6. Bố cục đề tài
3.2. NHĨM GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG
3.2.3. xuất quy trình xuất – nhập hàng hóa
Như đã đề cập tại Chương 2, công tác quản trị hàng tồn kho tại vẫn cịn thơ sơ. Trước hết để thuận tiện cho việc ghi nhận biến động tồn kho, đảm bảo khơng thất thốt hàng hóa, tơi đề xuất hai quy trình xuất - nhập hàng hóa tại kho (Quy trình cụ thể được trình bày ở các mục tiếp theo). Đề xuất này là bước đầu trong việc xây dựng và chuẩn hóa các quy trình làm việc tại kho.
31
a. Quy trình nhập kho
Bảng 3.1. Quy trình nhập kho đề xuất
STT Quy trình Mơ tả chi tiết
1
Phịng Kinh doanh sẽ gửi Phiếu đề nghị nhập kho (theo mẫu bên bộ phận kho đưa) thông qua base cho bộ phận Kho. Tất cả các sản phẩm đều phải có mã sản phẩm.
Phiếu đề nghị nhập kho sẽ được thơng báo ít nhất là 2 ngày để Team kho có thời thời gian sắp xếp kho và nhân lực.
Phòng Kinh doanh cập nhật cách bảo quản hàng hóa (dành cho những hàng hóa mới)
Trong trường hợp có thay đổi về thời gian giao hàng phải báo ngay cho bộ phận kho.
Lưu ý: Team kho sẽ khơng nhận hàng hóa nếu khơng có Phiếu đề nghị nhập kho.
2
Kiểm kê hàng hóa bao gồm 3 bộ phận: đặt hàng, QC và kho. Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng hàng hóa, cách kiểm tra như sau:
Chụp hình lại kiện hàng trước khi tháo kiện và sau khi kiểm xong số thực nhận nhằm giải quyết những vấn đề phát sinh.
Trường hợp hàng không đạt chất lượng sẽ giao lại cho bên bộ phận Đặt hàng xử lý và bên Đặt hàng sẽ xác nhận qua base thời gian đổi trả hàng. Bộ phận kho chỉ nhập liệu số lượng hàng thực nhận.
3
Lập phiếu nhập kho (mẫu: chờ cập nhật) xác nhận thông tin đưa cho 3 bộ phận kho, QC và đặt hàng ký xác nhận, bộ phận Kho sẽ chụp lại phiếu đăng tải lên một folder online.
4
Đảm bảo theo quy tắc lưu kho và bảo quản hàng hóa:
Quy tắc lưu kho: sắp xếp hàng hóa theo layout và FIFO
Bảo quản hàng hóa: theo quy tắc của Team đặt hàng đề ra, nếu có vấn đề bảo quản hàng hóa khơng đạt sẽ báo cáo lại cho ban quản lý. Bộ phận kho sẽ kiểm tra chất lượng bảo quản theo định kì.
Cập nhật các thơng tin lên file excel quản lý của bộ phận kho mỗi ngày.
Lên kế hoạch nhập kho Kiểm kê hàng nhập Lập phiếu nhập kho Kiểm kê hàng nhập
32
b. Quy trình xuất kho
Bảng 3.2. Quy trình xuất kho đề xuất
STT Quy trình Mơ tả chi tiết
1
Gồm 2 phương thức xuất:
Xuất nội bộ:
Xuất lẻ: Phiếu xuất kho sẽ thực hiện vào cuối ngày.
Xuất sỉ: bộ phận kho sẽ nhận thông tin SO từ bộ phận điều phối qua base.
Xuất các phòng ban khác: bộ phận kho sẽ gửi request qua base cho quản lý.
2
Kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng để xuất. Nếu thiếu hàng sẽ báo lại với những bên nội bộ hoặc các phòng ban khác để giải quyết vấn đề.
3
Khi có đủ hàng sẽ tiến hành xuất kho.
Phiếu xuất kho sẽ được bộ phận kho, bộ phận Kinh doanh và các bên liên quan ký xác nhận (phiếu sẽ được đăng tải lên folder chung)
Nhập thông tin xuất kho vào file excel vào cuối mỗi ngày