2.1. Pháp luật thực định tại Việt Nam có liên quan đến chứng thực
2.1.2. Chứng thực chữ ký
Khái niệm chứng thực chữ ký:
40
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”25
.
Theo Từ điển tiếng Việt, “chữ ký” là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v… với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người ký26
. Căn cứ theo định nghĩa trên thì chữ ký bao gồm hai đặc điểm:
Thứ nhất, chữ ký là một biểu tượng viết tay hay nói cách khác là do cá nhân dùng bút, mực để tạo ra.
Thứ hai, chữ ký có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ. Như vậy, chữ ký của một người có thể khơng phải là tên của người đó. Nó là một loại bút tích do người ký để lại, bút tích này được vẽ ra theo nguyên tắc nào và mang ý nghĩa gì thì chỉ có người tạo ra nó mới biết; nó là minh chứng cho sự diện hiện của một người và người khác không thể bắt chước hay giả mạo được.
Mặc dù Nghị định 23/2015/NĐ-CP không đưa ra định nghĩa “chữ ký” và cũng khơng có bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào định nghĩa chữ ký là gì, nhưng trong thời buổi hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học, cơng nghệ nếu nói chữ ký là một biểu tượng viết tay thì đã khơng cịn hồn tồn chính xác. Theo Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì hiện nay chúng ta có chữ ký số và chữ ký điện tử, những loại chữ ký này đều không phải là biểu tượng viết tay của con người.
25 Chính phủ (2015), Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Điều 2
26
41
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lơgic với thơng điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thơng điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký27.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thơng điệp dữ liệu ban đầu và khóa cơng khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa cơng khai trong cùng một cặp khóa; sự tồn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên28.
Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Kết quả của hoạt động chứng thực chữ ký điện tử là chứng thư điện tử. Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử29. Kết quả của hoạt động chứng thực chữ ký số là chứng thư số. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa cơng khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng30.
Phải chăng, Nghị định 23/2015/NĐ-CP nên đưa ra quy định cụ thể về
27 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 21
28 Chính phủ (2018), Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 Quy định chi tiết thi hành Luật
Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Điều 3
29
Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 4
30 Chính phủ (2018), Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 Quy định chi tiết thi hành Luật
42
chữ ký được chứng thực theo Nghị định này hoặc văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực cần phải bao quát hơn, toàn diện hơn.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký:
Thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, các cơ quan được chứng thực chữ ký bao gồm: Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp); UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã); Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện); Tổ chức hành nghề công chứng.
Tuy nhiên, những cơ quan nêu trên lại khơng có khả năng cũng như thẩm quyền để chứng thực đối với chữ ký điện tử và chữ ký số. Chúng được chứng thực bởi các cơ quan, tổ chức chuyên biệt theo quy định của pháp luật chuyên ngành bao gồm: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử công cộng; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chuyên dùng; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức. (Điều 30 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực:
Tại Điều 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký. Theo đó, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký. Còn người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực đối với chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản. Quy định này thể hiện rõ nét nhất bản chất của chứng thực chữ ký – chứng nhận hình thức. Người yêu
43
cầu chứng thực phải hồn tồn tự mình chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp và nội dung của giấy tờ.
Người yêu cầu chứng thực không được yêu cầu chứng thực chữ ký đối với các giấy tờ có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; không được yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, cũng tại Điều 24 của Nghị định này quy định: Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra, nếu “tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực khơng thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này” thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.
Và tại Điều 25 của Nghị định này lại quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký bao gồm:
“1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu khơng cịn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”.
44
Căn cứ theo quy định tại Điều 24 và Điều 25 nêu trên ta có thể thấy, người chứng thực chữ ký trong quá trình thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về các vấn đề sau:
Thứ nhất, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Thứ hai, người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hợp pháp (cịn hạn sử dụng, khơng giả mạo, tẩy xóa làm sai lệch nội dung…)
Thứ ba, giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung hợp pháp, hợp lệ (không trái pháp luật, đạo đức xã hội; không tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; không xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; không xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; không vi phạm quyền công dân).
Thứ tư, giấy tờ, văn bản có nội dung khơng phải là hợp đồng, giao dịch trừ trường hợp pháp luật cho phép.
