Sơ đồ 3.1 : Mục tiêu chiến lược và mối quan hệ nhân quả
2.2. Thực trạng về đánh giá thành quả hoạt động tại Nhà in
2.2.3. Các nội dung và quy trình đánh giá thành quả hoạt động công ty
Để làm cơ sở cho việc vận dụng BSC vào đánh giá thành quả hoạt động tại Nhà in Ngân hàng Agribank, tác giả sẽ tiến hành phân tích thực trạng đánh giá thành quả tại Nhà in hiện nay theo 4 phương diện: tài chính, khách hàng, quy trình kinh doanh nội bộ và nhân lực.
2.2.3.1. Nội dung và quy trình đánh giá về phƣơng diện tài chính
Hệ thống đánh giá thành quả hoạt động hiện nay của nhà in Aribank chủ yếu dựa trên phương diện tài chính. Phương diện này được đánh giá bằng những kết quả phân tích về tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh và quá trình lập kế hoạch
a. Tài chính và quy trình đánh giá về mặt tài chính a1. Mục đích
Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp là q trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu và so sánh số liệu tài chính hiện hành với q khứ. Qua đó, người sử dụng thơng tin có thể đánh giá đúng thực trạng tài chính của cơng ty. Thơng tin về tình hình tài chính rất hữu ích đối với nhà quản trị cơng ty cũng như các đối tượng bên ngoài như: nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ, khách hàng…mục đích của việc phân tích và đánh giá tình hình tài chính giúp người sử dụng đánh giá được sức mạnh tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, hiệu quả hoạt động,..để đưa ra những quyết định kinh tế
a2. Bộ phận đánh giá
- Ban giám đốc Nhà in bao gồm: Giám đốc và hai Phó giám đốc - Bộ phận kế tốn bao gồm: kế tốn trưởng và phó phịng kế tốn
a3. Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: Thu thập các số liệu nhằm phục vụ cho công tác đánh giá. Các tài
liệu chủ yếu phục vụ cho việc đánh giá tình hình tài chính là các Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn của năm cần đánh giá và năm trước đó, Bảng tính tốn các chỉ tiêu
tài chính của Nhà in như: cơ cấu tài sản, cơ cấu nguồn vốn, khả năng sinh lời, khả năng thanh tốn, vịng quay hoạt động.
Bƣớc 2: Tiến hành phân tích và so sánh các chỉ số tài chính bao gồm:
Phân tích theo chiều ngang: phân tích tình hình biến động qua các năm của từng chỉ tiêu bằng cách tính số tiền chênh lệch và tỷ lệ % chênh lệch của năm nay so với năm trước
Phân tích theo chiều dọc: phân tích tỷ trọng của từng khoản mục trên tổng số trong một báo cáo, ví dụ: cơ cấu tài sản, cơ cấu nguồn vốn,…
Phân tích tỷ số: phân tích cảc tỷ số tài chính như: khả năng sinh lời, khả năng thanh tốn, vịng quay hoạt động,.
So sánh: từ các chỉ tiêu được tính tốn và phân tích, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ tiến hành so sánh các chỉ tiêu của năm cần so sánh và năm trước đó nhằm đánh giá kết quả, tìm ra ngun nhân và xác định xu hướng biến động của các chỉ tiêu phân tích.
Kết quả đánh giá tài chính cụ thể của năm 2012 được trình bày tại phần Phụ
lục 2-1 – Kết quả cụ thể đánh giá thành quả tài chính năm 2012 b. Hoạt động và quy trình đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh
b1. Mục đích
Hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh là lý do tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên thương trường kinh doanh. Hoàn thành và hoàn thành vượt mức hay khơng hồn thành kế hoạch đều phải xem xét đánh giá, phân tích nhằm tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là một việc làm cần thiết giúp cho nhà quản trị có được những thơng tin để đề ra những quyết định điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu mong muốn trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh. Ở Nhà in Ngân hàng Agribank, việc đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm việc đánh giá tình hình thực hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận và đánh giá tình hình tiêu thụ của các mặt hàng chủ yếu.
- Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai phó giám đốc - Phịng kế tốn bao gồm kế tốn trưởng, phó phịng kế tốn
- Phịng kinh doanh: trưởng bộ phận kinh doanh, trưởng bộ phận kế hoạch.
b3. Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: Thu thập các số liệu nhằm phục vụ cho công tác đánh giá. Các tài
liệu chủ yếu phục vụ cho việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là các Báo cáo đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của năm cần đánh giá và năm trước đó, Bảng số liệu thống kê, phân tích các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận thực hiện và kế hoạch, phân tích tỷ trọng chi phí, cơ cấu doanh thu của từng loại sản phẩm.
Bƣớc 2: Tiến hành phân tích và so sánh từng chỉ tiêu bao gồm:
So sánh chỉ tiêu thực hiện với kế hoạch đề ra để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch từ đó tìm ra những ngun nhân đã và đang ảnh hưởng đến tình hình hồn thành kế hoạch của từng chỉ tiêu
So sánh chỉ tiêu thực hiện của năm cần đánh giá với năm trước đó để tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến những biến động thực tế của các chỉ tiêu phân tích giữa các năm.
Phân tích tỷ số bao gồm việc phân tích tỷ trọng của từng loại chi phí trong doanh thu của sản phẩm và tỷ trọng doanh thu của từng loại sản phẩm trên tổng doanh thu.
Kết quả đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể của năm 2012 được trình bày tại phần Phụ lục 2-2 – Kết quả cụ thể đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh năm 2012
c. Nội dung và quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh c1. Mục đích
Kế hoạch được lập ra cho năm kết tiếp là mục tiêu mà doanh nghiệp tự đặt ra cho mình để có phương hướng hoạt động trong tương lai. Dựa vào kế hoạch, Ban giám đốc sẽ có những quyết định kinh tế nhằm cố gắng hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. Việc đề ra một kế hoạch phù hợp sẽ là tiền đề để Nhà in hoạch định ngân sách , chuẩn bị đầy đủ nguồn lực để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc
- Phịng sản xuất kinh doanh: trưởng bộ phận kinh doanh và kế hoạch - Tất cả các trưởng bộ phận, phòng ban, phân xưởng.
c3. Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: nhận định tình hình sản xuất kinh doanh trong thời gian tới, nêu ra
những khó khăn và thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt như: môi trường kinh doanh, sự cạnh tranh trong ngành, nguồn lực đầu vào (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân lực,..)
Bƣớc 2: từ những nhận định đã đưa ra kết hợp với kết quả đã đạt được trong
năm trước đó để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo.
Kết quả đánh giá kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể của năm 2013 được trình bày tại phần Phụ lục 2-3 – Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2013
2.2.3.2. Nội dung và quy trình đánh giá về phƣơng diện khách hàng a1. Mục đích
Khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay, hiểu biết và làm thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng thường sẽ dẫn đến kết quả tài chính khởi sắc. Tại Nhà in ngân hàng Agribank, do đặc thù của công ty, khách hàng là ngân hàng và các tổ chức tín dụng chiếm một tỉ trọng lớn trong doanh thu của doanh nghiệp, ngoài ra, Nhà in cịn khơng ngừng mở rộng các đối tượng khách hàng bên ngoài nhằm giảm thiểu sự rủi ro trong kinh doanh, nhất là trong thời kỳ ngành tài chính ngân hàng có nhiều biến động như hiện nay. Vì vậy, hàng năm Nhà in tiến hành phân tích kết quả kinh doanh theo từng phân khúc khách hàng để tìm ra nguyên nhân và đề ra phương hướng nhằm thỏa mãn rối đa nhu cầu của khách trong tương lai.
a2. Bộ phận đánh giá
- Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc - Trưởng bộ phận kế hoạch và kinh doanh
- Trưởng phịng kế tốn và kế tốn cơng nợ
Bƣớc 1: Thu thập các số liệu nhằm phục vụ cho công tác đánh giá. Các tài
liệu chủ yếu bao gồm: các hợp đồng kinh tế được phân loại theo khách hàng, hóa đơn GTGT, sổ sách kế tốn theo dõi chi tiết tình hình doanh thu và công nợ từng khách hàng,…
Bƣớc 2: Tiến hành phân tích và so sánh các chỉ tiêu
Phân tích tỷ số bao gồm việc phân tích tỷ trọng của từng phân khúc khách hàng trên tổng doanh thu.
So sánh sự thay đổi trong tỷ trọng doanh thu của từng phân khúc khách hàng và doanh thu của mỗi khân khúc qua các năm để tìm ra nguyên nhân của sự thay đổi đó và đề ra biện pháp khắc phục
Kết quả đánh giá phương diện khách hàng cụ thể của năm 2012 được trình bày tại phần Phụ lục 2-4 – Kết quả cụ thể đánh giá tình hình khách hàng năm 2012
2.2.3.3. Nội dung và quy trình đánh giá về phƣơng diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ
Tại Nhà in Agribank chưa có quy trình đánh giá và thước đo để đo lường phương diện hoạt động kinh doanh nội bộ. Tuy nhiên, để làm tiền đề cho việc xây dựng nội dung, quy trình đánh giá cũng như mục tiêu, thước đo của phương diện này tại chương 3, tác giả xin đưa ra một số các đặc điểm về quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ tại cơng ty.
Quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ tại Nhà in ngân hàng Agribank bao gồm quy trình hoạt động sản xuất và quy trình dịch vụ sau bán hàng
Quy trình hoạt động sản xuất đã được tác giả trình bày trong phần 2.1.3.2.Quy
trình sản xuất kinh doanh.
Quy trình dịch vụ sau bán hàng: quy trình này được thực hiện khi khách hàng có nhu cầu trả hàng, đổi hàng, bổ sung những sản phẩm đã bàn giao không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, kiểu dáng, thiết kế đã thỏa thuận trong hợp đồng cũng như có những sai lệch về thơng tin trên sản phẩm. Đặc biệt, đối với những sản phẩm có in số, khi khách hàng có phản ảnh về việc sai sót số seri Nhà in sẽ phải lập biên bản để hủy bỏ hoặc bổ sung, trong trường hợp nghiêm trọng có thể phải hủy bỏ tồn bộ đơn hàng và bồi thường cho khách hàng.
2.2.3.4. Nội dung và quy trình đánh giá về phƣơng diện học hỏi, phát triển của lao động
a1. Mục đích
Nhân lực là một trong những nguồn lực đầu vào đóng vai trị quan trọng đối với sự tồn tại, phát triển của các doanh nghiệp nói chung và Nhà in Ngân hàng Agribank nói riêng. Do đó, hàng năm Ban giám đốc tiến hành sốt xét và đánh giá tình hình cán bộ, nhân viên và các chính sách cho người lao động nhằm tạo dựng được nguồn nhân lực có kỹ năng chun mơn và tay nghề cao đồng thời tạo cho họ một môi trường làm việc với chính sách lương, thưởng, đào tạo và phát triển ngày càng tốt hơn để thu hút, giữ chân nhân viên.
a2. Bộ phận đánh giá
-Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc -Phịng hành chính nhân sự
-Tất cả các trưởng bộ phận, phòng ban, phân xưởng.
a3. Các bƣớc tiến hành
Bƣớc 1: Thu thập các số liệu nhằm phục vụ cho công tác đánh giá. Các tài
liệu chủ yếu bao gồm: bảng thống kê và phân tích cơ cấu lao động, trình độ người lao động; các quyết định, cơng văn liên quan đến chính sách lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, chính sách thưởng, chính sách phúc lợi và đào tạo do Nhà nước, Ngân hàng Agribank và của nhà in ban hành, các biên bản đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên do trưởng bộ phận thực hiện,…
Bƣớc 2: Tiến hành phân tích và đánh giá về cơ cấu và năng lực của người lao
động, sự công bằng và hợp lý trong chính sách lương thưởng và chế độ đãi ngộ đối với người lao động.
