7. Kết cấu luận văn
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ƣơng
2.3.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại bệnh viện bao gồm: các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở bệnh viện, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phịng kế tốn đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế tốn. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế tốn phù hợp.
Q trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ như sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ ở bệnh viện
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Bƣớc 1: Lập tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do nhà nước ban hành theo thơng tư 107 thì tại bệnh viện có khoảng 35-40 chứng từ các loại. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong các giao dịch về lao động tiền lương, vật tư, TSCĐ và tiền tệ tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được thể hiện tại Phụ lục 2.1.
Hầu hết các mẫu chứng từ kế toán tại bệnh viện nêu trên đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế tốn chỉ cần bổ sung các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ. Các yêu cầu về chứng từ của bệnh viên:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
+ Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt. + Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, bệnh viện đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, bệnh viện đã xây dựng trình tự ln chuyển chứng từ tương đối phù hợp.
Ví dụ quy trình ln chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh tốn cho bệnh nhân ra viện
Các chứng từ sử dụng:
Hồ sơ bệnh án, giấy ra viện, đơn thuốc; Phiếu tổng hợp chi phí Hóa đơn viện phí; Phiếu thu.
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ thanh tốn bệnh nhân ra viện
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn bệnh viện) Căn cứ vào Hồ sơ bệnh án, BS điều trị Cho BN ra viện theo kế hoạch, Ghi đầy đủ giấy ra viện, chuyển viện, đơn thuốc theo quy định.
Điều dưỡng chăm sóc:
- Thống kê chính xác, đầy đủ mọi chi phí: thuốc, xét nghiệm, dịch vụ, vật tư tiêu hao...
- Nhập bổ sung các chi phí cịn thiếu vào phần mềm thanh tốn viện phí. - Đối chiếu các chi phí giữa phần mềm thanh toán và hồ sơ bệnh án. Bổ sung, điều chỉnh nếu số liệu chưa khớp.
- In phiếu tổng hợp chi phí để BN đi thanh tốn.
Phịng TCKT
- Hướng dẫn BN/NN viết biên lai hồn ký quỹ (nếu có).
- Viết hóa đơn cho BN/NN, liên xanh lưu tại cuống, liên đỏ trả BN/NN, liên tím trả khoa điều trị.
- Giải thích và thơng báo số tiền phải thu thêm cho BN/NN. - Thu lại hóa đơn thanh tốn viện phí, trả thẻ BHYT (nếu có). - Đưa giấy ra viện, hồ sơ chuyển viện, đơn thuốc cho BN/NN.
Bƣớc 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế tốn; đối chiếu
Phịng tài chính kế tốn
Khoa điều trị Điều dưỡng
Bệnh nhân ra viện
chứng từ kế tốn với các tài liệu có liên quan. Kế tốn trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
Thực tế tại bệnh viện thì một chứng từ kế tốn đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau. Kiểm tra lần đầu là cơng việc kiểm tra của các kế tốn phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đơi khi cịn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN… khơng được phát hiện kịp thời.
Bƣớc 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính để lên bảng kê, sổ chi tiết vật tư, thuốc, sổ chi tiết phải thu của khách hàng... Nếu thu, chi tiền mặt thì kế tốn sẽ vào sổ quỹ. Cuối kỳ từ số liệu chi tiết máy sẽ lên bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng kê lên bảng chứng từ ghi sổ. Sau đó, máy sẽ đưa số liệu lên bảng cân đối kế tốn từ đó lập báo cáo kế tốn.
Chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của bệnh viện. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu ở bệnh viện là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng
hợp. Hiện tại Bệnh viện đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Bƣớc 4: Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và hủy chứng từ
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành quyển, ghi rõ bên ngoài quyển chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Thời gian lưu trữ của chứng từ tại Bệnh viện được diễn ra như sau: Do cơ sở vật chất khó khăn, chật hẹp nên tồn bộ chứng từ kế toán được sắp xếp gọn gàng theo từng tháng trên các giá, kệ, tủ sắt trong phịng kế tốn Sau khi hết mỗi năm tài chính, các tài liệu chứng từ sẽ giữ lại Phịng Tài chính - Kế tốn tối đa là 12 tháng (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tổng hợp các loại, chứng từ nhập kho - xuất kho, chứng từ ngân hàng, kho bạc...).
Sau thời hạn, kế toán chuyển xuống bộ phận kho lưu trữ của phòng, các chứng từ thường được lưu tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Bệnh viện kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của Phịng Tài chính - Kế tốn.
Một số chứng từ kế toán khác được lưu giữ tối thiểu là 10 năm gồm: Chứng từ BHYT, chứng từ thuế, các số chi tiết như: Sổ kho nguyên vật liệu, sổ kho dược, sổ theo dõi tạm ứng, công nợ; Sổ chi tiết hoạt động, sổ kế toán tổng hợp, sổ Cái, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp nguồn kinh phí...; các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết tốn BHYT, và các tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC.
Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, bệnh viện đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.