6. Bố cục đề tài
3.1. NHỮNG ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY
Định hướng phát triển công ty gồm:
- Công ty cần tập trung phân phối các mặt hàng chủ lực thay vì dàn trải nguồn lực để phân phối nhiều mặt hàng và hợp tác với nhiều đối tác như hiện tại.
- Mở rộng và phát triển quy mô kinh doanh rộng khắp khu vực Tây Nguyên thay vì chỉ tập trung phân phối tại thị trường tỉnh Kon Tum.
- Tổ chức, sắp xếp nguồn lực doanh nghiệp một cách hợp lý, triệt để. - Chú trọng đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực.
- Nâng cao tính gắn kết của nhân viên với cơng ty.
- Xây dựng quy trình xuất – nhập hàng hóa một cách cụ thể, thống nhất. - Áp dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động kinh doanh. - Hồn thiện quy trình theo dõi đơn hàng.
- Mở rộng thêm kênh phân phối Horeca.
- Bắt kịp xu hướng với mảng thương mại điện tử.
3.2. NHÓM GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG 3.2.1. Đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực
a. Mục tiêu
Theo những đánh giá trong quá trình làm việc kết hợp trao đổi với các bộ phận trong công ty, Phước Hải hiện nay là một doanh nghiệp non trẻ. Quá trình quản trị nhân sự chưa được chú trọng, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và chủ quan cá nhân, điều này dẫn đến các vấn đề phát sinh rất rõ trong các phòng ban. Việc tư duy sáng tạo, ứng dụng các công nghệ chưa được mọi người tự động xem xét dẫn đến việc kế hoạch cung ứng tốt nhưng kết quả khơng đạt được cao, mà cịn thiếu hụt hàng hóa nhiều. Điều này xuất phát từ năng lực quản trị nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Vậy nên, việc đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là cần thiết.
Đối với Phước Hải, việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc. Đặc biệt với một công ty mang tính thương mại, q trình Kinh doanh và quản lý chuỗi cực kỳ quan trọng, là tiền đề cho sự thành công. Khi chất lượng công việc được gia tăng, đóng góp bởi tất cả mọi người sẽ phù hợp với phong cách giảm bớt sự giám sát của doanh nghiệp, vì người lao động hồn tồn có khả năng tự giám sát cơng việc của mình và các vấn đề có thể ảnh hưởng để quy trình chung. Từ đó, Ban Giám đốc có nhiều thời gian hơn cho việc định hướng phát triển doanh nghiệp. Yếu tố nhân lực chất lượng giúp doanh nghiệp ổn định hơn, tăng tính cạnh tranh và có thể tăng cường áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp.
Về phía nhân viên phịng Kinh doanh, việc đào tạo và nâng cao chuyên môn sẽ tăng tinh thần trách nhiệm với cơng việc của mình hơn, vì đối với một cơng ty nhỏ và vừa, mỗi người sẽ là một trong những người có vai trị rất lớn trong việc phát triển doanh nghiệp sắp
29
tới. Điều này cịn giúp người lao động có cách nhìn mới, tư duy mới trong cơng việc là cơ sở phát huy khả năng sáng tạo của chính họ trong cơng việc. Đồng thời, điều này tạo tính chuyên nghiệp của nhân viên phòng Kinh doanh và tăng sự thích ứng giữa người lao động và cơng việc hiện tại cũng như tương lai. Đặc biệt, lĩnh vực chuỗi cung ứng trên toàn cầu đang chuyển biến theo hướng tự động hố hơn, chun mơn cao sẽ giúp họ tăng giá trị trên thị trường.
b. Cách thức thực hiện
- Giai đoạn 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
Tuỳ vào từng giai đoạn của công ty, yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhân viên sẽ thay đổi tuỳ theo định hướng. Đồng thời nhu cầu của việc đào tạo sẽ cần xem xét vào hiệu suất làm việc thực tế so với hiệu suất kỳ vọng, tình trạng kinh doanh và tương lai của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp cần xem xét vấn đề đào tạo, nâng cao chuyên môn nhân viên. Trong thời gian gần đây, Phước Hải đang trong cơng cuộc xây dựng lại quy trình làm việc của doanh nghiệp. Đồng thời, mục tiêu của Phước Hải hướng đến xây dựng thương hiệu phân phối, dịch vụ và bán lẻ hàng đầu khu vực Tây Nguyên. Để có thể đạt được mục tiêu trên, nhân viên phòng Kinh doanh cần phải nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc. Từ đó, khi doanh nghiệp đầu tư nhiều hơn vào ứng dụng công nghệ kỹ thuật, công việc trong tương lai sẽ được thực hiện một cách chỉnh chu hơn. Ngoài ra, muốn tập trung vào phát triển, định hướng doanh nghiệp ra ngồi tỉnh, ngay chính mỗi nhân viên sẽ cần ý thức trách nhiệm của mình đối với việc đóng góp vào nâng cao cơng việc của mình, phù hợp với chiến lược doanh nghiệp.
