6. Bố cục đề tài
2.3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY
2.3.1. Hoạt động mua hàng
Sơ đồ 2.3. Hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty TNHH TMTH Phước Hải
[Nguồn: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH TMTH Phước Hải]
Mua hàng là một bước quan trọng trong hoạt động của chuỗi cung ứng. Chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động. Đầu vào cho các hoạt động trong chuỗi cung ứng của một cơng ty bao gồm: hàng hóa và các nguyên vật liệu liên quan. Hoạt động mua hàng của công ty được chia thành hai lĩnh vực riêng biệt: nhân viên mua hàng ở phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và hoạt động kinh doanh cung ứng.
Hoạt động mua hàng của một công ty bao gồm nhiều bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, thanh toán cho nhà cung cấp.
Hoạt động mua hàng Hoạt động tồn trữ Hoạt động phân phối Hoạt động quản lý khách hàng
19
Sơ đồ 2.4. Quy trình mua hàng tại cơng ty TNHH TMTH Phước Hải
[Nguồn: Phịng kinh doanh - Cơng ty TNHH TMTH Phước Hải]
Hiện tại cơng ty đã có được một hệ thống những nhà cung cấp truyền thống. Hiện tại cơng ty có 12 nhà cung cấp lớn và nhỏ. Nhiều nhà cung cấp đã làm việc với công ty từ khi mới thành lập. Phước Hải luôn tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ gắn bó, hợp tác hai bên cùng phát triển. Bên cạnh đó, Phước Hải cũng khơng ngừng tìm kiếm các nhà cung cấp mới để thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
a. Xác định nhu cầu và phát hành đơn hàng
Khi thực hiện quy trình tính tốn dữ liệu đơn hàng, bộ phận kinh doanh thực hiện xử lý đơn hàng dựa trên các dữ liệu cần thiết và các thông số cần thiết. Các thông số quan trọng có thể được liệt kê: số lượng đặt hàng và dự báo của khách hàng, bảng thông số kỹ thuật, tồn kho sản phẩm, số lượng đặt hàng, v.v.
Bảng thống kê đơn hàng của khách hàng do nhân viên kinh doanh lập và dữ liệu này được gửi cho phòng kinh doanh. Sau khi nhận được số lượng đặt hàng và thơng tin khách hàng từ phịng kinh doanh, cuối mỗi tháng, nhân viên đặt hàng sẽ lập kế hoạch đặt hàng cho tháng tiếp theo và kế hoạch đặt hàng dự kiến cho 3 tháng tiếp theo, nếu có thay đổi số lượng do phịng kinh doanh thơng báo, nhân viên sẽ lên lịch đặt hàng dự kiến trong tháng hiện tại sẽ được cập nhật.
Quản lý tỷ lệ tồn kho an toàn:
Tùy thuộc vào đặc thù của nguyên vật liệu và nhà cung cấp, nhân viên thu mua sẽ quy định một mức tồn kho nhất định. Nhu cầu của 3 tháng tiếp theo căn cứ theo số dự báo đặt hàng của khách hàng. Số lượng tồn kho được tính bằng cơng thức dưới đây:
Số lượng tồn kho an toàn = nhu cầu bán hàng 1 tháng x số ngày tồn kho/30 ngày Xác định nhu cầu mua hàng dựa vào số liệu đặt
hàng của khách hàng và năng lực bán hàng
Phê duyệt
Phát hành đơn hàng Thanh toán và lưu hồ sơ
Kiểm tra nhận hàng và nhập kho
Theo dõi xác nhận từ nhà cung cấp và theo dõi giao hàng
20
Khi tính tốn q trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lượng tương ứng với con số an tồn. Do đó, những u cầu đặt hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an toàn cho vật liệu về. Việc thực hiện cài đặt tồn kho an toàn chỉ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm làm việc của nhân viên đặt hàng, chứ chưa có q trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính.
b. Theo dõi giao hàng
Để theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên đặt hàng có thể theo dõi trực tiếp trên hệ thống hoặc qua bảng dữ liệu Excel thống kê đơn hàng. Nếu nhà cung cấp chưa giao hàng, nhân viên đặt hàng sẽ gọi điện thoại trực tiếp, hoặc gửi email đến để kiểm tra lại thông tin, đôn đốc tiến độ, xác nhận lại kế hoạch.
Bảng 2.4. Thống kê kết quả giao hàng của nhà cung cấp từ 2020 - 2021
Năm 2020 Năm 2021
Tiêu chí Số đơn hàng Tỷ lệ (%) Số đơn hàng Tỷ lệ (%)
Tổng số đơn hàng 2168 100% 2534 100%
Số đơn hàng giao
đúng tiến độ 2056 94.83% 2179 85.99%
Số đơn hàng giao trễ 112 5.17% 355 14.01%
[Nguồn: Phịng kinh doanh - Cơng ty TNHH TMTH Phước Hải]
Đánh giá từ bảng dữ liệu giao hàng của nhà cung cấp trong hai năm qua, vẫn còn rất nhiều đơn hàng bị chậm giao ngoài yêu cầu quy định. Nhiều nhà cung cấp đã không cải thiện được vấn đề giao đơn hàng trễ so với yêu cầu. Những lý do chính của việc giao hàng chậm trễ như sau:
Khi đại dịch Covid-19 ập đến, hàng hóa trở nên khan hiếm và giá cả tăng cao, nhưng các công ty vẫn phải đặt hàng từ những nhà cung cấp này, không thể chuyển ngay sang nhà cung cấp khác và chấp nhận rủi ro của mình. Điều này là do: Hàng hóa được cung cấp bởi một nhà cung cấp duy nhất và khơng cơng ty nào khác có thể cung cấp các sản phẩm này. Một số nhà cung cấp khi nhận đơn hàng, ký xác nhận giao hàng theo đúng lịch. Nhưng đến ngày giao hàng họ không đáp ứng đủ số lượng hoặc tự ý điều chỉnh ngày giao mà khơng có thơng báo. Nhân viên đặt hàng theo dõi nhà cung cấp không chặt chẽ nên ngày giao hàng bị trễ hơn những gì nhà cung cấp đã cam kết. Khi xảy ra thiếu hàng hóa, nhân viên thu mua mới nhận được thông báo thiếu và phải hối thúc nhà cung cấp giao hàng gấp. Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, dẫn đến một số quy trình kiểm tra khơng thực hiện theo quy định.
Hiện tại cơng ty có thực hiện việc đánh giá tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhưng q trình thực hiện cịn chặt chẽ. Thường sau một khoảng thời thì kết quả đánh giá mới được hồn thành. Kết quả này không được gửi cho nhà cung cấp, nên khơng có u cầu nhà cung cấp khắc phục. Nhân viên đặt hàng chỉ tập trung vào giải quyết các sự cố giao hàng trước mắt và khi gặp vấn đề cụ thể.
21
c. Kiểm tra nhận hàng và nhập kho
Sơ đồ 2.5. Quy trình nhập kho của cơng ty
[Nguồn: Phịng Kinh doanh – Cơng ty TNHH TMTH Phước Hải]
Đơn hàng sau khi gửi đi, nhà cung cấp sẽ căn cứ theo yêu cầu mà sắp xếp gửi hàng đến cơng ty. Khi giao hàng cần phải có phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho, trên đó thể hiện đầy đủ chi tiết: mặt hàng giao, số lượng giao, số đơn hàng, giá,...
d. Thanh toán
Hầu hết việc thanh toán cho nhà cung cấp công ty đều áp dụng bằng phương pháp chuyển tiền qua hệ thống Internet Banking của các ngân hàng. Thời gian thanh tốn thường trong vịng 30 ngày hoặc tùy thuộc vào điều kiện thỏa thuận trên báo giá. Sau khi vật liệu đã được nhập kho, phịng Kế Tốn tiến hành đối chiếu lại số lượng thực nhận với số lượng trên hóa đơn, đơn giá với báo giá, tổng số tiền ghi trên hóa đơn. Nếu giá trị hai bên cân đối, nhân viên kế tốn sẽ chuyển giá trị của lơ hàng sang tài khoản phải trả nhà cung cấp trong hệ thống. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng theo dõi song song trên hệ thống tài khoản bằng Excel.
Trước khi tiến hành thanh tốn, bộ phận kế tốn sẽ thơng báo tới nhà cung cấp số tiền sẽ thanh toán cho từng đơn hàng, nếu nhà cung cấp có phản hồi thì 2 bên sẽ hợp tác giải quyết, nếu khơng có phản hồi gì từ nhà cung cấp thì bộ phận kế toán tiến hành thanh toán.
