1.3.1. Việc xây dựng và thực hiện các quy định
Những quy định pháp luật về cơ chế và cách thức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thơng” nói chung xét cho cùng là sự thể chế hóa đường lối quan điểm của Đảng ta về cải cách hành chính. Văn kiện của Đảng chính là văn bản định hướng có giá trị cao nhất cho tiến trình cải cách TTHC
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng. Với cái nhìn tổng quan, bao qt nhất tình hình, cũng như yêu cầu phát triển của từng giai đoạn mà Đảng ta ln có các văn kiện phù hợp với tình hình, với nhu cầu thực tế của đất nước. Trong các văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X đến lần thứ XIII đã nhấn mạnh thực hiện việc cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách thủ tục hành chính. Về cải cách TTHC, các văn kiện đã xác định đây là khâu đột phá để tạo môi trường thuận lợi, minh bạch cho hoạt động của nhân dân và doanh nghiệp, đồng thời cũng đặc biệt đề cao vai trò lãnh đạo của Đảng đối với công tác CCHC. Các Nghị quyết, Chỉ thị, quy định của cấp ủy đảng tại địa phương về chỉ đạo q trình cải cách hành chính nói chung và xây dựng cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thơng” nói riêng tại địa phương mình sẽ là điều kiện tiên quyết, quyết định sự thành công hay thất bại của việc xây dựng và thực hiện cơ chế này. Do đó, điều kiện đầu tiên bảo đảm cho việc xây dựng và thực hiện cơ chế này đó là tổ chức Đảng các cấp phải có các Nghị quyết về mục tiêu của chương trình CCHC, các cấp ủy Đảng phải có sự lãnh đạo thống nhất, tập trung thường xuyên đối với cơng tác cải cách hành chính nói chung và việc xây dựng và thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thơng” nói riêng.
Những điều kiện pháp lý bảo đảm cho việc thực hiện cơ chế bao gồm: sự hoàn thiện của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật thực định về TTHC trong các lĩnh vực áp dụng cơ chế; sự hoàn thiện của các văn bản qui phạm pháp luật điều chỉnh về xây dựng cơ chế và thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”.
1.3.2. Các yêu cầu về cơ sở vật chất đối với Bộ phận một cửa
Cơ chế một cửa, một cửa liên thông xác định thực hiện TTHC từ hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá
nhân được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận Một cửa. Do đó, phải đảm bảo tính thống nhất về vị trí của Bộ phận Bộ phận Một cửa.
Theo khoản 3, Điều 8, Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ, Bộ phận Một cửa là tên gọi chung của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC hoặc TTPVHCC cấp tỉnh, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết, trả kết quả giải quyết TTHC, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.
Theo khoản 2 Điều 7, Nghị định 61/2018/NĐ-CP về Tổ chức Bộ phận Một cửa tại cấp tỉnh thì: UBND cấp tỉnh quyết định thành lập TTPVHCC là đơn vị hành chính đặc thù thuộc Văn phịng UBND cấp tỉnh, có con dấu để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cơ sở vật chất, trụ sở, trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật của TTPVHCC tỉnh do Văn phòng UBND cấp tỉnh bảo đảm và quản lý.
Trường hợp cấp tỉnh chưa đủ điều kiện tổ chức TTPVHCC, tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, người đứng đầu cơ quan chuyên môn quyết định thành lập Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thuộc văn phịng cơ quan chun mơn đó.
Cơ sở vật chất, trụ sở, trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả tại các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh do cơ quan đó bảo đảm.
Bộ phận Một cửa được bố trí ở vị trí thuận tiện, dễ tìm, diện tích phù hợp để thực hiện nhiệm vụ, quy mơ diện tích phù hợp với số lượng giao dịch giải quyết tại Bộ phận Một cửa trong ngày.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào tình hình tiếp nhận hồ sơ TTHC thực tế địa phương mình để bố trí vị trí, diện tích hợp lý, ưu tiên việc nâng cấp, cải tạo trụ sở làm việc đã có hoặc th, hốn đổi cơng năng sử dụng
của cơng trình sẵn có để tránh lãng phí. Trường hợp xây dựng trụ sở mới phải được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền và tuân thủ quy định của pháp luật về đầu tư, xây dựng và pháp luật khác có liên quan.
Về trang thiết bị: căn cứ vào tính chất cơng việc và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị và tiêu chuẩn, định mức về máy móc, thiết bị trang bị cho cơ quan nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền về trang thiết bị, phương tiện làm việc của Bộ phận Một cửa, đáp ứng nhu cầu làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Tại Bộ phận Một cửa: Bố trí khu vực cung cấp thơng tin, thủ tục hành chính; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết, máy tính có kết nối mạng dành cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch, thực hiện dịch vụ công trực tuyến; lắp đặt camera theo dõi toàn bộ khu vực làm việc của Bộ phận Một cửa có kết nối với cơ quan nhà nước cấp trên và trong tồn hệ thống; bố trí khu vực đặt các trang thiết bị: máy lấy số xếp hàng tự động kết nối tới Hệ thống thông tin một cửa điện tử; các màn hình cảm ứng phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, TTHC, tra cứu kết quả giải quyết TTHC; bố trí khu vực cung cấp dịch vụ.
1.3.3. Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Con người là chủ thể quyết định rất lớn đến mọi hoạt động; dù các văn bản pháp luật có hồn thiện, cơ sở vật chất hiện đại đến đâu, nhưng nếu yếu tố con người không được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng thì việc đưa các chủ trương, chính sách pháp luật vào thực tiễn cuộc sống và phục vụ người dân vẫn không đạt kết quả thiết thực. Do đó, yếu tố con người ln được coi trọng.
Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCCVC thực hiện công tác cải cách TTHC, CBCCVC tại Bộ phận TN&TKQ phải có phẩm chất đạo đức, vững về
chính trị, giỏi về chun mơn, có tính chun nghiệp, tận tụy phục vụ nhân dân; tăng cường công tác đào tạo cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin trong thời kỳ cách mạng công nghệp 4.0.
Cải tiến phương pháp làm việc, chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật, tác phong, giờ giấc làm việc. Giám sát và xử lý CBCCVC khơng hồn thành nhiệm vụ; hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc phối hợp thực hiện cơng vụ. Thực hiện các chính sách đãi ngộ CBCCVC như: tiền thưởng, phụ cấp…
1.3.4. Công tác lãnh đạo, điều hành và kiểm tra, kiểm soát
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, công tác lãnh đạo điều hành rất quan trọng, quyết định đến sự thành cơng của cơ quan, tổ chức đó, nhất là vai trị của người đứng đầu. Nếu cơ quan, đơn vị làm việc có kế hoạch, phân cơng trách nhiệm rõ ràng và thường xuyên kiểm tra, giám sát thì chất lượng cơng việc sẽ đạt kết quả tốt và ngược lại. Đối với nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính cũng vậy, nếu cơ quan, đơn vị nào quan tâm chỉ đạo thường xuyên, làm việc có kế hoạch thì cơng tác giải quyết thủ tục hành chính ở cơ quan, đơn vị đó đạt kết quả tốt và ngược lại.
Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát có vai trị hết sức quan trọng, kịp thời uốn nắn, điều chỉnh những nội dung chưa phù hợp, thiếp lập hệ thống, phương thức quản lý điều hành, quy trình hoạt động, cách thức xử lý công việc của các cơ quan, đơn vị và cả trong ý thức, trách nhiệm, thái độ phục vụ của CBCCVC