2.3.3 .Phân tích kết quả từ phiếu điều tra
3.1 Chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học chƣa cụ
khoa học chƣa cụ thể và thiếu tính thực tế
Mặc dù từ nhiều năm nay, đã có khơng ít các nhà thông tin học đề xuất những giải pháp mang tính chiến lƣợc nhằm phát triển và nâng cao chất lƣợng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhƣng trên thực tế, các giải pháp vẫn chỉ là mang tính hình thức và đƣợc thực hiện trên giấy chứ chƣa đi vào cuộc sống của hoạt động thơng tin. Do chính sách đƣợc đƣa ra khơng rõ ràng và cụ thể, thiếu định hƣớng ƣu tiên và cơ chế đi kèm nhằm hỗ trợ phù hợp cho hoạt động thơng tin. Bên cạnh đó “chính sách về tài chính đối với hoạt động thơng
tin chưa được gắn kết hữu cơ với chính sách khoa học”26
nên sản phẩm và dịch vụ thơng tin vẫn cịn ít tác dụng. Trong văn bản số 44/2007/TTLT-BTC- BKHCN tại phần II, mục 4 điểm b ghi rõ mức chi tiêu đối với chuyên đề loại 1 trong nghiên cứu về lĩnh vực KHXH và nhân văn ghi rõ: định mức xây dựng và phân bổ dự toán tối đa là 8.000.000đồng, còn đối với chuyên đề loại 2 là 12.000.000 đồng27. Thực tế, tại ISSI để xây dựng một chuyên đề, ngƣời chủ nhiệm chuyên đề phải thực hiện trong 1 năm với các công việc nhƣ xây dựng và bảo vệ đề cƣơng, tổ chức họp cộng tác viên, biên tập, hiệu đính…. với số lƣợng từ 8-10 bài viết trên tổng số trang khoảng 150 trang A4. Và để thơng tin chun đề mang tính khách quan thì mỗi một chun đề thƣờng có sự tham gia của 5-6 cộng tác viên tham gia viết bài. Nhƣ vậy với một khối lƣợng cơng việc lớn đƣợc thanh tốn số tiền thù lao nhƣ vậy quá ít ỏi và chắc chắn ảnh hƣởng đến chất lƣợng của sản phẩm. Thêm vào đó, hầu hết các chuyền đề và đề tài khoa học thƣờng đƣợc làm mang tính chủ quan của ngƣời thực hiện, khơng thể hiện rõ nhu cầu khách quan của ngƣời dung tin nên nhiều sản phẩm đƣợc làm ra nhƣng chƣa thực sự đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả. Chính sách hỗ trợ để nâng cao năng lực của các cơ quan thông tin cũng chƣa rõ ràng và cụ thể dẫn đến cơ chế hỗ trợ chƣa phù hợp với mục tiêu, tính chất của sản phẩm và dịch vụ của cơ quan trong tin. Mặc dù trong một số
26
NGuyễn Hữu Hùng, Chính sách phát triển sản p hẩm, dịch vụ thông tin tại Việt Nam, Hội thảo Sản phẩm và dịch vụ thông ti phục vụ các ngành khoa học xã hội hiện nay, Sđd, tr. 9
71
văn bản pháp quy và chiến lƣợc phát triển công tác thông tin đều xác định cần phải đƣa công tác thông tin vận hành theo cơ chế thị trƣờng, nhƣng vì là loại hình sản phẩm mang tính đặc thù, sản phẩm truyền tải tri thức nên để vận hành đƣợc theo cơ chế thị trƣờng đƣợc cần phải có những văn bản hƣớng dẫn cụ thể. Ngoài ra trong cơ chế hoạt động nếu đƣợc nhà nƣớc hỗ trợ kinh phí thì sẽ là tồn phần hay một phần, hay cơ quan đó tự trang trải kinh tế (xem thêm nghị định 115CP)
3.2. Về tiêu chuẩn hố trong hoạt động thơng tin
3.2.1. Kế thừa những chuẩn dữ liệu lạc hậu
Những năm trƣớc đây, hoạt động tiêu chuẩn hoá hệ thống lĩnh vực thơng tin tƣ liệu nói chung vẫn cịn ở tình trạng lẻ tẻ và tự phát tại một số cơ quan thông tin. Do vậy việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn yêu cầu phục vụ cho hoạt động tác nghiệp của từng cơ quan chƣa mang tính hệ thống. Mặc dù trong giai đoạn cuối những năm 80 đầu những năm 90 của thế kỷ trƣớc đã xuất hiện tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) do Viện Thông tin Khoa học Kỹ thuật Trung Ƣơng (tiền thần của Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia hiện nay) xây dựng nhƣ:
- TCVN 4523-88: Ấn phẩm thơng tin. Phân loại, cấu trúc và trình bày
- TCVN 4524-88: Xử lý thơng tin. Bài tóm tắt và bài chú giải
- TCVN 4743 -89: Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn
- TCVN 5453 – 1991: Hoạt động thông tin tư liệu. Thuật ngữ và khái niệm cơ bản
- TCVN 5697 – 1992: Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt dụng trong mô tả thư mục
- TCVN 5698 – 1992: Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ tiếng nước ngồi viết tắt dùng trong mơ tả thư mục
- TCVN 6380 : 1998 Thông tin tư liệu. Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN)
72
- TCVN 6381 : 1998 Tư liệu. Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN)28
Tuy nhiên, theo nhiều nhà chun gia thì ngun nhân chính khiến tình trạng này diễn ra đối với các tổ chức thơng tin tƣ liệu nói chung, trong đó có cả ISSI là do chƣa có một cơ quan tổ chức đại diện cho tồn ngành thơng tin để hoạch định chiến lƣợc về tiêu chuẩn hoá cũng nhƣ lập kế hoạch biên soạn và áp dụng tiêu chuẩn cho tồn bộ hệ thống thơng tin tƣ liệu. Chính sự khơng đồng điều này đã dẫn đến việc thành lập Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn về thông tin tƣ liệu, ban này có nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về thông tin tƣ liệu Cho đến nay, bên cạnh những tiêu chuẩn cũ đƣợc xây dựng từ những năm 1980, các cơ quan thơng tin nói chung và ISSI nói riêng cịn sử dụng một số tiêu chuẩn cơ bản nhƣ: ISO 2709 : 1996 của tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế, ISBD của Hiệp hội thƣ viện quốc tế (IFLA); các tiêu chuẩn quốc gia thuộc hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thƣ viện và xuất bản của Liên Xô cũ nhƣ bảng phân loại BBK, Z3950 và hiện nay là sử dụng MARC21 của Mỹ. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn quốc tế và nƣớc ngồi này khơng đƣợc áp dụng một cách thống nhất, do đó ảnh hƣởng đến việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin. Ngay trong Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, ISSI đã soạn thảo Bản quy định chung về các yếu tố thông tin thƣ mục cần đƣa vào CSDL, cấu trúc các trƣờng và cách nhập dữ liệu vào các CSDL thƣ mục sử dụng chƣơng trình CDS – ISI cho các thƣ viện thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Bản quy định này đƣợc dựa chủ yếu theo các mã trƣờng do Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia biên soạn. Tuy nhiên, qua quá trình sử dụng CDS - ISIS đã bộc lộ nhiều hạn chế nhƣ khơng mang tính tích hợp, chƣa hỗ trợ UNICODE, khó quản lý các CSDL tồn văn, khả năng chuyển tải lên mạng khơng thuận tiện, khó có thể giúp bạn đọc tra cứu online theo xu hƣớng hiện đại hiện nay…. Vì vậy thực chất phần mềm này chỉ phù hợp với các thƣ viện nhỏ.
28 Ngô Ngọc Hà, Xây dựng, sốt xét TCVN về Thơng tin và tư liệu: thực trạng và định hướng phát triển, Hội
73
Qua đó có thể thấy phần lớn các TCVN về thơng tin tƣ liệu ban hành đã khá lâu và hồn tồn khơng đƣợc sốt xét định kỳ theo nguyên tắc tiêu chuẩn hố. Do dó nhiều quy định trong các TCVN nay đã lỗi thời, không phù hơp với hiện trạng hoạt động thông tin tƣ liệu nƣớc ta hiện nay. Bên cạnh đó, ý thức áp dụng tiêu chuẩn đối với hoạt động thông tin tƣ liệu của các cơ quan còn nhiều hạn chế một phần do khơng có điều kiện tiếp cận và tập huấn về công tác này
3.3. Kết cấu hạ tầng thông tin bất cập
Một trong những khó khăn trầm trọng và kéo dài đã nhiều năm là tình trạng các kho bảo quản sách báo chật chội tới mức không thể cho phép hoạt động và hầu nhƣ thiếu các trang thiết bị bảo quản. Nhƣ đã nói ở phần trên về tình trạng phịng đọc báo tạp chí hiện chỉ cịn 1 dãy bàn phục vụ bạn đọc đọc tài liệu tại chỗ, còn lại 2 dãy bàn dùng để chứa tài liệu. Còn đối với kho sách thì tình hình cịn quan ngại hơn nhiều bởi nhiều tài liệu khơng còn chỗ để và phải tận dụng cả những nơi nhƣ gầm cầu thang, ơ thống ở cửa sổ, ở đƣờng đi và nhiều vị trí khơng thể lấy để phục vụ bạn đọc đƣợc do buộc lại với nhau quá chặt hoặc do không đƣợc bảo quản tốt đã mục nát.
Về hoạt động tin học hoá, hiện đại hố hoạt động thơng tin thƣ viện đã sớm đến với ISSI ngay từ những ngày đầu tiên thành lập do vậy đã cử một số cán bộ đi thực tập bồi dƣỡng nghiệp vụ tự động hoá ở Liên Xô cũ, Tiệp Khắc… Tuy nhiên do vƣớng mắc những khó khăn về tài chính và một số khó khăn khác nên q trình tự động hố này đã khơng thể đi xa hơn. Hiện nay, có nhiều thƣ viện đã sử dụng những phần mềm hiện đại để quản lý và xử lý thông tin nhƣ Thƣ viện Quốc gia bắt đầu áp dụng phân loại theo khung phân loại thập phân Dewey (DDC) vào khâu xử lý tài liệu của thƣ viện, thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5 quản lý tồn bộ hoạt động của thƣ viện, sử dụng bảng phân loại Dewey để xử lý tài liệu và tổ chức kho mở, đồng thời biên mục theo chuẩn MARC 21, AACR2, ngồi ra cịn có dịch vụ trực tuyến nhƣ OPAC và web server. Còn đối với Thƣ viện ISSI mặc dù đã có nhiều đề tài đề án chuyển đổi khung phân loại BBK sang
74
DDC cũng nhƣ thử nghiệm dùng phần mềm thƣ viện Libol của Công ty Tinh Vân nhƣng mọi thƣ vẫn đứng nguyên tại chỗ và chƣa có những biến chuyển tích cực nào. Do đó, hiện nay cơng tác quản lý bạn đọc và tài liệu vẫn mang tính thủ cơng, không sử dụng đƣợc thẻ từ và tra cứu CSDL trực tuyến nhƣ nhiều cơ quan thông tin khác đã áp dụng.
Về hệ thống phòng làm việc của các phòng ban tại địa chỉ 26 Lý Thƣờng Kiệt hiện vẫn cịn nhiều khó khăn, đặc biệt là diện tích phịng đọc còn nhỏ hẹp. Dây chuyền thƣ viện đòi hỏi phải gắn liền với kho tàng để thuận tiện cho công tác phục vụ nên mặc dù đã có thêm một địa chỉ mới tại số 1 Liễu Giai nhƣng chƣa thể di chuyển đƣợc. Với lƣợng sách và các tài liệu khác có liên quan đƣợc nhập về Viện ngày một nhiều, phòng xử lý tài liệu thƣờng xuyên phải chứa hàng trăm cuốn tài liệu chờ xử lý cùng với 4 -5 cán bộ tham gia vào dây chuyền khiến khơng khí ngột ngạt, khó thở do mùi tài liệu bốc lên trong không nhỏ hẹp. Sự chật hẹp này đã ảnh hƣởng không nhỏ tới sức khoẻ cán bộ trong phòng cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm thông tin.
3.4. Nhân lực thông tin
3.4.1 Công tác quản lý nguồn nhân lực
Trong một thời gian dài, với số cán bộ ổn định, ISSI khơng có thêm chỉ tiêu tuyển dụng mới. Tuy nhiên kể từ năm 2000, có khá nhiều cán bộ lâu năm đến tuổi nghỉ hƣu nên các phòng này bị thiếu cán bộ, thậm chí có phịng cịn bị xố sổ hoặc ghép với phịng khác nhƣ trƣờng hợp của phòng Thƣ mục. Do khơng có ngƣời bổ sung thêm cho phòng nên lãnh đạo Viện đã quyết định chuyển cán bộ này sang phịng CSDL. Điều đáng nói ở đây là mặc dù đã biết trƣớc thời điểm những cán bộ đến tuổi phải nghỉ hƣu xong ban lãnh đạo đã khơng sớm có phƣơng án. Sau khi những cán bộ nghỉe hƣu rồi mới bắt đầu tuyển dụng mới hoặc tuyển dụng trƣớc 1-2 năm. Thực tế, để những cán bộ mới làm đƣợc việc phải mất 2-3 năm mới quen với cơng việc, cịn để thành thạo cơng việc nhƣ cán bộ về hƣu thì cịn phải mất nhiều thời gian hơn nữa
Cơng tác tuyển dụng cũng có nhiều bât cập. Ngay trong vịng sơ tuyển, yêu cầu đối với mỗi ứng viên là phải có bằng tốt nghiệp loại khá trở lên, có
75
trình độ tiếng Anh ít nhất là B và vi tính văn phịng mà khơng đề cập tới kinh nghiệm, khả năng nhạy bén hay tính kiên trì trong cơng việc. Với tình hình chạy theo bằng cấp mang tính phổ biến nhƣ hiện nay thì việc đánh giá chất lƣợng thông qua xếp loại là không khách quan. Với những chuyên ngành KHXH cơ bản thì việc yêu cầu đối với bằng cấp đƣợc xếp loại từ khá trở lên có thể chấp nhận đƣợc, nhƣng với chuyên ngành là ngoại ngữ mà yêu cầu xếp loại từ khá trở lên thì quả là hết sức khó khăn. Bởi hiện nay với mức lƣơng cơ bản đối với sinh viên mới ra trƣờng rất thấp, một cử nhân ngoại ngữ dễ dàng với tấm bằng loại khá trở lên có thể kiếm đƣợc thu nhập với mức lƣơng 3triệu/tháng, nhƣng khi làm tại các cơ quan nhà nƣớc thu nhập hàng tháng chỉ khoảng 1triệu đồng/tháng. Việc thu hút những đối tƣợng này là khơng đơn giản và khó khả thi. Ngồi ra việc chạy theo bằng cấp đã vơ hình chung loại rất nhiều ứng viên có khả năng đáp ứng tốt cho cơng việc. Chính vì thế, trong những năm vừa qua việc tuyển chọn nguồn nhân lực có trình độ ngoại ngữ rất khó khăn và thƣờng chỉ có 1-2 ứng viên, so với các chuyên ngành khác là 7- 10 ứng viên.
Đối với các cán bộ được tuyển dụng: từ năm 2000, những cán bộ mới
đƣợc sắp xếp làm việc chung vào phòng CSDL, trừ trƣờng hợp đặc biệt, một số ngƣời sẽ đƣợc chuyển thẳng về phòng chuyên mơn do cơ cấu phịng đó thiếu cán bộ trầm trọng. Tại phòng này, các cán bộ vừa làm cơng việc của phịng là xây dựng CSDL, vừa phải bƣớc đầu tìm hiểu và làm quen với cơng việc nghiên cứu theo chuyên ngành. Hết một năm làm việc tại đây phải hoàn thành báo cáo tập sự phù hợp với chuyên ngành đã thi tuyển. Chẳng hạn nhƣ, cán bộ đƣợc tuyển dụng chuyên ngành kinh tế vừa phải làm việc theo biên chế của phòng CSDL, xong mặt khác vẫn phải tiếp cận với cán bộ phòng kinh tế hay ngƣời hƣớng dẫn để hoàn thành báo cáo tập sự. Hết thời gian này, họ sẽ đƣợc chuyển về phịng chun mơn phù hợp và cũng phải mất thêm 2-3 năm nữa để làm quen với công việc chuyên môn này. Đây thực sự là một sự lãng phí lớn cả về thời gian lẫn cơng sức đối với từng cán bộ do không đƣợc làm quen ngay với cơng việc mình sẽ làm mà phải làm công việc của một
76
phòng khác. Mặc dù vậy, kể từ năm 2006 đến nay, đã có sự thay đổi căn bản trong việc sắp xếp nhân sự. Những ngƣời mới đƣợc tuyển dụng đƣợc về ngay phịng chun mơn, tuy nhiên không phải tất cả đều về đúng với chuyên môn của mình. Vi dụ nhƣ tài phịng Xã hội và Con ngƣời, hiện có 1 cử nhân triết học và phịng Văn hố và phát triển có 1 cán bộ là Ths Triết học, 1 cán bộ là cử nhân Xã hội học. Qua đó cho thấy, các phịng khơng đƣợc chuyên môn hố, nhiều khi cịn bị lẫn lộn công việc và chun mơn giữa các phịng với nhau.
Về lĩnh vực chuyên môn: một số cán bộ làm việc trong các phịng chun mơn khơng có bằng cấp về chun mơn nghiệp vụ về công việc đang đảm nhiệm. Ví dụ nhƣ phịng cơng tác bạn đọc có 8 cán bộ thì 01 cán bộ tốt nghiệp trƣờng Trung cấp Vật tƣ, 01 cán bộ tốt nghiệp trƣờng Sƣ phạm Hà Nội chuyên ngành Văn Sử, 01 cán bộ tốt nghiệp đại học Sƣ phạm Ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Anh. Đối với phòng Bổ sung – Trao đổi, nhiệm vụ của phòng này là bổ sung sách, ghi nhãn và ký hiệu, trao đổi tài liệu, địi hỏi phải có chun mơn tốt, đƣợc đào tạo bài bản, nhƣng trong 05 cán bộ của phịng thì 01 cán bộ chuyên ngành tiếng Trung, 01 cán bộ chuyên ngành Nga văn mà