−Đa số các trường đều khơng có bộ phận kế tốn quản trị, vì vậy cơng việc
chưa có sự chuyên nghiệp trong việc vận dụng các phần hành thuộc về kế toán quản trị để trở thành một cơng cụ đắc lực cho cơng tác kiểm sốt, điều hành và ra quyết định của bộ phận quản lý.
2.3.2 Thực trạng vận dụng kế tóa quản trị tại các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam
Hệ thống kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí
Về hệ thống kế tốn chi phí và việc phân tích các biến động chi phí cịn tương đối sơ sài cịn thiếu tính hệ thống và chi tiết.
−Các tài sản cố định là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tuy nhiên hiện nay phần lớn các đơn vị sự nghiệp giáo dục cơng lập được khảo sát cịn tương đối bị động trong khoản mục này. Việc trích lập để mua các tài sản dài hạn cịn tương đối ít và một số trường khơng trích lập, mà nguyên nhân chủ yếu là do chênh lệch thu > chi cịn tương đối ít trong khi đó chi phí cho tài sản cố định lại tương đối lớn đặc biệt là các tài sản cố định đối với các đơn vị có đào tạo các ngành nghề kỹ thuật, cộng với việc mức học phí của các đơn vị này chịu mức giới hạn của các văn bản pháp luật của nhà nước và các đơn vị vẫn chưa phân loại ra định phí, biến phí và việc chi phí cho đầu học sinh/năm học là căn cứ tính mức học phí phù hợp trên mức ngân sách cấp/đầu học sinh, nên phần lớn mức học phí thu vẫn chưa hợp lý với chi phí thực tế đào tạo cho đầu học sinh được đào tạo, đây là cũng là nhân tố làm giảm nguồn thu và số tiền để trích lập quỹ phát triển sự nghiệp để đầu tư tài sản lớn cho đơn vị. Khi muốn đầu tư tài sản thì các đơn vị chủ yếu trông chờ từ sự viện trợ của ngân sách cấp trên điều này sẽ là một khó khăn khi nhà nước đang có chính sách khuyến khích các đơn vị sự nghiệp tự chủ hoàn toàn về chi phí.
Đồ thị 2.4 Về cơng tác trích lập quỹ mua tài sản dài hạn và tài sản có giá trị lớn
−Về cơng tác phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định cho các bộ phận các đơn vị chưa tiến hành, do vậy công tác tập hợp chi phí để xác định giá thành sản phầm của từng bộ phận sẽ thiếu tính khách quan và cơng tác quản trị chi phí chưa chính xác.
−Việc khơng lập các định phí phát sinh hoặc nếu lập thì ở một mức chi phí rất thấp không đáng kể và không làm ảnh hưởng nhiều đến chi phí cho đơn vị mình. Tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập được khảo sát cho thấy đây là một nhược điểm trong cơng cơng tác hoạch định, kiểm sốt để phục vụ công tác ra quyết định đối với việc phát sinh các chi phí lớn và thường xun tại các phịng ban.
Biểu đồ 2.5 về cơng tác lập các định mức chi phí lớn và thường xuyên
−Phần lớn các đơn vị được khảo sát đều chưa lập được các báo cáo về việc phân tích đánh giá của các phịng ban liên quan tới việc làm biến động chi phí để từ đó nâng cao được chất lượng của việc kiểm soát, quản lý chi phí tại đơn vị. Đây là một nhược điểm trong công tác quản lý, kiểm soát đối với các chi phí phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn phát sinh tại các phịng khoa, phần lớn các chi phí
phát sinh được thanh toán theo giá trị phát sinh thực tế do đó kế tốn có phần nào thiếu tính chủ động trong việc lập dự toán và việc thực hiện kế hoạch của dự toán. Làm giảm trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc kiểm sốt chi phí tại bộ phận của mình.
Biểu đồ 2.6 Việc lập các báo cáo phân tích chi phí và biến động chi phí.
