7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn
3.2.3. Nhóm giải pháp tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực
Tiếp tục thực hiện cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm
Cần duy trì việc thực hiện cơ chế một cửa một cửa liên thông, tạo thuận lợi cho cán bộ, tổ chức liên hệ công tác và người dân đến yêu cầu chứng thực, thủ tục được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện, tạo sự hài lòng và đồng thuận của người dân, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác
84
chứng thực. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chứng thực như: thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ thông tin ngăn chặn việc chứng thực các hồ sơ, giấy tờ không hợp pháp của địa phương mình.
Bố trí đủ nhân lực làm công tác chứng thực, trang thiết bị theo tiêu chuẩn, quy trình một cửa, một cửa liên thơng tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính xã để giảm thời gian giải quyết chứng thực đến mức tối đa.
Tăng cường sự phối hợp thống nhất, đồng bộ giữa các ngành, đơn vị trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, đặc biệt trong việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT- TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Điều này sẽ giảm tải các chi phí cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính có liên quan đến chứng thực giấy tờ, văn bản.
Tập trung chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thực hiện các cơng việc hành chính một cách thống nhất, cơng khai, minh bạch, đúng luật, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi đến giao dịch. Các cơ quan, đơn vị, địa phương khẩn trương khắc phục những tồn tại, hạn chế để tạo sự chuyển biến tích cực trong chỉ đạo, điều hành; kiên quyết xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, gây nhũng nhiễu, phiền hà trong giải quyết các hoạt động chứng thực của người dân, đặc biệt là các trường hợp tái phạm, lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chuộc lợi, làm trái quy định của pháp luật.
85
Bảo đảm các điều iện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm
Để nâng cao hiệu quả của việc thực hiện pháp luật về chứng thực thì những trang thiết bị cần thiết cho hoạt động chứng thực như: máy photo, máy tính, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, sổ sách theo dõi, kho lưu hồ sơ chứng thực là rất cần thiết, giúp cho công tác quản lý chứng thực được dễ dàng, hiệu quả, đúng quy định. Do văn bản chứng thực cần phải lưu 1 bản tại cơ quan thực hiện chứng thực nên việc tổ chức và bảo quản hồ sơ, văn bản lưu cần khoa học, có trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy tại kho lưu trữ. Ngoài ra, một việc quan trọng nữa là cần xây dựng cơ sở dữ liệu cho hoạt động chứng thực. Đây được coi là một hình thức giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động chứng thực và thuận tiện cho việc tra cứu khi có yêu cầu.
Để có thể trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật - công nghệ hiện đại cho cơng tác chứng thực, việc tìm kiếm cơ chế tài chính có thể huy động được từ nhiều nguồn lực là rất cần thiết. Vấn đề đặt ra là tìm kiếm giải pháp về cơ chế tài chính cho cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết trên. Giải pháp về tài chính cho việc mua sắm trang thiết bị cần đến sự phối hợp của các cấp và địa phương có thể là: sự hỗ trợ từ nguồn tài chính của quận, thành phố; trích từ ngân sách địa phương, từ nguồn thu lệ phí chứng thực; tìm kiếm sự hỗ trợ của cá nhân, tổ chức… Nên thực hiện cơ chế đối ứng: địa phương và cấp trên cùng làm theo tỷ lệ hợp lý tùy vào điều kiện tài chính của từng phường. Tài chính đối ứng của phường có thể huy động từ nguồn ngân sách hoặc từ nguồn thu phí chứng thực, hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ của các tổ chức, các quỹ trong nước và nước ngoài đang hoạt động hỗ trợ cho chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Tương tự, nguồn tài chính của cấp quận, huyện, tỉnh hỗ trợ cấp xã, phường cũng có thể huy động theo các nguồn như đối với cấp xã, phường.
86
Hoàn thiện bộ máy, nâng cao năng lực cán bộ, công chức làm công tác chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm
Cán bộ, công chức là yếu tố quan trọng trong hoạt động công vụ, một trong những nội dung trong cải cách nền hành chính của nước ta trong giai đoạn hiện nay. Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định chất lượng và hiệu quả của nền hành chính. Do đó, cần hồn thiện bộ máy thơng qua việc bố trí, sử dụng công chức đủ năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đảm bảo thực hiện tốt công tác chứng thực. Việc bố trí, sử dụng cơng chức phải lựa chọn người đúng tiêu chuẩn, không châm trước cho nợ tiêu chuẩn rồi đi học trả sau như đã từng diễn ra trước đây. Bởi nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức ngàng càng tăng, các giao dịch yêu cầu chứng thực ngày càng phức tạp yêu cầu người làm công tác chứng thực phải là người am hiểu kiến thức pháp luật; mặt khác, công chức tư pháp cũng là người người hướng dẫn, thực hiện pháp luật về chứng thực và góp phần đưa pháp luật chứng thực đi vào đời sống. Do vậy, việc bố trí, sử dụng cán bộ, cơng chức đủ năng lực, trình độ làm việc là một nhiệm vụ hàng đầu đưa công tác chứng thực đạt hiệu quả cao.
Đồng thời, cần đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực. Việc đào tạo cần quy định cụ thể chế độ đào tạo, bồi dưỡng gồm: đào tạo tiền công vụ, đào tạo bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch, chức danh cán bộ, công chức, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tính chuyên nghiệp của bộ máy hành chính, đặc biệt là kỹ năng chứng thực các hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính. Việc đào tạo, bồi dưỡng cơng chức phải theo vị trí việc làm, tiêu chuẩn các chức danh, tiêu chuẩn ngạch của công chức. Tùy điều kiện của từng đơn vị, có thể cử cán bộ đi học Thạc sỹ Luật (đối với cán bộ đã có bằng Đai học Luật) hoặc đi học Đại học Luật văn bằng 2 (đối với cán bộ có bằng Đại học
87
chun ngành khác) để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, phục vụ tốt hơn nữa yêu cầu công việc mới ngày càng phát sinh phức tạp hơn.
Hơn nữa, công chức thực hiện chứng thực không chỉ là người cần có kiến thức pháp luật, có nghiệp vụ chứng thực, tinh thông nghề nghiệp, giàu kinh nghiệm mà cịn phải có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp. Đây là đòi h i đã được quy định khá rõ trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Những phẩm chất đạo đức mà cán bộ thực hiện chứng thực cần có gồm: trung thực, vơ tư, khách quan, liêm khiết, nhiệt tình và trách nhiệm.
Để đảm bảo và nâng cao phẩm chất đạo đức của cán bộ thực hiện chứng thực, cần xây dựng và ban hành quy tắc đạo đức thực hiện chứng thực. Quy tắc đạo đức của cơng chức thực hiện chứng thực phải mang tính đặc thù, phải có tính khách quan, vơ tư, phải có độ tin cậy và tính xác thực trong nội dung của quy tắc. Công chức thực hiện chứng thực địi h i phải có các tiêu chuẩn đạo đức về công việc phù hợp với đặc thù của mình để đảm bảo cho hoạt động chứng thực ngày càng phát triển tốt hơn. Đạo đức về công việc chứng thực là sự thể hiện việc đáp ứng yêu cầu chứng thực một cách đầy đủ, nhanh chóng và phù hợp các quy định của pháp luật. Đạo đức về công việc chứng thực phải thể hiện sự văn minh, lịch sự trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, với người yêu cầu chứng thực và sự vận dụng, áp dụng các quy định của pháp luật vào việc chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao, chứng thực hợp đồng giao dịch…
Nội dung của quy tắc đạo đức về công việc chứng thực phải quy định để bắt buộc công chức thực hiện chứng thực phải thực thi đúng pháp luật khi làm việc, phải thực sự trung thực, khơng vì lợi ích cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích xã hội. Công chức thực hiện chứng thực phải luôn coi trọng uy tín của mình đối với cơng việc chun mơn, hiểu biết của mình đối với cơng việc để trục lợi. Đạo đức về công việc chứng thực phải được tu dưỡng thường xuyên,
88
rèn luyện để giữ gìn uy tín, xứng đáng với sự ủy thức của Nhà nước, sự tôn trọng và tin cậy của nhân dân. Đạo đức về công việc chứng thực là sự tận tình, hịa nhã giải đáp thắc mắc của người yêu cầu chứng thực để họ hiểu đúng pháp luật, phải giải thích cho người yêu cầu chứng thực về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nước.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý những vi phạm trong quản lý và thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm
Trước hết, muốn công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực thì phải thực hiện phải kiện toàn, làm trong
sạch, vững mạnh đội ngũ cán bộ, công chức thanh tra, kiểm tra của Thanh tra quận, Phòng Tư pháp. Đồng thời cần nhận thức, xác định rõ đội ngũ cán bộ, công chức thanh tra, kiểm tra phải là những người có nghiệp vụ chun mơn, có đạo đức để thực hiện. Tăng cường kiểm tra, thanh tra đối với các hoạt động chấp hành, thực hiện pháp luật, các quy trình nghiệp vụ, chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dưới trong toàn ngành Tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực để phát hiện kịp thời những sơ hở, tiêu cực vi phạm pháp luật, tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính. Hàng năm phải thực hiện thanh tra chuyên đề về hoạt động chứng thực để kịp thời phát hiện ra những sai sót, chấn chỉnh và rút kinh nghiệm trên toàn địa bàn quận Hoàn Kiếm.
Phải làm tốt, kịp thời giải quyết khiếu nại, tố cáo vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực để tăng cường dân chủ, tăng cường hiệu quả giám sát giám sát thực hiện pháp luật từ phía các tổ chức, cá nhân, cơng dân, nhằm kịp thời phát hiện sơ hở, yếu kém, thiếu khả thi của quản lý nhà nước, đồng thời, phát hiện tiêu cực, tham nhũng, gây phiền hà, sách nhiễu của cán bộ, công chức trong hoạt động chứng thực. Kiểm tra, xử lý nghiêm minh, dứt điểm những đơn vị, cá nhân yếu kém, tiêu cực, vi phạm các quy định pháp luật về
89
chứng thực đã được chỉ ra, được dư luận phản ánh, nhưng dây dưa, chậm sửa chữa, khắc phục để làm trong sạch, vững mạnh lực lượng cán bộ cơ quan nhà nước. Mặt trận tổ quốc Việt Nam, các cơ quan báo chí, phương tiện thơng tin đại chúng phát huy mạnh mẽ vai trị giám sát, tích cực tham gia phản biện, phát hiện, góp ý, phê phán những hành vi vi phạm pháp luật nói chung và vi phạm pháp luật về chứng thực nói riêng. Kiên quyết xử lý các trường hợp cố tình làm trái các quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện cấp, sao tùy tiện các giấy tờ liên quan đến chứng thực; kịp thời phát hiện, thu hồi, hủy b những giấy tờ cấp trái quy định của pháp luật.
90
Tiểu kết chƣơng 3
Nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm là yêu cầu tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước nói riêng, góp phần quan trọng vào sự ổn định và phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân. Đây là một q trình liên tục, địi h i thực hiện đồng bộ các giải pháp gồm: hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực; hoàn thiện bộ máy, nâng cao năng lực cán bộ, công chức; tiếp tục thực hiện cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực; nâng cao hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực trên địa bàn; bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước trong thực hiện pháp luật về chứng thực; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý những vi phạm trong quản lý và thực hiện pháp luật về chứng thực.
Trong các giải pháp nêu trên, việc hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực và hoàn thiện bộ máy, nâng cao năng lực cán bộ, công chức là hai giải pháp căn bản nhất mang tính quyết định để bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực.
91
KẾT LUẬN
Thực hiện pháp luật về chứng thực là q trình hoạt động có mục đích làm cho các quy phạm pháp luật chứng thực đi vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể tham gia giao dịch, đáp ứng yêu cầu công cuộc phát triển kinh tế, hạn chế, ngăn ngừa những vi phạm pháp luật về chứng thực. Thực hiện tốt pháp luật về chứng thực góp phần đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội, góp phần khẳng định các giá trị xã hội, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Nội dung thực hiện pháp luật về chứng thực gồm: Xây dựng, phát triển đội ngũ thực hiện pháp luật về chứng thực, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực, Thực hiện các quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực và triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực, Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất cho thực hiện pháp luật về chứng thực và Kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác chứng thực
Thực hiện pháp luật về chứng thực chịu ảnh hưởng của các yếu tố gồm: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, năng lực của chủ thể có thẩm quyền thực hiện pháp luật về chứng thực, cơ sở vật chất cho hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực.
Việc tìm hiểu tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm cho thấy, các cấp, các ngành đã có nhiều nỗ lực trong q trình đưa các quy phạm pháp luật về chứng thực đi vào thực tiễn cuộc sống người dân một cách có hiệu quả. Hoạt động chứng thực cũng như các quy định pháp luật về hoạt động chứng thực đã phát triển và dần hồn thiện góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội trong công cuộc đổi mới đất nước. Tuy nhiên, trong lĩnh vực này vẫn còn bộc lộ nhiều yếu kém, hạn chế: Hệ thống các văn bản
92
pháp quy thiếu đồng bộ; trong triển khai và áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực cịn nhiều hạn chế; cơng tác nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công chức chưa thực sự đem lại hiệu quả; công tác thanh tra, kiểm tra còn chưa đảm bảo đúng yêu cầu; việc xem xét và xử lý những vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực cịn có tình trạng nể nang, nương nhẹ hoặc đùn đẩy trách nhiệm.
Để bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn quận Hồn Kiếm, góp phần nâng cao kết quả, hiệu quả công tác chứng thực, luận văn đưa ra một số quan điểm và các giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện pháp luật về chứng thực, từ đó góp phần đảm bảo thực hiện quyền lực của nhà nước, tạo điều kiện cho các chủ thể tham gia thực hiện pháp luật về chứng thực có hiệu quả và thống nhất đáp ứng yêu cầu công cuộc phát triển kinh tế, cải cách hành chính, cải cách tư pháp gồm: hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực;