Nội dung năm …. Kế hoạch Thực hiện Tăng/ giảm so với kế hoạch tỷ lệ % của thực hiện so với kế hoạch 1 2 3 4 5 = ((3- 2)/2)*100% TỔNG THU 1. Ngân sách 2. Học phí 3. Thu khác TỔNG CHI
1. Chi con người 2. Chi quản lý hành chính 3. Chi mua sắm hoạt động
chun mơn 4. Chi khác
II. THUYẾT MINH DỰ TOÁN CHI
Nội dung năm 2012 Kế hoạch Thực hiện Tăng/ giảm so với kế hoạch tỷ lệ % của thực hiện so với kế hoạch
1 2 3 4 5 =(4/2)*100% 1. Chi con người
1.1 Tiền lương 1.2 Tiền công 1.3 Phụ cấp 1.4 Học bổng học sinh 1.5 Tiền thưởng 1.6 Phúc lợi tập thể 1.7 Các khoản đóng góp 2. Chi quản lý hành chính 2.1. Điện 2.2. Nước 2.3. Nhiện liệu 2.4. Vệ sinh mơi trường
2.5. Vật tư văn phịng 2.6. Thơng tin, truyền thơng
2.7. Sách thư viện 2.8. Cơng tác phí 2.9. Chi phí thuê mướn
2.10 Sửa chữa thường xuyên
3. Chi mua sắm hoạt động chuyên môn
3.1.In ấn, vật tư phục vụ hoạt động chuyên mơn 3.2. Chi thanh tốn hợp
đồng bên ngoài 3.3. Chi đầu tư vào tài sản
4. Chi khác Cộng (1 + 2 + 3 + 4)
3.2.4 Thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định
Quá trình ra quyết định của đơn vị là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế tốn nhất là thơng tin của kế toán quản trị cung cấp. Căn cứ vào thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực hiện quyết định cũng như nguồn tài trợ cho các quyết định này thì có thể chia quyết định làm hai loại:
−Quyết định ngắn hạn: Đây là các quyết định mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng cũng như thời gian thực hiện dưới một năm thông thường các quyết định này gắn liền với nguồn tài trợ ngắn hạn. như các quyết định về mức học phí, định mức chi phí, nguồn khen thưởng trong năm.
−Quyết định dài hạn: quyết định dài hạn là các quyết định chiến lược mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng cũng như thời gian thực hiện thường kéo dài trên một năm, các quyết định này thường liên quan tới việc đầu tư tài sản cố định, do vậy được đầu tư bằng một nguồn vốn khá lớn do vậy được đầu tư bằng nguồn quỹ chuyên dụng hoặc nguồn tín dụng.
Trong khn khổ luận văn thạc sĩ và khả năng ứng dụng đối với các trường trung cấp chuyên nghiệp thì tác giả chỉ đi sâu vào việc vận dụng thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn. Để cung cấp thông tin cho các quyết định ngắn hạn kế toán quản trị sẽ sử dụng các kỹ thuật sau: Vận dụng lý thuyết thơng tin thích hợp, sử dụng kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để tính đơn giá cho đào tạo, và sử dụng bảng báo cáo thơng tin thích ra quyết định trong trường hợp đặc biệt
Vận dụng lý thuyết thơng tin thích hợp:
Đây là khâu quan trọng và có ý nghĩa bao trùm nhất vì làm giảm thiểu được thời gian thu thập và xử lý thơng tin, làm hạn chế tình trạng q tải thơng tin gây ra quyết định sai lầm. Thơng tin thích hợp phải đạt được hai tiêu chuẩn sau: có liên quan tới tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án được xem xét.
−Trình tự nhận diện thơng tin thích hợp sẽ gồm 4 bước sau đây:
Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan tới thu nhập và chi phí của các
phương án đang được xem xét.
Bước 2: loại bỏ chi phí chìm vì đây là chi phí tồn tại ở tất cả các phương án
Bước 3: loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí giống nhau ở tất cả các phương án
Bước 4: phần thông tin đã được loại bỏ ở bước 2 và bước 3 sẽ là nền tảng cho việc so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu. Kết thúc bước này kế toán quản trị có một báo cáo tóm tắt thơng tin thích hợp giúp nhà quản trị có căn cứ đáng tin cậy để đưa ra quyết định cuối cùng.
Sử dụng kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận:
Để xác định nội dung của các khoản biến phí, định phí, thặng dư mục tiêu, số dư đạm phí mục tiêu chúng ta sẽ phân tích qua mơ hình mối quan hệ chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (CVP).
Trong doanh nghiệp phân tích mối quan hệ CVP là một biện pháp hữu ích trong việc lựa chọn đề ra quyết định liên quan đến chi phí, khối lượng sản phẩm để đảm bảo mức lợi nhuận mong muốn. Tại các cơ sở giáo dục công lập, mục tiêu lợi nhuận không phải là mục tiêu cuối cùng nhưng vẫn có thể vận dụng mơ hình này để phục vụ việc ra quyết định của các nhà quản trị, đó là việc phân tích giữa lợi ích và chi phí để làm cơ sở lựa chọn cho các phương án khác nhau với mục đích đạt được hiệu quả như mong muốn.
−Phân tích điểm hịa vốn: Phân tích điểm hịa vốn có thể giúp nhà quản trị xem xét quá trình đào tạo một cách chủ động và tích cực, xác định trường hợp nào thì mở rộng, duy trì hay thu hẹp quy mơ đào tạo nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Phương trình điểm hịa vốn:
doanh thu = Biến phí + Định phí
− Xác định biến phí: Là các khoản chi phí tỷ lệ thuận với học sinh, khi tính cho
một HS thì biến phí khơng đổi, nếu khơng có HS thì biến phí này bằng 0. Biến phí trong trường học thường là các khoản chi phí như tiền vật tư thực tập cho học sinh, tiền thuê giáo viên thỉnh giảng, tiền thuê phòng bên ngồi, chi phí vật liệu giảng dạy, biến phí quản lý và phục vụ học sinh. Tuy nhiên trong một số trường hợp đối với các trường mới thành lập thì mục tiêu tăng số lượng người học quan trọng nhất thời điểm đó thì có thể vận dụng cơng thức điểm hịa vốn để tính ra mức học sinh tối ưu và giảm thiểu các chi phí biến phí chưa cần thiết để giảm áp lực về mức học sinh để đạt được điểm hòa vốn.
− Xác định định phí: là những khoản khơng thay đổi theo sự biến động quy mô
HS nhưng khi tính cho một học sinh thì định phí thay đổi. Định phí trong trường là các khoản chi phí như tiền lương tháng, phụ cấp của giáo viên, chi phí khấu hao giảng đường, phịng học, phịng thí nghiệm, chi phí khấu hao phương tiện, đồ dùng dạy học, định phí quản lý và phục vụ cấp khoa, cấp trường. Trong đó các chi phí từ Khấu hao tài sản thường đơn vị rất khó tác động vào đây chủ yếu là được nhận từ cấp trên giao xuống do để đơn vị chỉ có thể kiểm sốt nguồn định phí tại đơn vị thơng qua chi phí về giáo viên, các khoản phụ cấp khác do trường hỗ trợ.
Số dư đảm phí = số thu được từ học sinh – mức biến phí
Trong phạm vi đề tài này tác giả sẽ nghiên cứu số dư đảm phí trung bình qn cho trong đơn vị vì trong trong mỗi đơn vị sẽ có các ngành khác nhau ứng với mức chi phí khác nhau, việc tính số dư đảm phí từng lớp hoặc từng ngành sẽ rất phức tạp với điều kiện số lượng nhân sự hạn chế trong phịng kế tốn của mỗi đơn vị
Cách xác định các điểm hòa vốn:
− Xác định thặng dư mục tiêu: Đây là mục tiêu khi các trường trường trung
cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam đã phát triển và tạo ra thương hiệu cho mình thì mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận (tăng chênh lệch thu>chi) là mục tiêu tương đối quan trọng. Đối với các trường trung cấp chuyên nghiệp nói chung và trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam nói riêng thì lợi nhuận khơng phải là mục tiêu chính để các đơn vị này hoạt động, tuy nhiên trong chiến lược phát triển lâu dài thì các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam cũng phải cố gắng hoạt động để tạo ra được số chênh lệch thu > chi một khoản nhất định nhằm chi tiêu chung cho hoạt động phúc lợi, cải thiện mức thu nhập của CC-VC, tích lũy để xây dựng và phát triển trong tương lai.
