CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.2. Đặc điểm và thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ
2.2.6.2.1. Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn:
20. Kiểm sốt quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:
Bộ phận bán hàng: chủ yếu là Phịng kinh doanh, ngồi ra Phịng xuất nhập
khẩu cũng tham gia bán hàng. Mặc dù quy định ban đầu chức năng bán hàng thuộc Phịng kinh doanh (phụ trách bán các mặt hàng mua từ các nhà cung cấp trong nƣớc nhƣ: thép cây, xi măng đen, xi măng trắng do nhà máy xi măng của đơn vị sản xuất,..); Phịng xuất nhập khẩu phụ trách khai thác và ký hợp đồng nhập khẩu ủy thác cho khách hàng và bán một số mặt hàng nhập từ nƣớc ngồi (thép lá, hĩa chất sản xuất VLXD, một số mặt hàng trang trí nội thất,..). Nhƣng thực tế khi tiếp xúc nhu cầu đa dạng của khách hàng, Phịng xuất nhập khẩu cũng cùng tham gia bán các mặt hàng trong nƣớc. Việc tận dụng nhân lực tập trung bán hàng khơng chỉ áp dụng đối với Phịng xuất nhập khẩu mà ngay cả các nhân lực chủ chốt các phịng ban, bộ phận khác cũng đƣợc khuyến cáo tham gia tìm khách hàng vì áp lực trong ngành ngày càng tăng cao.
Nhận đơn đặt hàng: đơn vị khơng cĩ thiết kế mẫu đơn đặt hàng riêng của
đơn vị, đơn đặt hàng (cĩ thể là Phiếu yêu cầu mua hàng,..) do khách hàng tự lập và gửi (qua fax, thƣ điện tử,..) đến doanh nghiệp hay đặt hàng qua điện thoại.
Xác minh người mua: Nhân viên bán hàng (bộ phận bán hàng) khi nhận
đƣợc đơn đặt hàng luơn liên lạc ngay với khách hàng để xác minh thơng tin về việc đặt hàng.
Đối chiếu thơng tin về hàng hĩa và xác nhận khả năng cung ứng: Nếu
trên đơn đặt hàng của khách hàng cĩ đầy đủ các thơng tin về hàng hĩa nhƣ: chủng loại, quy cách, số lƣợng, (cĩ thể cĩ đơn giá) và thời gian giao hàng, phƣơng thức giao hàng thì nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra khả năng cung ứng, đối chiếu đơn giá. Nếu khơng đủ những thơng tin chính trên đơn đặt hàng (quy cách, chủng loại, đơn giá,..) hay trong trƣờng hợp khơng cĩ đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập Bảng báo giá rồi fax (hay gửi qua thƣ điện tử, thơng báo qua điện thoại) cho khách hàng. Trong trƣờng hợp hàng hĩa số lƣợng lớn, giá trị cao thì nhân viên bán hàng sẽ lập thêm Hợp đồng kinh tế.
Lệnh bán hàng: Nhƣ vậy, trong trƣờng hợp này doanh nghiệp sử dụng một
trong các chứng từ sau để thay thế cho Lệnh bán hàng: Đơn đặt hàng (do khách hàng lập) hay Bảng báo giá (do doanh nghiệp lập). Đơn đặt hàng (hay Bảng báo giá) đƣợc lập thành 2 bản. Trƣởng bộ phận bán hàng (Trƣởng phịng Kinh doanh, Trƣởng phịng xuất nhập khẩu) xét duyệt Đơn đặt hàng (hay Bảng báo giá), nếu cĩ Hợp đồng kinh tế (đƣợc lập thành 2 bản, 1 bản gửi cho khách hàng, 1 bản lƣu tại đơn vị) thì Tổng Giám đốc sẽ là ngƣời ký duyệt hợp đồng. Đơn đặt hàng (hay Bảng báo giá) sau khi đƣợc Trƣởng bộ phận bán hàng xét duyệt sẽ đƣợc fax cho khách hàng, sau đĩ lƣu tại bộ phận bán hàng 1 bản, 1 bản đƣợc tiếp tục đƣợc luân chuyển trong các thủ tục tiếp theo của chu trình.
Xét duyệt bán chịu: Trong trƣờng hợp bán chịu, đơn vị cũng cĩ xây dựng
chính sách bán chịu với những hạn mức và ủy quyền quy định cụ thể bằng văn bản. Trong hạn mức đƣợc ủy quyền, Phĩ Tổng giám đốc- kiêm Trƣởng phịng kinh doanh sẽ xét duyệt, giá trị vƣợt quá hạn mức đƣợc ủy quyền thì phải trình lên Tổng
Giám đốc xét duyệt. Đối với khách hàng mới, nhân viên Phịng kinh doanh phải tìm hiểu khả năng thanh tốn của khách hàng, nếu khơng nắm rõ đƣợc thì bắt buộc phải cĩ bảo lãnh thanh tốn của ngân hàng.
Kiểm sốt quá trình giao hàng, lập hĩa đơn và ghi nhận doanh thu:
Quá trình giao hàng:Bộ phận bán hàng (Phịng kinh doanh, Phịng Xuất
nhập khẩu) cử 1 nhân viên trực tiếp đi giao hàng, chịu trách nhiệm về hàng hĩa trong suốt quá trình giao hàng.
Phƣơng thức giao hàng cĩ thể giao tại kho của đơn vị, hay giao hàng tập nơi tại địa điểm cơng trình (hoặc kho) của khách hàng.
Hàng hĩa đƣợc xuất từ các kho của đơn vị hoặc cĩ khi hàng hĩa đƣợc xuất từ kho của nhà cung cấp, khi đĩ đơn vị phải thực hiện nghiệp vụ nhận hàng hĩa mua từ nhà cung cấp rồi mới tiến hành thủ tục chuyển giao cho khách hàng. Thơng thƣờng hàng hĩa đƣợc xuất từ kho của nhà cung cấp sẽ đƣợc giao cho khách hàng theo phƣơng thức giao tận nơi. Bao gồm các trƣờng hợp nhƣ sau:
Hàng hĩa ở kho (hay nhà máy) của nhà cung cấp: Nhân viên giao hàng
của đơn vị phải mang theo chứng từ mua hàng của nhà cung cấp (nhƣ Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế,..) để đối chiếu với bộ phận giao hàng của nhà cung cấp, tiến hành nhận hàng, kiểm hàng (đối với xi măng trọng lƣợng đƣợc ghi trên bao nên chỉ cần đếm và kiểm sự nguyên vẹn của bao, đối với sắt thƣờng các nhà máy cĩ bố trí trạm cân,.. ). Đồng thời nhận Hĩa đơn GTGT cũng là chứng từ đi trên đƣờng, Phiếu cân hàng,.. rồi mới tiến hành chuyển giao cho bộ phận vận chuyển của đơn vị. Nhân viên giao hàng và bộ phận vận chuyển ký vào Biên bản giao hàng, biên bản này cũng để khách hàng ký xác nhận khi chuyển giao hàng hĩa. Sau khi hồn tất việc giao hàng, Biên bản giao hàng cĩ ký nhận của khách hàng sẽ đƣợc chuyển về Phịng kế tốn để tiến hành xuất hĩa đơn gửi cho khách.
Hàng hĩa ở kho của đơn vị: Bộ phận kho căn cứ vào Đơn đặt hàng (hay
Bảng báo giá) đã đƣợc duyệt để tiến hành xuất kho. Nếu giao hàng cho khách hàng tại kho, sau khi khách hàng kiểm hàng cùng Thủ kho và nhân viên giao hàng thì cả 3 ngƣời sẽ ký nhận vào Biên bản giao hàng, khách hàng giữ 1 liên, Thủ kho giữ 1
liên (thực hiện việc ghi Thẻ kho). Nhân viên giao hàng sẽ mang liên cịn lại (liên thứ 3) đã ký nhận về Phịng kế tốn, kế tốn tiến hành lập Hĩa đơn giao cho khách.
Trong trƣờng hợp giao hàng tại cơng trình (hay kho) của khách hàng thì nhân viên giao hàng, Thủ kho và bộ phận vận chuyển cùng kiểm hàng, cùng ký xác nhận vào Biên bản giao hàng. Tƣơng tự nhƣ trên, Thủ kho giữ 1 liên, nhân viên giao hàng giữ 1 liên (để chuyển về Phịng kế tốn xuất Hĩa đơn làm chứng từ đi đƣờng), Bộ phận vận chuyển giữ liên cịn lại để cho khách hàng ký xác nhận khi giao hàng.
Khi giao hàng cho khách theo phƣơng thức giao hàng tận nơi, nếu lƣợng hàng hĩa nhiều hơn 2 chiếc xe tải, thì nhân viên giao hàng (bộ phận bán hàng) khi bàn giao hàng hĩa cho bộ phận vân chuyển sẽ tiến hàng bàn giao với từng tài xế của mỗi xe. Khi này cần cĩ thêm Biên bản bàn giao vận chuyển cho riêng từng xe, trong đĩ phải ghi chi tiết hàng hĩa, số lƣợng, khối lƣợng, quy cách,..ghi nhận từng biển số xe.
Lập Hĩa đơn: Hĩa đơn đƣợc lập căn cứ vào Biên bản giao hàng, kiểm tra
đối chiếu với Đơn đặt hàng (hay Bảng báo giá) đã đƣợc duyệt. Hĩa đơn đƣợc lập sau khi xuất và kiểm hàng hĩa từ kho nhằm giảm thiểu rủi ro phải hủy, hay điều chỉnh Hĩa đơn nếu hàng hĩa trong kho thiếu hụt, khơng trùng khớp số liệu trên sổ sách kế tốn hay hàng hĩa khơng đáp ứng đúng chất lƣợng nhƣ ban đầu qua quá trình lƣu kho.