Như vậy, rõ ràng người thực hiện chứng thực không chỉ chịu trách nhiệm về chữ ký trên giấy tờ văn bản mà còn phải chịu trách nhiệm về năng lực hành vi của người yêu cầu chứng thực, chịu trách nhiêm về tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản. Từ đó có thể thấy, chứng thực chữ ký không phải là sự chứng nhận hình thức mà nó bao hàm cả việc chứng nhận nội dung ở một mức độ nhất định. Hay nói cách khác, chứng thực chữ ký theo pháp luật Việt Nam hiện hành mang tính chất “nửa mùa” – nửa chứng hình thức, nửa chứng nội dung và chỉ Việt Nam mới có.
Ngay trong một Văn bản quy phạm pháp luật, tại 3 Điều luật liên tiếp nhau chúng ta có thể nhận thấy sự mâu thuẫn trong việc quy định trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực.
45
Bên cạnh đó, theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành mà cụ thể là tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và tại Thơng tư 01/2020/TT-BTP cịn xuất hiện một bên thứ ba ngoài người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực đó là “cơng chức tiếp nhận hồ sơ” theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng. Có thể nói, đây là quy định mới, phù hợp với cơ chế mới, cải cách thủ tục hành chính, đẩy nhanh quy trình tạo điều kiện thuận lợi và giải quyết nhanh gọn yêu cầu của công dân. Tuy nhiên, quy định mới này đang dừng lại dang dở và chưa được rõ ràng cũng như chưa có cơ chế hoạt động cụ thể: Chưa có sự phân cơng, phân quyền, phân trách nhiệm một cách rõ ràng.
Tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Như vậy là tồn bộ các cơng việc như: Kiểm tra giấy tờ, cho ký văn bản vốn do người chứng thực tiến hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật thì giờ đây những cơng việc này đều do công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa đảm nhiệm, còn người thực hiện chứng thực chỉ làm mỗi việc duy nhất là ký chứng thực. Vậy người chứng thực căn cứ vào đâu để chứng thực? Người chứng thực đang chứng thực điều gì?
Nếu đúng theo quy định này thì người thực hiện chứng thực không kiểm tra giấy tờ, văn bản; người yêu cầu chứng thực cũng không ký trước mặt người chứng thực hay chính xác hơn là người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực không gặp mặt nhau, không giao tiếp với nhau. Vậy lấy gì làm căn cứ để người thực hiện chứng thực chứng nhận rằng: Chữ ký trên giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; tại thời điểm
46
chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký nhận thức và làm chủ được hành vi của họ. Đặc biệt, khi xem xét cả quá trình trên, chúng ta có thể thấy điều duy nhất người thực hiện chứng thực xác nhận ở đây đó là: “Người tiếp nhận hồ sơ đúng là công chức tại bộ phận một cửa của đơn vị mình”.
Mặt khác, tồn bộ các cơng việc từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ đến cho ký đều do công chức tại bộ phận một cửa thực hiện vậy thì cơng chức này phải chịu trách nhiệm đến đâu? Nếu có vi phạm pháp luật xảy ra thì chế tài áp dụng là gì? Hiện nay, pháp luật vẫn chưa có những quy định cụ thể điều chỉnh và hướng dẫn vấn đề này; mọi công việc liên quan từ khi tiếp nhận hồ sơ cho đến khi người dân ký xong đều đã được chuyển giao từ người thực hiện chứng thực sang cho công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận mộ cửa nhưng mọi trách nhiệm pháp lý vẫn đang đặt trên vai của người thực hiện chứng thực.
Ngoài ra, đối với chứng thực chữ ký người dịch thì bên cạnh người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực cịn có người dịch/cộng tác viên dịch thuật. Tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người dịch phải “Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngồi cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch”. Đối với bằng cấp, chứng chỉ do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp theo quy định tại Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BGDĐT ngày 08/01/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo đang áp dụng là công nhận văn bằng cho cá nhân “có nhu cầu”, khơng quy định cụ thể trong trường hợp nào thì “bắt buộc” phải đăng ký cơng nhận văn bằng mới có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Như vậy, vấn đề đặt ra là đối với người dịch là cơng dân Việt Nam có bằng cấp do cơ sở giáo dục nước ngồi cấp nhưng chưa thực hiện thủ tục cơng nhận văn bằng thì có được coi là hợp lệ khơng? Đồng thời, pháp luật hiện hành chưa có quy định về trách nhiệm của cộng tác viên dịch thuật, về cơ chế ràng buộc cũng như giám sát đối với công tác dịch thuật của người dịch. Nếu cộng tác viên dịch thuật dịch sai thì ai phải chịu trách nhiệm?
47
Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký:
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. (khoản 3 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Xét về mặt bản chất, chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ nhằm xác nhận, xác thực là người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tức là xác nhận về hình thức; cịn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm.