Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG
2.2. Khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng
2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
2.2.4.1. Ứng dụng ISO 9001:2008
Hệ thống tài liệu ISO theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008 được xây dựng theo gói thầu “Cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008 đối với hoạt động của Văn phịng Tỉnh đồn”.
Theo Quyết định số 335/QĐ-VP ngày 12 tháng 9 năm 2014 của Văn phịng Tỉnh đồn về việc ban hành hệ thống tài liệu ISO theo tiêu chuẩn Việt Nam, kể từ ngày 12 tháng 9 năm 2014, giao cho Ban ISO của Văn phịng Tỉnh đồn triển khai hệ thống ISO đến các phòng, đơn vị, cá nhân có liên quan thuộc Văn phịng Tỉnh đồn theo đúng quy trình kiểm sốt tài liệu mang mã số QT 4.2 KSTL. Lãnh
4% 6%
52% 28%
10%
Hồn tồn khơng hiện đại
Không hiện đại
Hiện đại một phần
Hiện đại
đạo các phịng, đơn vị có liên quan phổ biến, quán triệt đến tồn bộ cán bộ, cơng chức, viên chức và người lao động thuộc đơn vị mình thực hiện và áp dụng đầy đủ các yêu cầu, quy định của hệ thống tài liệu ISO liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân và đơn vị mình.
Văn phịng Tỉnh đồn áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong các lĩnh vực hoạt động chính sau:
1. Công tác thi đua khen thưởng;
2. Quy trình họp của lãnh đạo Văn phịng Tỉnh đồn; 3. Xây dựng, lập kế hoạch cơng tác của Tỉnh đồn; 4. Tổ chức họp và hội nghị, hội thảo;
5. Công tác tuyển dụng; 6. Quản lý văn bản đến;
7. Quy trình trình ký và phát hành văn bản; 8. Quản lý xe ô tô;
9. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu;
10. Quản lý tài sản, trang thiết bị; 11. Quy chế quản lý tài sản cố định; 12. Mua sắm tài sản, trang thiết bị; 13. Thanh toán nội bộ.
Dưới đây là danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của Văn phịng Tỉnh đồn:
STT Tài liệu biên soạn ISO
Yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng Mã hiệu tài liệu Đơn vị thực hiện Ngày dự kiến hoàn thành
I. Danh mục tài liệu theo yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008
1. Sổ tay Chất lượng 4;5;6;7;8 STCL Ban ISO
2. Chính sách Chất lượng 5.3 CSCL Lãnh đạo VP 3. Mục tiêu chất lượng 5.4 MTCL Lãnh đạo VP Các đơn vị 4. Mơ tả vị trí cơng
việc (u cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc) 5.5 MTCV Lãnh đạo VP 5. Quy trình Kiểm sốt chất lượng 4.2.3 QT 4.2– KSTL Ban ISO 6. Quy trình Kiểm sốt hồ sơ 4.2.4 QT 4.2-KSHS 7. Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ 8.2.2 QT8.2.2- ĐGNB 8. Quy trình Kiểm sốt hoạt động không phù hợp 8.3 QT 8.3-KPH 9. Quy trình Khắc 8.5 QT 8.5-KPPN
phục
10 Quy trình Phịng ngừa
8.5
II. Danh mục các quy trình nội bộ cần thiết cho việc thực hiện và áp dụng theo TCVN ISO 9001:2008
1 1.
Quy trình xét thi đua khen thưởng
6.2 QT 6.2-TĐKT Ban ISO 1 2. Quy trình họp xem xét lãnh đạo Văn phịng Tỉnh đồn 5.6 QT 5.6 XXLĐ Ban ISO 1 3. Quy trình lập kế hoạch cơng tác Tỉnh đoàn 7.1 QT 7.1-KHCT Lãnh đạo VP 1 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp 7.1 QT 7.1 TCH Lãnh đạo VP 1 5. Quy trình tuyển dụng 6.2 QT 6.2 –TD Ban TCKT 1 6. Quy trình xử lý văn bản đến 7.5.1 QT 7.5 XLVB Hành chính 1 7. Quy trình trình ký và phát hành văn bản 7.5.1 QT 7.5 TKVB Hành chính 1 8. Quy trình quản lý xe ơ tô 6.3 QT 6.3 OTO Đội xe 1 9. Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu
2 0. Quy trình quản lý Tài sản – Trang thiết bị 6.3 QT6.3- QLTSTB Hành chính 2 1. Quy trình mua sắm Tài sản – Trang thiết bị 7.4 QT 7.4 MH Lãnh đạo VP 2 2.
