Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
2.2. Khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng
2.2.2. Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá trình hoạt động của cơ quan Tỉnh Đồn; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Tỉnh Đoàn thanh niên.
Trong Văn phòng Tỉnh đồn, cơng tác văn thư – lưu trữ khơng thể thiếu, nó chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý của cơ quan tổ chức
Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thơng tin cho hoạt động quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng
chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào.
Việc ban hành quy chế về công tác văn thư - lưu trữ tạo sự thống nhất, rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban, đơn vị, đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện theo đúng quy chế đề ra.
2.2.2.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan; bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh Đoàn, quản lý và sử dụng con dấu.
Qua khảo sát thực tế, tơi thấy Tỉnh Đồn đã và đang áp dụng hình thức văn thư tập trung.
Cơ quan có văn thư chung của tồn cơ quan, đặt trực thuộc tại phịng Hành chính. Bộ phận này thực hiện chủ yếu các nghiệp vụ văn thư như: Soạn thảo văn bản, tiếp nhận, đăng ký quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản đi, đến. Kiểm tra thể thức, thủ tục văn bản đi theo quy định của pháp luật; lập hồ sơ hiện hành, đăng ký và kiểm tra việc thi hành văn bản, nhân bản văn bản và chỉ đạo các nghiệp vụ công tác văn thư cho các đơn vị trực thuộc Tỉnh Đoàn.
Bên cạnh đó cơ quan cũng bố trí cán bộ kiêm nhiệm cơng tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc như: Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên tỉnh, Cung văn hoá thiếu nhi tỉnh, Hội liên hiệp thanh niên tỉnh. Cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị thường không cố định mà có sự luân chuyển. Giữa văn thư cơ quan
và văn thư đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản, nghĩa là bên cạnh những khâu nghiệp vụ, những loại văn bản chủ yếu do văn thư Tỉnh Đồn xử lý thì cũng có những mặt cơng tác, những loại văn bản (của đơn vị) được giao cho cán bộ văn thư các đơn vị xử lý.
Văn thư Tỉnh Đồn có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi khác gửi đến, chuyển giao văn bản ra ngoài và giải quyết những văn bản quan trọng; còn văn thư (cán bộ kiêm nhiệm ở các đơn vị) sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến (phần mềm quản lý văn bản) gửi riêng cho đơn vị. Ví dụ văn bản gửi riêng cho Trung tâm, Cung thiếu nhi…văn thư Tỉnh Đoàn khơng được bóc bì mà phải chuyển trực tiếp cho văn thư đơn vị để tiến hành đăng ký và giải quyết văn bản.
Văn thư là Tỉnh Đồn phận trực thuộc phịng Hành chính, được bố trí ở một phịng làm việc riêng. Bộ phận văn thư Tỉnh Đồn có cán bộ công chức giàu kinh nghiệm và có chun mơn nghiệp vụ cao, hầu hết đều tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ. Tổng số cán bộ làm công tác văn thư là 02 người, trong đó có 02 người trong biên. Tất cả các cán bộ đều yêu ngành, yêu nghề, có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc và ln cố gắng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
Bộ phận văn thư giúp Chánh Văn phịng Tỉnh Đồn thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan, cụ thể là:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; c. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
d. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
ngày tháng văn bản; nhân bản văn bản, đóng dấu cơ quan và dấu các mức độ khẩn, mật (nếu có);
g. Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
h. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; i. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;
k. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao.
Hàng năm văn phòng thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hoặc thay mới các trang thiết bị và định kỳ mua sắm các đồ dùng văn phịng phẩm…góp phần thực hiện có hiệu quả cơng tác văn thư và đẩy mạnh hiện đại hóa cơng tác văn thư của cơ quan.
