Sơ đồ 3.1 : Mục tiêu chiến lược và mối quan hệ nhân quả
2.1.3. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh
2.1.3.1.Thị trƣờng và sản phẩm
Thị trường hoạt động của Nhà in Ngân hàng Agribank bao gồm các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các khách hàng cá nhân, doanh nghiệp như: các chi nhánh hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thơn ;nhóm ngân hàng thương mại cổ phần như: Á Châu (ACB), Đại Tín (Trust Bank), Đại Á, Phát triển nhà (HD Bank), Sài Gịn Cơng thương (SaigonBank), Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Bản Việt (Capital Bank), …; nhóm khách hàng doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Đồng Nai, Bình Dương, Đồng Tháp…
Sản phẩm của Nhà in gồm các loại ấn chỉ sử dụng trong hệ thống các ngân hàng như: séc lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm, uỷ nhiệm chi, các loại sổ quỹ, bảng kê, giấy nộp tiền,…; Các sản phẩm phục vụ cho đời sống văn hoá – xã hội và được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng như: các sản phẩm phục vụ quảng cáo (catalogue, tờ rơi, poster,..), vé số, các loại sách, báo, tạp chí, bản đồ, các loại bao bì, hố đơn…; Các sản phẩm được các doanh nghiệp khác đặt gia công: Doanh nghiệp tự mang phim, đổ giấy đến nhà máy và tự thực hiện các khâu sau in. Ngồi
Phịng Sản xuất kinh doanh -Bộ phận kinh doanh -Bộ phận kế hoạch Phòn g vật tư Phòng chế bản-Bộ phận thiết kế -Bộ phận tách màu điện tử -Bộ phận bình bản 02 Phân
xưởng In xưởng hồn thiệnPhân Phịng kế toán-Bộ phận lập hoá đơn -Bộ phận theo dõi công nợ -Bộ phận thu tiền
-Bộ phận tính giá thành
ra, Nhà in cịn kinh doanh các sản phẩm mua đi bán lại như: giấy in, lịch để bàn, lịch blog, túi giấy, bao vải…và các vật tư của ngành ngân hàng như: hoá đơn ATM, nhật ký ATM, dây chỉ, chì niêm phong, giấy lót polyme, …Sản phẩm chủ lực của Nhà in là có in số, đây cũng là loại sản phẩm chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất.
2.1.3.2. Quy trình sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 2.1 : Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh tại Nhà in Ngânhàng Agribank hàng Agribank
[Nguồn: Phịng sản xuất kinh doanh]
Cơng việc sản xuất sản phẩm của Nhà in dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay Nhà in tổ chức sản xuất trong 4 phân xưởng: phòng chế bản, 2 phân xưởng in và phân xưởng hồn thiện. Đây là một hệ thống khép kín, được trang bị máy móc hiện đại phục vụ cho sản xuất được thực hiện liên tục. Tồn bộ cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà in được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn trước in, giai đoạn in và giai đoạn sau in.
Các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in được bố trí linh động, điều hành quản lý sản xuất với bộ máy đơn giản mà hiệu quả, dây chuyền sản xuất khép kín, liên kết với nhau một cách chặt chẽ giúp Nhà in tiết kiệm chi phí trong q trình sản xuất.
Quy trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in Ngân hàng Agribank được tổ chức liên hoàn bắt đầu từ khi khách hàng liên hệ với phòng sản xuất kinh doanh về nhu cầu về sản phẩm và kết thúc khi khách hàng thanh tốn tiền cho Nhà in. Quy trình này tuỳ thuộc vào sản phẩm mà khách hàng yêu cầu là hàng có sẵn hay hàng đặt in:
Đối với hàng có sẵn, là các sản phẩm như: các mẫu biểu chung của hệ thống Ngân hàng nơng nghiệp, hoặc các loại hàng hố vật tư có sẵn như: giấy in, dây chỉ cột tiền, hố đơn ATM, nhật ký ATM,…Phịng sản xuất kinh doanh sẽ liên hệ với kho thành phẩm để kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của khách và phản hồi lại cho khách hàng, sau đó khách hàng có thể nhận hàng tại cơng ty hoặc giao hàng tận nơi. Đặc biệt, đối với những ấn chỉ quan trọng như sổ tiết kiệm, séc ngân hàng thì khách hàng cần phải có xác nhận của Giám đốc ngân hàng mới được nhận hàng.
