Một, để xây dựng được một hàng rào pháp lý vững chắc, trước hết chúng ta cần phân biệt rõ công chứng với chứng thực (cơ quan quản lý, cơ quan thực hiện, cách thức thực hiện, giá trị pháp lý…); đưa chứng thực về đúng với bản chất của nó là chứng nhận hình thức để ban hành các quy định mạng tính trọng tâm, thống nhất và logic; xây dựng cơ sở lý luận khoa học trên nền tảng tham khảo kinh nghiệm quốc tế.
Hai, xây dựng lại khái niệm các thuật ngữ pháp lý trên cơ sở khoa học, logic tránh trường hợp liệt kê dẫn đến thừa thiếu không thống nhất. Xây dựng khái niệm chung về chứng thực để người dân có cái hiểu chính xác, đúng bản chất của chứng thực – chứng nhận về mặt hình thức. Chứng thực cần được nhìn nhận một cách tổng quan trên tồn hệ thống pháp luật, không phiến diện trong một lĩnh vực pháp lý riêng. Các khái niệm về bản chính, bản sao cần được xây dựng lại để tạo nên sự thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản quy phạm pháp luật với nhau, phù hợp với sự phát triển và thời đại công nghệ 4.0.
Ba, các quy định của pháp luật liên quan đến chứng thực cần phải được mở rộng (thẩm quyền, hình thức, phạm vi). Khơng chỉ Phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức hành nghề cơng chứng mới có thẩm quyền chưng thực bản sao mà tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền chứng thực – lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Chỉ có điều phạm vi chứng thực khác nhau giữa các cơ quan. Những cơ quan được Nhà nước trao quyền, thực hiện chứng thực chuyên trách được chứng thực đối với mọi loại tài liệu bao gồm cả tài liệu do cơ quan, tổ chức khác phát hành. Còn
43 Công văn số 262/HTQT-CT ngày 23/03/2017 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (Bộ Tư pháp) và Công văn số 2579/BTP-PLQT của Bộ Tư pháp ngày 11/07/2019.
83
các chủ thể khác chỉ được phép chứng thực đối với tài liệu do mình phát hành/quản lý hoặc khơng chứng thực tồn bộ tài liệu mà chỉ chứng thực đối với phần tài liệu mình có căn cứ, cơ sở rõ ràng.
Các loại chữ ký, các hình thức chứng thực chữ ký, cơ quan chứng thực chữ ký, quy trình chứng thực chữ ký cần được tập hợp và xây dựng quy định trong cùng một văn bản pháp luật để đảm bảo tính hệ thống.
Bốn, bổ sung quy định về thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực từ bản chính. Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính. Tuy nhiên bản chính khơng phải là cố định, khơng phải là mãi mãi, bản chính có khả năng thay đổi theo thời gian hoặc bản chính có thời hạn sử dụng nhất định. Do đó, cần có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao. Để đảm bảo tại thời điểm tiếp nhận bản sao thì có một bản chính như thế đang tồn tại. Bên cạnh đó, chúng ta có thể đưa ra một vài trường hợp ngoại lệ đối với những trường hợp bản chính có khả năng khơng bao giờ thay đổi như: Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Bằng tốt nghiệp, Bảng điểm… Đối với những loại giấy tờ này thì bản sao chứng thực vẫn bảo đảm giá trị chứng cứ để chứng minh cho tình tiết, sự kiện đó, ít nhất là nó chứng minh được tại thời điểm cấp bản sao đó thì đã tồn tại một bản chính hợp pháp với đúng nội dung như vậy. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần sự khẳng định đó là đủ chứng minh cho các tình tiết của giao dịch theo đúng logic và bảo đảm tính khách quan.
Năm, bổ sung quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về giá trị pháp lý của bản sao chứng thực. Bản sao chứng thực khơng chỉ có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch mà quan trọng hơn cả là giá trị chứng cứ của nó. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị chứng cứ chứng minh rằng đã có một bản chính với nội dung như vậy tồn tại. Trên cơ sở đó đưa ra các quy định về việc sử dụng bản sao chứng thực cho phù hợp, tránh lãng phí, phiền hà cho người
84
dân. Bên cạnh đó cũng cởi trói quy định “phải xuất trình bản chính” trong một số văn bản pháp luật chuyên ngành bởi có những bản chính không bao giờ thay đổi nên bản sao chứng thực có giá trị suốt đời.
Sáu, đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều 30, Điều 44 Nghị định 23/2015/NĐ- CP theo hướng quy định chịu trách nhiệm trước pháp luật của người dịch; quy định cụ thể, rõ trách nhiệm về chứng thực chữ ký người dịch ngôn ngữ không phổ biến, người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp. Bên cạnh đó là quy định về việc cơng nhận văn bằng của người dịch do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp. Thiết nghĩ, nên theo hướng “bắt buộc phải thực hiện thủ tục công nhận” văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp nếu muốn sử dụng tại Việt Nam. Các loại giấy tờ nói chung và văn bằng, chứng chỉ nói riêng được cấp bởi các cơ quan, tổ chức nước ngoài dấu hiệu bảo mật vơ cùng đa dạng, tinh vi khác hồn tồn so với Việt Nam, do đó, cơ quan tiếp nhận những giấy tờ nước ngồi cấp rất khó để nhận diện, phân biệt thật giả. Thủ tục công nhận văn bằng chỉ cần thực hiện một lần nhưng nó sẽ giúp ích và giảm tải được phiền toái, áp lực cho tất cả các cơ quan tiếp nhận về sau; đồng thời, người được cấp văn bằng cũng thuận lợi trong quá trình sử dụng.
Bảy, sửa đổi quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP/2020 về các trường hợp chứng thực chữ ký đối với giấy ủy quyền. Theo Thơng tư này thì chỉ có 04 (bốn) trường hợp giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký. Điều này là vô cùng bất cập và gây ra nhiều khó khăn, phiền hà cho người dân trong quá trình thực hiện các cơng việc của mình bởi nhu cầu ủy quyền là vô cùng lớn, nội dung, công việc được ủy quyền đa dạng và phong phú. Đặc biệt, ủy quyền không phải là một giao dịch dân sự bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực mà nó được cơng chứng, chứng thực theo nhu cầu (trừ trường hợp một số văn bản pháp luật chuyên ngành có quy định khác như: Ủy quyền giữa vợ chồng để thỏa thuận về việc mang thai hộ, ủy quyền đăng ký hộ tịch …).
85
Bên cạnh đó, ủy quyền cũng có hai hình thức là: Hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền. Do đó, cái mà chúng ta nên hướng tới là tuyên truyền, phổ biến, giải thích pháp luật cho người dân để họ hiểu được sự khác biệt giữa giấy ủy quyền với hợp đồng ủy quyền, để họ nhận thức được giá trị pháp lý của văn bản công chứng so với văn bản chứng thực. Từ đó, người dân sẽ biết tự cân nhắc và đưa ra lựa chọn cho phù hợp. Họ cũng sẽ chỉ lựa chọn hình thức giấy ủy quyền chứng thực chữ ký với những công việc ủy quyền đơn giản, thời hạn ủy quyền ngắn, người được ủy quyền là người thân thích. Cịn đối với những cơng việc phức tạp, có liên quan đến tài sản, thời hạn ủy quyền kéo dài thì sẽ lựa chọn hình thức là hợp đồng ủy quyền có cơng chứng. Tóm lại, việc quy định các trường hợp chứng thực chữ ký giấy ủy quyền theo kiểu liệt kê và bó hẹp trong 04 (bốn) loại việc như tại Điều 14 hiện nay rất không phù hợp với thực tiễn.
Tám, điều chỉnh lại các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực trong chứng thực chữ ký. Chúng ta đã xác định bản chất của hoạt động chứng thực là chứng nhận hình thức, do đó, người u cầu chứng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà mình ký, cịn người thực hiện chứng thực chỉ xác nhận chữ ký đúng là của người ký. Như vậy, phải khẳng định rằng, người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản; người thực hiện chứng thực chỉ có nghĩa vụ kiểm tra giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, nếu giấy tờ cịn giá trị sử dụng thì cho ký và xác nhận chữ ký đó, nếu giấy tờ tùy thân hết hạn sử dụng thì từ chối chứng thực mà khơng có nghĩa vụ kiểm tra nội dung văn bản. Nếu văn bản chứng thực chữ ký có vấn đề về mặt nội dung như: Văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc
86
phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch… thì người yêu cầu chứng thực chữ ký phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Chính vì thế, vấn đề chế tài cũng cần được đặt ra, thậm chí là những chế tài nghiêm khắc để người yêu cầu chứng thực phải tự ý thức, cẩn trọng với hành vi của mình. Chế tài hình sự cũng có thể được áp dụng đối với các chủ thể yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn bản có nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam ….