Hiện nay Bộ phận văn thư của cơ quan đã và đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư thường xuyên và liên tục đó là:
Soạn thảo và ban hành văn bản
Ở Tỉnh Đoàn việc xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại các văn bản nêu trên. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh Đoàn được thực hiện theo các bước và các khâu chuyên môn nghiệp vụ quy định theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
Quản lý và giải quyết văn bản
(1) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến là tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến Tỉnh Đoàn. Khảo sát thực tế tơi thấy rằng trình tự quản lý văn bản đến của cơ quan được văn thư cơ quan thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 2. Tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đối với những phong bì được bóc;
Bước 3: Đăng ký văn bản đến (việc đăng ký được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính: VNPT iOffice)
Bước 4: Trình và sao văn bản đến; Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;
Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản đến.
(Chú ý: Phần giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người có thẩm quyền và các cán bộ chuyên môn trong cơ quan)
- Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến đều thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư Tỉnh đồn để đăng ký; sau đó được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất;
+ Những văn bản hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được;
+ Việc gửi, nhận và phân phối văn bản mật, tối mật, tuyệt mật phải tuân theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính.
Bảng 2.1. Số lượng văn bản đến và đơn thư của Tỉnh đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2015 – 2019
Đơn vị: Văn bản
Năm Số lượng văn bản đến Số lượng đơn thư đến
2015 2.179 135
2016 2.231 150
2018 2.890 171
2019 2.998 165
(Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của Tỉnh đoàn Bắc Ninh)
Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản và đơn thư đến của TĐBN giai đoạn 2015 – 2019 (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm của TĐBN)
Qua biểu đồ chúng ta thấy rõ số lượng văn bản đến tăng lên qua các năm từ năm 2015-2019 và đơn thư tăng qua từng năm. Điều này chứng tỏ số lượng công việc ngày càng phải giải quyết nhiều lên.
(2) Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do Tỉnh Đoàn phát hành. Cũng giống như nhiều cơ quan khác việc thực hiện quản lý văn bản đi của Tỉnh Đoàn được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; - Bước 2: Trình ký văn bản;
- Bước 3: Ghi số, ngày tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác; - Bước 4: Đăng ký văn bản đi;
0 500 1,000 1,500 2,000 2,500 3,000 3,500
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Văn bản đến Đơn thư đến
- Bước 6: Lưu văn bản đi
- Bước 7: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản
Bảng 2.2. Số lượng văn bản đi của TĐBN giai đoạn 2015 – 2019 (Nguồn: Theo báo cáo tổng kết năm của TĐBN)
Đơn vị: Văn bản
Năm Số lượng văn bản đi
2015 2.133
2016 2.214
2017 2.304
2018 2.332
2019 2.484
Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tỉnh đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2015 – 2019 (Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của Tỉnh đoàn Bắc Ninh)
Quan biểu đồ ta thấy, văn bản đi của cơ quan càng ngày càng tăng lên, có những năm văn bản đi tăng đột biến, đó là năm mà Tỉnh đồn có nhiều sự kiện,
2,133 2,214 2,304 2,332 2,484 1,900 2,000 2,100 2,200 2,300 2,400 2,500 2,600 2015 2016 2017 2018 2019 Văn bản đi
công việc.
Việc quản lý văn bản đi được cán bộ văn thư của cơ quan thực hiện nhiều nhất. Hiện nay các văn bản đi của cơ quan ngày càng tăng, vì vậy vai trị của văn thư trong việc quản lý văn bản đi là rất lớn. Tránh thất thoát văn bản đi, tránh nhầm lẫn đơn vị nhận…
Quản lý và sử dụng con dấu
Tại Tỉnh Đoàn thanh niên, con dấu của cơ quan, đơn vị được giao cho văn thư giữ và đóng dấu, việc đóng dấu được thực hiện theo quy định hiện hành. Chánh văn phịng là người có trách nhiệm quản lý và kiểm tra việc sử dụng con dấu của Tỉnh đoàn.
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Công việc này cán bộ văn thư sẽ hướng dẫn các cán bộ chun mơn trong các phịng ban, đơn vị thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện đó.