2.3.2. Hoạt động tồn trữ
Tại Kon Tum, Phước Hải đang sở hữu hai kho rộng 2000 mét vng và trụ sở chính đặt tại Khu cơng nghiệp Hịa Bình, phường Lê Lợi, thành phố Kon Tum. Kho được chia ra nhiều khu vực khác nhau. Khu vực vật tư và thiết bị rộng 100 mét vuông chứa các vật tư như thùng giấy, xốp để phục vụ cho đóng gói hàng, hay các thiết bị hỗ trợ như máy hút chân không, xe đẩy… Đối với doanh nghiệp cung cấp nhiều mặt hàng khác nhau nên sẽ có những cách bảo quản khác nhau tương ứng các kho nhỏ khác nhau. Kho hóa, mỹ phẩm rộng 500 mét vuông lưu kho các sản phẩm như các loại chất tẩy rửa, bột giặt, nước rửa chén, sữa tắm, dầu gội, tã bỉm,... Ngồi ra, có một kho khác chứa thực phẩm như bánh kẹo, sữa, mì tơm, nước đóng chai, các loại gia vị,… Bên cạnh đó, trong kho có một khu vực đóng gói và soạn hàng để nhân viên xếp lên xe. Khơng gian cịn lại của kho sẽ được phân
Kiểm tra, nhận hàng Hàng hóa nhập vào
Khơng đạt u cầu
Chờ xử lý
Đóng dấu ngày nhập kho Sắp xếp hàng hóa theo FIFO
Nhập dữ liệu vào hệ thống Đạt yêu cầu
22
thành các khung giá đỡ để đựng các mặt hàng còn lại, pallet được dùng chất hàng khi nhập kho dưới dạng thùng trước khi phân loại.
Kho của Phước Hải được chia làm nhiều khu vực khác nhau tương ứng với các mặt hàng và hỗ trợ q trình từ lưu khó đến nhập kho, giúp q trình phân phối sản phẩm diễn ra thuận tiện hơn, logic hơn. Tuy nhiên, cơ sở vật chất vẫn chưa bảo đảm an toàn đối với các mặt hàng. Kho khơng có thiết bị điều hồ khơng khí trong và ngồi kho, chưa cho thiết bị làm giảm độ ẩm vì vậy tình trạng hàng nhanh hỏng thường xuyên xảy ra. Trong một tháng qua, mặt hàng sữa tươi Cơ gái Hà Lan có hạn sử dụng ba tháng được lưu kho tại các giá đỡ và pallet đã có dấu hiệu bị hư hỏng vì khơng chịu được nhiệt độ nóng, bí bách của kho nên hoạt động phân phối bị gián đoạn vì sản phẩm khơng đạt chất lượng. Các đơn hàng được giữ lại, đồng thời phản hồi giải quyết với khách hàng. Thực tế cho thấy cơ sở vật chất hạn chế, chưa đảm bảo đã gây ra nhiều ảnh hưởng xấu và làm gián đoạn quá trình cung ứng cũng như năng lực cung ứng của Phước Hải.
Tồn kho tại công ty rất đa dạng các sản phẩm từ hóa mỹ phẩm đến thực phẩm và các loại đồ uống đóng chai nên quá trình bảo quản rất khác nhau. Những sản phẩm này đặc điểm chung là cần phải bảo quản trong mơi trường khơ ráo, thống mát, tránh ánh nắng mặt trời và nhiệt độ vừa phải. Thường hàng hóa sẽ được duy trì tồn trữ một lượng ổn định trong kho để đáp ứng đơn hàng, trừ trường hợp nghỉ lễ, hoặc có biến động thất thường.
Tại Phước Hải, các quy trình về xuất - nhập kho hàng hóa, kiểm kê hàng hóa vẫn đang trong q trình xây dựng và hồn thiện. Phước Hải đang đối diện với hoạt động quản trị hàng tồn kho về quản trị hiện vật, kế toán và kinh tế. Công tác quản lý hàng tồn kho đơn thuần là ghi nhận các biến động số tồn hàng hóa. Việc bảo quản hàng hóa cũng chưa đúng theo quy cách. Tồn tại nhiều vấn đề trong công tác quản trị hàng tồn kho cần được xem xét và giải quyết.
Hàng hóa trong kho khơng được quản lý một cách có hệ thống. Đối với hàng hóa của Phước Hải cần được quản lý theo phương thức FIFO (nhập trước, xuất trước). Hiện tại bộ phận nhập kho vẫn đang sử dụng phương pháp này nhưng vẫn là thao tác thủ công, các thông tin mặt hàng như số lượng, thời hạn sử dụng, ngày nhập kho chưa được đồng bộ. Bộ phận kinh doanh không thể lấy thơng tin sản phẩm kịp thời, dẫn đến tình trạng một số sản phẩm bị thiếu trong đơn hàng, và đơn hàng sẽ nằm giữa hai lựa chọn là giao hàng trong tương lai hoặc hoàn tiền do thiếu hàng. Cả hai phương án đều có thêm chi phí ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Việc quản lý hàng tồn kho sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường và sự gián đoạn có thể dai dẳng và kéo dài. Đặc biệt, mức tồn kho an tồn khơng được quy định cụ thể cho từng mặt hàng, có ý nghĩa đối với các mục tiêu tài chính, chi phí tồn kho hoặc giá trị mặt hàng khơng được kiểm sốt rõ ràng.
23
Hình 2.1. Hàng hóa dự trữ tại kho Cơng ty TNHH TMTH Phước Hải
[Nguồn: Fanpage Công ty TNHH TMTH Phước Hải]
Việc bảo quản hàng hoá tồn đọng nhiều vấn đề. Cụ thể là mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, yêu cầu bảo quản khắt khe như nước yến chưng sẵn, sữa tươi, các sản phẩm liên quan đến sữa,… doanh nghiệp không thể lưu kho lâu, chỉ để được thời gian ngắn. Cơ sở vật chất của Phước Hải không được đảm bảo hiệu suất hoạt động dẫn đến hàng hoá hư hỏng triền miên, vừa thất bại mục tiêu an tồn vừa thất bại mục tiêu tài chính.
Hoạt động quản trị kế tốn kho bãi cịn sơ khai. Việc nắm bắt tình trạng hàng hoá và đánh giá khơng chủ động để phịng chống hay giảm thiệt hại, đa số khi tổn thất hàng hoá số lượng lớn mới được phát hiện. Việc kế toán hàng tồn chưa được đầu tư mạnh, việc mở rộng doanh nghiệp hay tăng cường mặt hàng cần nhiều thời gian để thực hiện. Ngồi ra, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro về tài chính, rủi ro với quan hệ nhà cung cấp hay với chính khách hàng của mình.
Bảng 2.5. Phân tích tỷ lệ tồn kho nguyên vật liệu
Đơn vị tính: VNĐ 2020 2021 So sánh 2021/2020 Tỷ lệ % Tổng giá trị tồn kho 26,734,609,112 13,498,422,352 13,236,186,760 49.51% Tổng nguồn vốn 55,635,212,014 45,068,060,952 10,567,151,062 18.99% Tỷ lệ tồn kho/nguồn vốn 48.05% 29.95%
[Nguồn: Phịng Kế tốn – Cơng TNHH TMTH Phước Hải]
Qua bảng phân tích ta thấy Tổng giá trị tồn kho năm 2020 chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn (48%), nhưng ở năm 2021 tỷ trọng tồn kho/nguồn vốn chỉ còn 29,95%. Mức tồn kho này trong năm 2021 là khá an tồn cho cơng ty trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp. Tuy nhiên, công ty cần phải cân nhắc lượng hàng tồn kho phù hợp để có thể đáp ứng kịp thời khi cầu thị trường xảy ra đột biến.
24
Hệ thống kho bãi của công ty được tổ chức bài bản, với 2 kho hàng lớn, tổ chức theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hàng hóa được phân chia hợp lý đến từng kho để dễ dàng vận chuyển. Bộ phận kế toán sẽ đối chiếu chứng từ xuất kho, đảm bảo hoạt động FIFO chính xác.
2.3.3. Hoạt động phân phối
a. Các kênh phân phối
Với đặc điểm là một công ty thương mại nên kênh phân phối hàng hóa của cơng ty chỉ liên quan đến B2B (Business to Business). Công ty chuyên phân phối các mặt hàng trên địa bàn tỉnh Kon Tum qua các kênh:
Kênh phân phối trực tiếp: người tiêu dùng mua sản phẩm trực tiếp của công ty, không thông qua trung gian phân phối. Khách hàng chủ yếu là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm của cơng ty cho mục đích tiêu dùng, hoạt động từ thiện,... Tuy nhiên những khách hàng này chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng doanh số của công ty.
Sơ đồ 2.6. Kênh phân phối trực tiếp
[Nguồn: Tác giả tự tổng hợp]
Kênh phân phối cấp 1: Công ty bán hàng cho các đại lý, cửa hàng tạp hóa, bán lẻ,… trên địa bàn toàn tỉnh Kon Tum. Sau đó, các cửa hàng này sẽ bán lẻ hàng hóa đến tay người
tiêu dùng. Đây là kênh chiếm tỷ trọng doanh thu nhiều nhất của công ty
Sơ đồ 2.7. Kênh phân phối cấp 1
[Nguồn: Tác giả tự tổng hợp]
Ngồi ra, cơng ty cịn thực hiện phân phối cả ở kênh phân phối cấp 2 đó là bán hàng cho người bán sỉ, sau đó người bán sỉ này sẽ bán hàng lại cho các cửa hàng tạp hóa, đại
lý,… rồi từ đây hàng hóa mới đến tay người tiêu dùng.
Sơ đồ 2.8. Kênh phân phối cấp 2
[Nguồn: Tác giả tự tổng hợp]
Công ty TNHH
TMTH Phước Hải Người tiêu dùng
Cửa hàng tạp hóa, đại lý,… Cơng ty TNHH
TMTH Phước Hải Người tiêu dùng
Cửa hàng tạp hóa, đại lý,… Công ty TNHH
25
b. Hoạt động vận tải, giao hàng
Hiện nay, Phước Hải đang sở hữu một đội xe với hơn 20 xe tải chuyên dụng vận