NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK HOÀNG PHƯỚC MINH
3.2.2.Về hệ thống chứng từ kế toán
Đề nghị Công ty thiết lập lại cấu trúc của mã chứng từ để thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và phân biệt chứng từ của các kỳ kế toán.
Ví dụ: Phiếu Thu số 001 của Tháng 1 năm 2013 có thể thiết lập theo dạng sau PT01/13/001 với:
PT: Phiếu thu 01: Tháng 1 13: Năm 2013
001: Số thứ tự 001
3.2.3. Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán nên phân tài khoản chi tiết cho TK131 và TK331. Ví dụ: TK1311 “phải thu khách hàng”, TK1312 “Khách hàng trả tiền trước”, tương tự cho tài khoản 331. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác, kế toán nên chi tiết các TK 131, 331, 3333, 3332, 33312 để dàng quản lý và ghi nhớ.
Ví dụ: 131UT, 331UT, 3333UT, 3332UT, 33312UT.
Để phản ánh đúng thời điểm hàng hoá nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của Công ty và để theo dõi chặt chẽ hơn nữa hàng hoá trong quá trình nhập khẩu Công ty nên mở thêm tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường, như vậy sẽ phản ánh đúng giá trị của các lô hàng mà Công ty đã mua nhưng chưa về đến địa điểm giao nhận trong hợp đồng hoặc những lô hàng đã về đến nơi nhưng chưa có hoá đơn hay chưa làm xong thủ tục kiểm nhận.
Đối với những lô hàng chưa về đến nơi lúc cuối tháng hay cuối quý hoặc đã về đến nơi nhưng chưa có hoá đơn, chưa làm xong thủ tục thông quan, kế toán dùng định khoản sau để theo dõi:
Nợ TK 151 (Trị giá lô hàng theo tỷ giá thực tế) Có TK 111, 112, 331,…
Khi hàng về hoặc đã có đủ chứng nhận là hàng thuộc sở hữu của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 156, 157, 632
Có TK 151 (Trị giá lô hàng theo tỷ giá thực tế) TK 331
TK 151 TK 632 TK 157
Hàng NK đang đi đường cuối kỳ Hàng về bán ngay Hàng NK chuyển đi tiêu thụ
nhận thanh toán
Hàng NK tiêu thụ trực tiếp không qua kho
cho khách hàng
3.2.4. Về việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty nên sử dụng sổ nhật ký mua hàng để theo dõi và quản lý việc mua hàng tốt hơn. Công ty có thể sử dụng mẫu sổ: Mẫu số S03a3 – DN – Ban hành théo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC. Đơn vị: …………... ... Mẫu số S03a3 – DN Địa chỉ: ……… ……….. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm……. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Tài khoản ghi
nợ Phải trả người bán (ghi có) Số hiệu Ngày tháng Mã hàng Tài khoản khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: ……
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
3.2.5. Về kiểm soát quy trình nhập khẩu hàng hóa
Công ty nên xây dựng bộ mô tả công việc, xây dựng các chức danh tiêu chuẩn đối với bộ phận và cán bộ nhân viên cũng như quy trình công việc giữa các Phòng/ Ban và giữa các cá nhân trong Phòng/ Ban để tránh việc bị chồng chéo, ôm đồm hoặc gặp khó khăn trong đào tạo nhân viên mới.
Công ty thực hiện thanh toán bằng hình thức T/T trả trước 100%, nên cần xây dựng quy trình, thủ tục lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng để giảm tối đa rủi ra trong việc thanh toán của Công ty. Công ty có thể xây dựng cách thức lựa chọn nhà cung cấp như sau:
Mục tiêu: Nhằm đảm bảo các nhà cung cấp đều được xem xét, kiểm tra
Xem xét, thu thập ý kiến cách sử dụng và đưa ra nhận xét các nhà cung cấp
Ai Phòng XNK – Phòng Kế Toán
Công việc Đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa về độ tin cậy, tín nhiệm và ý kiến người sử dụng.
Khi nào 3 tháng/ lần hoặc khi ký hợp đồng mới.
Cách thức Phỏng vấn người dùng
Đánh giá chất lượng công việc qua đáp ứng nhu cầu về thời gian giao hàng, giá cả v.v.. trong quá trình hợp tác, đánh giá hồ sơ năng lực.
Mục đích Đưa ra cái nhìn tổng thể về nhà cung cấp
Đệ trình bản xem xét các nhà cung cấp lên Ban Giám Đốc
Ai Phòng XNK
Công việc Đệ trình bảng đánh giá, xem xét mức độ tin cậy của nhà cung cấp
Khi nào Sau khi thu thập ý kiến đánh giá và tổng hợp
Cách thức Đệ trình Ban giám đốc ký duyệt
Mục đích Quản lý được chất lượng nhà cung cấp.
Hiện nay, để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, phương thước thanh toán an toàn nhất là phương thức L/C. Bên cạnh đó, Công ty cần xem xét kỹ các điều kiện thực tế để xây dựng chính sách công nợ phù hợp: phân tích uy tín tài chính và vị thế tín dụng của khách hàng. Về thu phí nhập khẩu ủy thác, để tránh rủi ro, công ty nên ứng trước tiền phí nhập khẩu ủy thác hoặc thu phí nhập khẩu ủy thác sau mỗi đơn hàng trong vòng 1 tháng. Điều này có lợi cho dòng tiền và tránh được nhiều rủi ro, sai sót đối với công ty.