Đối với hàng đặt in, khi có nhu cầu in ấn, khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận kinh doanh để yêu cầu gửi báo giá sản phẩm, nhận được yêu cầu này, bộ phận kinh doanh sẽ thu thập chi tiết thông tin đầu vào từ khách hàng về sản phẩm mà họ cần in ấn và chuyển giao cho bộ phận kế hoạch để lập báo giá cũng như thời gian giao hàng sau đó sẽ trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc duyệt báo giá và chuyển lại cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý với đơn giá mà Nhà in đưa ra và chính thức xác nhận nhu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế trong đó thoả thuận rõ ràng các vấn đề như: tên mặt hàng, số lượng, quy cách, giá cả, các chi tiết kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán,…trong trường hợp, khách hàng lần đầu tiên đặt in tại đơn vị, bộ phận kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước một số tiền nhất định. Sau khi hợp đồng đã được ký kết giữa 2 bên, bộ phận kế hoạch sẽ lập Phiếu sản xuất dựa trên hợp đồng và chuyển cho tất cả các bộ phận có liên quan trong q trình sản xuất kinh doanh thực hiện, ngồi ra bộ phận kế hoạch cịn có trách nhiệm bố trí, theo dõi tiến độ chung trong cả quá trình sản xuất kinh doanh ở tất cả các khâu.
Phiếu sản xuất đƣợc chuyển tới:
Phịng vật tư: tính số lượng giấy cần dùng và xuất kho giấy cho Phân xưởng in Phòng chế bản: để lập files mẫu và tiến hành bình bản, xuất phim và bộ phận
Phơi bản tiến hành phơi bản kẽm và chuyển giao bán thành phẩm cho phân xưởng
in. Đặc biệt phòng Chế bản còn chịu trách nhiệm theo dõi bao quát toàn bộ quá trình in ấn sản phẩm để tránh những sai sót so với files mẫu đã được ký duyệt.
Phân xưởng in: dựa vào phiếu sản xuất để thực hiện in ấn theo đúng số lượng,
các chi tiết kỹ thuật đã được thoả thuận trong hợp đồng như: khổ giấy in, màu sắc, loại mực, hình thức in, loại giấy,…đối với một số sản phẩm in ấn đặc biệt có thể bao gồm in số nhẩy như: sổ tiết kiệm, séc, vé số,…
Bộ phận KCS: dựa vào, phiếu sản xuất, files mẫu đã được ký duyệt tiến hành
kiểm tra chất lượng trang in, các yêu cầu kỹ thuật sau đó mới cho phép phân xưởng hoàn thiện tiến hành khâu cuối cùng là hoàn thành sản phẩm. Sau khi sản phẩm được hoàn thiện, KCS sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối trước khi hàng được đóng gói và gửi cho khách hàng.
Phân xưởng hoàn thiện: dựa vào những yêu cầu trong phiếu sản xuất để hồn
thành nốt cơng đoạn cuối cùng. Đây là cơng đoạn hồn thiện sản phẩm nên có rất nhiều cơng đoạn nhỏ và phức tạp như: cắt, bế, bấm kim,…Sau khi hàng hố đã được kiểm tra sẽ được đóng gói, chuyển nhập kho và giao cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: Phiếu sản xuất là căn cứ để tính giá thành sản phẩm đồng thời bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm xuất hoá đơn và theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng.
2.1.4. Đặc điểm quản lý, tài chính, kế tốn 2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Nhà in
Ban Giám đốc
Giám đốc
Phòng Kỹ thuậtPhòng Đảm bảo chất lượng Phịng hành chính nhân sự
Phịng sản xuất kinh doanhPhịng cung ứng - khoPhịng kế tốn thống kê
Bộ phận trực tiếp sản xuất
Phòng chế bản 02 Phân xưởng in Phân xưởng hồn thiện Phó Giám đốc phụ trách
sản xuất kinh doanh
Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật
Sơ đồ 2.2:Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Nhà in Ngân hàng Agribank
Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật của Nhà in ngân hàng Agribank đồng thời là người trực tiếp quản lý, tổ chức và điều hành mọi hoạt động theo chủ trương của nhà nước và điều lệ của nhà máy. Ký kết, thực hiện các hợp đồng với các bên liên quan theo quy định của pháp luật. Đề ra các chiến lược kinh doanh và phát triển cơng ty, điều hành Nhà in thực hiện hồn thành các chiến lược đặt ra. Phê duyệt các kế hoạch hàng năm đặt ra cho tồn cơng ty cũng như từng phịng ban của cơng ty.
Hai phó giám đốc, kế tốn trƣởng, trƣởng phịng hành chính nhân sự, các quản đốc phân xƣởng là người tham mưu cho Giám đốc vừa trực tiếp quản lý các
mọi hoạt động của Nhà in để giúp Giám đốc có những quyết định sáng suốt nhằm hoàn thành các kế hoạch cũng như các chiến lược để công ty ngày càng phát triển.
Phịng Hành chính nhân sự
Ban hành điều lệ, quy chế, quy định, nội dung hoạt động của các bộ phận trong công ty. Giúp việc, tham mưu, cố vấn cho Giám đốc về các mặt cơng tác, bố trí tuyển dụng và đào tạo lao động, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên. Tổ chức kiểm tra vệ sinh công nghiệp, sinh hoạt.
Quản lý, theo dõi, kiểm tra về mặt hiện vật các tài sản của Nhà máy như: trụ sở, nhà xưởng,kho bãi, thực hiện cơng tác phịng cháy chữa cháy để kế hoạch sản xuất được tuyệt đối an tồn.
Phịng kế tốn tài chính
Tổ chức thực hiện cơng tác hạch toán, kế toán thống kê hoạt động kinh doanh của Nhà in theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán và các văn bản chế độ, quy định, thơng tư hướng dẫn về kế tốn tài chính, bao gồm:
- Kiểm tra, đối chiếu và lập các chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định. Mở đầy đủ hệ thống sổ kế toán phù hợp với các chế độ, quy định hiện hành của nhà nước và yêu cầu quản lý của công ty để ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự biến động về nguồn vốn và sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của Nhà máy.
- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê trong kỳ kế toán để gửi đến các cơ quan quản lý theo đúng quy định hiện hành.
- Trích lập và sử dụng quỹ theo đúng chế độ của nhà nước
- Đề xuất và tham mưu cho Giám đốc về việc phân bổ quỹ lương, quỹ khen thưởng, phúc lợi theo đúng chế độ cho người lao động.
Phòng sản xuất kinh doanh
Trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm lập và lưu trữ các hợp đồng kinh tế đồng thời dựa vào hợp đồng để lập ra Phiếu sản xuất.
Thực hiện các hoạt động marketing, tiếp thị sản phẩm của Nhà in ra bên ngoài, đề xuất cho ban giám đốc các chương trình tài trợ, khuyến mãi và dịch vụ sau bán hàng
Trực tiếp tham gia vào các hoạt động mua bán hàng hoá, vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh, theo dõi diễn biến giá cả thị trường để phản ảnh cho ban giám đốc.
Phòng cung ứng – kho
Lập kế hoạch vật tư theo từng Phiếu sản xuất do phòng sản xuất kinh doanh chuyển tới.
Kết hợp với phòng sản xuất kinh doanh trong việc đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp cho phù hợp với yêu cầu chất lượng và giá cả khi thực hiện các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ.
Đảm bảo an toàn về mặt vật chất, ngăn chặn việc mất cắp, phòng chống cháy nổ hoặc các tổn hại khác liên quan đến vật tư hàng hoá đồng thời ghi nhận một cách chính xác số lượng nhập xuất tồn của hàng hố trong kho.
