2.2. Các chế độ tài chính, kế tốn, hệ thống dự toán thu – chi và hệ thống kiểm tra, phân tích thơng tin kế tốn áp dụng cho các trường trung cấp chuyên nghiệp
2.2.1 Chế độ quản lý tài chính và quản lý tài sản
Quản lý tài chính và quản lý tài sản là hai cơng tác trong cơng tác kế tốn của bộ phận kế tốn, trong đó quản lý tài chính là việc sử dụng các cơng cụ nghiệp vụ như lập dự toán, hạch toán kế toán, kiểm toán nhằm quản lý các nguồn vốn và sử dụng các nguồn kinh phí theo đúng chế độ quy định nhà nước. Muốn các đơn vị sử KTQT như một công cụ phục vụ cho cơng tác quản lý tài chính tại đơn vị mình thì bắt buộc bộ phận tham mưu cho nhà quản trị phải nắm vững các chính sách, quy định của nhà nước liên quan tới chế độ quản lý tài chính tại đơn vị mình.
Và các trường trung cấp chuyên nghiệp hiện nay thực hiện công tác quản lý tài chính của đơn vị mình theo sự hướng dẫn của các văn bản sau:
o Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập.
o Thông tư 71/2006/ TT-BTC ngày 9/8/2006 hướng dẫn thực hiện nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
o Thông tư số 113/2007/TT-BTC ngày 24/9/2007 sửa đổi bổ sung thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 của bộ tài chính hướng dẫn thực hiện nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. [2]
o Thông tư 07/2009/TTLT-BGDĐT- BNV ngày 15 tháng 4 năm 2009 hướng dẫn thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và đào tạo. [2]
⇒ Các văn bản trên được ban hành nhằm mục đích chính trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị sự nghiệp trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hồn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với trường TCCN, Nhà nước đầu tư và phân luồng để đầu tư hoạt động giáo dục nghề nghiệp ngày càng phát triển và phù hợp với xu thế phát triển của đất nước, đảm bảo các chính sách - xã hội, đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu vùng sa, vùng đặc biệt khó khăn được giáo dục theo quy định ngày càng tốt hơn.
− Chế độ kiểm sốt chi
o Thơng tư 81/2006/TT-BTC ngày 6/9/2006; thông tư 81 /2006/TT-BTC hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp ông lập thực
hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. [2]
o Thơng tư 172/2009/TT-BTC ngày 26/8/2009 quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống kho bạc nhà nước. [2]
o Thông tư 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống kho bạc nhà nước. [2]
⇒ Các văn bản trên quy định về chung về quá trình và mục lục các khoản được chi bằng ngân sách, thủ tục chi, định mức về các mức chi và yêu cầu quy trình cũng như chứng từ văn bản kèm theo để kho bạc tiến hành chi, số tiền định mức để được chi bằng tiền mặt, những khoản tiền gửi tại kho bạc mà kho bạc có quyền và khơng có quyền kiểm sốt, trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị và các cơ quan ban ngành lien quan trong quá trình tiến hành thanh tốn.
− Cơng tác kiểm tra, quản lý tài sản
o Luật số: 09/2008/QH12 ban hành ngày 03/6/2008 Luật quản lý và sử dụng tài sản nhà nước. [25]
o Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ban hành ngày 29/5/2008 về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước. [2]
o Quyết định 115/2008/QĐ-TTG ban hành ngày 27/8/2008 về về việc ban hành quy định về công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước. [2]
o Quyết định số 61/2010/QĐ-TTg ban hành ngày 30/9/2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07 tháng 5 năm 2007 của thủ tướng chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế
độ quản lý sử dụng phương tiện đi lại trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty nhà nước. [4]
⇒ Các văn bản trên quy định và khái niệm chung về tài sản cố định được áp dụng trong đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay, về cách nguyên giá, tính khấu hao, quản lý về mục đích sử dụng, định mức sử dụng và công khai công tác quản lý, sử dụng tài sản cố định, đây cũng là những căn cứ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp có căn cứ hợp lý để trích lập quỹ và phục vụ cơng tác lập dự tốn và xác định các khoản định phí cho đơn vị một cách hợp lý.