Quy chế quản lý tài sản cố định 6.3 QC 6.3 TSCĐ Kế tốn 2 3. Quy trình thanh tốn nội bộ 7.5 QT 7.5 TTNB Kế toán
Hệ thống tài liệu ISO theo tiêu chuẩn Việt Nam xây dựng một cách đầy đủ các quy trình bao gồm các quy trình khắc phục và phịng ngừa; quy trình đánh giá chất lượng nội bộ; quy trình kiểm sốt hồ sơ; quy trình họp xem xét lãnh đạo văn phịng Tỉnh đồn; quy trình lập kế hoạch cơng tác Tỉnh đồn; quy trình tuyển dụng; quy trình trình ký, phát hành văn bản; quy trình kiểm sốt tài liệu; quy trình mua sắm tài sản, trang thiết bị; quy trình thanh tốn nội bộ; quy trình thi đua khen thưởng;
Dưới đây là quy trình kiểm soát hồ sơ được xây dựng trong hệ thống tài liệu ISO theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2008:
Lưu đồ:
Trách nhiệm thực hiện Nội dung Tài liệu/biểu mẫu
Cán bộ, công chức Đơn vị lưu trữ bộ phận
BM 4.2 KSHS-01 Xem mục: 5.3.1 Lập và tập hợp danh mục hồ sơ
Cán bộ, công chức BM 4.2 KSHS-01 Xem mục: 5.3.2 Cán bộ, công chức Xem mục 5.3.3 Lưu trữ đơn vị, bộ phận Xem mục 5.3.4
Lưu trữ Tỉnh đoàn Xem mục 5.3.5
Lưu trữ Tỉnh đoàn Xem mục 5.3.6
Lưu trữ Tỉnh đoàn Xem mục 5.3.7
Lưu trữ Tỉnh đoàn Theo Quy trình
khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ
Lưu trữ Tỉnh đoàn Xem mục 5.3.9
2.2.4.2. Trang thiết bị công nghệ thông tin
Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng cũng như lợi ích của cơng nghệ thơng tin mang lại, Văn phịng Tỉnh đồn đã và đang từng bước đưa cơng nghệ thông tin vào các hoạt động. Ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin đã góp phần tạo động lực và sức bật mạnh mẽ cho công cuộc đổi mới, phát triển nhanh
Phục vụ, khai thác, sử dụng
Nộp lưu vào lưu trữ Tỉnh đoàn Tập hợp văn bản trong hồ sơ
Nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị
Nộp hồ sơ vào lưu trữ VP Tỉnh đoàn
Tiếp nhận, chỉnh lý
Nhập kho và bảo quản Xây dựng dữ liệu
và hiện đại, hỗ trợ hữu hiệu quá trình đi lên và hội nhập của Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng và của Tỉnh Đồn thanh niên vào cơng cuộc cải cách thủ tục hành chính ngày nay. Văn phịng Tỉnh đồn đã trang bị công nghệ thông tin tối thiểu như: Điện thoại, máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy… vào các hoạt động văn phịng nhằm nâng cao hiệu quả của cơng tác văn phòng.
Các phòng ban thuộc Văn phịng Tỉnh đồn đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, máy fax để phục vụ cho nhu cầu làm việc. Phịng Hành chính cịn được trang thêm 2 máy photocopy hiện đại có mật mã riêng do 01 nhân viên phụ trách. Ngoài nhân viên phụ trách ra không ai biết mã khóa để photocopy điều này giúp cho việc bảo mật thông tin, tránh sao chụp, copy nhưng nhiều khi nhân viên phụ trách ra ngoài, các cán bộ, nhân viên khác cần photo tài liệu lại phải chờ đợi nhân viên chuyên trách về. Vì vậy nhiều lúc cơng việc giải quyết bị chậm trễ.
Các máy tính tại Văn phịng Tỉnh đoàn được kết nối mạng Lan (chia sẻ tài nguyên với nhau: tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác) và được kết nối internet. Điều này giúp cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận được nhanh chóng, kịp thời, các thơng tin trao đổi giữa các đơn vị được truyền tải nhanh giúp cho cơng tác quản lý của Văn phịng được thuận lợi. Việc tham gia vào mạng thông tin toàn cầu mang lại cơ hội khai thác rất nhiều thơng tin hữu ích trên mạng. Đặc biệt là cập nhật các văn bản, chủ trương đường lối của Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Cũng nhờ vậy mà việc lưu trữ thông tin trong cơ quan được nhanh và chính xác, giúp cho việc kiểm tra, rà soát sau này được thuận lợi. Việc kết nối với một máy chủ là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính trong cơ quan mà trong đó được cài đặt thơng tin về mọi lĩnh vực đã tạo ra những thuận lợi trong công việc. Hiện nay Văn phịng Tỉnh đồn đã xây dựng và đưa vào ứng dụng 2 phần
mềm: Đó là phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice và phần mềm Hệ thống nghiệp vụ đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Phần mềm VNPT iOffice là phần mềm do Tập đồn bưu chính viễn thơng VNPT nghiên cứu và ban hành.
Sử dụng phần mềm một số cán bộ, nhân viên thuộc Văn phịng Tỉnh đồn và toàn cơ quan đều được tự động cấp một tài khoản riêng đăng ký tài khoản và tên truy cập để truy cập vào phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice.
Văn thư và chuyên viên thuộc Phòng Hành chính hàng ngày đăng ký các văn bản đi và đến vào phần mềm quản lý VNPT iOffice.
Ngoài ra các văn bản thuộc các đơn vị trực thuộc thì văn thư của Tỉnh đồn khơng được bóc bì văn bản mà chuyển về các đơn vị văn thư kiêm nhiệm tự đăng ký vào phần mềm quản lý.
Văn thư và chuyên viên nhập văn bản đến và đi hàng ngày vào phần mềm như sau:
- Nhập đầy đủ các thông tin của văn bản: Số đến, ngày đến; nơi gửi đến; số ký hiệu; ngày văn bản; loại văn bản; trích yếu; ghi chú. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ở trên nhấn nút Lưu và văn bản sẽ lưu vào phần mềm. Muốn kiểm tra quay lại vào phần văn bản vào mục tìm kiếm.
- Trong mục văn bản có quản lý văn bản: quản lý văn bản Tỉnh đoàn, văn bản đơn vị, Tờ trình, quản lý việc tìm kiếm văn bản, hồ sơ công việc. Thống kê tất cả các văn bản đến và đi khi đã được nhập vào phần mềm và tình hình xử lý văn bản.
- Với việc ứng dụng thành công phần mềm này đã tạo ra bước đột phá trong công tác văn thư của Tỉnh đoàn, từ khi phần mềm này được đưa vào sử dụng thì việc quản lý văn bản hoàn toàn được thực hiện trên máy tính: nhanh chóng, chính xác và việc tra tìm văn bản trên máy cũng thuận lợi và kịp thời hơn
rất nhiều so với phương pháp thủ công. Như vậy, công tác văn thư thực sự đang là một trong những mối quan tâm hàng đầu của Tỉnh đoàn, với những điều kiện hiện có cơng tác văn thư sẽ góp phần cung cấp và đảm bảo thơng tin đầy đủ, kịp thời. Tuy nhiên với số lượng gia tăng các văn bản đi, đến cũng như tính bảo mật của một vài nguồn tin, công tác văn thư cần nghiên cứu, ứng dụng phần mềm có tinh năng và ưu việt hơn.
2.2.4.3. Sử dụng “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice”
Phần mềm VNPT – iOffice do Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam sản xuất và cung cấp, là hệ thống phần mềm sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây - công nghệ tiên tiến và phổ biến nhất hiện nay.
Hệ thống quản lý văn bản điều hành (VNPT iOffice) là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phịng điện tử khơng giấy tờ.
Lợi ích mang lại: - Đối với Lãnh đạo:
+ Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi.
+ Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. + Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác.
+ Tra cứu, điều hành văn bản trên điện thoại thông minh, iPad…
- Đối với Chuyên viên:
+ Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến cơng việc đang xử lý.
+ Nắm bắt nhanh chóng các cơng việc của lãnh đạo giao. + Báo cáo công việc kịp thời.
+ Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân...
- Đối với Văn thư:
+ Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều. + Dễ dàng quản lý, tra cứu thơng tin.
+ Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng.
+ Truyền đạt các thơng báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...
- Đối với Cơ quan:
+ Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả.
+ Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng.
+ Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại, gửi văn bản thủ công.
+ Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận.
2.2.4.4. Sử dụng “Hệ thống nghiệp vụ đồn TNCS Hồ Chí Minh” Mục tiêu triển khai của hệ thống:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu online tổ chức đoàn.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu online Đồn TNCS Hồ Chí Minh. - Tin học hóa quy trình nghiệp vụ đồn.
- Tạo tương tác hai chiều giữa đoàn viên và tổ chức.
Các chức năng chính của hệ thống:
- Thu thập cơ sở dữ liệu, thơng tin đồn viên thanh niên, thơng tin cập nhật của tổ chức và về cơ cấu tổ chức đồn. Về thơng tin lý lịch thành viên: cập nhật tồn bộ thơng tin cá nhân của đồn viên, thơng tin về các mảng đồn viên đã được đào tạo từ đó giúp cho tổ chức cũng như lãnh đạo đưa ra các hướng cụ thể cho đồn viên cũng như phân cơng vào cơng việc đúng nghiệp vụ công tác của đồn viên.
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ đồn online, tạo tiền đề cho các cá nhân và tổ chức đồn có thể học tập, nghiên cứu cũng như cập nhật những thơng tin hữu ích của đồn. Quy trình nghiệp vụ đồn gồm:
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch đồn viên, thanh niên.
+ Thơng tin về nghiệp vụ Đoàn vụ, Đồn phí: Đồn vụ bao gồm kết nạp mới; Chuyển đi; Chuyển đến; Trưởng thành; Học cảm tình đảng; Kết nạp đảng viên; Xóa tên; Giới thiệu đồn viên ưu tú...
+ Giao ước thi đua, các chương trình/hoạt động đồn: Thi đua/Rèn luyện đoàn viên bao gồm thu/chi quỹ đoàn; Tạo/triển khai giao ước thi đua đến tổ chức trực thuộc; Tạo/triển khai chương trình đến tổ chức, đoàn viên; Tạo/đăng ký rèn luyện; Đánh giá tích lũy điểm nhận xét cuối năm; Phân xếp loại...
+ Đánh giá phân xếp loại tổ chức và Đoàn viên
+ Các báo biểu/báo cáo theo quy định của tổ chức: Thống kê/Báo cáo bao gồm thống kê tổng hợp; Thống kê đoàn vụ; Thống kê quỹ đoàn; Thống kê đoàn viên theo cơ sở đoàn; Thống kê ban chấp hành đoàn; Thống kê đoàn viên hiến máu…
- Thu thập các báo cáo đoàn, các báo cáo hoạt động một cách nhanh nhất để lãnh đạo kịp thời có thể cập nhật thơng tin cũng như đưa ra chỉ đạo một cách sát sao nhất
- Tạo một cổng tương tác hai chiều giữa đoàn viên thanh niên với các lãnh đạo đoàn, giữa đoàn viên thanh niên với tổ chức đoàn. Các tương tác bao gồm:
+ Tương tác qua hệ thống + Tương tác qua Email + Tương tác qua SMS + Tương tác qua Zalo + Tước tác qua Viber
+ Tương tác qua Messenger...
Cơ cấu tổ chức của hệ thống:
- Trung ương đoàn - Tỉnh đoàn
- Huyện đoàn
- Đoàn/Chi đoàn cơ sở
- Liên chi đoàn, đoàn cơ sở bộ phận - Chi đoàn
- Phân đoàn
Kết quả bước đầu của hệ thống:
- Tạo thói quen sử dụng hệ thống cơng nghệ thơng tin hàng ngày, cập nhật liên tục những thơng tin mới nhất trong đồn viên thanh niên.
- Đã thu thập được 66.092 thơng tin Đồn viên thanh niên. - Thu được 109.142 ý tưởng sáng tạo của Đồn viên thanh niên. - Cơng việc được xử lý một cách linh hoạt, kịp thời hơn.
- Nâng cấp hệ thống lưu trữ, chuyển đổi từ văn phịng giấy sang văn phịng cơng nghệ.
- Tạo bước đệm cho các đề án liên quan đến công nghệ thơng tin, hiện đại hóa khác trong cơ quan nói riêng và cả nước nói chung.