Cũng như phần cứng thì phần mềm được sử dụng trong công ty cũng phụ thuộc vào đối tượng nhân viên. Cụ thể như sau:
TT Tên phần mềm Nguồn cung cấp Vai trị
1 Jira Cơng ty phần mềm
Atlassian
Hỗ trợ đẩy các công việc, lỗi phần mềm lên hệ thống để quản lý 2 Visual Studio Microsoft Hỗ trợ lập trình
3 SQL sever 2016 Microsoft Quản trị CSDL
4 Figma Công ty Figma Về giao diện, thiết kế prototype
5 Postman Postman Cho phép thao tác với API
TT Tên phần mềm Nguồn cung cấp Loại phần mềm
2017
2 AMIS MISA Phần mềm quản lý nhân
sự TT Tên phần mềm Nguồn cung cấp Vai trò
1 DMS Sapo Dùng để quản lý thông tin
khách hàng , quản lý nhân viên, quản lý ngày làm việc, và các vấn đề phát sinh trong công việc , họp.
2 Googhle docs Google Dùng cho soạn thảo văn
bản, hợp đồng, tính tốn, lập kế hoạch, lập báo cáo. 3 TeamViewer TeamViewer GmbH Truy cập máy tính từ xa 4 Skype Skype technologies Trao đổi cơng việc , tệp
tin, hình ảnh.
5 Ultraview Truy cập máy tính từ xa
Bảng 1.7. Bảng phần mềm ứng dụng
c, Con người
- Công ty được sáng lập và điều hành bởi Tổng Giám đốc - Trần Trọng Tuyến và
Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Thị Minh Khuê. Bên cạnh Ban Tổng giám đốc là trợ thủ đắc lực của Ban Trợ lý giám đốc do chị Nguyễn Thị Phương Liên đảm nhiệm. Ngoài ra đội ngũ lãnh đạo cơng ty cịn có Ban giám đốc cơng ty, các Trưởng phịng và Trưởng nhóm.
-Số lượng nhân sự trên tồn Cơng ty: Khoảng 1035 nhân sự ( Tính đến 8/2021) ST
T
Khối Số lượng nhân
viên
1 Ban Giám đốc 2
2 Ban Trợ lý 5
3 Hỗ trợ Kinh doanh 54
4 Khối Tăng trưởng 28
5 Khối dịch vụ khách hàng 138
6 Khối Công nghệ và phát triển sản phẩm
222
7 Các dự án kinh doanh 45
Tổng 1035 Bảng 1.8. Cơ cấu nhân viên trong các bộ phận của Công ty
Cồ phần cơng nghệ Sapo
Hình 1.3. Cơ cấu nhân viên của Công ty Cồ phần công nghệ Sapo theo trình độ học vấn
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Công tác đào tạo nhân sự: 100% nhân sự được tham gia đào tạo thường xuyên tại công ty và làm các bài test sản phẩm 2 tuần 1 lần, ngoài ra sẽ được đào tạo bởi các giảng viên được công ty mời đến giảng dạy tại công ty. Trong tổng số hơn 1000 nhân viên có các vị trí, nhiệm vụ đặc thù của từng phịng ban. Trong đó có gần 22% nhân viên thuộc khối công nghệ và phát triển sản phẩm, và 86% nhân viên dưới 30 tuổi.
d, Quy trình nghiệp vụ quản lí kho
- Hoạt động xử lí dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào từ bàn phím máy tính do người sử dụng nhập, sau khi dữ liệu đã được nhập thì nó sẽ được lưu lại vào phần mềm và được đưa vào các nghiệp vụ xử lí dữ liệu như là Quản lí sản phẩm : Tên sản phẩm, mã sản phẩm ( tự sinh hoặc có thể được nhập) , số lượng sản phẩm, …. Sau mỗi thao tác về sản phẩm thì dữ liệu sẽ được phần mềm xử lí theo cách khác nhau tùy do mỗi nghiệp vụ đã được lập trình. Về thời gian xử lí là rất nhanh khoảng từ 0.5 – 1.5 giây tùy vào đường truyền mạng máy tính hoặc điện thoại ( do phần mềm được viết trên nền tảng website và điện toán đám mây nên dữ liệu sẽ được xử lí rất rất nhanh, tốc độ
xử lí và lưu trữ phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền mạng). Các dữ liệu sẽ được tự động xử lí theo mỗi lần hàng xuất kho, nhập kho tự động tăng giảm trừ kho mỗi khi có yếu tố tác động đến số lượng sản phẩm. Và dữ liệu được tự động thay đổi nhiều nhất là số liệu vì số liệu phản ảnh rõ về xuất nhập tồn sản phẩm. Giá trị trong kho sẽ tự động thay đổi khi: bán hàng qua phần mềm, nhập hàng về, sửa số lượng tồn sản phẩm ( kiểm kho điều chỉnh sau khi cân bằng kho) , xóa sản phẩm, thêm sản phẩm. Nếu khơng làm gì ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm thì sẽ khơng bị tự động thay đổi số lượng.