Kết quả đánh giá chính sách lao động cụ thể của năm 2012 được trình bày tại phần Phụ lục 2-5 – Kết quả cụ thể đánh giá tình hình chính sách đối với ngƣời
lao động năm 2012
2.3. Nhận xét thực trạng đánh giá thành quả hoạt động tại Nhà in Ngân hàng Agribank
Qua q trình phân tích và tìm hiểu quy trình đánh giá thành quả hoạt động tại Nhà in ngân hàng Agribank, tác giả đã rút ra một số nhận xét như sau:
• Nhận xét chung:
Quan điểm đo lường và đánh giá thành quả hoạt động của Nhà in là quan điểm đo lường đánh giá thành quả hoạt động theo quan điểm cổ điển – qua thước đo kết quả tài chính
Mục tiêu đánh giá là cung cấp cho Ban giám đốc cơ sở để ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động giúp Nhà in duy trì sự tồn tại và phát triển lâu dài. Tuy nhiên, quá trình đánh giá lại mang nặng về quản lý tài chính, mọi quyết định của người quản lý đều thơng qua cảm tính và những tiền lệ của công ty. Cụ thể, công tác đánh giá thành quả hoạt động của Nhà in chủ yếu là quá trình thu thập số liệu phục vụ cho việc tính tốn các thước đo tài chính và nhằm đánh giá khả năng hồn thành các mục tiêu tài chính ngắn hạn, chưa gắn liền với một chiến lược,tầm nhìn cụ thể, lâu dài. Việc thiết lập các mục tiêu tài chính chỉ đơn giản là việc lấy kết quả tài chính của năm trước cộng trừ thêm một tỷ lệ phần trăm nhất định. Chính vì vậy, Ban giám đốc chỉ quan tâm đến việc cố gắng hồn thành các chỉ tiêu tài chính đã hoạch định trong năm và làm thế nào để tăng doanh thu và lợi nhuận trong ngắn hạn.
Ngồi ra, cơng tác kế tốn tại Nhà in hiện nay hầu như chỉ tập trung vào kế tốn tài chính, hệ thống kế tốn quản trị chưa được quan tâm đúng mức. Do đó, khi thực hiện việc đánh giá thành quả hoạt động, công ty chỉ đánh giá được trên mức độ tổng thể chứ không thể đánh giá đến từng bộ phận, phịng ban. Vì vậy, các cá nhân, bộ phận trong công ty không thấy được công việc của mình ảnh hưởng như thế nào đến kết quả hoạt động chung và các nhà quản lý cấp cao cũng khơng có căn cứ kịp thời nhằm khen thưởng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc mà chủ yếu dựa vào những đánh giá chủ quan của nhà quản lý cấp trung gian.
• Nhận xét về các phƣơng diện
Phƣơng diện tài chính: như đã nhận xét ở trên, việc đáng giá tình hình tài chính của cơng ty hiện nay chỉ nhằm đáng giá kết quả hoạt động của Nhà in trong ngắn hạn, chưa gắn kết quả tài chính với chiến lược cạnh tranh cụ thể, lâu dài, do đó khơng cho biết được chiến lược của Nhà in có thành cơng hay khơng.
Phƣơng diện khách hàng: hiện nay, Nhà in đã chú trọng và có nhiều chính sách nhằm giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới và gia tăng sự thoả mãn cho khách hàng. Tuy nhiên, các thước đo về phương diện khách hàng hiện nay tại Nhà in chỉ bao gồm các thước đo tài chính nhằm đánh giá và phân tích thực trạng về doanh thu của từng phân khúc khách hàng qua các năm, các thước đo này khơng cho thấy những chính sách của cơng ty đối với khách hàng có thực sự mang lại kết quả lâu dài hay khơng. Bởi vì, trong năm tài chính vừa qua, Nhà in đã thành công trong việc giữ chân và thu hút khách hàng nhưng khơng có gì đảm bảo rằng trong