2.2.2 Chế độ về kế toán
Hệ thống kế toán trong các trường trung cấp chuyên nghiệp hiện nay thực hiện theo luật kế toán (2003), chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp, ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính và thơng tư 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi chế độ hành chính sự nghiệp, Thơng tư 121/2002/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2002 về hướng dẫn chế độ kế tốn sự nghiệp có thu (tự đảm bảo một phần chi phí hoặc tự đảm bảo chi phí) một số biểu mẫu có thể vận dụng trong cơng tác kế tốn quản trị của đơn vị [5] (phụ lục 01)
Hệ thống này gồm 4 phần:
− Phần thứ nhất: Hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gồm những quy định chung về nội dung và mẫu chứng từ kế toán phải tuân thủ theo luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế; hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo 4 chỉ tiêu chủ yếu như: tiền lương, vật tư, tiền tệ, tài sản cố định. (phụ lục 2)
− Phần thứ hai: Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế tốn có 7 loại tài khoản (từ loại 0 đến loại 6 gồm 43 tài khoản) nguyên tắc thành lập các tài khoản cấp 2 và cấp 3; việc lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản để phù hợp với công tác theo dõi, kiểm soát và quản lý của đơn vị dựa theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán. (phụ lục 3)
− Phần thứ ba: Hệ thống kế toán và hình thức kế tốn
Trong phần này chủ yếu nêu về khái niệm của các loại sổ thường sử dụng, cách sử dụng, khóa sổ, quản lý và sửa chữa sai sót trong nghiệp vụ. Nêu ra bốn hình thức kế tốn chính của đơn vị hành chính sự nghiệp đang dung hiện nay như: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Hình thức kế tốn trên máy vi tính nêu về trình tự ghi sổ trong từng hình thức, các loại sổ chính của mỗi hình thức kế tốn.
− Phần thứ bốn: Hệ thống báo cáo tài chính
Nêu lên trách nhiệm của các đơn vị theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 bên cạnh đó cũng quy định về trách nhiệm của các cơ quan quản lý cấp trên như cơ quan tài chính, Thuế , Kho bạc; yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách như việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách phải đảm bảo sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời; Kỳ hạn lập báo cáo tài chính đối với các đơn vị sử dụng và không sử dụng ngân sách, các trường hợp chia cắt, sát nhập; kỳ hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách; các quy định về kỳ hạn nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn, danh mục biểu mẫu báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở các nơi nhận báo cáo, danh mục báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I và cấp II. (Phụ lục 4)
2.2.3 Hệ thống dự toán thu, chi
Chi cho con người là một khoản chi chiếm tỷ lệ lớn trong tổng mức chi phát sinh trong năm của các đơn vị sự nghiệp cơng lập chính vì vậy trước khi lập dự tốn các khoản chi cho đơn vị thì bộ phập lập các báo cáo dự tốn nên chú ý các văn bản liên quan tới con người như:
− Nghị định 204/2004/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2004 về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. [9]
− Nghị định 76/2009/NĐ-CP ban hành ngày 15/9/2009 về sửa đồi, bổ sung một số điều của nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức chức và lực lượng vũ trang. [10]
− Nghị định 17/2013/NĐ-CP ban hành ngày 19/02/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 12 tháng 12 năm 2004 của chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. [11]
Văn bản quy định định mức tuyển giáo viên như:
− Thông tư 57/2011/TT-BGDĐT ban hành ngày 2/12/2012 quy định về việc xác định chỉ tiêu tuyển sinh trình độ tiến sĩ, thạc sĩ, đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp. [7]
Các định mức khác như nhân viên hành chính và bộ phận phục vụ và các bộ phận khác bộ phận trực tiếp tham gia giảng dạy, đơn vị căn cứ vào nhu cầu và khả năng tài chính của đơn vị mình thì trường sẽ lập kế hoạch về nhân sự cần bổ sung và gửi cơ quan quản lý cấp trên xem xét và xét duyệt kế hoạch. (phụ lục 5)
Hệ thống dự toán thu – chi trong trường trung cấp hiện nay có nguồn thu chủ yếu là từ ngân sách và học phí bên cạnh đó cịn có các nguồn khác như nguồn dịch vụ thu từ công tác liên doanh, liên kết và cho thuê kho bãi, phúc lợi khen thưởng, tuy nhiên nguồn này rất ít và nguồn này thu chủ yếu từ việc trích tỷ lệ chênh lệch thu- chi cuối năm. Về hệ thống dự toán thu- chi tại đơn vị có hai dự tốn đơn vị cần phải lập đó là dự tốn về đào tạo cho năm học kế tiếp và dự toán phân bổ thu - chi khi đã được giao ngân sách. ở phần này tác giả sẽ giới thiệu chi tiết về quy trình dự toán cho đào tạo vào năm học kế tiếp để nộp cho cơ quan quản lý cấp trên và làm cơ sở để ngân sách cấp kinh phí đào tạo cho năm kế tiếp, phần dự toán thu – chi vào đầu năm tác giả sẽ giới thiệu kỹ ở phần 3 (phần giải pháp)
Yêu cầu của cơng tác lập dự tốn đào tạo
Khi lập dự toán đào tạo và dự kiến phân bổ ngân sách cho năm kế hoạch tiếp theo của các đơn vị thì phải đảm bảo các yêu cầu: dự toán được lập theo đúng biểu mẫu và mục lục ngân sách các khoản chi trong năm.