− Số dư đảm phí mục tiêu: là số dư đảm phí mà các đơn vị muốn đạt được để
có thể bù đắp được định phí và tạo ra thặng dư mục tiêu. Từ việc xác định được mục tiêu chênh lệch thu > chi là bao nhiêu để nâng cao mức sống cho CC-CV thì bộ phận kế tốn quản trị sẽ xác định được trong năm học đó cần tuyển được bao nhiêu học sinh để đạt mục tiêu thông qua công thức sau:
Ra quyết định trong trường hợp đặc biệt
− Sử dụng năng lực nhàn rỗi: khi đạt được thặng dư mục tiêu tức là các chi phí
phí thấp hơn (vì lúc này các định phí đã được bù đắp nên khi phát sinh các lớp học chỉ có phát sinh biến phí nên chi phí tương đối thấp)
− Thuê hay tuyển mới giáo viên: Đối với một số đơn vị thiếu một số lượng rất ít giáo viên nhưng vẫn còn chỉ tiêu biên chế để tuyển thì có thể cân nhắc chi phí giữa việc thuê và việc tuyển mới cho phù hợp (vì đơn vị sự nghiệp đa số đều là đơn vị được tự chủ cơng tác tài chính và bộ máy nhân sự), để giảm mức định phí cho đơn vị. Khi tiến hành so sánh giữa tổng chi phí bỏ ra để tuyển một giáo viên trong năm với việc thuê giáo viên thỉnh giảng từ bên ngoài (= tổng tiết chuẩn của giáo viên định thuê * số tiền trả cho 1 tiết thuê). Để xem chênh lệch bên cạnh đó cịn phải so sánh những mặt thuận tiện khi có giáo viên cơ hữu để ra đực quyết định cuối cùng.
Bảng 3.4 Bảng minh họa báo cáo thông tin cho việc ra quyết định trong trường hợp đặc biệt (thuê hay tuyển mới giáo viên) cho các trường trung cấp chuyên
nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam
Đơn vị:…… Bộ phận …
BÁO CÁO THƠNG TIN THÍCH HỢP Phương án nhân sự ….
Đơn vị tính: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Phương án so sánh (Phương án thuê giáo viên) Phương án gốc (Phương án tuyển thêm) Thơng tin thích hợp (1) (2) (3) (4)= (2)- (3) I. Chi phí
1. Chi phí thuê giáo viên 1 năm 2. Tổng chi phí cho việc 1 giáo viên trong 1 năm
II, Ưu điểm và nhược điểm của từng phương an (xác
định ưu (+1), nhược (-1) T
Kết quả so sánh
Ngày ….tháng …. năm Người lập báo cáo
3.3. Tổ chức vận dụng kế toán quản trị vào các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam
Nhà nước đã có thơng tư 53/2006/TT-BTC hướng dẫn việc vận dụng kế toán quản trị cho các doanh nghiệp tuy nhiên đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập thì vẫn chưa có văn bản cụ thể hướng dẫn cơng tác thực hiện kế toán quản trị trong đơn vị, nhưng xét trên góc độ kinh tế thì các đơn vị sự nghiệp chính là nơi cung cấp dịch vụ cơng cộng cho xã hội, chính vì các đơn vị này sẽ có một số tính chất tương đối giống doanh nghiệp, nên tác giả sẽ tham khảo những nội dung chính của thơng tư 53/2006/TT-BTC khi vận dụng kế toán quản trị cho các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam. Trước khi đơn vị muốn vận dụng kế tốn quản trị thì trường trung cấp chun nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam phải đảm bảo được rằng công tác kế toán quản trị của đơn vị mình phải chứa đựng các nội dung sau đây: Cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí của từng cơng việc, bộ phận, thơng tin được cung cấp phải đảm bảo có thể phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết đinh, thông tin được cung cấp phải đảm bảo chi tiết, cụ thể hơn so với kế tốn tài chính, đảm bảo được tính có thể so sánh được giữa dự toán và thực hiện, giữa các kỳ thực hiện với nhau.
3.3.1 Xây dựng mơ hình kế tốn kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Để có thể vận dụng được kế tốn quản trị vào các đơn vị thì bắt buộc các đơn vị phải có một bộ phận chuyên nghiệp để có thể nắm vững các nội dung của kế toán
quản trị, tuy nhiên với thực trạng hiện nay của các trường trung cấp chuyên nghiệp thì đa số số lượng nhân viên hạn trong phịng kế tốn cộng với sự giới hạn về việc tuyển số lượng kế toán hạn chế trong đơn vị, bên cạnh đó quy mơ các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam khơng đủ lớn để có thể tách riêng bộ phận kế tốn tài chính và bộ phận kế tốn quản trị làm hai bộ phận mà chỉ có thể kết hợp hai bộ phận này để hoạt động và hỗ trợ cho nhau trong phịng kế tốn.
Sơ đồ 3.3 mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đề nghị cho các trường trung cấp chuyên nghiệp
3.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán.
Tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn
Ngồi việc sử dụng các chứng từ thống nhất ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và thông tư 185/2010/TT-BTC và các văn bản liên quan thì các đơn vị có thể thiêt lập thêm các nội dung khác để hỗ trợ cho công tác KTQT (chỉ đối với những chứng từ hướng dẫn), như các biều mẫu có liên quan tới phát sinh chi phí như bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy đi đường hợp đồng giao khốn cơng việc, bảng kê thanh tốn cơng tác phí, bảng phân bổ và tính khấu hao tài sản thì nhà trường nên chi tiết hóa các phát sinh để theo dõi các chi phí đó
phát sinh tại các bộ trong đơn vị để từ đó có căn cứ để phân bổ chi phí chung của trường vào cuối năm để xác định tổng chi phí của từng phận vào cuối kỳ để làm căn cứ đánh giá để đánh giá cơng tác kiểm sốt, điều hành và quản lý chi phí ở các bộ phận để từ đó ban quản lý nhà trường có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định cuối cùng cho từng bộ phận. Ngồi ra đơn vị có thể vận dụng một số ứng dụng cơng nghệ cho việc tập hợp chi phí, đánh giá hiệu quả cơng việc như việc tổng hợp ngày công và đánh giá chất lượng công việc của nhân sự hằng tháng, việc tham gia tiết dạy và tình hình thực tế học sinh tham gia trong tháng vào việc đánh giá và thanh tốn chi phí cho cơng tác giảng dạy và phục vụ. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát ban đầu để hạn chế sai sót và tăng tính chính xác cho việc tập hợp chi phí, cung cấp thơng tin.
Tổ chức vận dụng tài khoản kế tốn
Ngồi việc sử dụng các tài khoản theo ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và thông tư 185/2010/TT-BTC và các văn bản liên quan, để đáp ứng yêu cầu chi tiết của KTQT và tổng hợp của thông tin kế tốn tài chính thì các đơn vị nên chú ý đến các tài khoản có ảnh hưởng nhiều tới KTQT như: tập hợp các khoản thu từ học phí vào 511 và 661và chi tiết hóa khoản thu, chi đó từ các ngành học để làm căn cứ xác định thu nhập và chi phí cuối kỳ là cơ sở để đơn vị có thể có các nhận định để đưa ra các quyết phù hợp về chi phí để phân bổ cho từng ngành