Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hoá cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đoàn Bắc Ninh
3.2.5. Giải pháp về công nghệ
Công nghệ thông tin là động lực quan trọng của sự phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy cơng cuộc hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần thúc đẩy công cuộc đổi mới, hỗ trợ hội nhập, hiện đại hóa đất nước.
Yếu tố công nghệ giúp đặt nền tảng cho sự công khai minh bạch và hiệu quả cho cơng cuộc cải cách hành chính.
Trong thực tế hiện nay, khơng chỉ đối với Văn phịng Tỉnh đồn, phần mềm tin học văn phịng khơng thể đáp ứng được những yêu cầu quản lý trong lĩnh vực quản lý văn bản, quản lý hồ sơ hiện hành, quản lý email, quản lý nội dung trang thông tin điện tử, quản lý dữ liệu và siêu dữ liệu tại cơ quan…Do thời gian xây dựng cũng khá lâu, ít cập nhật và thay đổi, nhiều phần mềm đã trở nên lạc hậu, khơng cịn phù hợp để sử dụng trong cơ chế hiện nay nữa. Để giải quyết tồn tại này, cần tiếp tục đầu tư nghiên cứu, xây dựng phần mềm theo hướng đơn giản, có khả năng liên kết với các phần mềm khác.
Thứ nhất, đầu tư kinh phí mua mới, nâng cấp các phần mềm ứng dụng
trong cơng tác văn phịng như công tác lưu trữ, công tác quản lý tài sản. Đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, ứng dụng các phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Phát triển các phần mềm chạy trên nền Web để cán bộ, cơng chức có thể truy cập từ mọi lúc, mọi nơi dựa trên tài khoản cá nhân được cung cấp
Thứ ba, xây dựng hệ thống kiểm soát ra vào đối với Tỉnh đoàn và văn
phịng Tỉnh đồn, ứng dụng các phần mềm kiểm soát an ninh nội bộ, và các trang thiết bị an ninh: như máy camera, máy đọc mã vạch, mắt thần, làm thẻ từ, dấu vân tay.