7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn
3.2.2. Nhóm giải pháp hồn thiện pháp luật về chứng thực
Hoạt động chứng thực của nước ta hiện nay được thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ra đời thay thế cho các quy định về chứng thực sao y bản chính, chứng thực chữ ký các văn bản bằng tiếng Việt tại Nghị định số 79/2007 và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. Mặt khác, sau hơn 60 năm hình thành và phát triển pháp luật về chứng thực của nước ta mới chỉ dừng lại ở tầm Nghị định. Qua phân tích ở chương 2 có thể thấy Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã bộc lộ những tồn tại, hạn chế cần được khắc phục. Để tạo điều kiện cho hoạt động chứng thực tiếp tục phát triển theo
79
hướng chuyên nghiệp hóa, xã hội hóa và phát triển thành một dịch vụ hành chính tiêu biểu thì cần tập trung sửa đổi, bổ sung những vấn đề mang tính cấp bách, cần thiết nhất để tháo gỡ khó khăn vướng mắc lớn về thể chế, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực; Nâng cao vị trí, vai trị của hoạt động chứng thực trong quá trình phát triển kinh tế xã hội; Nâng cao giá trị pháp lý của các văn bản chứng thực có hiệu lực thi hành trong thực tiễn.
Ban hành Luật Chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành
Trong thời gian tới Quốc hội cần ban hành Luật Chứng thực, phù hợp với tình hình và xu thế phát triển của xã hội đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức, đồng thời bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ chứng thực ngang tầm với giá trị của văn bản giấy tờ được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Việc xây dựng Luật chứng thực phải đảm bảo một số yêu cầu như: hợp nhất có điều chỉnh một cách phù hơp với tình hình thực tiễn các văn bản pháp luật hiện hành về chứng thực; sửa đổi những nội dung bất hợp lý trong những văn bản quy định về chứng thực; phân định lại phạm vi chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyền; quy định rõ về yêu cầu chất lượng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực; nâng cao hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước về chứng thực; phân định hợp lý vai trò, trách nhiệm của các cấp quản lý đảm bảo sự điều hành thống nhất từ trung ương đến địa phương.
Đồng thời với việc ban hành Luật chứng thực cũng cần kịp thời ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành Luật chứng thực (Nghị định, thông tư, công văn hướng dẫn…). Việc này sẽ giúp cho pháp luật về chứng thực nhanh chóng đi vào cuộc sống, đảm bảo hoạt động chứng thực được duy trì ổn định, đồng bộ và thống nhất. Để làm được như vậy thì Quốc
80
hội với tư cách là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam với chức năng lập hiến, lập pháp thì Luật chứng thực sẽ do Quốc Hội xây dựng và ban hành. Chính phủ có trách nhiệm xây dựng và ban hành Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều của luật; thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật và Nghị định để cán bộ và nhân dân có thể hiểu rõ hơn các quy định của Luật. Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo Sở tư pháp tổng hợp các kiến nghị từ các địa phương trên địa bàn làm cơ sở kiến nghị với Chính phủ, Bộ tư pháp ban hành, sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến hoạt động chứng thực; Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định điều chỉnh và cụ thể hóa hoạt động chứng thực trên địa bàn mình quản lý. Sở Tư pháp và Phịng Tư pháp cấp huyện thường xuyên chỉ đạo việc tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã; theo dõi nắm bắt kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong q trình triển khai các văn bản điều chỉnh hoạt động chứng thực, kịp thời hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về chứng thực và giải đáp những khó khăn vướng mắc của cấp xã. Có như vậy mới tạo được hành lang vững chắc, đồng bộ và thống nhất cho hoạt động chứng thực.
Hồn thiện pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực
Quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực có vai trị quan trọng, giúp cho việc thực hiện pháp luật chứng thực được chính xác, nhanh chóng, thuận lợi. Đối với quy trình, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Cần có cơ chế, giải pháp thiết thực nhằm giải quyết việc chứng thực bản sao từ bản chính khơng lưu trữ. Nghị định 23/2015/NĐ-CP khơng quy định phải lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính, do đó các cơ quan có thẩm quyền chứng thực rất lúng túng, nhất là khi phát hiện các sai sót đối với bản sao được chứng thực thì khơng có cơ sở để xác minh, đối chiếu và xác định trách nhiệm. Tuy niên, nếu lưu bản sao được chứng thực từ bản chính thì sẽ
81
khơng có đủ cơ sở vật chất như phòng, tủ lưu trữ để thực hiện việc lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính như các quy định pháp luật trước đây. Vì vậy, cần có một giải pháp cụ thể nhằm khắc phục khó khăn khi khơng lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính. Về trước mắt, cần có sự đầu tư, trang cấp, lắp đặt các máy scan tại các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền chứng thực để khi người dân đưa bản chính đến để đối chiếu với bản sao thì người thực hiện chứng thực sẽ scan các loại giấy tờ đó vào máy và lưu trữ trong máy vi tính. Khi cần có thể đối chiếu, xác minh bản chính mà người thực hiện chứng thực đã căn cứ để thực hiện cấp bản sao. Đây là giải pháp phù hợp với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay, vừa giải quyết được vấn đề lưu trữ, sao in bản chính. Về lâu dài các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần xây dựng một cơ sở dữ liệu số về thông tin thân nhân của cá nhân được cấp bằng, chứng chỉ, hồ sơ một mặt vừa đảm bảo quản lý nhà nước vừa đảm bảo về mặt lưu trữ hồ sơ, hạn chế đến mức tối đa tình trạng làm bằng giả vừa giúp các cơ quan nhà nước trong quá trình xác minh hồ sơ, giấy tờ đặc biệt trong hoạt động chứng thực sao y bản chính tại Ủy ban nhân dân. Trường hợp chứng thực bản sao từ một số giấy tờ có tính chất lịch sử, đặc thù khơng giống các biểu mẫu hành chính thơng thường, cần có hướng dẫn cụ thể hơn trong việc chứng thực các loại giấy tờ này.
Đối với việc chứng thực chữ ký, cần có quy định cụ thể hơn đối với việc chứng thực chữ ký, có thể dừng lại ở việc chứng thực về mặt hình thức tức là xác nhận, xác thực người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó như theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về mặt nội dung của văn bản chứng thực chữ ký. Điều này sẽ làm giảm tải bớt phần
82
nào áp lực đối với người thực hiện chứng thực khi phải vừa rà soát nội dung của văn bản chứng thực, vừa phải xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Một số trường hợp chứng thực trong giấy tờ, văn bản có liên quan đến các ngành, lĩnh vực chuyên ngành, để tránh tình trạng chống chéo, mâu thuẫn giữa hình thức, nội dung chứng thực, các cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc các chuyên ngành pháp luật nội dung có liên quan chỉ nền dừng lại ở quy định: “...phải có cơng chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực”. Cịn cơng chứng, chứng thực theo trình tự, thủ tục nào, cơ quan nào có thẩm quyền cơng chứng, chứng thực thì sẽ do pháp luật về cơng chứng, chứng thực quy định.
Đối với chứng thực chữ ký người dịch, tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt”. Như vậy là khơng hợp lý, vì hầu hết cán bộ của các Phịng Tư pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật, vì vậy việc kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật là rất khó thực hiện. Hơn nữa, ở các địa phương kinh tế phát triển, đô thị lớn, đội ngũ cộng tác viên dịch thuật dễ tìm. Trong khi ở các đơn vị cấp huyện, đội ngũ cộng tác viên dịch thuật chủ yếu là giáo viên, người có trình độ một số tiếng nước ngồi thơng dụng. Giải pháp đưa ra là cần có quy định đội ngũ công tác viên dịch thuật là do Sở Tư pháp kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện, lập danh sách cơng nhận cộng tác viên dịch thuật, sau đó sẽ phân ra từng địa bàn cấp huyện theo số lượng phù hợp. Có như vậy, đội ngũ cộng tác viên dịch thuật sẽ được đa dạng hơn về năng lực, trình độ ngoại ngữ và đảm bảo chất lượng trong công tác dịch thuật. Đặc biệt trong xu thế tồn cầu hóa hiện nay, các hợp đồng, giao dịch, các giấy tờ, văn bản có yếu tố nước ngồi ngày càng phổ biến.
83
Đồng thời, cần có quy định cụ thể hơn đối với các trường hợp chứng thực về văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản th a thuận phân chia di sản thừa kế. Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ mới dừng lại ở việc quy định chung chung các trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch mà chưa có quy định riêng lẻ nào đối với các trường hợp chứng thực nêu trên. Trong khi đó, việc chứng thực các vấn đề về thừa kế thường xuyên gặp phải tại cơ sở, nhất là cấp xã, gây lúng túng cho người thực hiện chứng thực. Vì vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP cần sửa đổi, bổ sung quy định đầy đủ nội dung, thời gian niêm yết, thủ tục, hồ sơ cần thiết để thực hiện chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản th a thuận phân chia di sản thừa kế.
Hoàn thiện quy định đối với chứng thực các hợp đồng, giao dịch
Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại xã theo Nghị định 23 chỉ yêu cầu gồm 3 loại giấy tờ là quá đơn giản. Vì vậy, đối với những hợp đồng chuyển nhượng nhà, đất giá trị lớn, Ủy ban nhân dân cấp xã nhiều khi không dám thụ lý, mà hướng dẫn người dân đến công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc yêu cầu các bên tham gia phải cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh nhằm tránh hợp đồng vô hiệu nhưng một số người dân lại tưởng cán bộ gây khó dễ. Vì vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP cần sửa đổi, bổ sung theo hướng quy định cụ thể, chặt chẽ hơn các loại giấy tờ kèm theo để thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã.