CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.3. Các tiêu chí phản ánh năng lực cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất
3.3.4. Năng lực tổ chức quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Hiện tại Expeditors International chủ yếu là cung cấp dịch vụ vận tải đường biển với sự trợ giúp phương tiện vận tải đến từ các nhà cung cấp dịch vụ vận tải
Quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Expeditors International được tổ chức một cách chặt chẽ vợi sự tham gia của một vài bộ phận nghiệp vụ như: Bộ phận hàng biển xuất, hàng biển nhập, bộ phận Order management (chuyên xử lí các đơn hàng có yêu cầu đặc biệt trong quá trình giao nhận), bộ phận Hải quan và Pháp lí, và có thể nhờ sự hỗ trợ của Bộ phận Transcon và bộ phận Quản lí kho vận.
Bộ phận quản lí dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Expeditors gồm 3 bộ phận chính với tên viết tắt lần lượt là: EIO (Ocean Export), OI (Ocean Import), OM (Order Management) và với sự hỗ trợ của các bộ phận làm nghiệp vụ
trucking, hải quan và kho vận để hồn thành được quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cho khách hàng như: Transcon (trucking nội địa), CHB (Customs House Brokarage- Môi giới Hải quan).
Mỗi một bộ phận góp một phần nghiệp vụ của mình vào quy trình cung ứng dịch vụ của cơng ty để tạo ra một dịch vụ hồn hảo, chính xác và kịp thời và nhanh chóng.
Quỳ trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập của Expediors rất chặt chẽ, mọi khách hàng mới sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty đều phải trải qua sự giám sát của bộ phận Sale (bộ phận kinh doanh trước), rồi sau khi được bộ phận kinh doanh phê duyệt thì khách hàng mới trực tiếp làm việc với bộ phận nghiệp vụ.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Expeditors International:
Bước 1: Nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng và đặt chỗ với hãng tàu:
- Sau khi nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng, bộ phận Order Management và bộ phận Ocean Export sẽ note lại những thông tin quan trọng để lên kế hoạch đóng hàng như: Thơng tin hàng hóa, ngày xuất hàng, thơng tin loại cont, từ đó tiến hàng đặt chỗ với hãng tàu.
Bước 2: Liên hệ với bộ phận Transcon để tiến hành chọn vỏ và đóng hàng:
- Sau khi có được Booking từ hãng tàu bộ phận Ocean sẽ liên hệ với bộ phận Transcon để tiến hành chọn vỏ container, và tiến hành kéo container về kho của khách hàng để tiến hành đóng hàng.
Bước 3: Thu thập các chứng từ liên quan đến lô hàng để làm tờ khai, vận đơn đồng thời lữu trữ chứng từ cần thiết:
Trong khi hàng hóa được đóng xong và chở ra cảng để hạ và được đóng hàng ở kho người gửi, bộ phận Ocean Export sẽ tiến hàng thu thập các chứng từ như: Hợp đồng thương mại, Packing List, Shipping Instruction, Xác nhận trọng lượng (VGM),… để tiến hành làm tờ khai và Vận đơn đường biển (Bill of lading) và lữu trữ điện tử các chứng từ cơ bản như Invoice và Packing List để giảm thiểu rủi ro sau này liên quan đến tranh chấp hàng hóa.
Bước 4: Thơng báo thuế, và thay mặt khách hàng nộp các chi phí và giấy tờ cho hãng tàu:
Sau khi tờ khai đã được thông quan, bộ phận Transcon sẽ làm nột nhiệm vụ của mình là đi in tờ khai và tiến hành thay mặt khách hàng nộp các chi phí và giấy tờ liên
quan cho Hải quan và Hãng tàu để tiến hành thơng quan cho hàng hóa . Bước 5: Tiến hành vận chuyển và thông báo khi hàng đến cho khách hàng:
Sau khi hàng hóa được đưa lên tàu và vận chuyển đến cảng đích, lúc này bộ phận Ocean Import của chi nhánh tại nơi hàng đến sẽ có trách nhiệm xác nhận đã nhận hàng và thông báo hàng đến cho khách hàng và cung cấp thêm dịch vụ hải quan và Trucking bên đầu nước ngoài cho người nhận.
Bước 6: Tiến hành hạ container, làm thủ tục thông quan và chở hàng về kho cho khách hàng:
Sau khi tiến hành hạ container tại cảng đích, Expeditors có thể cung thêm dịch vụ Trucking tại đầu nhập cho người nhận như: làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận và trả container về bãi nếu nhà nhập khẩu có nhu cầu, đồng thời giám sát q trình bốc dỡ để xem có xảy ra vấn đề về thiết sót hay hàng hóa hư hại khơng để kịp thời xử lí.
Bước 7: Tiến hành thanh toán và bàn giao chứng từ gốc cho khách hàng:
Sau khi hàng về kho an toàn, bộ phận kế tốn tổng chi phí tồn bộ lơ hàng và lên hóa đơn gửi cho khách. Các thơng tin chính trên hóa đơn thường bao gồm: chi phí vận chuyển quốc tế, các thơng tin phụ phí, chi phí thủ tục hải quan, chi phí vận chuyển nội địa,...; gửi hóa đơn và gửi chứng từ gốc được scan cho khách thơng báo thanh tốn. Đồng thời lữ trữ tiếp những