Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hoá cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đoàn Bắc Ninh
3.2.6. Giải pháp về tiêu chuẩn quản lý chất lượng
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mơ trong việc xây dựng áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Một số tiêu chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn này đã được dịch sang tiếng Việt và ban hành thành các Bộ TCVN 9000 tương ứng. Bộ TCVN ISO 9000 đã được triển khai tại Việt Nam từ
những năm 1995, đến nay đã góp phần khơng nhỏ làm thay đổi sự lãnh đạo và quản lý các cơ quan, tổ chức.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra các yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này cũng được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp với Hệ thống chất lượng của một cơ quan, tổ chức. Phiên bản ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001. Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chỉnh phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan, nhà nước thuộc Hệ thống hành chính nhà nước, Tỉnh đồn đã triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan. Tuy nhiên, cơ quan Tỉnh đoàn chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:20015 vào nghiệp vụ cơng tác văn phịng. Vì vậy, để nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng tác văn phịng, theo tác giả cần áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng tại cơ quan Tỉnh đoàn. Mặt khác, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002:2015 vào cơng tác văn phịng cũng là góp phần thực hiện nhiệm vụ của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước, đó là: “Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành chính nhà nước”. Do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn mới nhất ISO 9001:2015 vào trong công tác văn phịng khơng chỉ nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo mà còn nhận được sự hưởng ứng và đồng thuận của cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung và cơng chức làm cơng tác văn phịng nói riêng.
Với cơng tác văn phịng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thực chất là áp dụng một hình thức rà sốt thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình quản lý khoa học, hợp lý hơn, trong đó xác định rõ việc, rõ người, rõ cách làm... đảm bảo các cơ sở pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc của nội bộ cơ quan. Việc áp dụng ISO 9001:2015 trong
công tác văn phòng của cơ quan Tỉnh đoàn cũng hạn chế được tình trạng làm việc theo thói quen, tùy tiện, kinh nghiệm, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học để nâng cao năng suất, chất lượng của cơng tác văn phịng là hoàn toàn phù hợp với chủ trương của Nhà nước trong việc phát triển công tác văn phòng, nhằm phục vụ hiệu quả hoạt động thực tiễn cũng như bảo vệ phát huy giá trị đối với các mặt hoạt động của cơ quan Tỉnh đồn.
Bên cạnh đó, việc áp dụng ISO 9001:2015 vào cơng tác văn phịng của cơ quan Tỉnh đồn có những lợi ích sau:
- ISO 9001:2015 giúp loại trừ những điểm không phù hợp do trách nhiệm, quyền hạn của mỗi vị trí cơng tác được xác định rõ ràng, năng lực cán bộ, công chức, viên chức được xác định và nâng cao. Từ đó kiểm sốt được cơng việc, tạo môi trường làm việc năng động và thoải mái hơn.
- Hệ thống tài liệu, văn bản được kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định và thực hiện đúng phương pháp, giảm thủ tục phiền hà cho đối tượng đến khai thác hồ sơ tài liệu.
- Tạo cơ sở nâng cao sự thỏa mãn của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Tỉnh đồn với cơng chức làm văn phòng của cơ quan qua việc đáp ứng và nỗ lực vượt qua sự mong đợi của họ.
- Tạo cho cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác văn phịng một phong cách làm việc mới khi áp dụng CNTT và truyền thông, nâng cao tốc độ và độ chính xác khi giải quyết công việc.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ tại cơ quan Tỉnh đoàn cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Ban hành những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về việc áp dụng ISO 9001:2015 trong cơng tác văn phịng.
- Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá, cấp chứng chỉ và cho mua sắm các máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.