9. Cấu trúc đề tài
2.3 Thực trạng kỹ năng lắng nghe và kỹ năng phản hồi của CBCCVC
2.3.1 Đặc điểm nhân khẩu học của mẫu nghiên cứu
Sau khi xử lý và phân tích số liệu thu đƣợc, kết quả các biến số giới tính, tuổi đời cũng nhƣ thâm niên công tác của các cán bộ, công chức, viên chức đƣợc thể hiện trong bảng 2.1, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.1 Đặc điểm về nhân khẩu học của các cán bộ công chức viên chức hành chính huyện Tân Hiệp, Kiên Giang
Biến số Tần số Tỷ lệ (%) Giới tính Nam 45 36.9 Nữ 77 63.1 Tuổi 25 đến 29 tuổi 10 7.6 30 đến 34 tuổi 29 22.4 35 đến 39 tuổi 35 27.1 40 đến 44 tuổi 27 21.1 45 đến 49 tuổi 20 15.6 50 đến 53 tuổi 8 6.2 TB:38.3, ĐLC: 6.597
Thâm niên công tác
2 đến 9 năm 25 19.5
10 đến 19 năm 77 59.4
20 đến 30 năm 27 21.1
TB: 14.37, ĐLC: 5.620
Từ bảng 2.1 cho thấy, các cán bộ, công chức, viên chức các xã, thị trấn huyện Tân Hiệp, tỉnh Kiên Giang có sự khơng cân đối về giới tính, tuổi và thâm niên, cụ thể nhƣ:
Về giới tính: Tỷ lệ phân chia rất rõ lệch, nữ chiếm 63.1%; trong khi nam
giới chỉ chiếm 36.9%. Từ đó cho thấy, nữ giới đã tham gia vào những cơng việc quản lý hành chính cơng ngày càng đơng, số lƣợng nữ giới đang giữ những chức vụ và trị trí cao trong tổ chức. Nhƣ theo số liệu khảo sát trong 03 xã, thị trấn cho thấy có đến 02 trong 03 Chủ tịch xã, là nữ giới.
Về tuổi đời: Qua kết quả thống kê bảng 2.1 cho thấy, tuổi của các cán bộ,
công chức, viên chức các xã, thị trấn thuộc huyện Tân Hiệp dao động từ 25 đến 53 tuổi, với tuổi trung bình là 38.3 tuổi và độ lệch chuẩn là 6.597 rất cao, tạo nên sự chênh lệch giữa các tuổi rất lớn và khơng đồng đều. Theo đó, tuổi đƣợc phân theo những nhóm nhƣ: nhóm từ 25 đến 29 tuổi chiếm 7.6%; nhóm từ 30 đến 34 tuổi
chiếm nhiều nhất trong độ tuổi. Bên cạnh đó, là nhóm tuổi 40 đến 44 tuổi, chiếm 21.1%; nhóm 45 đến 49 tuổi, chiếm 15.6%; cịn lại nhóm tuổi từ 50 đến 53 tuổi, chiếm rất ít, chỉ với 6.2%. Nhìn chung, tuối đời của các CB-CC-VC trong các xã, thị trấn ở độ tuổi đã trƣởng thành, chiếm tỷ lệ rất đông. Đây là tuổi có sự nhận thức đúng đắn và làm việc theo mục đích, rõ rang; tuy nhiên, yếu tố kinh nghiệm và thói quen cũng làm hạn chế khả năng tiếp thu và chấp nhận những cái mới, sự thay đổi. Ngoài ra, độ tuổi đƣợc thể hiện trên biểu đồ 2.1 để cho thấy rõ hơn về sự phân bố giữa các tuổi, cụ thể nhƣ:
Biểu đồ 2.1 Kết quả phân bố giữa các nhóm tuổi
Về thâm niên: Theo bảng 2.1 cho thấy, hầu nhƣ tuổi nghề của các cán bộ, công chức, viên chức phân bổ theo tuổi đời. Với bình quân thâm niên là 14.37 và độ lệch chuẩn khá cao 5.62; từ đó, thâm niên giữa các cán bộ, công chức, viên chức không tập trung và dao động từ 02 đến 30 năm. Trong đó từ 02 đến 09 năm, chiếm 25 ngƣời, với 19.5%; từ 10 đến 19 năm, chiếm 59.4%, chiếm tỷ lệ rất cao; và từ 20 đến 30 năm kinh nghiệm, chiếm đến 21.1%. Từ đó cho thấy những cán bộ, công chức, viên chức trong bộ máy quản lý tại các xã, thị trấn huyện Tân Hiệp có thâm niêm làm việc lâu năm, họ đƣợc vào làm rất sớm và phần lớn là đƣợc ngƣời thân giới thiệu vào làm, chiếm 45.7%. Đồng thời, thâm niên còn đƣợc thể hiện qua biểu đồ 2.2 nhƣ sau:
Biểu đồ 2.2 Kết quả phân bố thâm nên của các cán bộ, công chức, viên chức Ngồi kết quả về giới tính, tuổi đời và thâm niên, bảng 2.2 cịn thể hiện về bằng cấp chuyên môn, chức trách nhiệm vụ. Cũng nhƣ con đƣờng dẫn đến nghề nghiệp và sự gắn bó với nghề của cán bộ, cơng chức, viên chức, cụ thể nhƣ:
Bảng 2.2 Đặc điểm về bằng cấp chuyên môn và con đƣờng dẫn đến nghề nghiệp của cán bộ công chức huyện Tân Hiệp
Biến số Nội dung biến số Tần số Tỷ lệ (%)
Bằng cấp chuyên môn
Trung cấp/Cao đẳng 12 9.3
Đại học/học viên cao học 109 84.5
Thạc sĩ/nghiên cứu sinh 8 6.2
Con đƣờng đến với công việc
Thi tuyển công chức 26 20.2
Đƣợc điều động từ cơ quan khác đến
44 34.1
Ngƣời thân giới thiệu 59 45.7
Vị trí cơng việc
Nhân viên hợp đồng 4 3
Nhân viên biên chế 85 66
Trƣởng/Phó Phịng 26 20
Trƣởng/Phó Ban 9 7
Về bằng cấp chuyên môn: Qua bảng 2.2 cho thấy, gần nhƣ các cán bộ, công
chức, viên chức các xã, thị trấn huyện Tân Hiệp đều tốt nghiệp Đại học, tỷ lệ đạt bằng cấp chuyên môn Đại học/học viên Cao học, chiếm khá cao với 84.5%, cao nhất trong các loại bằng cấp chun mơn khác. Ngồi ra, thạc sĩ và nghiên cứu sinh chiếm 6.2%; Trung cấp chuyên nghiệp chỉ có 12 ngƣời, chiếm 9.3%. Từ đó, với tỷ lệ cán bộ, cơng chức, viên chức đạt trình độ cao chiếm phần lớn; đây là điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ và phát triển đất nƣớc đáp ứng nhu cầu nguyện vọng nhân dân trong thời kỳ hội nhập. Mặt khác, với đội ngũ CB, CC, CN có trình độ nhƣ vậy, sẽ tiện lợi trong việc triển khai bồi dƣỡng nâng cao các kỹ năng, cũng nhƣ những nghiệp vụ cần thiết. Để thấy tỷ lệ giữa các bằng cấp đạt đƣợc của CB, CC, CV, dữ liệu đƣợc mô tả trên biểu đồ 2.3 nhƣ sau:
Biểu đồ 2.3 Sự phân bổ bằng cấp chuyên môn của các CB, CC, VC
Về con đƣờng đến với nghề nghiệp: Phần lớn các cán bộ, công chức, viên
chức đƣợc ngƣời thân giới thiệu tham gia công việc. Trƣờng hợp đƣợc làm là do thi tuyển và chuyển từ nơi khác đến, chiếm tỷ lệ rất ít. Theo bảng 2.2 cho thấy, tỷ lệ ngƣời đƣợc chuyển từ nơi khác đến, chỉ chiếm 34.1%; thi tuyển chiếm 20.2%; trong khi đƣợc ngƣời thân giới thiệu, chiếm 45.7%. Đây là yếu tố bất lợi trong quản lý và
cũng là nguyên nhân dẫn đến sự cả nể trong giao tiếp, trong sự góp ý và phê bình đồng nghiệp, quan trọng hơn là ảnh hƣởng đến chất lƣợng xử lý cơng việc.
Về vị trí và chức trách nhiệm vụ công việc: Với số liệu trong bảng 2.2 cho
thấy, có đến 66% là các nhân viên biên chế, chỉ có 3% là nhân viên hợp đồng. Phiếu khảo sát cũng lấy đƣợc ý kiến của 05 lãnh đạo cấp cao của cấp xã, thị trấn. Từ đó, các cán bộ, công chức, viên chức, hiện nay phần lớn là đã biên chế, điều này tạo ra sự gắn bó với cơng việc lâu dài cho họ, cũng theo số liệu thì mức độ nhận định trong việc gắn bó với cơng việc trong tƣơng lai, chiếm 100% trong 127 ngƣời khảo sát. Sự phân bổ về kết quả trên đƣợc trình bày trong biểu đồ 2.4 nhƣ sau:
Biểu đồ 2.4 Sự phân bổ trong các vị trí cơng việc
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các xã, thị trấn
huyện Tân Hiệp, Kiên Giang có những ƣu điểm nổi bật nhƣ:
+ Đƣợc tiếp cận với công việc hành chính cơng từ tuổi cịn rất trẻ, có thâm niên lâu năm và lớn tuổi, đây là điều kiện thuận lợi giúp họ đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn.
+ Có trình độ Đại học trở lên và u mến nghề, mong muốn đƣợc gắn bó với cơng việc lâu dài.
Tuy nhiên, với đặc điểm có bằng cấp cao (tốt nghiệp Đại học) và con đƣờng đến với vị trí làm việc qua ngƣời thân giới thiệu. Điều này sẽ làm giảm sự quyết
tâm và sức phấn đấu vƣơn lên của chính bản thân họ, khi mà văn hố cả nể, sợ mất lòng và bao che vẫn cịn phổ biến trong các cơ quan cơng quyền hiện nay.
2.3.2 Đánh giá của cán bộ, công chức huyện Tân Hiệp, Kiên Giang về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ
Với câu hỏi, Anh/Chị đánh giá về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp của cán bộ, cơng chức trong lĩnh vực hành chính cơng theo 5 mức: (1) Hồn tồn khơng quan trọng; (2) Khơng quan trọng; (3) Có phần quan trọng; (4) Quan trọng; (5) Rất quan trọng. Kết quả thu đƣợc thể hiện quả bảng 2.3, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ qua đánh giá của cán bộ, công chức huyện Tân Hiệp, Kiên Giang
Mức độ quan trọng Tần số Tỷ lệ
Hồn tồn khơng quan trọng 0 0
Không quan trọng 0 0 Có phần quan trọng 12 9.3 Quan trọng 101 78.3 Rất quan trọng 16 12.4 Trung bình 4.03 Độ lệch chuẩn 0.467
Từ bảng 2.3 cho thấy, tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ đƣợc các cán bộ, công chức, viên chức đánh giá cao. Với mức trung bình 4.03 và độ lệch 0.467 rất thấp, cho thấy họ đánh giá cao tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong thực thi cơng vụ và có sự thống nhất cao trong ý kiến đánh giá khi đƣợc hỏi về vấn đề này. Hơn 78% đƣợc đánh giá về tầm quan trọng trong giao tiếp ở mức quan trọng, trong khi có phần quan trọng chỉ chiếm 9.3%. Ngồi ra, giao tiếp cịn đƣợc đánh giá là chiếm khoảng 80,7% trong cơng việc. Từ đó, với sự quan tâm của đại bộ phận cơng chức, viên chức về lợi ích kỹ năng giao tiếp; họ ý thức rằng, có kỹ năng trong giao tiếp sẽ giúp họ cải thiện công việc và xử lý đƣợc những tình huống, quan trọng là đáp ứng yêu cầu và mong muốn cho nhân dân.
