CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.1. Giới thiệu tổng quan về Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ & Kinh doanh Vậy liệu Xây
2.1.7. Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty:
(giữa các cửa hàng, nhà máy, xí nghiệp với cơng ty), vừa phân tán (giữa các chi nhánh với cơng ty). Kế tốn tại các cửa hàng chỉ phát hành hĩa đơn cho khách và ghi chép các nghiệp vụ mua bán hàng để phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ. Các chi nhánh phát hàn hĩa đơn, khai báo thuế giá trị gia tăng tại địa phƣơng và định kỳ chuyển báo cáo về cơng ty, kế tốn cơng ty hợp nhất các báo cáo của chi nhánh với số liệu của cơng ty.
Phịng kế tốn của cơng ty hiện nay gồm cĩ 7 ngƣời, đƣợc phân cơng theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Ở CƠNG TY
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty
Nhiệm vụ của từng vị trí:
11. Kế tốn trưởng:
Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về cơng tác kế tốn đúng với vai trị của một kế tốn trƣởng theo các quy định của Nhà nƣớc và của cơng ty. Bao gồm những cơng việc cụ thể nhƣ:
KẾ TỐN TRƢỞNG KẾ TỐN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN HÀNG HĨA VẬT TƢ KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN TIỀN MẶT
Xem xét và duyệt các chứng từ, báo cáo kế tốn, các kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Báo cáo định kỳ với Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị.
12. Kế tốn tổng hợp:
Ghi sổ cái, khĩa sổ trong chƣơng trình kế tốn và tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu của các bộ phận kế tốn phần hành, hợp nhất các báo cáo của các đơn vị trực thuộc để lập BCTC, báo cáo thuế và báo cáo phục vụ cơng tác quản lý.
Phân bổ chi phí, trích lập các quỹ theo chế độ kế tốn và theo quy định của cơng ty.
Lập các kế hoạch tài chính.
Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ trong cơng ty, cũng nhƣ việc phân bổ chi phí
khấu hao TSCĐ.
13. Kế tốn hàng hĩa- vật tư:
Theo dõi giá trị hàng mua vào, bán ra và tính giá vốn cho từng loại hàng hĩa xuất trong kỳ.
Cuối tháng, kế tốn hàng hĩa vật tƣ phải đối chiếu số liệu hàng hĩa- vật tƣ nhập xuất tồn trong kỳ với các bộ phận nhƣ: Phịng kinh doanh, Phịng xuất nhập khẩu, các đơn vị trực thuộc và thủ kho.
Cuối tháng, kế tốn hàng hĩa- vật tƣ lập các bảng nhƣ: Bảng kê hàng hĩa mua vào, Bảng kê hàng hĩa bán ra và Bảng kê nhập xuất tồn.
14. Kế tốn tiền mặt và kế tốn tiền gửi ngân hàng:
Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của cơng ty.
Lập các chứng từ nhƣ: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Séc…để thực hiện nghiệp vụ chi tiền.
Kế tốn tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cịn cĩ nhiệm vụ nộp tiền cho ngân
sách Nhà nƣớc cho các khoản phí và thuế theo quy định.
Theo dõi cơng nợ, tiền hành thu nợ đối với các đơn vị trực thuộc, với khách hàng và nhà cung cấp.
Báo cáo tình hình cơng nợ hàng tháng với Kế tốn trƣởng, xin ý kiến xử lý
đối với các khoản nợ quá hạn, nợ khĩ địi.
16. Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt tại quỹ.
Chịu trách nhiệm về việc thu- chi tiền mặt dựa trên các Phiếu thu, Phiếu chi hợp lệ.
Đối chiếu số tiền tồn quỹ với kế tốn thanh tốn để kiểm tra số phát sinh và số thực chi.
Vận dụng chế độ kế tốn:
Năm tài chính: Bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hàng năm.
Chế độ kế tốn: Theo chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam.
Hệ thống tài khoản: Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính, các tài khoản chi tiết với phƣơng pháp đánh số và mã hĩa bằng các ký tự nhằm phục vụ cho việc quản lý các tài khoản đƣợc chi tiết hơn.
Hệ thống chứng từ: Bao gồm các chứng từ cĩ quy định mẫu bắt buộc nhƣ:
Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu chi, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hĩa đơn giá trị gia tăng do đơn vị tự in..; các chứng từ cĩ mẫu hƣớng dẫn nhƣ: Bảng chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lƣơng, Hợp đồng giao khốn, Phiếu nhập kho, Bảng kê chi tiết tiền,…
Các báo cáo: Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính vào cuối năm. Báo cáo tài chính mỗi tháng nhƣ: Bảng cân đối kế tốn, Kết quả hoạt động kinh doanh…nhằm phân tích và xác định kết quả kinh doanh của cơng ty. Báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý nhƣ: Báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo từng bộ phận kinh doanh, từng nhĩm hàng, hay Báo cáo tình hình cơng nợ,…
Hình thức kế tốn: kế tốn máy với phần mềm ACSoft, các mẫu sổ thiết kế theo hình thức kế tốn Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ nhƣ sau:
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ: Phần mềm kế tốn Chứng từ kế tốn Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Các sổ chi tiết Báo cáo:
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
Hình 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú:
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Nhập số liệu hàng ngày
: Đối chiểu kiểm tra
Sổ kế tốn gồm: Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp,...