳng kỡ hàng tồn kho Ngày thực hiện:
Thực hiện
Nhà mỏy XYZ cú theo dừi hàng mua đang đi đường tại ngày 31/12/2008. Tuy nhiờn, việc theo dừi này chỉ được thực hiện với hàng nhập khẩu, đối với lụ hàng mua nội bộ, kế toỏn khụng tỏch riờng để theo dừi mà để chung vào số tồn kho vào ngày 31/12/2008 trờn bỏo cỏo hàng tồn kho.
Số tồn kho ngày 31/12/2008 = Số thực tế kiểm kờ + Hàng mua đang đi đường ( nội bộ ).
Chỉ cú bộ phận kho mới theo dừi riờng cỏc lụ hàng nhập nội bộ này.
Kiểm toỏn viờn phõn loại hàng mua nội bộ và hàng mua đang đi đường để trỡnh bày trờn bỏo cỏo.
Bỳt toỏn điều chỉnh
Nợ tài khoản 151 Cú tài khoản 152 Cú tài khoản 156
* Kiểm tra việc tớnh giỏ thành
Kiểm toỏn viờn chọn mẫu hai loại thành phẩm nhập kho nhiều nhất trong thỏng 9 để kiểm tra cỏch tớnh giỏ thành. Hai thành phẩm được lựa chọn là: OV.28AV và OV.640V. Việc kiểm tra được thực hiện theo trỡnh tự 4 bước:
Bước 1: Tập hợp nguyờn vật liệu dựng sản xuất
Cuối mỗi thỏng, phần mềm SERA sẽ tập hợp được tổng số lượng thành phẩm nhập kho trong thỏng và tổng nguyờn vật liệu xuất dựng tương ứng. Thành phẩm gồm hàng đúng bao bỡ và cỏc hàng chưa đúng bao cũn ở Silo. Bỏo cỏo tồn kho chia ra thành 2 nhúm thành phẩm đó đúng bao và chưa đúng bao. Thành phẩm chưa đúng bao sau khi xuất đúng bao sẽ nhập chung với thành phẩm đúng bao, số lượng nhập kho để đúng bao và lượng nhập kho sau khi đúng bao là khớp nhau trong cựng một thỏng. Tuy nhiờn, giỏ trị khỏc nhau vỡ hàng đó đúng bao cũn cú thờm phầm giỏ trị tăng thờm của bao bỡ. Như vậy, tại bỏo cỏo tồn kho, lượng bao bỡ xuất ra sẽ khớp với giỏ trị tăng thờm của hàng đúng bao. Tổng lượng nguyờn vật liệu xuất dựng để sản xuất ra 2 thành phẩm OV.28AV và OV.640V được phần mềm tớnh toỏn trong thỏng được trỡnh bày trong Giấy làm việc số …XYZ dưới đõy.
Biểu 2.11: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tớnh giỏ thành thành phẩm
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tớnh giỏ thành sản phẩm Ngày thực hiện:
Thực hiện
Bảng tớnh giỏ thành sản phẩm
Mó NVL Đơn giỏ xuất bỡnh quõn gia quyền Số lượng thành phẩm sản xuất trong thỏng (hàng chưa đúng bao) Giỏ trị thành phẩm tương ứng
OV.28V OV.640V OV.28V OV.640V 00.BAR 2.339 51.405 953.001 12.025.355 2.229.389.359 00.BAR3 2.412 534.231 2.727.507 1.288.805.923 6.579.980.146
00.BCP 3.921 21.935 172.167 86.009.423 675.084.769 00.BDA 211 - 518.325 - 109.498.945 00.BDAM 186 12.629 270.748 2.345.581 50.287.853 00.BDCO 1.115 16.300 172.725 18.170.040 192.541.114 00.BDD 4.252 380.892 2.347.997 1.619.538.932 9.983.605.970 00.BDHC 2.531 21.825 47.325 55.230.480 119.760.938 00.BMI 3.613 - 110.571 - 399.490.225 00.BMI1 3.978 - 95.879 - 381.400.809 00.BMIN 2.900 - 39.186 - 113.640.125 00.CGS 2.789 - 698.860 - 1.949.031.056 00.CGVA 1.901 - 47.160 - 89.667.224 00.CUT 3.190 - 17.323 - 55.260.505 00.DCA 5.512 15.053 - 82.975.663 - 00.DDN 11.589 39.225 41.259 - 478.163.708 00.GA 3.545 3.345 14.849 139.048.167 52.638.017 00.GLC 7.414 21.835 16.485 24.800.560 122.223.389 00.KML 2.173 3.200 258.960 47.441.420 562.648.509 00.SET 509 - 25.256 1.629.699 12.862.998 00.VIT 3.169 - 56.986 - 180.573.271 02.NT643 13.488 3.267 43.178 - 582.376.576 02.R02181 58.029 - - 189.581.350 - 03.CADL 44.306 3.645 12.953 - 573.909.773 03.FMAL 9.459 113 30.619 34.480.104 289.637.699 03.LYS 21.394 2.150 - 2.406.878 - 03.MET 30.396 1.089 17.899 65.356.420 544.077.840 04.BCS 2.805 8.636 3.054.147 24.218.629
Ghi chỳ
Trong kỳ, hầu như toàn bộ số hàng chưa đúng bỏo sẽ được đúng bao, chỉ cú một số ớt cũn tồn lại qua kỳ sau. Một số thành phẩm chưa đúng bao sau khi kiểm tra phỏt hiện bị hỏng, lỗi,… phải đem vào sản xuất lại hoặc đi tỏi chế thành sản phẩm khỏc.
Đối với hàng OV.28AV Đối với hàng OV.640V Lượng tồn 01/09 25.150 36.640 Thực nhập từ sản xuất 1.128.825 8.727.288 Đem tỏi chế 47.400 36.460 Lượng đem đi đúng bao 1.106.575 8.691.380 Thừa( thiếu) do quản lý - 32 Lượng tồn 30/09 0 36.120
Mỗi loại thành phẩm sẽ được đúng bao theo nhiều quy cỏch khỏc nhau ( theo số kg từng bao). Sau khi đúng thành từng bao khỏc nhau, thành phẩm cũng sẽ được đổi sang mó khỏc ( theo quy cỏch bao) để tiện theo dừi, phần mềm SERA cũng cung cấp thụng tin chi tiết việc ra bao của cỏc thành phẩm.
Bước2: Tớnh hệ số phõn bổ cho từng loại thành phẩm
Kiểm toỏn viờn sẽ tớnh lại hệ số phõn bổ chi phớ cho ba loại thành phẩm là: Thành phẩm đậm đặc (DD), thành phẩm hỗn hợp (HH) và thành phẩm dạng viờn (VIEN).
Trong khi thực hiện tớnh toỏn hệ số phõn bổ chi phớ, kiểm toỏn viờn phỏt hiện: Tổng chi phớ phỏt sinh theo tớnh toỏn lại của kiểm toỏn viờn là: 3.422.533.331 VNĐ, giỏ trị này khụng khớp với chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung theo sổ sỏch kế toỏn. Nguyờn nhõn là tại thời điểm cuối thỏng, sau khi nhõn viờn tớnh giỏ thành đó tập hợp chi phớ lờn bảng tớnh giỏ thành thỡ kế toỏn lại hạch toỏn tiếp một số nghiệp vụ cú liờn quan đến chi phớ, dẫn đến chi phớ phỏt sinh thực tế luụn lớn hơn chi phớ dựng đề tớnh giỏ thành.
Khi tớnh hệ số, chỉ phõn bổ chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung cho cỏc thành phẩm. Riờng chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung cho việc sơ chế nguyờn liệu sẽ làm tăng giỏ trị nhập kho của nguyờn liệu, nghĩa là khụng đi vào giỏ trị của thành phẩm, do đú kế toỏn khụng phõn bổ, điều này là hợp lý.
Kết quả thực hiện tại giấy làm việc số …XYZ - Hệ số tớnh được cho thành phẩm dạng viờn là 189,99.
Biểu 2.12: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tớnh giỏ thành thành phẩm – Tớnh hệ số phõn bổ
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tớnh giỏ thành sản phẩm Ngày thực hiện: Tớnh hệ số phõn bổ chi phớ Thực hiện Bảng tớnh hệ số phõn bổ chi phớ DD HH VIEN Tổng Chi phớ dựng phõn bổ 259.863.524 84.410.361 2.999.642.146 3.343.916.031 Tổng số lượng thành phẩm sản xuất ra 1.768.931 551.015 15.788.312 18.108.258
Chi phớ sơ chế nguyờn liệu 78.617.300 Tổng chi phớ phỏt sinh 3.422.533.331 Hệ số phõn bổ cho từng sản phẩm 146,90 153,19 189,99
Bước 3: Phõn bổ chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung vào hai thành phẩm đó chọn:
Bảng 2.2: Bảng phõn bổ chi phớ
Mó thành phẩm OV.28AV OV.640V Loại thành phẩm Viờn Viờn Hệ số phõn bổ 189,99 189,99 Thành phẩm nhập kho 1.128.825 8.727.288 Chi phớ nhõn cụng, sản xuất chung 214.466.975 1.658.108.833
Bước 4: Xỏc định mức ảnh hưởng khi chi phớ dựng để xỏc định giỏ thành khỏc với chi phớ thực tế phỏt sinh
Theo kết quả tớnh toỏn lại tại bước 2, kiểm toỏn viờn phỏt hiện cú sự chờnh lệch tổng chi phớ phỏt sinh giữa kết quả tớnh toỏn của kiểm toỏn viờn và số liệu trờn sổ kế toỏn, vỡ vậy kiểm toỏn viờn phải thực hiện trờn giấy làm việc số 5448 XYZ – Kiểm tra tớnh giỏ thành thành phẩm – Xỏc định mức độ ảnh hưởng khi chi phớ dựng để xỏc định giỏ thành khỏc với chi phớ thực tế phỏt sinh.
Biểu 2.13: Giấy làm việc số …XYZ – Kiểm tra việc tớnh giỏ thành thành phẩm – Xỏc định mức ảnh hưởng khi chi phớ dựng xỏc định
giỏ thành khỏc chi phớ thực tế phỏt sinh. CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiếu: Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm tra việc tớnh giỏ thành sản phẩm Ngày thực hiện:
Xỏc định mức ảnh hưởng khi chi phớ dựng xỏc định giỏ thành khỏc chi