Dù giao hàng theo phƣơng thức nào thì Hĩa đơn cũng phải đƣợc lập để làm chứng từ đi kèm theo hàng hĩa khi lƣu thơng trên đƣờng theo quy định của pháp luật6. Hĩa đơn đƣợc lập thành 3 liên, liên 2 và 3 giao cho Phịng kinh doanh để chuyển cho khách hàng ký. Sau khi ký, khách hàng giữ 1 liên, liên cịn lại đƣợc chuyển lại Phịng kế tốn.
Đối với trƣờng hợp nhận hàng mua từ nhà cung cấp rồi mới tiến hành giao cho khách, kế tốn tập hợp chứng từ mua hàng (Hốn đơn mua hàng) rồi lập Phiếu nhập
kho (cho hàng hĩa luân chuyển qua kho) ghi bút tốn nhập kho, sau đĩ ghi bút tốn xuất kho, khơng xử lý đúng theo nghiệp vụ mua hàng bán thẳng.
Ghi nhận Doanh thu: Khi nhận đƣợc Biên bản giao hàng đã đƣợc ký nhận
của khách hàng, kế tốn tập hợp chứng từ (Biên bản giao hàng, Hĩa đơn,...) kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận doanh thu và các tài khoản đối ứng khác. Doanh nghiệp tính gia xuất kho theo phƣơng pháp FIFO.
21. Thu tiền bán hàng và theo dõi nợ phải thu của khách hàng:
Trong trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, khách hàng sử dụng các hình thức thanh tốn qua ngân hàng, do hàng hĩa của đơn vị thƣờng cĩ giá trị trên 20 triệu nên phải thực hiện các quy định pháp luật về Thuế giá trị gia tăng7. Các hình thức thanh tốn qua ngân hàng nhƣ: Séc (séc chuyển khoản, séc bảo chi,..), Ủy nhiệm chi– chuyển tiền, Tín dụng thƣ,.. Chứng từ ghi sổ là Giấy báo cĩ của ngân hàng.
Trong trƣờng hợp bán chịu, kế tốn căn cứ Hĩa đơn tiến hành ghi Nợ phải thu của khách hàng, ghi sổ chi tiết theo từng khách và theo dõi thanh tốn cơng nợ. Sổ chi tiết theo dõi cơng nợ của khách hàng theo dõi thanh tốn theo từng hĩa đơn.
Kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ. Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm đơn đốc khách hàng trả tiền.
Định kỳ (tháng, quý, năm), kế tốn cơng nợ lập các báo cáo nhƣ: Báo cáo cơng nợ khách hàng, Bảng kê cơng nợ phải thu của các hĩa đơn theo hạn thanh tốn, Bảng kê các hĩa đơn bán hàng,.. và tiến hành đối chiếu cơng nợ với khách hàng, báo cáo tình hình cơng nợ phải thu của khách hàng cho kế tốn trƣởng, đặc biệt là các trƣờng hợp nợ quá hạn. Căn cứ theo Thơng tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 do Bộ tài chính ban hành, kế tốn trƣởng sẽ trình danh sách nợ khĩ địi lên Hội đồng Quản trị, là bộ phận duyệt xĩa nợ khĩ địi.
22. Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán:
Phĩ Tổng giám đốc- kiêm Trƣởng phịng kinh doanh đƣợc ủy quyền quyết định giảm giá trong phạm vi nhất định (tính theo % trên tổng giá trị hợp đồng). Trong
7 Căn cứ theo Luật thuế GTGT 13/2008/QH12 ngày 3/6/2008, TT 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008, Nghị định 123/2008/NĐ-CP ngày 8/12/2008, TT 60/2007/TT-BTC, Cơng văn số 10220/BTC-TCT ngày
trƣờng hợp khách hàng yêu cầu giảm giá vƣợt mức xét duyệt của Trƣởng phịng kinh doanh thì sẽ trình lên Tổng giám đốc xét duyệt từng trƣờng hợp cụ thể. Các trƣờng hợp giảm giá thƣờng áp dụng đối với khách hàng mới đơn vị cần tạo lập mối quan hệ, hay cĩ thể linh hoạt theo tình hình kinh doanh của đơn vị tại từng thời điểm.
Đơn vị ít khi bị trả lại hàng do giao khơng đúng quy cách, mặt hàng, hay chất lƣợng khơng đạt. Đơi khi cĩ xét giảm giá hàng bán cho một số trƣờng hợp khách hàng quen muốn giảm giá thơng qua việc giảm nợ phải thu. Đơn vị thƣờng sử dụng mẫu chứng từ yêu cầu giảm giá hàng bán của khách hàng để xét duyệt. Bộ phận bán hàng kiêm nhiệm việc đốc thúc khách hàng trả tiền nên cũng là bộ phận trình lên Tổng giám đốc xét duyệt việc giảm giá hàng bán.