- Hoạt động báo cáo thống kê: Phần mềm quản lý kho sapo có rất nhiều các loại báo cáo thống kê về báo cáo kho có 6 báo cáo chính : báo cáo tồn kho ( báo cáo số lượng và giá trị tồn kho của chi nhánh cửa hàng và tồn bộ hệ thống), sổ kho ( quản lí lịch sử giao dịch xuất nhập kho), báo cáo tồn kho dưới định mức(quản lí các sản phẩm có tồn kho dưới định mức), báo cáo tồn kho vượt định mức (quản lí các sản phẩm có tồn kho vượt định mức), báo cáo xuất nhập tồn sản phẩm( quản lí tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kì của sản phẩm) ,báo cáo kiểm kê sản phẩm ( quản lí các thơng tin khi kiểm kê hàng hóa, số lượng hàng hỏng và các lý do khác). Trong mỗi mục báo cáo thì đều có các bộ lọc để người sử dụng phần mềm có thể chọn và lọc ra các trường thơng tin muốn hiển thị như là tên sản phẩm, tên nhà cung cấp, trạng thái sản phẩm, mã sản phẩm , …
2.1.8 Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động quản líkho thơng minh kho thơng minh
Hoạt động quản lý kho hiện nay tại công ty cổ phần công nghệ Sapo gồm các quy trình:
2.1.8.1 Quy trình nhập hàng:
Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cáo cho ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm
kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Sau khi kiểm tra xong, nếu hàng đã đảm bảo thì bộ phận kho lập phiếu nhập kho. Thông tin của phiếu nhập sẽ được lưu vào trong file excel. Những
hàng hóa khơng đáp ứng được u cầu chất lượng và số lượng sẽ được bộ phận quản lý kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Một số hàng hóa khi xuất bán cho khách hàng vì một lý do nào đó mà bị trả lại thì cũng được đưa về nhập kho. Sau mỗi lần nhập hàng, bộ phận kho căn cứ vào phiếu nhập để điều chỉnh lại thơng tin hàng hóa cho khớp.
2.1.8.2 Quy trình xuất hàng:
Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Bộ phận bán hàng có chức năng nhận yêu cầu. Sau đó liên lạc trực tiếp với bộ phận kho về yêu cầu của khách hàng. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thơng báo về số lượng hàng cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Mỗi lần xuất hàng bộ phận kho phải lập phiếu xuất và sau đó điều chỉnh lại thơng tin về hàng xuất. Thông tin về phiếu xuất được lưu lại trong file excel.
2.1.8.3 Thống kê, báo cáo:
Qua khảo sát thực tế thấy được những ưu, nhược điểm của quy trình quản lý kho hiện nay:
a) Ưu điểm:
Hiện tại, do việc quản lý thông tin nhập xuất kho được thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ cơng nên các chi phí về máy móc, thiết bị là khơng đáng kể, đồng thời cũng khơng địi hỏi nhân viên phải có trình độ hiểu biết tin học tốt hay khả năng sử dụng máy vi tính thành thạo
Với quy trình này, cơng ty đã kiểm sốt được các mặt hàng kinh doanh khá tốt. Quy trình lưu trữ và khai thác thông tin dễ thực hiện.
Đã thực hiện tin học hóa trong một số khâu của quy trình giúp giảm thời gian, cơng sức như khâu lập phiếu nhập, phiếu xuất kho.
-Cơng ty cịn chưa có phần mềm chun dụng để quản lý kho, mà mới chỉ sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Excel, Microsoft Word. Do đó với file dữ liệu có dung lượng lớn thì q trình tìm kiếm, khai thác thơng tin diễn ra chậm.
-Một số nghiệp vụ được tin học hóa tuy nhiên khơng có sự kết nối với nhau, do đó khi nhập hàng hoặc xuất hàng, bộ phận kho phải căn cứ vào phiếu nhập hoặc xuất kho để điều chỉnh lại thông tin của các hàng hóa. Điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn trong lúc điều chỉnh thông tin.
- Việc xây dựng phần mềm quản lý kho sapo sẽ dễ dàng và hiệu quả nhưng nó vẫn có những phần hạn chế như sau về các thiết khị phần cứng , phần mềm và qui trình quản lí kho:
+) Phần cứng mặc dù có tiềm lực về phần cứng rất lớn nhưng Sapo cần phải cải thiện các thiết bị của mình lên nhiều hơn và thay một số thiết bị phần cứng cần thiết vì cơng ty cũng đã thành lập được hơn 10 năm nếu vẫn còn tiếp tục sử dụng các thiết bị máy móc cũ thì sợ rằng các thiết bị đó sẽ khơng thể có cấu hình đáp ứng được các phần mềm bây giờ. Cần tăng số lượng phần cứng để phục vụ cho việc xây dựng phát triển phần mềm và phục vụ cho con người sử dụng có nhiều thiết bị hơn đồng nghĩa với việc con người sẽ nhàn hơn và xử lí cơng việc nhanh hơn, nếu khơng gia tăng các thiết bị phần cứng thì sẽ khơng gia tăng được năng suất lao động.Cấu hình mạng cần phải được ổn định 1 cách tối ưu nhất vì mọi dữ liệu ở phần mềm đều bị ảnh hưởng bởi đường truyền mạng rất nhiều.
+) Quy trình xử lý số liệu và báo cáo thống kê: dữ liệu được xử lý nhiều và xử lý bị ảnh hưởng nhiều bởi đường truyền mạng, nếu mất mạng thì sẽ gây ra sự gián đoạn về dữ liệu và phần mềm sẽ bị chậm hoặc lỗi. Về báo cáo thống kê, mặc dù có 6 mục báo cáo kho chính nhưng mà quy trình hoạt động vẫn chưa thể hồn hảo vì trong phần bộ lọc vẫn chưa thể có các tính năng mà khách hàng cần.
c) Bài học kinh nghiệm
- Một doanh nghiệp đang phát triển thâm niên 12 năm như công ty cổ phần công nghệ Sapo đang ngày càng đổi thay và tăng trưởng nhưng những việc ứng dụng công nghệ về phần cứng và phần mềm vẫn chưa là tối ưu nhất. Cũng như sapo , kiot việt và
nhanh.vn lại đang hoạt động tốt phần mềm của mình nhờ đầu tư lớn vào các thiết bị phần cứng,phần mềm và qui trình nghiệp vụ cơng nghệ phần mềm để tối ưu nhất cho phần mềm quản lý của họ, nên khi hoạt động phần mềm thì kiot việt hoạt động khá là ổn định không hay gặp lỗi nhiều như sapo. Vì vậy điều ta cần rút ra ở đây là nên đầu tư vào phần mềm hỗ trợ để tăng chất lượng sản phẩm cũng như giảm bớt rủi ro và đặc biệt là sẽ thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận. Hơn thế nữa là phát triển và trở thành công ty phần mềm quản lý số 1 Việt Nam.
2.1.9 Định hướng phát triển của công ty cổ phần công nghệ Sapo trong thờigian tới gian tới
- Tốc độ phát triển mạnh mẽ của Thương mại điện tử, xu hướng kinh doanh mới
ngày càng trở nên phổ biến,kinh doanh đa sàn đa dạng mơ hình ngày càng nhiều. Sapo vẫn ln tìm tịi, tiếp thu và ứng dụng thương mại điện tử vào trong hoạt động kinh doanh của mình. Công ty tiếp tục định hướng phát triển theo hướng:
- Mở rộng thị trường bán lẻ, tập trung vào tập khách hàng tiềm năng là các cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh. Tiếp tục chăm sóc, khuyến khích, tạo điều kiện cho các cá nhân truyền thơng và giới thiệu, bán các sản phẩm của Công ty. Tùy vào từng đối tượng khách hàng sẽ áp dụng những chính sách phù hợp nhằm mục đích cao nhất là mang đến sản phẩm tốt nhất và sự hài lòng cao nhất cho từng khách hàng.