Chín, xây dựng và hoàn thiện các quy định của pháp luật về chứng thực theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Cần quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của công chức tiếp nhận hồ sơ. Phân định trách nhiệm giữa công chức tiếp nhận hồ sơ với người thực hiện chứng thực trong tồn bộ q trình chứng thực. Cơng chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện các cơng việc gì sẽ phải tự chịu trách nhiệm về các cơng việc đó, người thực hiện chứng thực chỉ xác nhận và chịu trách nhiệm về những gì mà mình thực hiện. Kéo theo đó, bộ mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông cũng cần được sửa đổi. Đối với chứng thực chữ ký, người kiểm tra giấy tờ và cho ký là cán bộ một cửa; do đó, người xác nhận chữ ký này và chịu trách nhiệm về việc xác nhận cũng phải là cán bộ một cửa. Đối với chứng thực hợp đồng giao dịch, người tiếp nhận hồ sơ, người kiểm tra hồ sơ, giao tiếp, tiếp xúc với người yêu cầu chứng thực và tiến hành cho ký/điểm chỉ là cán bộ một cửa; do đó, cán bộ một cửa phải là người xác nhận và chịu trách nhiệm về các nội dung: Thời gian, địa điểm giao kết, cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung hợp đồng của các bên, các bên tham gia hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ vào hợp đồng này trước mặt cán bộ một cửa. Các công việc đã chuyển giao toàn bộ cho cán
87
bộ một cửa nhưng theo mẫu lời chứng hiện nay thì tồn bộ các nội dụng trên đều do người thực hiện chứng thực (theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ- CP – không bao gồm cán bộ một cửa) xác nhận, điều này rất không hợp lý, cũng không đảm bảo được tính chính xác trên thực tế. Nếu theo cơ chế này, dù là chứng thực chữ ký hay chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người thực hiện chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành chỉ có nhiệm vụ duy nhất là xác nhận cán bộ một cửa đã thực hiện thủ tục chứng thực đúng là cán bộ một cửa tại đơn vị mình, chữ ký trên giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của cán bộ một cửa. Theo đó, mẫu lời chứng áp dụng với cơ chế một cửa, một cửa liên thông cần được tách làm 02 phần: Phần chứng thực của cán bộ một cửa và phần chứng thực của thủ trưởng/phó thủ trưởng các đơn vị này.
Mười, chấm dứt toàn bộ hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND, trừ các địa phương chưa có bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào hoặc các tỉnh vùng sâu vùng xa, dân cư rải rác. Quy định “cứng” hợp đồng, giao dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng.
Từ những phân tích tại Chương 1 và Chương 2, chúng ta có thể thấy cơng chứng và chứng thực có sự giao thoa với nhau nhưng chúng vẫn là hai hoạt động mang bản chất khác nhau. Việc tồn tại song song công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cho người dân lựa chọn như hiện nay đã bộc lộ nhiều hạn chế, gây ra nhiều tranh chấp và thiệt hại đã xảy ra trên thực tế. Do khơng có hệ thống liên thông giữa UBND với tổ chức hành nghề công chứng nên cùng một tài sản được giao dịch tại cả hai nơi, vừa được chứng thực tại UBND lại được công chứng tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng, một tài sản mà có hai người cùng mua cịn chủ tài sản ơm tiền bỏ trốn. UBND không phải chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch; tổ chức hành nghề công chứng cũng thực hiện đúng theo trình tự, thủ tục luật định, kết quả chỉ có người mua là bị thiệt hại.
88
Đặc biệt, công chức tại UBND hoạt động kiêm nghiệm, một người phụ trách nhiều công việc nhỏ khác nhau, bên cạnh đó trình độ chun mơn cũng còn hạn chế nên việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đôi khi trở thành gánh nặng cho họ. Bên cạnh đó, chứng thực là sự chứng nhận hình thức, người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch nên quy trình chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định lỏng lẻo, người thực hiện chứng thực thì qua loa đại khái.
Ngay khi đất nước ta bước vào giai đoạn đổi mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, các giao dịch dân sự, kinh tế cũng trở nên phong phú, đa dạng hơn. Chính sự gia tăng của các giao dịch này đã tất yếu địi hỏi phải có một cơ quan chun mơn “gác cổng” để đảm bảo an tồn pháp lý cho các giao dịch đó. Vì vậy, hoạt động cơng chứng, chứng thực ở nước ta đã được tái lập, kiện toàn và phát triển. Tuy nhiên, cho đến ngày này, sau 35 năm hoạt động và phát triển, chứng thực ngày càng thể hiện những bất cập của mình. Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Việt Nam tương đương với cơng chứng hình thức ở các nước theo hệ thống thơng luật. Ở các nước này, dân trí cao, luật sư và những người hành nghề luật được coi trọng, thậm chí mỗi gia đình đều có luật sư riêng; do đó, khi đến cơng chứng các nội dung, điều khoản trong hợp đồng đã có sự cố vấn và kiểm sốt của luật sư. Cịn ở Việt Nam thì ngược lại, dân trí thấp, hiểu biết pháp luật còn rất hạn chế, người dân cũng khơng có thói quen đến các cơ tư vấn pháp luật để được trợ giúp các vấn đề pháp lý, cho nên việc chỉ chứng nhận hình thức là không phù hợp. Chứng thực khơng thể hồn thành nhiệm vụ “gác cổng” của mình, khơng đạt được các mục tiêu mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Trong khi đó, ngày này số lượng tổ chức hành nghề công chứng, số lượng CCV ngày càng gia tăng, người giúp việc cho các CCV ít nhất cũng có bằng cử nhân luật trở lên và tất cả đều làm việc chuyên trách, văn bản công
89
chứng đảm bảo tính xác thực, hợp pháp, chất lượng dịch vụ ngành công chứng ngày càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Công chứng đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch trong điều kiện nhận thức về pháp luật