Phịng chế bản điện tử:
Tạo mẫu cho sản phẩm phải đa dạng, có kỹ thuật, mỹ thuật theo đúng yêu cầu của khách hàng. Xuất phim và tạo bản kẽm cho phân xưởng in tiến hành in sản phẩm. Nắm bắt các thông tin về sự phát triển của công nghệ in và các mẫu mã, kiểu dáng mới nhằm đa đạng hoá các sản phẩm và tư vấn cho khách hàng.
Phân xƣởng in và phân xƣởng hoàn thiện
Trực tiếp sản xuất theo Phiếu sản xuất được phê duyệt, làm phiếu xin lĩnh vật tư, hàng hoá cho kho cung ứng để nhận các loại nguyện vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Phải theo dõi, giám sát, đơn đốc q trình sản xuất cho đúng tiến độ, kịp thời nhận biết hàng chạy lỗi và có biện pháp xử lý kịp thời
Có trách nhiệm giao hàng cho kho theo đúng thời gian quy trình với những sản phẩm phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật được đưa ra.
Phịng kỹ thuật
Có trách nhiệm kiểm tra máy móc theo định kỳ
Tham mưu cho ban giám đốc khi có nhu cầu mua các loại máy móc, thiết bị Khi có máy móc, thiết bị văn phịng, hệ thống điện hư hỏng hay phiếu yêu cầu sửa chữa, phải tiến hành mua mới, thay thế hoặc xử lý kịp thời tránh gây chậm trễ, làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
Phịng đảm bảo chất lƣợng (KCS)
- Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào:
Tiến hành lấy mẫu kiểm tra chất lượng và số lượng. Có trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc về chất lượng hàng hoá của đơn vị cung cấp
- Đối với sản phẩm đầu ra:
Có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trang in, so sánh chất lượng trang in với File mẫu đã được duyệt trước khi giao cho khâu hoàn thiện sản phẩm.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi được đóng gói và chuyển giao cho khách hàng. Đối với những sản phẩm đặc biệt có in số nhảy, bộ phận KCS có trách nhiệm kiểm đến lần cuối đảm bảo độ chính xác của sản phẩm.
2.1.4.2. Đặc điểm tài chính và tổ chức cơng tác kế tốn
a. Đặc điểm tài chính cơng ty
Với hơn 30 năm hình thành và phát triển, Nhà in Ngân hàng Agribank hiện là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính, nguồn vốn chủ yếu tại Nhà in là vốn chủ sở hữu, hàng năm Công ty bổ sung nguồn vốn kinh doanh của mình bằng các khoản lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính. Hiện nay, có thể xếp Nhà in vào một trong những công ty đang ở thời kỳ duy trì với mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 10% đến 15%. Đối mặt với tình hình khó khăn trong nền kinh tế nói chung và ngành in ấn nói riêng, tốc độ tăng doanh thu gần đây có xu hướng chững lại, nhưng Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Nhà in vẫn không ngừng nỗ lực giữ vững kết quả kinh doanh, đảm bảo nguồn vốn phục vụ sản xuất và phát triển.
Hàng năm, Ban Giám đốc và lãnh đạo các phòng ban họp và đưa ra kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo dựa trên những kết quả đã đạt được ở các năm trước đó, bao gồm doanh thu kế hoạch, các khoản chi phí như: nguyên vật liệu, lương, khấu hao tài sản cố định, chi phí khác; lợi nhuận, đồng thời lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định, phụ tùng thay thế, đào tạo nhân viên,…Căn cứ vào doanh thu kế hoạch cả năm, Ban giám đốc sẽ lập kế hoạch doanh thu cho từng tháng để thực hiện và theo dõi. Nhà in Ngân hàng Agribank đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu dài hạn trong giai đoạn 2012-2015 là 7%-15%.
Kế tốn trưởng
Phó phịng kiêm kế tốn tổng hợp Thủ quỹ - văn thư
Kế tốn vật tư –
TSCĐ Kế tốn bán hàng– cơng nợ Kế toán giá thành– tiền lương Kế toán tiền –tạmứng– thuế
b. Sơ lược bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà in Ngân hàng Agribank
Kế toán trƣởng:
Tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và bộ máy kế tốn phù hợp với cơng tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Nhà in đồng thời