−Nhìn chung hệ thống kế tốn chi phí và phân tích biến đơng chi phí hiện nay của các trương trung cấp chuyên nghiệp vẫn còn khá nhiều khe hổng, vẫn chưa được quan tâm đúng mức dù cho đây là một nội dung tương hữu ích giúp cho việc kiểm soát, điều hành hoạt động của bộ phận quản lý.
Cơng tác lập dự tốn thu, chi
−Học phí là một trong hai nguồn thu chính của các đơn vị sự nghiệp giáo dục, tuy nhiên việc lên kế hoạch về việc định mức các khoản thu học phí ở các đơn vị sự nghiệp công lập được khảo sát phần lớn chỉ dựa vào những quy định của nhà nước và ủy ban nhân dân tỉnh để quyết định mức thu học phí tại đơn vị mình, các đơn vị vẫn chưa tạo ra được mức học phí cho trường mình dựa theo quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận một phần hạn chế này nguyên nhân chủ yếu vì các trường bị giới hạn bởi các quy định nhà nước, một phần vì các trường chưa có bộ phận kế tốn quản trị chuyên nghiệp để thực hiện công tác này.
Biểu đồ 2.7 căn cứ lập mức thu học phí cho kỳ kế hoạch
−Bộ phận tham gia chủ yếu trong công tác lập kế hoạch tại các trường trung cấp chuyên nghiệp hiện nay chủ yếu là bộ phận kế tốn và một số ít đơn vị là bộ phận kế toán và bộ phận quản lý (người trực tiếp quản lý phịng kế tốn). Thực tế thì đa số các phát sinh trong trường phải cần có một kế hoạch chi phí chi tiết, cụ thể từ các phòng ban, khoa về các chi phí phát sinh thường xuyên và kế hoạch mua sắm của các khoa, việc giải trình việc dự kiến mua sắm và phát sinh. Đây là nguyên nhân dễ gây đến lập dự tốn thiếu tính thực tế, thiếu tính khách quan. −Về quy trình của việc lập dự toán của đơn vị được khảo sát tương đối phù hợp vì bộ phận lập dự tốn ngồi việc lập được kế hoạch thu-chi trong kỳ kế hoạch, mà các đơn vị còn lập các so sánh về mức thu giữa kỳ thực hiện liền kế trước đó giữa các chỉ tiêu thu- chi đã thực hiện trong kỳ, để biết được các chi phí trong kỳ đã biến động trong kỳ rút ra những nhận xét của kỳ trước có những điểm tương đồng như thế nào với kỳ này. Để từ đó việc phân bổ chi phí cho kỳ kế hoạch có cái nhìn tổng qt và phù hợp hơn so với thực tế.
Biểu đồ 2.8 các căn cứ để bộ phận lên dự tốn cho kỳ kế hoạch
−Nhìn chung về công tác lập dự tốn của các đơn vị về học phí thì thiếu việc phân tích, tổng hợp để tạo ra một mức học phí phù hợp cho sự phát triển cũng như hỗ trợ cho việc quản lý chi phí. Về cơng tác lập dự toán các căn cứ để lập thì bộ phận lập dự tốn đã có một bước khá hợp lý là tổng hợp phân tích các chi phí xảy ra của kỳ liền kề trước đó để làm căn cứ cho kỳ này. Về bộ phận tham gia cơng tác lập dự tốn thì chủ yếu là bộ phận kế tốn nên sẽ dễ xảy ra sự thiếu tính khách quan và chính xác khi lập lên các chi phí có liên quan tới các bộ phận liên quan đặc biệt là chi phí phát sinh dự kiến tăng hoặc giảm so với kỳ thực hiện trước đó.
Đánh giá trách nhiệm quản lý
−Công tác công khai tài chính là một cơng việc rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính và đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan, vì từ cơng tác cơng khai tài chính bộ phận quản lý sẽ có cái nhìn tổng qt về sự biến động chi phí thực hiện tại đơn vị mình như thế nào, để từ đó có những điều chỉnh phù hợp với kỳ kế hoạch tiếp theo, đây cũng là một cơ sở khách quan để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi phí phát sinh. Nhưng hiện nay công tác này chỉ thực hiện theo định kỳ nhất định (năm, quý) chứ không được lập thường xuyên theo yêu cầu của bộ phận quản lý.
Biểu đồ 2.9 về tính thường xun của cơng tác cơng khai tài chính
−Hiện nay cơng tác đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận liên quan của kế hoạch và thực hiện còn tương đối hạn chế, đa số các đơn vị được khảo sát cho rằng đây là một vấn đề cịn rất mới mẻ và đơi khi là không cần thiết. Dù cho đây là một nội dung tương đối hữu ích, quan trọng khi vận dụng những nội dung
của kế toán quản trị cho các trường trung cấp chuyên nghiệp, bởi qua đó nó đánh giá được sự hợp tác, tinh thần trách nhiệm của tất cả các bộ phận đến cơng tác kiểm sốt chi phí tại đơn vị mình. Nhằm mục đích nâng cao cơng tác quản lý tài chính phục vụ cho cơng tác ra quyết định của bộ phận quản lý.
Biểu đồ 2.10 Về công tác lập và so sánh giữa kế hoạch và thực hiện để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan
Hệ thống thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định
−Công tác quyết định là một công tác cuối cùng ra quan trọng nhất của bộ phận quản lý đơn vị nó được tạo ra từ những yếu tố trước đó nhằm cung cấp thông tin, cơ sở để bộ phận quản lý có thể đưa ra được quyết định phù hợp nhất và đối với cơng tác kế tốn để giúp cho cơng tác này được hồn thành thì địi hỏi bộ phận kế tốn phải có những thơng tin chi tiết, cụ thể để từ đó bộ phận lãnh đạo sẽ nhìn thấy những con số biết nói để thực hiện cơng tác ra quyết định của mình. Một trong những cơng tác để giúp bộ phận lãnh đạo cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của mình chính là việc mở thêm các tài khoản chi tiết cho các tài khoản chính để từ đó kế tốn có thể thống kê, phân tích được những con số trong kỳ thực hiện để cung cấp cho ban lãnh đạo nhà trường. Tuy nhiên công tác mở thêm tài khoản chi tiết ở một số đơn vị vẫn đang là một khái niệm tương đối mới và xa lạ, bởi đa số các đơn vị chỉ sử dụng các tài khoản hiện có trên phần mềm tại đơn vị mình.
Biểu đồ 2.11 Chi tiết hóa tài khoản nhằm phục vụ cơng tác ra quyết định
−Tăng số lượng người học, cung cấp các sản phẩm dịch vụ giáo dục mới, nâng cao chất lượng quản lý tài chính, và trình độ và năng lực của nhân viên là các nhân tố quan trọng của các đơn vị là các nhân tố chỉ đạo và ảnh hưởng đến công tác quản lý của các đơn vị nhưng phần lớn việc nâng cao của bốn chỉ tiêu này vẫn chưa được để ý nhiều tại các đơn vị dẫn đến vẫn chưa có phương pháp và cơng cụ nào để đo lường cho sự phát triển của bốn chỉ tiêu này.
Biểu đồ 2.12 Việc áp dụng các phương pháp nâng cao chất lượng của 4 chỉ tiêu trong BSC
⇒ Quyết định là công tác cuối cùng và tổng hợp và có mối liên hệ mật thiết với các bước trước đó, nhưng nhìn chung cơng tác hỗ trợ cho việc ra quyết định tại các trường chưa có một chu trình và các bước cụ thể, chưa có các cơng tác hỗ trợ tích cực cho việc này tại các đơn vị.