Để tìm hiểu rõ hơn về thực trạng kỹ năng lắng nghe và phản hồi của công chức, cán bộ hành chính huyện Tân Hiệp, Kiên Giang. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát các nội dung liên quan, qua câu hỏi số 10 thuộc bảng hỏi dành cho cơng chức, cán bộ hành chính. Kết quả nghiên cứu đƣợc thể hiện nhƣ sau:
2.3.2.1 Thực trạng về kỹ năng lắng nghe của cán bộ, công chức huyện Tân Hiệp, Kiên Giang Hiệp, Kiên Giang
Để đánh giá mức độ thuần thục về kỹ năng lắng nghe của cán bộ, công chức, viên chức. Chúng tôi đặt câu hỏi với 5 mức độ để cho cán bộ tự đánh giá, bao gồm:
(1) Thực hiện khơng chính xác, lúng túng; (2) Thực hiện chính xác nhưng thiếu linh hoạt, đơi khi khơng đúng thời điểm thích hợp hoặc bỏ lỡ cơ hội; (3) Thực hiện chính xác, nhanh chóng, tương đối linh hoạt; (4) Thực hiện chính xác, nhanh chóng, linh hoạt, đúng thời điểm; (5) Thực hiện rất chính xác, nhanh chóng, linh hoạt, ln đúng thời điểm thích hợp. Sau khi thu thập thống kê, kết quả đƣợc thể hiện qua bảng 2.4, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.4 Thực trạng kỹ năng lắng nghe của cán bộ, công chức huyện Tân Hiệp trong thực thi công vụ
Kỹ năng lắng nghe TB ĐLC (1) (2) (3) (4) (5)
SL % SL % SL % SL % SL %
Chủ động chào đối tƣợng giao tiếp ngay khi vừa xuất hiện
3.58 0.609 4 3.1 50 38.8 71 55.0 4 3.1
Chủ động đặt những câu hỏi để thăm dò nhu cầu của đối tƣợng giao tiếp
3.64 0.624 5 3.9 42 32.6 77 59.7 5 3.9
Quan sát biểu lộ cảm xúc của đối tƣợng giao tiếp để định hƣớng nội dung giao tiếp
3.55 0.673 8 6.2 47 36.4 69 53.5 5 3.9
Biết cách chọn lọc những nội dung và thông tin chính trong diễn đạt của đối tƣợng giao tiếp
3.56 0.611 1 0.8 2 1.6 53 41.1 70 54.3 3 2.3
Xoá bỏ những định kiến về giới, dân tộc, địa vị xã hội, thu nhập, …khi lắng nghe
3.60 0.655 5 3.9 48 37.2 69 53.5 7 5.4
Biết cách khơng để yếu tố bên ngồi ảnh hƣởng đến chất lƣợng cuộc giao tiếp (công việc cá nhân, âm thanh, nhiệt độ, ánh sáng,…)
3.58 0.634 4 3.1 52 40.3 67 51.9 6 4.7
tiếp
Thể hiện nét mặt, cử chỉ, điệu bộ một cách cởi mở, quan tâm và chia sẻ
3.64 0.695 2 1.6 1 0.8 48 37.2 69 53.5 9 7.0
Biết cách đặt bản thân mình vào câu chuyện, hoàn cảnh đối tƣợng giao tiếp để hiểu họ muốn nói gì
3.68 0.696 5 3.9 43 33.3 69 53.5 12 9.3
Cảm nhận đƣợc cảm xúc mà đối tƣợng giao tiếp đang trải nghiệm
3.65 0.657 1 0.8 1 0.8 49 38.0 69 53.5 9 7.0
Tạo cho cơ thể và nét mặt ln có đƣợc vẻ thân thiện, cởi mở
3.64 0.672 5 3.9 46 35.7 69 53.5 9 7.0
Duy trì giao tiếp bằng mắt 3.67 0.669 1 0.8 2 1.6 47 36.4 70 54.3 9 7.0
Phối hợp các giác quan để nắm bắt vấn đề 3.67 0.663 1 0.8 1 0.8 47 36.4 70 54.3 10 7.8 Biết cách tạo điều kiện cho ngƣời nói đƣợc trình bày hết
vấn đề
3.67 0.677 1 0.8 2 1.6 46 35.7 70 54.3 10 7.8
Thể hiện sự tôn trọng ý kiến và quan điểm của đối tƣợng giao tiếp
