NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK HOÀNG PHƯỚC MINH
3.2.1.Về quy trình nhập khẩu
Việc xây dựng lưu đồ chuẩn cho quy trình kế toán nhập khẩu của công ty là nhiệm vụ rất cần thiết. Các lưu đồ rất dễ hiểu, bởi nó chỉ ra từng bước trong quy trình ăn khớp với nhau như thế nào. Nó cho biết quy trình công việc ra sao và chỉ ra rõ ràng các hành động cụ thể trong lưu đồ giúp các nhân viên trong công ty dễ hiểu quy trình công việc và biết được các bước cần cải thiện. Ngoài ra, do cách truyền thông tin từng bước, từng khâu nên mỗi nhân viên có thể tập trung hơn vào khâu mà họ phụ trách.
Với cách thức tổ chức công tác kế toán như đã trình bày ở trên, trong thời gian qua hoạt động trong quy trình nhập khẩu vẫn tiến hành một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Tuy nhiên công ty vẫn không tách biệt chức năng công việc giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán, nghĩa là kế toán thanh toán kiêm luôn kế toán công nợ. Để phòng ngừa và hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra thì phòng kế toán của công ty nên tách biệt chức năng công việc giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán, nghĩa là nên tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán công nợ. Kiến nghị này được đưa ra từ khảo sát thực tế tại công ty. Chức năng nhiệm vụ của hai phần hành kế toán công nợ và kế toán thanh toán có thể được phân chia như sau:
Kế toán công nợ:
• Theo dõi các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và hoá đơn mua hàng.
• Mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng.
• Mở sổ cái để theo dõi công nợ.
• Đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.
• Theo dõi các khoản nợ của công ty và tiến hành đề xuất trả nợ đúng hạn cho người bán.
• Định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và với người bán. Kế toán thanh toán:
• Thực hiện các hoạt động thu chi tiền mặt, chuyển tiền, thu tiền qua ngân hàng.
• Nhận giấy báo nợ, giấy báo có từ ngân hàng.
• Ghi các sổ chi tiết, sổ cái thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Định kỳ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của ngân hàng.
• Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của thủ quỹ.