6. Bố cục đề tài
3.2. NHĨM GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG
3.2.4. Áp dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động kinh doanh
Các bộ phận của cơng ty vẫn cịn phụ thuộc nhiều vào file quản lý Excel. Việc quản lý này làm việc cập nhập thông tin giữa các bộ phận mất nhiều thời gian, thơng tin khơng chính xác. Do đó, cơng ty cần xem xét lại hoạt động của mình, giảm bớt những bảng biểu khơng cần thiết, chuyển qua sử dụng thông tin trong hệ thống cụ thể là phần mềm SAP.
System Application Programing (tên viết tắt là SAP) là một phần mềm hoạch định doanh nghiệp. Đây là phần mềm có nhiều tính năng hữu ích giúp cơng ty quản lý các hoạt động như sau:
- Quản lý bán hàng: Quy trình bán hàng của cơng ty sẽ được hệ thống SAP ERP theo dõi sát sao, nhờ đó cơng ty có thể tiến hành phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận sẽ thu về, tìm ra cơ hội đầy tiềm năng thơng qua các chỉ số và báo cáo. SAP sẽ giúp công ty quản lý quan hệ khách hàng; giúp hiểu rõ và nắm được tâm lý của khách hàng, từ đó bán hàng thành cơng.
- Quản lý mua hàng: Phần mềm SAP có thể giúp cơng ty xây dựng, quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các hạng mục như: đơn đặt hàng, số lượng hàng hóa, mức lợi nhuận, nợ tồn… đều sẽ được quản lý chặt chẽ.
- Quản lý kho: Quản lý kho là một công việc phức tạp nhưng chỉ cần tận dụng sự trợ giúp của SAP thì cơng ty có thể “nhẹ đầu” hơn rất nhiều. Hệ thống này sẽ giúp công ty quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá… một cách chỉn chu và hiệu quả.
- Quản lý tài chính: Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của công ty dù quy mô lớn hay nhỏ. SAP ERP sẽ giúp công ty quản lý các hoạt động liên quan đến kế tốn và tài chính
Đề nghị xuất kho
Kiểm tra tồn kho
33
như: kế toán tổng hợp, bút tốn, ngân sách… Nó cũng sẽ cung cấp cho cơng ty đầy đủ các bản báo cáo về các hoạt động vừa kể trên.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần:
Đưa ra chương trình đào tạo nội bộ kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên. Cụ thể những nhân viên có kỹ năng sử dụng SAP sẽ đào tạo cho các nhân viên cấp dưới. Đưa ra các điểm quan trọng trong mỗi bước làm việc, tránh thao tác sai sót. Phịng Kinh Doanh sẽ theo dõi đơn hàng thông qua hệ thống, tổng hợp số liệu báo cáo.
Mỗi phòng ban cần xây dựng lưu đồ làm việc cụ thể, các bước thao tác liên quan đến hệ thống. Nhân viên có thể xem bảng hướng dẫn khi quên thao tác hoặc chưa biết hướng xử lý. Những văn bản này cũng hữu ích cho q trình đào tạo nhân viên mới. Các quy trình này nên được đưa vào chung cho các phòng ban cùng tham khảo, nắm bắt hoạt động tổng thể, cùng nhau chỉnh sửa nếu có thơng tin sai sót.