Yếu tố chi phí Kế hoạch đã điều chỉnh Thực tế ∆Biến động Nguyên nhân ∆Giá ∆Lượng Chi phí văn phịng phẩm Chi phí bảo trì máy móc (nếu có)
Chi phí th GV thỉnh giảng Chi phí tiền điện Chi phí điện thoại
Chi phí khác Tổng cộng
Trong đó:
∆KQ = KQ1 – KQ0
KQ1 = Q1 *P1 KQ0 = Q0*P0
∆KQ: Chênh lệch thực tế so với dự toán
KQ1: kết quả thực tế ∆KQ0: kết quả dự toán
P1: đơn giá thực tế P0: đơn giá dự toán ∆KQ = ∆Q + ∆P = ∆ lượng + ∆ giá
∆Q = (Q1 – Q0) *P0 ∆P = (P1- P0)*Q0
∆Q: chênh lệch về lượng ∆P: chênh lệch về giá
3.2.3 Hệ Thống kế tốn chi phí và đánh giá, phân tích biến động chi phí
Chi phí là một trong những vấn đề được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Bởi nó có ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển của đơn vị. Qua quá trình khảo sát về vấn đề này tại các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam tác giả nhận thấy rằng để nâng cao hiệu quả của cơng tác này tại các đơn vị thì các đơn vị nên xây dựng một số nội dung như sau:
Hệ thống kế tốn chi phí và đánh giá
Để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo cần phải xác định được: Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành; phân loại chi phí của q trình đào tạo; trình tự tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo
• Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo:
Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo là học sinh các khóa, các ngành. Theo đó chi phí phát sinh được tập hợp theo từng ngành và giá thành được xác định cho mỗi HS-SV của từng ngành- bậc vào mỗi cuối năm học sau khi đã tập hợp được tồn bộ chi phí phát sinh.
• Phân loại chi phí của quá trình đào tạo:
Sau khi xác định được đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo, chúng ta tiến hành phân loại để tiến hành tập hợp chi phí. Để phục vụ cho q trình ra quyết định và sẽ phân loại chi phí đào tạo thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí mà có thể tính thẳng vào đối tượng, nó gắn liền với sự tồn tại của đối tượng như chi phí thuê giáo viên, vật liệu thực tập, điện, nước phấn bảng…
Chi phí gián tiếp là chi phí khơng thể tính hẳn vào đối tượng mà phải tiến hành phân bổ chi phí vì nó liên quan tới nhiều đối tượng tập hợp chi phí, chi phí gián tiếp gồm: chi phí cho bộ phận quản lý của từng khoa, chi phí phục vụ quản lý tồn trườn, chi phí hỗ trợ HS-SV
Sơ đồ 3.2 Mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và đối tượng tập hợp chi phí [12, 48]
• Trình tự tập hợp chi phí và tính giá thành đào tạo:
−Đối với chi phí trực tiếp: Tập hợp cho từng ngành học căn cứ váo định mức chi phí phát sinh và định mức học phí của các văn bản nhà nước (nghị định 49/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và nghị định 74/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013) [2]
−Đối với chi phí gián tiếp: tập hợp chi phí theo từng bộ phận trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh, phân bổ chi phí gián tiếp cho từng ngành đào tạo theo tiêu thức thích hợp. chẳng hạn chi phí phục vụ khoa phân bổ theo lớp học của khoa, chi phí phục vụ trường phân bổ theo số lớp học tồn trường; chi phí hỗ trợ , phục vụ học sinh phân bổ theo số lượng học sinh của từng ngành học.
−Tính giá thành sản phẩm đào tạo: giá thành được tínhh cho từng ngành học cho từng năm học và chia số lượng học sinh, sinh viên của từng ngành. (phụ lục 11)
Phân tích biến động chi phí
Xây
Định phí đóng vai trị quan trọng trong hoạt động thu- chi tại các đơn vị là căn cứ để các đơn vị tiến hành xây dựng dự tốn và cũng chính là cơ sở để đơn vị kiểm tra, kiểm sốt q trình thu – chi tại đơn vị. Hiện nay có một số trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam được khảo sát đã tiến hành đưa ra các mức định phí cụ thể và quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị mình, tuy nhiên những mức định phí hoặc khốn chi phí chỉ dừng lại ở những chi phí rất thấp và khơng có ảnh hưởng nhiều tới tình trạng tài chính của đơn vị. Do đó đề q trình phân tích biến động chi phí được trở nên hiệu quả thì các đơn vị đặc biệt là các đơn vị có sự biến động chi phí đối với biến phí lớn thì nên có những quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
− Trên cơ sở phương pháp thống kê kinh nghiệp và phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật để xây dựng định mức chi phí, do vậy khi xây dựng định mức chi phí cần đạt được những yêu cầu sau:
− Định mức chi phí phải đáp ứng được mức yêu cầu tối thiểu và cần thiết cho việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và phù hợp với điều kiện thực tế.
− Định mức chi phí phải đảm bảo cân đối, hài hịa cân bằng cho các đối tượng áp dụng.
− Định mức chi phí phải đảm bảo cho một thời gian dài đủ để đảm bảo cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt và lập dự toán.
Nội dung nên xây dựng định mức thu: Đối với các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam các khoản phát sinh thường xuyên phải đảm bảo thu bù chi như, học lại, thi lại, thu dịch vụ phải đảm bảo thu = tất cả chi phí (định phí và biến phí) + khoản chênh lệch dự kiến, các khoản thu từ việc cho học sinh thuê Ký Túc Xá phải đảm bảo khoản thu phải bù chi.
Xây dựng định mức chi: xây dựng mức chi nguyên vật liệu thực tập cho các phịng khoa bên kỹ thuật, định mức chi phí đi thực tập, thực tế đối với các lĩnh vực kinh tế, định mức văn phịng phẩm, cơng tác phí cho các phòng ban.
Xây
dựng các báo cáo
Trong quá trình hoạt động các đơn vị có các quy định chế độ, định mức thu- chi dự toán thu – chi đã được xây dựng từ đầu năm tuy nhiên các đơn vị vẫn phát sinh các chi phí cao hơn hoặc thấp hơn mức quy định. Do vậy để cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị để quyết định điều chỉnh cho phù hợp thì yêu cầu thiết lập các báo cáo kiểm sốt theo nhóm mục thu hoặc nhóm mục chi.