2.3.3 Đánh giá chung về thực trạng và nguyên nhân của những hạn chế khi vận dụng kế toán quản trị tại các trường
− Ưu điểm:
o Đa số các đơn vị được khảo sát đều sử dụng phần mềm kế toán nên đây là một thuận lợi rất lớn trong việc hỗ trợ bộ phận kế tốn cung cấp thơng tin được chính xác và kịp thời hơn và khi đơn vị muốn thực hiện mục tiêu tin học hóa trong việc vận dụng KTQT
o Tỷ lệ các đơn vị được khảo sát có tỷ lệ trình độ đại học chun ngành kế tốn tương đối cao, điều này sẽ giúp công tác vận dụng kế toán quản trị vào đơn vị trở nên đễ dàng hơn.
o Có quy chế chi tiêu nội bộ và đa số quy chế chi tiêu nội bộ tương đối hoàn chỉnh và phù hợp với hoạt động tại đơn vị, điều này sẽ giúp các các đơn vị có cơ sở khách quan để lập dự tốn và kiểm sốt chi phí.
o Thường xuyên lập các báo cáo cơng khai tài chính giúp cho cơng tác kiểm tra giữa kế hoạch và thực hiện trở nên thuận lợi hơn.
o Căn cứ lập dự tốn đa số có sự phân tích và so sách với số liệu của kỳ thực hiện trước đó làm cơ sở và giúp bộ phận lập dự toán sẽ lập ra các bản dự toán sát với thực tế nhiều hơn từ đó thuận lợi cho công tác điều hành và hoạch định chính sách của bộ phận quản lý.
− Nhược điểm:
Về tổ chức và nhân sự thực hiện công tác kế toán quản trị tại các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam 1. Nặng tính bao cấp nên chưa có việc áp dụng kế tốn quản trị như một cơng
cụ hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính và hỗ trợ cho bộ phận quản trị.
2. Do quy mô bé chưa hiểu hết được lợi ích từ việc có bộ phận am hiểu về kế toán quản trị để giúp nhà quản trị trong công tác quản lý, nên đa số các trường đều chưa có bộ phận chun sâu về kế tốn quản trị điều đó dẫn đến một sự thật là thiếu sự chuyên nghiệp trong việc áp dụng kế toán quản trị để hỗ trợ cho cơng tác kiểm sốt điều hành của bộ phận quản lý.
Hệ thống lập dự toán thu - chi
1. Đa số cơng tác lập dự tốn thu – chi chỉ mang tính chất đối phó để nộp cho cơ quan quản lý cấp trên chưa có sự phân tích và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.
2. Thiếu sự quan tâm và đóng góp của các phịng ban trong cơng tác lập dự toán đầu năm (đa số việc lập dự toán chi do bộ phận kế toán thực hiện rồi trình hiệu trưởng duyệt)
Hệ thống kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí
1. Cơng tác kiểm sốt chi phí phát sinh lớn và thường xuyên vẫn chưa được ban hành phổ biến trong quy chế chi tiêu nội bộ làm bọ động công tác lập kế hoạch chi phí cũng như kiểm sốt chi phí.
2. Chưa có sự tính tốn hợp lý trong việc ra quyết định về định mức học phí, cũng như chưa có sự phân bổ và trích lập cho việc đầu tư các tài sản dài hạn và tài sản có nguồn kinh phí đầu tư lớn.
3. Chưa có những quy định bắt buộc các trường phải trình bày các biến động phát sinh tại đơn vị.
Đánh giá trách nhiệm quản lý
1. Trong việc lập ra các bản đánh giá giữa kế hoạch và thực hiện để từ đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan phần lớn các đơn vị vẫn chưa thực hiện một phần vì lý do tế nhị đó là sẽ “đụng chạm” đến một số người trong bộ phần quản lý, nguyên nhân khác do đa số trường bộ phận kế toán của trường chưa đủ sự chuyên nghiệp để thực hiện cơng tác này.
2. Chưa có chưa có biện biện pháp chế tài cụ thể để đánh giá trách nhiệm quản lý và hệ thống sổ sách hỗ trợ công tác đánh giá trách nhiệm quản lý.
Thông tin cho việc ra quyết định
1. Thiếu thước đo cụ thể để đánh các tiêu thức như: sự hài lòng của người học đối với các dịch vụ giáo dục nhà trường cung cấp để thu hút người học và hạn chế tình trạng nghỉ học; nâng cao chất lượng cơng tác kiểm sốt chi phí