- Kế thừa và tiếp tục phát triển các kênh bán hàng trực tuyến để phân phối sản phẩm, nâng cao hiệu quả việc sử dụng các công cụ website, social marketing… để kết nối với khách hàng cũ và tiếp cận khách hàng mới.
- Cam kết cung cấp sản phẩm có chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, lấy uy tín làm đầu nhằm định vị hình ảnh Cơng ty trên thị trường.
- Từng bước xây dựng, phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, củng cố kiến thức về thương mại điện tử, am hiểu nghiệp vụ để tư vấn, tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
Về thị trường
- Với số lượng khách hàng hiện tại đang là hơn 67.000 khách hàng, Sapo sẽ cán mốc 200.000 khách hàng vào năm 2020.
- Phủ xanh khắp 63 tỉnh thành Việt Nam và trở thành đơn vị đứng đầu Việt Nam về lĩnh vực Thương mại điện tử.
- Ngồi mục tiêu trong nước, Sapo cịn muốn vươn ra biển lớn tiếp cận và triển khai dịch vụ thành công ở 3 nước khu vực Đông Nam Á ( Thái lan, ma lai si a, indonexia)
Về nhân sự
- Công ty nỗ lực xây dựng đội ngũ nhân sự hùng mạnh, trẻ trung, nhiệt huyết, kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ. Với số nhân viên hiện tại là hơn 1000 nhân viên, công ty sẽ nâng số nhân viên lên đến 1500 nhân viên vào năm 2023
- Cùng với đó, doanh nghiệp khơng ngừng khơng ngừng nâng cao mức sống, phát triển chính sách đãi ngộ cho nhân viên, mang lại một cuộc sống sung túc cho thành viên của mình, để các Sapoer ln hạnh phúc trong cuộc sống, nỗ lực hết mình trong cơng việc và gắn bó phát triển lâu dài cùng cơng ty
Về thương hiệu
Sapo ln khơng ngừng nghiên cứu cơng nghệ mới để đón đầu xu hướng 2023 - Trở thành công ty công nghệ cung cấp giải pháp bán lẻ và thương mại điện tử số 1 Việt Nam
- Phát triển Sapo trở thành công ty công nghệ cung cấp nền tảng quản lý bán hàng đa kênh có nhiều khách hàng nhất Đơng Nam Á được nhà bán hàng đánh giá là hiệu quả và dễ dàng
Và trên hết, Sapo mong muốn mang lại một lợi nhuận bền vững cho các nhà đầu tư và có đóng góp thiết thực cho xã hội.
CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ THƠNG MINH SAPO
3.1 Phân tích đặc tả yêu cầu tính năng quản lí kho Sapo
3.1.1 Đặc tả chức năngMơ tả bài tốn Mơ tả bài tốn
HTTT quản lý kho tại Cơng ty Cổ phần Sapo được mô tả như sau: - Quản lý nhập
Khi mặt hàng nào đó trong kho sắp hết hoặc đã hết thì bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành báo cáo cho ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ lệnh cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng được mua về kho, bộ phận kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có đúng với yêu cầu mua hàng không. Nếu số lượng và chất lượng đạt yêu cầu thì bộ phận kho sẽ lập một phiếu nhập. Trên phiếu nhập có ghi rõ số hiệu phiếu, tên nhà cung cấp, các thông tin về sản phẩm được nhập: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng nhập, thành tiền, chữ ký của người viết phiếu, người nhận và thủ trưởng đơn vị. Phiếu nhập được viết thành 2 bản, một bản giao cho nhà cung cấp, một bản lưu giữ lại sau khi sản phẩm được chuyển vào kho. Nếu chất lượng khơng đảm bảo u cầu thì từ chối nhập.
Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng trong kho. Nếu sản phẩm đủ để đáp ứng yêu cầu thì bộ phận kho sẽ lập một phiếu xuất