- Giai đoạn 2: Xác định mục tiêu đào tạo
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của chương trình đào tạo, lợi ích sau đào tạo, đối tượng của chương trình đào tạo và những vấn đề xoay quanh. Cụ thể ở đây, Phước Hải đang cần cải thiện chun mơn và kỹ năng của các nhân viên phịng Kinh doanh. Đối với một công ty khởi nghiệp, yếu tố con người ổn định sẽ tạo nên tương lai xán lạn hơn. Các nhân viên hiện làm việc theo kinh nghiệm cá nhân và họ cần làm việc chuyên môn hơn, ứng dụng được các công nghệ vào quản lý cơng việc và có thể tự giám sát cơng việc của bản thân.
Tiếp theo, để đo lường quy trình đào tạo, Phước Hải cần triển khai trong tháng 11 và áp dụng cho nhân viên Kinh doanh xuyên suốt đến hết chương trình Tết vào cuối tháng 1/2022. Nếu kết thúc mùa Tết, tình hình quản lý chuỗi cung ứng chuyển biến tích cực hơn, giảm tình trạng giao sau có nghĩa chương trình đào tạo thành cơng.
Để đạt được mục tiêu trên, các nhân viên phải tuân theo quy trình đang được thiết kế, đồng thời áp dụng các kỹ năng về quản lý kho, các công cụ khi xuất nhập kho, bộ phận đặt hàng cần làm rõ các cam kết với nhà cung cấp,…
- Giai đoạn 3: Lên kế hoạch chương trình đào tạo
Về tăng chất lượng, hiệu suất của mỗi cá nhân khi việc quản lý kho theo quy trình, Phước Hải cần thay đổi cách làm việc của nhân viên phải phụ thuộc vào hệ thống chung thay vì nhân viên bán hàng phải chờ đợi kết quả ghi chép thủ công của nhân viên kiểm tra
30
kho. Ngồi việc thực hiện theo quy trình, cần có sự quan tâm đối với hàng hoá như người thân để các thông tin đến Ban Giám đốc luôn kịp thời giúp cho việc phát triển chung.
Về tầm quan trọng yếu tố con người đối với doanh nghiệp khởi nghiệp, đặc biệt trong thời đại tự động hố đang thay thế vị trí con người, ngồi làm tốt cơng việc được giao, nhân viên phải rèn luyện khả năng quan sát tư duy và biết rằng cách làm hôm nay đang bị lỗi thời theo từng ngày, ẩn chứa nhiều vấn đề cần phải giải quyết liên tục. Điều này giúp tăng giá trị trên thị trường lao động.
- Giai đoạn 4: Thực hiện đào tạo
Công ty cần cho phép nhân viên tham gia vào quy trình của chương trình đào tạo và thực hành các kỹ năng, kiến thức ở các vị trí của các bên liên quan đến hoạt động quản lý chuỗi cung ứng.
- Giai đoạn 5: Đánh giá
Công ty cần lấy thơng tin đánh giá của nhân viên sau chương trình đào tạo để xem xét tính kịp thời, hiệu quả, mức tác động.
3.2.2. Nâng cao tính gắn kết của nhân viên với cơng ty
Cơng ty có càng nhiều nhân viên có tinh thần trách nhiệm và muốn gắn kết lâu dài thì sẽ thúc đẩy sự sáng tạo, chủ động và nâng cao hiệu suất làm việc. Điều này cịn giúp cơng ty nhanh chóng đạt được mục tiêu chung. Tuy nhiên, để làm được việc này công ty cần:
- Xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên, phân bổ chỉ tiêu công việc một cách minh bạch, công bằng và công khai đối với từng người.
- Xây dựng cơ chế khen thưởng, phạt rõ ràng áp dụng chung cho tồn cơng ty, khơng biệt chức vụ.
- Minh bạch trong việc trả lương, phúc lợi và đãi ngộ.
- Đề cao vai trò và tầm quan trọng của mỗi thành viên trong quá trình phát triển cơng ty lên tầm cao mới.
- Thường xuyên tổ chức các chương trình, hoạt động nâng cao sự tương tác và gắn kết giữa các thành viên.
- Khen thưởng và ghi nhận sự cống hiến, các thành tựu đạt được của nhân viên.
3.2.3. Đề xuất quy trình xuất – nhập hàng hóa
Như đã đề cập tại Chương 2, công tác quản trị hàng tồn kho tại vẫn cịn thơ sơ. Trước hết để thuận tiện cho việc ghi nhận biến động tồn kho, đảm bảo khơng thất thốt hàng hóa, tơi đề xuất hai quy trình xuất - nhập hàng hóa tại kho (Quy trình cụ thể được trình bày ở các mục tiếp theo). Đề xuất này là bước đầu trong việc xây dựng và chuẩn hóa các quy trình làm việc tại kho.
31
a. Quy trình nhập kho
Bảng 3.1. Quy trình nhập kho đề xuất
STT Quy trình Mơ tả chi tiết
1
Phòng Kinh doanh sẽ gửi Phiếu đề nghị nhập kho (theo mẫu bên bộ phận kho đưa) thông qua base cho bộ phận Kho. Tất cả các sản phẩm đều phải có mã sản phẩm.
Phiếu đề nghị nhập kho sẽ được thơng báo ít nhất là 2 ngày để Team kho có thời thời gian sắp xếp kho và nhân lực.
Phịng Kinh doanh cập nhật cách bảo quản hàng hóa (dành cho những hàng hóa mới)
Trong trường hợp có thay đổi về thời gian giao hàng phải báo ngay cho bộ phận kho.
Lưu ý: Team kho sẽ khơng nhận hàng hóa nếu khơng có Phiếu đề nghị nhập kho.
2
Kiểm kê hàng hóa bao gồm 3 bộ phận: đặt hàng, QC và kho. Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng hàng hóa, cách kiểm tra như sau:
Chụp hình lại kiện hàng trước khi tháo kiện và sau khi kiểm xong số thực nhận nhằm giải quyết những vấn đề phát sinh.
Trường hợp hàng không đạt chất lượng sẽ giao lại cho bên bộ phận Đặt hàng xử lý và bên Đặt hàng sẽ xác nhận qua base thời gian đổi trả hàng. Bộ phận kho chỉ nhập liệu số lượng hàng thực nhận.
3
Lập phiếu nhập kho (mẫu: chờ cập nhật) xác nhận thông tin đưa cho 3 bộ phận kho, QC và đặt hàng ký xác nhận, bộ phận Kho sẽ chụp lại phiếu đăng tải lên một folder online.
4
Đảm bảo theo quy tắc lưu kho và bảo quản hàng hóa:
Quy tắc lưu kho: sắp xếp hàng hóa theo layout và FIFO
Bảo quản hàng hóa: theo quy tắc của Team đặt hàng đề ra, nếu có vấn đề bảo quản hàng hóa khơng đạt sẽ báo cáo lại cho ban quản lý. Bộ phận kho sẽ kiểm tra chất lượng bảo quản theo định kì.
Cập nhật các thơng tin lên file excel quản lý của bộ phận kho mỗi ngày.
Lên kế hoạch nhập kho Kiểm kê hàng nhập Lập phiếu nhập kho Kiểm kê hàng nhập
32
b. Quy trình xuất kho
Bảng 3.2. Quy trình xuất kho đề xuất
STT Quy trình Mơ tả chi tiết
1
Gồm 2 phương thức xuất:
Xuất nội bộ:
Xuất lẻ: Phiếu xuất kho sẽ thực hiện vào cuối ngày.
Xuất sỉ: bộ phận kho sẽ nhận thông tin SO từ bộ phận điều phối qua base.
Xuất các phòng ban khác: bộ phận kho sẽ gửi request qua base cho quản lý.
2
Kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng để xuất. Nếu thiếu hàng sẽ báo lại với những bên nội bộ hoặc các phòng ban khác để giải quyết vấn đề.
3
Khi có đủ hàng sẽ tiến hành xuất kho.
Phiếu xuất kho sẽ được bộ phận kho, bộ phận Kinh doanh và các bên liên quan ký xác nhận (phiếu sẽ được đăng tải lên folder chung)
Nhập thông tin xuất kho vào file excel vào cuối mỗi ngày
3.2.4. Áp dụng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động kinh doanh
Các bộ phận của cơng ty vẫn cịn phụ thuộc nhiều vào file quản lý Excel. Việc quản lý này làm việc cập nhập thông tin giữa các bộ phận mất nhiều thời gian, thông tin khơng chính xác. Do đó, cơng ty cần xem xét lại hoạt động của mình, giảm bớt những bảng biểu khơng cần thiết, chuyển qua sử dụng thông tin trong hệ thống cụ thể là phần mềm SAP.
System Application Programing (tên viết tắt là SAP) là một phần mềm hoạch định doanh nghiệp. Đây là phần mềm có nhiều tính năng hữu ích giúp cơng ty quản lý các hoạt động như sau:
- Quản lý bán hàng: Quy trình bán hàng của cơng ty sẽ được hệ thống SAP ERP theo dõi sát sao, nhờ đó cơng ty có thể tiến hành phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận sẽ thu về, tìm ra cơ hội đầy tiềm năng thông qua các chỉ số và báo cáo. SAP sẽ giúp công ty quản lý quan hệ khách hàng; giúp hiểu rõ và nắm được tâm lý của khách hàng, từ đó bán hàng thành cơng.
- Quản lý mua hàng: Phần mềm SAP có thể giúp cơng ty xây dựng, quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các hạng mục như: đơn đặt hàng, số lượng hàng hóa, mức lợi nhuận, nợ tồn… đều sẽ được quản lý chặt chẽ.
- Quản lý kho: Quản lý kho là một công việc phức tạp nhưng chỉ cần tận dụng sự trợ giúp của SAP thì cơng ty có thể “nhẹ đầu” hơn rất nhiều. Hệ thống này sẽ giúp công ty quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá… một cách chỉn chu và hiệu quả.
- Quản lý tài chính: Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của công ty dù quy mô lớn hay nhỏ. SAP ERP sẽ giúp công ty quản lý các hoạt động liên quan đến kế tốn và tài chính
Đề nghị xuất kho
Kiểm tra tồn kho
33
như: kế toán tổng hợp, bút tốn, ngân sách… Nó cũng sẽ cung cấp cho công ty đầy đủ các bản báo cáo về các hoạt động vừa kể trên.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần:
Đưa ra chương trình đào tạo nội bộ kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên. Cụ thể những nhân viên có kỹ năng sử dụng SAP sẽ đào tạo cho các nhân viên cấp dưới. Đưa ra các điểm quan trọng trong mỗi bước làm việc, tránh thao tác sai sót. Phịng Kinh Doanh sẽ theo dõi đơn hàng thông qua hệ thống, tổng hợp số liệu báo cáo.
Mỗi phòng ban cần xây dựng lưu đồ làm việc cụ thể, các bước thao tác liên quan đến hệ thống. Nhân viên có thể xem bảng hướng dẫn khi quên thao tác hoặc chưa biết hướng xử lý. Những văn bản này cũng hữu ích cho q trình đào tạo nhân viên mới. Các quy trình này nên được đưa vào chung cho các phịng ban cùng tham khảo, nắm bắt hoạt động tổng thể, cùng nhau chỉnh sửa nếu có thơng tin sai sót.
3.2.5. Hồn thiện quy trình theo dõi giao hàng
Đưa ra các quy định cho nhân viên trong việc theo dõi giao hàng cho khách hàng. Mục tiêu giao hàng quan trọng nhất là đảm bảo hàng hóa giao đầy đủ, đúng thời điểm tới kho khách hàng. Nếu có vấn đề phát sinh phải thơng báo kịp thời cho quản lý giao hàng của công ty để đưa ra hướng xử lý kịp thời.
Thu thập các vấn đề xảy ra trong quá trình giao và tiến hành quá trình đàm phán với khách hàng để tìm ra đối sách xử lý. Lập bảng báo cáo tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh hàng tuần, để nắm bắt được hiện trạng giao hàng cùng các yêu cầu cần thiết để đưa ra phương án cải tiến sắp tới.
3.2.6. Mở rộng thêm kênh phân phối Horeca
Horeca là từ viết tắt âm tiết của các từ Hotel – Restaurant – Catering/Café. Đây
là tổ hợp chuyên cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của các nhà hàng – khách