Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hoá cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đoàn Bắc Ninh
3.2.7. Giải pháp về tài chính
Đây được coi là giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc khi muốn công cuộc hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại cơ quan Tỉnh đồn thành cơng. Bởi kinh phí là nguồn lực vật chất to lớn mà tất cả các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải có để vận hành trơn tru mọi mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong cơng tác văn phịng có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện như:
- Đầu tư kinh phí để trang bị các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho hiện đại hóa cơng tác văn phịng: Tại cơ quan Tỉnh đồn, việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trước hết cần chú trọng ở đầu tư thiết bị tin học với 03 mục tiêu cơ bản sau: trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; trang bị để thay thế các thiết bị đã hư hỏng, hết khấu hao hoặc lạc hậu không đáp ứng công nghệ mới; trang bị cho các dự án phát triển tin học, triển khai phần mềm mới. Vì vậy, khi triển khai phần mềm văn phịng điện tử của ngành, tiến hành số hóa tài liệu, các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu cần phải được đầu tư, trang bị đồng bộ để đảm bảo thực hiện có hiệu quả như máy scan, máy tính tốc độ cao, máy trạm, máy chủ… giúp cho việc giải quyết, xử lý văn bản được nhanh, chính xác hơn.
- Bố trí kinh phí tổ chức hội nghị văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, của hệ thống Tỉnh đồn.
- Đầu tư kinh phí cho các đồn khảo sát học tập trong và ngoài nước cho đoàn học tập về văn thư, lưu trữ của cơ quan và hệ thống Tỉnh đoàn để học tập
kinh nghiệm về cơng tác hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
- Bố trí kinh phí cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng của cơ quan.
Ngồi ra trong cơng tác văn phịng, kinh phí cũng cần được bổ sung ở các hoạt động nghiệp vụ như:
- Thuê đơn vị dịch vụ lưu trữ chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tài liệu còn tồn đọng chưa thu thập về kho lưu trữ.
- Kinh phí để thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan. - Kinh phí để số hóa tài liệu văn phịng.
Với khối lượng công việc lớn như vậy, địi hỏi phải có sự quan tâm của lãnh đạo Tỉnh đồn, Lãnh đạo văn phịng, đặc biệt là trong việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động, tiến tới đầu tư và hiện đại hóa cơng tác văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phịng nói riêng và của cơ quan Tỉnh đồn nói chung.