Nội dung cơng việc lập hồ sơ mà các cán bộ chuyên môn phải làm ở giai đoạn này bao gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Tuy nhiên, hiện nay Tỉnh Đoàn vẫn chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về việc hướng dẫn lập danh mục hồ sơ cho các cán bộ nhân viên, dẫn tới việc lập hồ sơ tại các đơn vị đơi lúc vẫn cịn gặp nhiều khó khăn và hạn chế, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác lưu trữ của cơ quan.
Như vậy có thể thấy rằng, nhờ sự quan tâm và chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo văn phịng nên cơng tác văn thư của Tỉnh đoàn hiện nay được thực hiện tương
đối tốt, song bên cạnh đó vẫn cịn một số điểm cần khắc phục.
2.2.2.2. Công tác lưu trữ
Hiện nay, bộ phận lưu trữ của Tỉnh đoàn gộp chung với phòng văn thư, trực thuộc phịng Hành chính. Số lượng cán bộ lưu trữ là 1 người, tốt nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng. Cán bộ lưu trữ được trang bị các phương tiện làm việc như máy vi tính có nối mạng internet, mạng LAN, máy in, máy quét, điều hoà...đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Tỉnh đồn được thể hiện qua các cơng tác sau:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Hiện nay Tỉnh đồn thanh niên khơng chỉ có tài liệu lưu trữ hành chính mà cịn có các loại hình tài liệu lưu trữ khác như: tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu lưu trữ điện tử.
Được sự quan tâm của lãnh đạo các đơn vị nên việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã có những bước chuyển biến tích cực, khối lượng thu thập vào lưu trữ cơ quan tăng rõ rệt, chất lượng hồ sơ đã được cải thiện. Công tác thu thập tài liệu được tiến hành hàng năm.
Trong năm 2018 - 2019 bộ phận lưu trữ đã tiếp nhận về 4.2GB tài liệu gồm:
- 135 MB tài liệu của Thủ trưởng;
- 108 MB tài liệu của Chánh văn phòng; - 180 MB tài liệu Kế toán;
- 3.437 MB tài liệu Các phịng, ban chun mơn; - 340 MB tài liệu Văn thư.
Công tác phân loại tài liệu
- Cán bộ lưu trữ đã căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu, từ đó phân chia chúng ra thành các khối, các đơn vị khác nhau để quản
lý và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Việc phân loại tài liệu căn cứ vào các đặc trưng (về cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, thời gian, địa dư, vấn đề), cán bộ lưu trữ của Tỉnh đoàn đã thực hiện phương án phân loại phù hợp với từng phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu
Hiện nay được sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, bộ phận lưu trữ đã và đang áp dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và tổ chức, kiểm tra và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Tuy nhiên hiện nay cơ quan Tỉnh đoàn vẫn chưa ban hành được bảng thời hạn bảo quản riêng, điều này làm cho các cán bộ lưu trữ gặp khơng ít khó khăn khi xác định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu tính bằng số năm cụ thể cịn gặp khơng ít khó khăn. Một vấn đề nữa là trước khi tiêu hủy tài liệu, cơ quan còn chưa chú trọng tới việc lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định của Nhà nước.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ sau khi thu thập về kho được tổ chức phân loại, sắp xếp tài liệu một cách khoa học đúng theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ giúp cho việc sử dụng khai thác và bảo quản được thuận lợi và hiệu quả.
Công tác chỉnh lý tài liệu của Tỉnh đoàn được thực hiện theo quy định tại công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước.
Hàng năm cán bộ lưu trữ Tỉnh đoàn thường xuyên tiến hành chỉnh lý tài liệu nhằm đưa tài liệu vào khai thác sử dụng và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử khi đến hạn. Tuy nhiên, khối lượng tài liệu tồn đọng lớn nên về cơ bản công
tác chỉnh lý vẫn chưa giải quyết được hết tình trạng tài liệu cịn bó gói.
Cơng tác thống kê tài liệu lưu trữ
Cán bộ lưu trữ đã áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ. Hiện nay công tác thống kê tài liệu lưu trữ tại Tỉnh đoàn được thực hiện tương đối nghiêm túc, việc thống kê đã giúp cho cơ quan xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế, và lập kế hoạch