2.3.3 .Phân tích kết quả từ phiếu điều tra
3.4. Nhân lực thông tin
3.4.1 Công tác quản lý nguồn nhân lực
Trong một thời gian dài, với số cán bộ ổn định, ISSI khơng có thêm chỉ tiêu tuyển dụng mới. Tuy nhiên kể từ năm 2000, có khá nhiều cán bộ lâu năm đến tuổi nghỉ hƣu nên các phòng này bị thiếu cán bộ, thậm chí có phịng cịn bị xố sổ hoặc ghép với phịng khác nhƣ trƣờng hợp của phịng Thƣ mục. Do khơng có ngƣời bổ sung thêm cho phòng nên lãnh đạo Viện đã quyết định chuyển cán bộ này sang phịng CSDL. Điều đáng nói ở đây là mặc dù đã biết trƣớc thời điểm những cán bộ đến tuổi phải nghỉ hƣu xong ban lãnh đạo đã khơng sớm có phƣơng án. Sau khi những cán bộ nghỉe hƣu rồi mới bắt đầu tuyển dụng mới hoặc tuyển dụng trƣớc 1-2 năm. Thực tế, để những cán bộ mới làm đƣợc việc phải mất 2-3 năm mới quen với cơng việc, cịn để thành thạo cơng việc nhƣ cán bộ về hƣu thì cịn phải mất nhiều thời gian hơn nữa
Cơng tác tuyển dụng cũng có nhiều bât cập. Ngay trong vòng sơ tuyển, yêu cầu đối với mỗi ứng viên là phải có bằng tốt nghiệp loại khá trở lên, có
75
trình độ tiếng Anh ít nhất là B và vi tính văn phịng mà khơng đề cập tới kinh nghiệm, khả năng nhạy bén hay tính kiên trì trong cơng việc. Với tình hình chạy theo bằng cấp mang tính phổ biến nhƣ hiện nay thì việc đánh giá chất lƣợng thông qua xếp loại là không khách quan. Với những chuyên ngành KHXH cơ bản thì việc yêu cầu đối với bằng cấp đƣợc xếp loại từ khá trở lên có thể chấp nhận đƣợc, nhƣng với chuyên ngành là ngoại ngữ mà yêu cầu xếp loại từ khá trở lên thì quả là hết sức khó khăn. Bởi hiện nay với mức lƣơng cơ bản đối với sinh viên mới ra trƣờng rất thấp, một cử nhân ngoại ngữ dễ dàng với tấm bằng loại khá trở lên có thể kiếm đƣợc thu nhập với mức lƣơng 3triệu/tháng, nhƣng khi làm tại các cơ quan nhà nƣớc thu nhập hàng tháng chỉ khoảng 1triệu đồng/tháng. Việc thu hút những đối tƣợng này là không đơn giản và khó khả thi. Ngồi ra việc chạy theo bằng cấp đã vơ hình chung loại rất nhiều ứng viên có khả năng đáp ứng tốt cho cơng việc. Chính vì thế, trong những năm vừa qua việc tuyển chọn nguồn nhân lực có trình độ ngoại ngữ rất khó khăn và thƣờng chỉ có 1-2 ứng viên, so với các chuyên ngành khác là 7- 10 ứng viên.
Đối với các cán bộ được tuyển dụng: từ năm 2000, những cán bộ mới
đƣợc sắp xếp làm việc chung vào phòng CSDL, trừ trƣờng hợp đặc biệt, một số ngƣời sẽ đƣợc chuyển thẳng về phòng chuyên mơn do cơ cấu phịng đó thiếu cán bộ trầm trọng. Tại phòng này, các cán bộ vừa làm cơng việc của phịng là xây dựng CSDL, vừa phải bƣớc đầu tìm hiểu và làm quen với cơng việc nghiên cứu theo chuyên ngành. Hết một năm làm việc tại đây phải hoàn thành báo cáo tập sự phù hợp với chuyên ngành đã thi tuyển. Chẳng hạn nhƣ, cán bộ đƣợc tuyển dụng chuyên ngành kinh tế vừa phải làm việc theo biên chế của phòng CSDL, xong mặt khác vẫn phải tiếp cận với cán bộ phòng kinh tế hay ngƣời hƣớng dẫn để hoàn thành báo cáo tập sự. Hết thời gian này, họ sẽ đƣợc chuyển về phịng chun mơn phù hợp và cũng phải mất thêm 2-3 năm nữa để làm quen với công việc chuyên môn này. Đây thực sự là một sự lãng phí lớn cả về thời gian lẫn cơng sức đối với từng cán bộ do không đƣợc làm quen ngay với cơng việc mình sẽ làm mà phải làm công việc của một
76
phòng khác. Mặc dù vậy, kể từ năm 2006 đến nay, đã có sự thay đổi căn bản trong việc sắp xếp nhân sự. Những ngƣời mới đƣợc tuyển dụng đƣợc về ngay phòng chuyên môn, tuy nhiên không phải tất cả đều về đúng với chun mơn của mình. Vi dụ nhƣ tài phịng Xã hội và Con ngƣời, hiện có 1 cử nhân triết học và phịng Văn hố và phát triển có 1 cán bộ là Ths Triết học, 1 cán bộ là cử nhân Xã hội học. Qua đó cho thấy, các phịng khơng đƣợc chuyên môn hố, nhiều khi cịn bị lẫn lộn công việc và chun mơn giữa các phịng với nhau.
Về lĩnh vực chuyên môn: một số cán bộ làm việc trong các phòng chun mơn khơng có bằng cấp về chun mơn nghiệp vụ về cơng việc đang đảm nhiệm. Ví dụ nhƣ phịng cơng tác bạn đọc có 8 cán bộ thì 01 cán bộ tốt nghiệp trƣờng Trung cấp Vật tƣ, 01 cán bộ tốt nghiệp trƣờng Sƣ phạm Hà Nội chuyên ngành Văn Sử, 01 cán bộ tốt nghiệp đại học Sƣ phạm Ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Anh. Đối với phòng Bổ sung – Trao đổi, nhiệm vụ của phòng này là bổ sung sách, ghi nhãn và ký hiệu, trao đổi tài liệu, địi hỏi phải có chun mơn tốt, đƣợc đào tạo bài bản, nhƣng trong 05 cán bộ của phịng thì 01 cán bộ chuyên ngành tiếng Trung, 01 cán bộ chuyên ngành Nga văn mà khơng đƣợc đạo tạo về chun ngành thƣ viện. Chính sự không đƣợc đào tạo bài bản này đã cho thấy những hạn chế trong dây chuyền sản xuất, và đây cũng là một rào cản cần đƣợc chú ý và khắc phục trong thời gian tới.
3.4.2. Một số đơn vị cơ sở chưa phát huy đúng chức năng
Với kinh nghiệm lâu năm hoạt động trong lĩnh vực thƣ viện, xong do những nguyên nhân khách quan khiến một số đơn vị cơ sở hiện nay chƣa phát huy hết chức năng của mình. Để có đƣợc sản phẩm và dịch vụ tốt thì ngồi những nhân tố nhƣ cơ sở vật chất, nguồn lực thơng tin cịn có cả nguồn lực con ngƣời và sự chuyên mơn hố ở mỗi khâu sản xuất. Thực tế cho thấy rằng, phịng Bảo quản có nhiệm vụ hết sức quan trọng và nặng nề đó là rút tài liệu phục vụ bạn đọc và cất tài liệu khi bạn đọc hoàn trả, bảo quản kho tàng khỏi sự xâm hại của mối mọt, đảm bảo vệ sinh và phòng ngừa cháy nổ. Với một lƣợng sách khổng lồ nhƣ vậy nên khối lƣợng công việc rất nhiều. Mặc dù hiện
77
nay phịng có 5 cán bộ biên chế, trong đó 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 1 cán bộ có trình độ đại học và 2 cán bộ có trình độ trung cấp nhƣng cũng khơng thể đảm đƣơng hết công việc của kho. Qua đợt kiểm kê kho giai đoạn tháng 6 và tháng 7 năm 2007 của Đoàn thanh niên, có khơng ít thiếu sót đã đƣợc phát hiện tại đây. Điển hình là các kệ sách và sách tại những kho ít phục vụ hay những kho đóng rất bẩn, nhiều nhãn ghi ký hiệu kho bị tung ra rơi vƣơng vãi khắp sàn, có những tài liệu mất hẳn kí hiệu kho, nhiều chồng sách, báo để ngổn ngang không đƣợc sắp xếp gọn gàng, mặc dù cán bộ phòng này đã cố gắng. Nói là vậy xong hàng năm phòng này vẫn tham gia xử lý các tài liệu nhƣ hồi cố kho sách cổ và các đề tài khác liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu. Trong khi đó, Viện có phịng CSDL nhƣng cán bộ phòng này không đƣợc tham gia trực tiếp xây dựng CSDL. Đây chính là một điều lãng phí trong khâu tổ chức. Và nếu đánh giá một cách khách quan thì cả hai phịng đều chƣa thực hiện đúng và tốt chức năng, nhiệm vụ của phịng mình.
Đối với phịng Báo - tạp chí cũng trong tình trạng tƣơng tự. Phịng này là một dạng kho mở, ngoài nhiệm vụ là phục vụ độc giả các loại báo và tạp chí thì hàng ngày có rất nhiều độc giả có nhu cầu về phơ tơ tài liệu hoặc đƣợc tƣ vấn… Đôi khi họ phải phục vụ cả những tài liệu đã đƣợc chuyển sang chế độ chuẩn bị đóng tập. Tuy nhiên, giống nhƣ phịng Bảo quản, phịng Báo - tạp chí cũng đƣợc giao một nhiệm vụ thƣờng niên đó là xây dựng cơ sở dữ liệu tạp chí ngoại văn, trƣớc đây công việc này vẫn do phịng CSDL làm nhƣng khơng hiểu vì một lý do gì mà lại có sự thay đổi nhƣ vậy. Điều này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng CSDL bởi với 5 cán bộ thì khơng có cán bộ nào thành thạo tiếng nƣớc ngoài, đặc biệt là tiếng Anh.
Do việc nhập CSDL đã do hai phòng trên đảm nhiệm nên cán bộ phịng này chỉ có nhiệm vụ là duy trì thơng tin trên website của Viện và tham gia làm đề tài cùng các phòng khác. Đây là một vấn đề gây bức xúc khơng chỉ đối với các cán bộ trong phịng mà ngay cả các phịng khác cũng có chung ý kiến
78
3.4.3 Trình độ ngoại ngữ và tin học chưa đáp ứng nhanh và kịp thời thời
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhƣ hiện nay, việc hiện đại hoá và tin học hoá đang ngày càng đòi hỏi cấp bách đối với nhiều ngành và lĩnh vực hoạt động nhƣ hiện nay. Là một thƣ viện đầu ngành về KHXH, ISSI luôn đƣợc đánh giá là có vai trị quan trọng bởi những nguồn tài liệu mà Viện Thông tin đang lƣu trữ. Trƣớc một yêu cầu lớn và thách thức nhƣ vậy nhƣng hiện nay ISSI vẫn chƣa thực sự trở thành một thƣ viện hiện đại xứng với tầm vóc của nó bởi khả năng về cơng nghệ thơng tin của Viện cịn thiếu và yếu. Hiện nay, phịng Tự động hố các q trình thơng tin có 5 cán bộ, trong đó: 01 cán bộ đƣợc đào tạo ngành Phát dẫn điện - Đại học Bách Khoa, 01 cán bộ học cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học tổng hợp, 01 cán bộ tốt nghiệp khoa Công nghệ Thông tin - trƣờng Đại học Mở Hà Nội, 01 cán bộ tốt nghiệp tại khoa Tin học quản lý – trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân. Với đội ngũ cán bộ tin học này cũng đủ cho thấy, trình độ cịn q thấp so với thực tế địi hỏi u cầu về cơng việc. Cịn việc sử dụng máy tính và các phần mềm thơng dụng đối với các phòng khác cũng chỉ ở mức trung bình. Những thao tác đơn giản, cài những chƣơng trình bình thƣịng nhƣ font chữ, từ điển, hay sử dụng Microsoft Power Point… nhiều cán bộ cũng khơng tự mình làm đƣợc. Trong thời đại công nghệ thông tin nhƣ hiện nay thì những hạn chế về trình độ tin học nhƣ thế này đã gây cản trở tới công việc, ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng và tiến độ hoàn thiện của mỗi sản phẩm.
Khơng chỉ có trình độ về tin học, trình độ về ngoại ngữ cũng là một điều đáng bàn. Hiện nay việc sử dụng ngoại ngữ là một đòi hỏi không thể thiểu ở mỗi cán bộ của ISSI. Đối với các phòng thuộc khối thƣ viện, bên cạnh chun mơn thì cần phải biết ít nhất 01 ngoại ngữ để xử lý tài liệu tiếng nƣớc ngoài (phân loại sách, xác định từ khố, giới thiệu nội dung…), đối với phịng thông tin cũng rất cần đến ngoại ngữ để khai thác tài liệu nƣớc ngoài. Nhƣng rất tiếc số cán bộ sử dụng thành thạo ít nhất 01 ngoại ngữ khơng phải là nhiều. Nhận thức đƣợc điều đó, năm 2003, Viện đã tổ chức một khố học ngoại ngữ
79
tiếng Anh trình độ C cho mọi đối tƣợng trong Viện có nhu cầu. Tuy nhiên sau khi kết thúc khố học, kết quả thu lại cũng khơng mấy khả quan do mỗi ngƣời có một trình độ ngoại ngữ khác nhau, mỗi ngƣời có một thế mạnh riêng về kỹ năng nhƣng tất cả đều học chung một giáo trình chung một trình độ. Điều này đã gây lãng phí khơng nhỏ về tài chính lẫn thời gian.