hàng Agribank
[Nguồn: Phịng sản xuất kinh doanh]
Cơng việc sản xuất sản phẩm của Nhà in dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay Nhà in tổ chức sản xuất trong 4 phân xưởng: phòng chế bản, 2 phân xưởng in và phân xưởng hồn thiện. Đây là một hệ thống khép kín, được trang bị máy móc hiện đại phục vụ cho sản xuất được thực hiện liên tục. Tồn bộ cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà in được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn trước in, giai đoạn in và giai đoạn sau in.
Các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in được bố trí linh động, điều hành quản lý sản xuất với bộ máy đơn giản mà hiệu quả, dây chuyền sản xuất khép kín, liên kết với nhau một cách chặt chẽ giúp Nhà in tiết kiệm chi phí trong q trình sản xuất.
Quy trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in Ngân hàng Agribank được tổ chức liên hoàn bắt đầu từ khi khách hàng liên hệ với phòng sản xuất kinh doanh về nhu cầu về sản phẩm và kết thúc khi khách hàng thanh tốn tiền cho Nhà in. Quy trình này tuỳ thuộc vào sản phẩm mà khách hàng yêu cầu là hàng có sẵn hay hàng đặt in:
Đối với hàng có sẵn, là các sản phẩm như: các mẫu biểu chung của hệ thống Ngân hàng nơng nghiệp, hoặc các loại hàng hố vật tư có sẵn như: giấy in, dây chỉ cột tiền, hố đơn ATM, nhật ký ATM,…Phịng sản xuất kinh doanh sẽ liên hệ với kho thành phẩm để kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của khách và phản hồi lại cho khách hàng, sau đó khách hàng có thể nhận hàng tại cơng ty hoặc giao hàng tận nơi. Đặc biệt, đối với những ấn chỉ quan trọng như sổ tiết kiệm, séc ngân hàng thì khách hàng cần phải có xác nhận của Giám đốc ngân hàng mới được nhận hàng.
Đối với hàng đặt in, khi có nhu cầu in ấn, khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận kinh doanh để yêu cầu gửi báo giá sản phẩm, nhận được yêu cầu này, bộ phận kinh doanh sẽ thu thập chi tiết thông tin đầu vào từ khách hàng về sản phẩm mà họ cần in ấn và chuyển giao cho bộ phận kế hoạch để lập báo giá cũng như thời gian giao hàng sau đó sẽ trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc duyệt báo giá và chuyển lại cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý với đơn giá mà Nhà in đưa ra và chính thức xác nhận nhu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế trong đó thoả thuận rõ ràng các vấn đề như: tên mặt hàng, số lượng, quy cách, giá cả, các chi tiết kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán,…trong trường hợp, khách hàng lần đầu tiên đặt in tại đơn vị, bộ phận kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước một số tiền nhất định. Sau khi hợp đồng đã được ký kết giữa 2 bên, bộ phận kế hoạch sẽ lập Phiếu sản xuất dựa trên hợp đồng và chuyển cho tất cả các bộ phận có liên quan trong q trình sản xuất kinh doanh thực hiện, ngồi ra bộ phận kế hoạch cịn có trách nhiệm bố trí, theo dõi tiến độ chung trong cả q trình sản xuất kinh doanh ở tất cả các khâu.
Phiếu sản xuất đƣợc chuyển tới:
Phịng vật tư: tính số lượng giấy cần dùng và xuất kho giấy cho Phân xưởng in Phòng chế bản: để lập files mẫu và tiến hành bình bản, xuất phim và bộ phận
Phơi bản tiến hành phơi bản kẽm và chuyển giao bán thành phẩm cho phân xưởng
in. Đặc biệt phòng Chế bản còn chịu trách nhiệm theo dõi bao qt tồn bộ q trình in ấn sản phẩm để tránh những sai sót so với files mẫu đã được ký duyệt.
Phân xưởng in: dựa vào phiếu sản xuất để thực hiện in ấn theo đúng số lượng,
các chi tiết kỹ thuật đã được thoả thuận trong hợp đồng như: khổ giấy in, màu sắc, loại mực, hình thức in, loại giấy,…đối với một số sản phẩm in ấn đặc biệt có thể bao gồm in số nhẩy như: sổ tiết kiệm, séc, vé số,…
Bộ phận KCS: dựa vào, phiếu sản xuất, files mẫu đã được ký duyệt tiến hành
kiểm tra chất lượng trang in, các yêu cầu kỹ thuật sau đó mới cho phép phân xưởng hoàn thiện tiến hành khâu cuối cùng là hoàn thành sản phẩm. Sau khi sản phẩm được hoàn thiện, KCS sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối trước khi hàng được đóng gói và gửi cho khách hàng.
Phân xưởng hoàn thiện: dựa vào những yêu cầu trong phiếu sản xuất để hồn
thành nốt cơng đoạn cuối cùng. Đây là cơng đoạn hồn thiện sản phẩm nên có rất nhiều cơng đoạn nhỏ và phức tạp như: cắt, bế, bấm kim,…Sau khi hàng hoá đã được kiểm tra sẽ được đóng gói, chuyển nhập kho và giao cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: Phiếu sản xuất là căn cứ để tính giá thành sản phẩm đồng thời bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm xuất hoá đơn và theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng.
2.1.4. Đặc điểm quản lý, tài chính, kế tốn 2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Nhà in
Ban Giám đốc
Giám đốc
Phịng Kỹ thuậtPhịng Đảm bảo chất lượng Phịng hành chính nhân sự
Phịng sản xuất kinh doanhPhòng cung ứng - khoPhịng kế tốn thống kê
Bộ phận trực tiếp sản xuất
Phòng chế bản 02 Phân xưởng in Phân xưởng hồn thiện Phó Giám đốc phụ trách
sản xuất kinh doanh
Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật