2.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Bộ máy quản lý tài chính của Trường tập trung tại Phòng Kế hoạch – Tài chính. Chức năng của phịng là tham mưu giúp Hiệu trưởng về các mặt cơng tác quản lý tài chính, tài sản của Trường theo quy định của Nhà nước và sự phân cấp của Đại học Huế, bao gồm:
- Lập và thực hiện kế hoạch được duyệt về thu - chi tài chính.
- Lập và theo dõi các hợp đồng đào tạo và thực hiện điều khoản kinh phí.
- Kiểm tra, giám sát q trình thu chi, thanh quyết tốn các nguồn kinh phí hoạt động, mua sắm, xây dựng, sữa chữa.
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn của Trường. Hướng dẫn chế độ kế toán và các văn bản của Nhà nước về quản lý tài chính, kiểm tra, hướng dẫn về thực hiện cơng tác tài chính đối với các đơn vị hạch toán độc lập của Trường.
- Lập kế hoạch ngân sách, căn cứ dự tốn được giao và kế hoạch cơng tác của các đơn vị, cân đối nhu cầu sử dụng kinh phí các đơn vị theo các quy định và định mức chi tiêu.
- Thực hiện cơng khai tài chính theo quy định hiện hành, đáp ứng yêu cầu của Nhà nước và của Đại học Huế về báo cáo tài chính, báo cáo thống kê, cơng tác thanh tra, kiểm tra, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
38
Sơ đồ 2.3. Bộ máy quản lý tài chính của Trường Đại học Kinh tế
Hiện tại, phịng Kế hoạch có 9 nhân sự: 1 trưởng phịng kiêm kế tốn trường, 1 phó phịng, 6 nhân viên phụ trách các mảng kế toán phân hành, 1 thủ quỹ. Việc trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng là một thuận lợi lớn trong cơng tác quản lý tài chính của trường trong việc nhận thơng tin và cơng tác chỉ đạo tài chính.
2.2.2. Cơng cụ quản lý tài chính tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
2.2.2.1. Hệ thống văn bản pháp quy trong quản lý tài chính
Hoạt động quản lý thu chi tài chính của Trường Đại học Kinh tế cơ bản tuân thủ theo các văn bản quy định của Nhà nước hiện hành có điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Một số văn bản chính đơn vị đang áp dụng như sau:
- Sử dụng thông tư 107/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp thay thế quyết định 19/2006/QĐ-BTC từ 01/01/2020. Đồng thời, các đơn vị cũng dựa vào Quyết định 19, luật kế toán, Nghị định 16/2015/NĐ- CP để tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị.
- Sử dụng Nghị định 16/2015/NĐ-CP, Thông tư 71/2006/TT-BTC, Thông tư 113/2007/TT-BTC, Thông tư 118/2004/BTC, Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT để xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và tổ chức các hoạt động thu chi tài chính.
TP Kế hoạch – Tài chính, Kế tốn trưởng Kế tốn thanh tốn Phó phịng Kế hoạch – Tài chính Kế tốn học phí Kế toán KB, NH Kế toán lương BHXH, thuế Kế toán tài sản Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
39
- Sử dụng thông tư liên tịch số 21/2010/TTLT-BTC-BGDĐT và Thông tư liên tịch số 25/2013/TTLT-BTC-BGDĐT để quy định mức thu lệ phí tuyển sinh các bậc đào tạo.
- Sử dụng Thông tư liên tịch số 163/2010/TTLT-BTC-BNV để quy định mức thu lệ phí thi viên chức.
Ngồi ra đơn vị cịn sử dụng một số văn bản liên quan khác để quy định định mức thu chi các hoạt động.
2.2.2.2. Công tác kế hoạch
Cơng tác lập dự tốn thu - chi của Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế được thực hiện theo quy trình sau:
- Bước 1: Tháng 6 năm trước đơn vị lập dự toán thu - chi cho năm sau, trình
ĐHH tổng hợp dự tốn thu - chi trên cơ sở dự toán của các đơn vị trực thuộc và có điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Bước 2: Tháng 12 hàng năm, Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức Hội nghị ngân sách và thông báo kế hoạch ngân sách cho Đại học Huế.
- Bước 3: Từ tháng 3 năm sau, hội nghị ngân sách hàng năm Đại học Huế ra
quyết định giao dự toán cho Đại học Kinh tế và các đơn vị thành viên.
(1) Các phòng, bộ phận chức năng cung cấp kế hoạch liên quan đến xây dựng dự tốn, Phịng kế hoạch Tài chính làm đầu mối tổng hợp xử lý số liệu.
(2) Căn cứ trên số liệu kế hoạch của các bộ phận, Phịng kế hoạch Tài chính xây dựng dự tốn trình Hiệu trưởng phê duyệt.
(3) Trình kế hoạch gửi Đại học Huế
(4) Đại học Huế tổng hợp trình Bộ GD&ĐT phê duyệt
(5) Sau khi cân đối, có điều chỉnh, Bộ GD&ĐT ra Quyết định giao dự toán cho Đại học Huế
(6) Căn cứ dự toán được giao, Đại học Huế phân bổ chỉ tiêu và dự toán cho các đơn vị trực thuộc nói chung và Trường Đại học Kinh tế để thực hiện.
40
Sơ đồ 2.4. Quy trình lập dự tốn thu, chi tài chính
Căn cứ vào quyết định giao ngân sách của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Huế tiến hành phân bổ trước khi tổ chức Hội nghị kế hoạch ngân sách.
Việc giao dự toán Ngân sách cho đơn vị trực thuộc dựa vào các tiêu chí sau:
- Nguồn kinh phí NSNN cấp:
+ Phân cấp NSNN chi cho con người: Hiện nay việc giao dự toán NSNN đối với quỹ tiền lương theo biên chế thực tế tại các đơn vị trong Đại học Huế tùy theo từng đơn vị, mức giao bằng 60% đến 80% quỹ lương theo mức lương tối thiểu/hệ số, với Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế giao NSNN cho con người chỉ đạt 60% trong vòng 3 năm trở lại đây, số còn lại đơn vị sử dụng nguồn thu sự nghiệp để tự cân đối.
+ Phân cấp NSNN chi thường xuyên khác: Được xác định dựa trên quy mô đào tạo, theo hệ số đã được quy đổi thống nhất theo hệ, ngành, bậc đào tạo.
Hệ số quy đổi để phân bổ ngân sách: Tiến sỹ: 1,6 lần; thạc sỹ tập trung, đại học chính quy tập trung: 1,0 lần; cao đẳng chính quy, dự bị đại học: 0,8 lần; vừa làm vừa học, liên thơng: 0,33 lần. Hệ số theo nhóm ngành đối với đào tạo đại học, cao đẳng: giao động từ 1,0 đến 2,0 lần như Kinh tế, Du lịch, Luật: 1,0 lần; Sư phạm, Khoa học, Ngoại ngữ: 1,1 lần; Nông lâm, Y dược, Giáo dục thể chất: 1,2 lần; Mỹ
Phịng chức năng
Phịng Kế hoạch
tài chính Hiệu trưởng
Đại học Huế Bộ Giáo dục & Đào tạo Phòng chức năng (1) (3) (6) (4) (5) (2) Phòng chức năng
41
thuật: 2 lần.
- Nguồn thu sự nghiệp: Đại học Huế giao dự toán dựa trên cơ sở chỉ tiêu tuyển sinh và dự toán đã được lập của Trường Đại học Kinh tế.
- Nguồn kinh phí khác: Đại học Huế giao dự toán trên cơ sở dự toán của
Trường Đại học Kinh tế lập.
Công tác lập dự tốn được thực hiện đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu đặt ra và phản ánh tương đối đầy đủ các nguồn tài chính và kế hoạch thu chi của đơn vị. Tuy nhiên quy trình lập dự tốn ngân sách được thực hiện từng năm một, chưa có kế hoạch tài chính cho trung hạn, dài hạn và bản thân nó ít quan tâm đến quả đạt được sau khi ngân sách sử dụng.
2.2.2.3. Xây dựng và thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ
Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ và theo hướng dẫn tại Thơng tư số 71/2006/TT-BTC ngày 9/8/2006 của Bộ tài chính.
Quy chế chi tiêu nội bộ thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế và đáp ứng với các quy định của nhà nước, tối thiểu một năm được điều chỉnh một lần. Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi, bổ sung thì thủ trưởng đơn vị ra quyết định điều chỉnh, bổ sung. Các bước tiến hành:
- Bước 1: Hiệu trưởng tổ chức lấy ý kiến rộng rãi từ các phòng chức năng, các
đơn vị có liên quan. Các phịng chức năng sẽ xây dựng, góp ý, bổ sung quy chế và phịng Kế hoạch tài chính được xem là đầu mối tập hợp mọi ý kiến => trình lên Hiệu trưởng phê duyệt. Qua xét họp, cân nhắc kinh phí, thống nhất lại các nội dung cụ thể để soạn thảo ra quy chế chi tiêu nội bộ chung.
- Bước 2: Trường nộp quy chế chi tiêu lên Đại học Huế thơng qua Ban Kế
hoạch tài chính thẩm định trước khi ra quyết định. Trường hợp thấy phù hợp sẽ trình lên Giám đốc Đại học Huế phê duyệt, trường hợp không phù hợp với quy định của Nhà nước hiện hành, Ban Kế hoạch tài chính sẽ yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại cho phù hợp. Trường Đại học Kinh tế và Ban Kế hoạch tài chính sẽ làm việc và điều chỉnh
42
sao cho phù hợp, đi đến thống nhất chung, Ban Kế hoạch tài chính sẽ trình lại Giám đốc Đại học Huế để phê duyệt chính thức.
- Bước 3: Hiệu trường căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc Đại học Huế sẽ ra
quyết định ban hành quy chế chi tiêu nội bộ.
Quy chế chi tiêu nội bộ sau khi được phê duyệt thì Phịng Kế hoạch tài chính sẽ thơng báo và gửi các đơn vị 1 bản để làm cơ sở thanh toán và thực hiện. Đồng thời gửi lại Đại học Huế 1 bản để theo dõi, giám sát thực hiện; gửi 1 bản cho kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế để làm căn cứ kiểm soát chi. Quy chế chi tiêu nội bộ được xem là cơ sở quan trọng trong khâu thực hiện và kiểm soát chi của đơn vị, là văn bản mang tính pháp lý đối với đơn vị.
Hiện nay quy chế chi tiêu nội bộ chưa nhận được nhiều ý kiến đóng góp của người lao động. Chính sách khuyến khích người lao động có đóng góp cho nhà trường trong việc tăng nguồn thu và tiết kiệm chi chưa được quy định cụ thể nên chưa khuyến khích được cán bộ trong trường hiến kế khai thác được nguồn thu hợp pháp cho trường.
2.2.2.4. Cơng tác kế tốn
Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế đã tổ chức cơng tác kế tốn một cách thống nhất, đảm bảo kế tốn là một cơng cụ quản lý, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị nhằm cung cấp thơng tin về kinh tế, tài chính một cách đầy đủ, trung thực kịp thời và chính xác. Những thơng tin đó đã góp phần hỗ trợ cho Ban giám hiệu có thể ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng, ngồi ra chúng cịn là cơ sở để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu - chi tài chính của Trường.
Quy trình tổ chức cơng tác kế tốn của Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế gồm:
- Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu: Thực tế quy trình tổ chức chứng từ ban đầu tại Trường cơ bản thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý, phù hợp theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành, góp phần đảm bảo quản lý tài chính được thơng suốt, giảm thiểu các tiêu cực xảy ra trong quá trình quản lý sử dụng tài
43
sản, vật tư, bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị, sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, cung cấp các thơng tin hữu ích đáng tin cậy.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hiện nay, hệ thống tài khoản được sử dụng đã được ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, từ năm 2020 theo Thơng tư 107/2019/TT-BTC, thực tế thực hiện có điều chỉnh bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin cho đơn vị, danh mục tài khoản này được quy định thống nhất chung trong toàn Đại học Huế. Đối với công tác thu - chi, tùy theo đặc điểm và tính chất các khoản thu - chi phát sinh mà đơn vị sử dụng các tài khoản để hạch toán, các tài khoản này được chi tiết theo từng nguồn thu - chi.
- Tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Trường đang áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung thống nhất trong toàn hệ thống của Đại học Huế. Hình thức kế tốn này phù hợp với mơ hình tổ chức, quản lý chung của Đại học Huế và phù hợp với điều kiện có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn, đồng thời cũng tn thủ theo Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC, Thông tư 107/2019/TT-BTC.
- Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích BCTC, cơng khai tài chính:
+ Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính tuân thủ theo quy định chung của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC, từ năm 2020 theo Thơng tư 107/2019/TT-BTC. Ngồi hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc trên, đơn vị cịn lập các báo cáo mang tính chất quản trị phục vụ cho lãnh đạo và các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý của đơn vị, phục vụ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt như: Báo cáo tồn quỹ, báo cáo kiểm kê tài sản, vật tư, cơng cụ, dụng cụ...
+ Phân tích báo cáo tài chính: Các chỉ tiêu như đánh giá tình hình thực hiện dự tốn, tình hình sử dụng tài sản, cơng cụ lâu bền, chấp hành các mức chi tiêu, chính sách, chế độ quy định, đưa ra được các giải pháp tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí.
44
tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/5/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện quy chế cơng khai tài chính với hình thức cơng khai tại hội nghị giao ban, đại hội công nhân viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của đơn vị.
- Tổ chức cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn:
Theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN, Nhà trường đã thực hiện cơng tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chính khá đầy đủ, nhằm kiểm tra việc thực hiện các khoản chi theo đúng chế độ, đúng định mức, đúng mục đích, đúng dự tốn được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Tuy nhiên, công tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn cịn chưa thật sự sâu sát, mang nặng tính hình thức. Thời gian tự kiểm tra ngắn, chủ yếu là mời cán bộ ban Kế hoạch tài chính và cán bộ cơng đồn, thanh tra nhân dân của đơn vị nên chưa khách quan; nội dung kiểm tra cịn sơ sài, đơn giản. Do đó, tự kiểm tra tài chính, kế tốn chưa thật sự đóng góp cho đơn vị về cơng tác quản lý và minh bạch báo cáo quyết tốn.
- Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tổ chức cơng tác kế tốn:
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng/quý
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chứng từ kế tốn
Chứng từ kế toán
Phần mềm kế tốn trên máy
vi tính Số kế toán: Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Báo cáo tài chính
45
Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế đã ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn, sử dụng một phần mềm kế tốn thống nhất chung trong tồn Đại