Phương hướng và nhiệm vụ đào tạo của trường trong năm học, các khoản có thể thu trong năm; chính sách chế độ thu chi của nhà nước theo quy định hiện hành; các chỉ tiên về nhân sự trong kỳ dự tốn, quy mơ học sinh, quỹ lương, tình hình thu chi năm hiện hành và các yếu tố khách quan tác động đến.
Trình tự lập dự tốn:
Bước 1: Ước thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch đào tạo từ phịng đào tạo
về số lượng giáo viên và quy mơ học sinh biến động trong năm để lập kế hoạch về nguồn ngân sách và nguồn học phí thu trong năm kế tiếp (phụ lục 6)
Bước 2: Tổng hợp và lập các dự tốn về quy mơ cơ sở vật chất và giáo
viên dựa trên dự tốn về quy mơ học sinh ở bước 1 và làm cơ sở đề tính chi phí cho bước 3 . (phụ lục 7)
Bước 3: Tính tốn dự tốn. Căn cứ vào các bản dự toán ở bước 1 và
bước 2, bộ phận lập dự toán cùng với các văn bản nhà nước về chính sách, định mức và chế độ chi tiêu của cơ quan có thẩm quyền sắp xếp theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành và bảng phân tích số liệu giữa thực tế và kế hoạch cuả năm trước để lên bảng dự toán cho đơn vị mình trong năm kế hoạch. (phụ lục 8)
Bước 4: Hoàn thành hồ sơ dự toán: Sau khi hồn thành dự tốn của đơn
vị mình, thì bộ phận lập dự tốn sẽ lập biểu mẫu dự toán theo các biểu mẫu quy định của nhà nước, thuyết minh các số liệu đặc biệt là các số liệu dự kiến có biến động lớn so với kỳ thực hiện liền kề trước đó và gửi cơ quan có thẩm quyền.
Lập dự tốn thu – chi đầu năm
Bước 1: căn cứ vào dự toán ngân sách giào đầu năm bộ phận lập dự toán
sẽ tiến hành lập dự toán các khoản dự kiến thu trong năm.
Bước 2: phân tích biến động giữa thực hiện và kế hoạch của năm trước để
Bước 3: căn cứ dự toán thu bước 1, bảng phân tích biến động giữa kế hoạch và thực hiện ở bước 2 và các văn bản pháp luật về định mức chi phí ở tất cả các mục để làm căn cứ phân bổ chi phí cho kỳ kế hoạch
Bước 4: sau khi hoàn thành bước 3 bộ phận lập kế hoạch sẽ tiến hành hoàn chỉnh báo cáo dự toán thu – chi và nộp các cơ quan chức năng. (phụ lục 9)
2.2.4 Hệ thống kiểm tra, phân tích thơng tin kế tốn
Về cơng tác kiểm tra kế tốn có quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ban hành 13/8/2013 của bộ trưởng bộ tài chính ngày 13 tháng 08 năm 2004 về việc ban hành "quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước" [6]
Hệ thống kiểm tra kế toán
− Hệ thống kiểm tra kế toán chủ yếu thực hiện ở bộ phận kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ, tuy nhiên theo tình hình thực tế hiện nay do quy mơ các trường trung cấp cịn khá nhỏ do đó phần lớn khơng có hai bộ phận trên trong bộ máy hoạt động của các đơn vị sự nghiệp giáo dục. Công tác kiểm tra kế toán là kiểm tra định kỳ và thường xuyên, công tác kiểm tra chủ yếu là việc ghi chép nghiệp vụ, quản lý sổ sách chứng từ.
⇒ Mục đích cuối cùng của cơng tác kiểm tra là phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường cơng tác quản lý tài chính, kế tốn tại đơn vị.
Nội
dung kiểm tra chứng từ kế toán
Nội dung kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong cơng tác kế tốn