2.2. Thực trạng thi hành pháp luật về chứng thực tại Việt Nam
2.2.2. Những tồn tại và hạn chế trong việc thi hành pháp luật về chứng thực
năm thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các Cơ quan đại diện đã thực hiện chứng thực 7.535 bản sao từ bản chính; chứng thực 44.949 việc chứng thực
chữ ký (trong đó có 30.308 việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và
14.857 việc chứng thực chữ ký người dịch).
2.2.2. Những tồn tại và hạn chế trong việc thi hành pháp luật về chứng thực chứng thực
Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu ở trên, công tác chứng thực trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, hạn chế sau38:
Thứ nhất, việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg chưa triệt để. Tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính cịn khá phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành (như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ thi tuyển công chức/viên chức, hồ sơ nhập học...). Số liệu thống kê được cho thấy: Từ năm 2015 đến tháng 06/2018, số yêu cầu chứng thực bản sao tiếp tục tăng. Năm 2016 chứng thực 97.126.230 bản sao (tăng 18.539.184 bản so với năm 2015); năm 2017 chứng thực 116.881.069 bản sao (tăng 19.754.839 bản so với năm 2016); 6 tháng đầu năm 2018 đã chứng thực được 63.595.582 bản sao (tăng gần 23% so với cùng kỳ năm 2017).
Thứ hai, một số địa phương để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao một cách tràn lan, ồ ạt, không theo đúng quy định pháp luật. Qua công tác kiểm tra cho thấy, có trường hợp chứng thực bản sao mà khơng có bản chính để đối chiếu hoặc có trường hợp người dân mang bản photocoppy kèm bản chính, nhưng người chứng thực chủ quan khơng thực hiện đối chiếu với bản chính
38 Bộ Tư pháp (2018), Báo cáo Sơ kết 03 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, ngày 29/11/2018
63
theo quy định, từ đó dẫn đến việc chứng thực bản sao có nội dung khơng đúng với bản chính. Bên cạnh đó, đối với các giấy tờ do các cơ quan, tổ chức của nước ngồi cấp thì u cầu về hợp pháp hóa lãnh sự là điều bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý. Tuy nhiên, cịn lại một số ít các giấy tờ của nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hoặc giấy tờ do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp mà khơng có chữ ký, khơng được đóng dấu thì việc xác thực các loại giấy tờ này hồn tồn khơng dễ dàng và thường là bị từ chối chứng thực bản sao.
Thứ ba, vẫn cịn tình trạng cơ quan có thẩm quyền chứng thực tiến hành việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch hoặc lạm dụng văn bản chứng thực chữ ký, sử dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác.
Một số văn bản có nội dung liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản như: Cam kết về việc bán nhà; Giấy ủy quyền quản lý quyền sử dụng đất, ... hoặc có nội dung trái pháp luật nhưng vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực tiến hành chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản đó; trong khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tư pháp (Công văn số 873/HTQTCT-CT ngày 25/8/2017; Công văn số 842/HTQTCT- CT) đã chỉ rõ những trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Thứ tư, một số cơ quan thực hiện chứng thực không tuân thủ đầy đủ các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tại nhiều địa phương khơng thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng quy trình phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật và ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật theo quy định. Bên cạnh đó, có trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính là các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngồi cấp hoặc chứng nhận, nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định; tình trạng dịch tùy tiện, dịch sai, dịch khơng thống nhất với bản chính vẫn cịn xảy ra; ...
64
Thứ năm, quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa chặt chẽ. Việc quy định các thành phần trong hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành còn đơn giản, chưa bảo đảm chặt chẽ theo quy định của pháp luật chuyên ngành như: Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Ngân hàng... vì vậy dễ gây rủi ro sau khi chứng thực, đặc biệt là những hợp đồng có giá trị tài sản lớn. Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành khơng có hướng dẫn về mẫu hợp đồng giao dịch nên người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực gặp rất nhiều khó khăn khi soạn thảo, xem xét nội dung của hợp đồng.
Thứ sáu, qua công tác kiểm tra cơ sở tại các địa phương cho thấy, vẫn cịn tình trạng UBND cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch nhưng không vào sổ lưu, hoặc không lưu trữ hợp đồng, giao dịch; một số nơi chứng thực hợp đồng giao dịch nhưng chưa đúng quy định, người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực không ký nháy vào từng trang hợp đồng, giao dịch hoặc người thực hiện chứng thực ghi lời chứng chưa phù hợp với loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định.
Có thể thấy, những tồn tại và hạn chế trong quá trình thi hành pháp luật nêu trên chủ yếu là do các quy định của pháp luật hiện nay chưa rõ ràng, chưa được xây dựng đúng với bản chất của chứng thực. Nó khiến cho người áp dụng pháp luật bị lúng túng, áp dụng tùy tiện, khơng thống nhất. Có lẽ chính họ cũng không nhận thức đúng bản chất của chứng thực, không phân biệt được cơng chứng với chứng thực, do đó, khơng thể xác định đúng trường hợp nào được chứng thực, chứng thực là làm những bước nào. Người tiếp nhận cũng không hiểu được giá trị pháp lý của văn bản chứng thực nên lạm dụng nó trong mọi trường hợp.
65