9. Cấu trúc đề tài
1.3 Các vấn đề cơ bản của giao tiếp
1.3.2 Những nguyên tắc cơ bản khi truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin là một trong những chức năng cơ bản của giao tiếp, tác giả Huỳnh Văn Sơn và cộng sự Huỳnh Văn Sơn (2011), đã đƣa ra một số nguyên tắc cơ bản nhƣ: Nguyên tắc ABC và nguyên tắc 5C, cụ thể:
- Nguyên tắc ABC:
A (Accuracy – chính xác): sự thành công trong giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào độ an toàn và tin cậy của thơng điệp phát đi. Vì vậy thơng điệp phải chính xác cả về hình thức và nội dung. Thơng tin chính xác sẽ tạo đƣợc sự tin tƣởng ở ngƣời đối thoại, dẫn đến sự tín nhiệm và dễ dàng hợp tác cùng nhau.
B (Brevity - ngắn gọn): Thông tin truyền đạt cần phải ngắn gọn, xúc tích, vừa đủ. Khi chọn lọc thông tin, cần giá trị nội dung, tránh những câu chữ rƣờm rà, thừa thải, dễ làm rối trí ngƣời nhận.
C (Clarity – rõ ràng): Thông tin truyền đi cần rõ ràng, chuẩn xác, tránh những từ ngữ mập mờ, dễ làm ngƣời nhận hiểu theo nhiều cách khác nhau.
- Nguyên tắc 5C:
Clear (rõ ràng): Thông điệp phát đi cần rõ ràng, phù hợp với trình độ và tâm thế ngƣời nhận, giúp họ hiểu nhanh, hiểu đúng thông tin.
Concise (ngắn gọn, súc tích): Thơng điệp cần ngắn gọn, xúc tích, cơ đọng đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề để ngƣời nhận sáng tỏ thơng tin một cách nhanh chóng.
Complete (hồn chỉnh): Thơng điệp cần chứa đầy đủ các thông tin cần thiết, để ngƣời nhận giảm thiểu đƣợc tối đa các bƣớc phản hồi địi bổ sung thơng tin. Làm cho thời gian của q trình thu và phát thơng tin hiệu quả hơn.
Courteous (lịch sự): Thông điệp chứa nội dụng cần thiết, văn phòng lịch thiệp, lời lẽ nhã nhặn, phƣơng pháp truyền tải thông tin lịch sự, khiến ngƣời nhận cảm thấy đƣợc tôn trọng.
Correct (chính xác): Thơng điệp cần sự chính xác về hình thức và nội dung, khơng sai lỗi chính tả, con số, ngày tháng, sự kiện… để ngƣời nhận tiếp thu đƣợc dễ dàng, đồng thời họ cảm thấy yên tâm và tin tƣởng vò đối tác.