3.66 0.667 1 0.8 1 0.8 49 38.0 68 52.7 10 7.8
Thể hiện sự tôn trọng ý kiến và quan điểm của đối tƣợng giao tiếp ngay cả khi mình khơng đồng tình với họ
Theo bảng 2.4 cho thấy, hầu nhƣ các cán bộ, công chức, viên chức tại các xã, thị trấn Tân Hiệp đều thực hiện chính xác, nhanh chóng và đúng thời điểm trong những biểu hiện của kỹ năng lắng nghe, chỉ có một vài trƣờng hợp trong các biểu hiện kỹ năng lắng nghe; các CB, CC thực hiện khơng chính xác, còn lúng túng, cụ thể nhƣ sau:
Biểu hiện chủ động chào đối tượng giao tiếp ngay khi vừa xuất hiện, với giá trị trung bình là 3.58 và độ lệch chuẩn thấp 0.609. Cho thấy, có sự đồng nhất cao trong đánh giá biểu hiện này và tập trung nhiều vào khả năng thực hiện chính xác, linh hoạt, nhanh chóng, đúng thời điểm, chiếm 55%. Trong khi, khả năng thực hiện rất chính xác, nhanh chóng, linh hoạt, ln đúng thời điểm thích hợp, chiếm 3.1%. Bên cạnh đó, khả năng thực hiện chính xác, nhƣng thiếu linh hoạt và đơi khi khơng đúng thời điểm thích hợp hoặc bỏ lỡ cơ hội chỉ có 04 trƣờng hợp, chiếm 3.1%.
Biểu hiện chủ động đặt những câu hỏi để thăm dò nhu cầu của đối tượng giao tiếp. Với giá trị trung bình là 3.64 và độ lệch chuẩn thấp 0.673; cho thấy, có sự
đồng nhất cao trong đánh giá biểu hiện và tập trung nhiều vào khả năng thực hiện chính xác, linh hoạt, nhanh chóng, đúng thời điểm, chiếm 59.7%. Trong khi, khả năng thực hiện rất chính xác, nhanh chóng, linh hoạt, ln đúng thời điểm thích hợp, chiếm 3.9%. Bên cạnh đó, khả năng thực hiện chính xác, nhƣng thiếu linh hoạt và đơi khi khơng đúng thời điểm thích hợp hoặc bỏ lỡ cơ hội chỉ có 05 trƣờng hợp, chiếm 3.9%.; khơng có trƣờng hợp nào thực hiện lúng túng hay khơng chính xác.
Biểu hiện quan sát biểu lộ cảm xúc của đối tượng giao tiếp để định hướng
nội dung giao tiếp; phân tích, tóm lược, đánh giá vấn đề đã nghe, các biểu hiện đều
có cùng giá trị trung bình là 3.55 và độ lệch chuẩn thấp từ 0.637 đến 0.673. Cho thấy có sự đồng nhất cao trong đánh giá biểu hiện và tập trung nhiều vào khả năng thực hiện chính xác, linh hoạt, nhanh chóng, đúng thời điểm, chiếm tỷ lệ cao nhất là 53.5%. Trong đó, khả năng thực hiện rất chính xác, nhanh chóng, linh hoạt, ln đúng thời điểm cho biểu hiện phân tích, tóm lƣợc, đánh giá vấn đề đã nghe có nhiều trƣờng hợp hơn, chiếm 4.7%. Trong khi biểu hiện quan sát biểu lộ cảm xúc của đối
hiện đều khơng có trƣờng hợp nào rơi vào khả năng thực hiện lúng túng hay khơng chính xác.
Các biểu hiện biết cách chọn lọc những nội dung và thơng tin chính trong diễn đạt của đối tượng giao tiếp; biết cách không để yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng cuộc giao tiếp (công việc cá nhân, âm thanh, nhiệt độ, ánh sáng,…);
nắm bắt đúng vấn đề trọng tâm của q trình giao tiếp đều có giá trị trung bình cao,