7. Kết cấu luận văn
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ƣơng
2.3.4. Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
* Lựa chọn hình thức kế tốn:
Đơn vị mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế tốn theo đúng quy định tại Thơng tư 107 về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành
chính sự nghiệp. Danh mục số kế toán được quy định tại phụ lục 03 của Thông tư 107. Hiện nay, đơn vị đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Bệnh viện đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Phần mềm kế tốn có tên “DAS” và đã được Giám đốc Sở Y tế đồng ý. Cuối kỳ kế tốn sau khi đã hồn tất việc khố sổ cho từng loại sổ, kế tốn tiến hành in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữ theo quy định.
* Xây dựng hệ thống sổ
Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện gồm hai loại: Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tài khoản. Trong đó các sổ chi tiết được các kế toán phần hành ghi sổ và theo dõi, cuối kỳ kế toán, sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, số liệu của hai sổ này là căn cứ để lập các BCTC. Các số tổng hợp có 4 loại số, gồm chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và bảng cân đối số phát sinh. Các sổ chi tiết gồm khoảng 30 loại sổ khác nhau, như sổ quỹ, số tiền gửi ngân hàng…
* Xây dựng quy trình ghi chép trên sổ kế tốn
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ trên phần mềm được thể hiện trên sơ đồ 2.5:
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ: Đầu kỳ kế toán, các kế toán phần hành đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ sử dụng trong năm với kế tốn tổng hợp. Thường thì các số chứng từ ghi sổ sẽ được giữ qua các năm, chỉ bổ sung thêm các chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Số dư sổ kế toán kỳ trước sẽ được chuyển vào số tồn của đầu kỳ sau.
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
(Nguồn: Bệnh viện Châm cứu Trung ương)
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế tốn chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp có liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán tiến hành khố để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, ln đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thơng tin đã được nhập trong kỳ. Sổ kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành từng quyển có đầy đủ chữ ký con dấu và thực hiện lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật Kế toán.
Danh mục các sổ kế toán sử dụng tại Bệnh viện như bảng 2.2
P ẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN - SỔ TỔNG HỢP - SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
Bảng 2.2: Danh mục sổ kế toán sử dụng STT TÊN SỔ Ký hiệu STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ I Sổ tổng hợp 1 Chứng từ ghi sổ S02a-H 2 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-H
3 Sổ Cái (dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ) S02c-H
4 Bảng cân đối số phát sinh S05-H
II Sổ chi tiết
4 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt) S11-H
5 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12-H
6 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13-H
7 Sổ kho (hoặc Thẻ kho) S21- H
8 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
S22- H
9 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
S23-H
10 Sổ tài sản cố định S24-H
11 Thẻ TSCĐ S25-H
12 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S26-H
13 Sổ chi tiết các tài khoản S31-H
14 Sổ theo dõi chi phí trả trước S32-H
15 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng S34-H 16 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S41-H 17 Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S51-H
18 Sổ chi tiết các khoản tạm thu S52-H
19 Sổ theo dõi thuế GTGT S53-H
20 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại S54-H 21 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S55-H
22 Sổ chi tiết chi phí S61-H
23 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ S62-H
STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ
24 Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN trong nước S101-H
25 Sổ theo dõi nguồn viện trợ S102-H
26 Sổ theo dõi kinh phí NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền S104-H 27 Sổ theo dõi nguồn phí được khấu trừ, để lại S105-H 28 Sổ theo dõi nguồn thu hoạt động khác được để lại S106-H
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn)
Bên cạnh đó, trong q trình hoạt động, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuốc văcxin hay thuốc sử dụng trong các bệnh viện nội trú...bệnh viện đã tự xây dựng một số sổ kế toán chi tiết như Sổ quản lý văcxin, Sổ tổng hợp y lệnh cho từng bệnh nhân...
Ví dụ: vẫn sử dụng ví dụ ở phần trước, ngày 5/12/2020, Bệnh viện thu
phí khám bệnh theo yêu cầu của bệnh nhân, số tiền 11.350.000 đồng. Số liệu sẽ được ghi vào chứng từ ghi sổ số 155 (Phụ lục 2.5), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111 (Phụ lục 2.6), sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.8) và sổ cái TK 531 (phụ lục 2.7
Ngày 10/12/2020, chi tiền cơng tác phí cho anh Bùi Văn Hồn, số tiền 13.000.000 VNĐ. Só liệu được ghi vào chứng từ ghi số sổ 180, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111 (Phụ lục 2.6), sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.8), sổ cái TK 611 (Phụ lục 2.7). Cuối kỳ khi ghi tăng thu sẽ ghi vào sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.8).
2.3.5. Thực trạng tổ chức lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách và cơng khai tài chính
* Báo cáo tài chính:
Cuối năm tài chính sau khi khóa sổ kế tốn, bộ phận kế tốn của Bệnh viện thực hiện lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn NSNN gửi lên cơ quan chủ quản là Bộ Y tế, hệ thống báo cáo quản trị được lập tại từng thời điểm theo yêu cầu của ban Giám đốc.
hiện nay được xây dựng trên cơ sở quy định của chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp theo Thơng tư 107. Theo đó báo cáo tài chính của Bệnh viện bao gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính mẫu B01/BCTC - Báo cáo kết quả hoạt động B02/BCTC
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Theo phương pháp gián tiếp) mẫu B03b/BCTC
- Thuyết minh báo cáo tài chính B04/BCTC
- Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động B01/BCQT - Thuyết minh báo cáo quyết toán B03/BCQT
So với giai đoạn từ 2017 trở về trước thì việc tổ chức hệ thống báo cáo tài chính của Bệnh viện năm 2018 trở đi có những điểm mới sau:
- Ngoài việc phải nộp báo cáo quyết toán nguồn kinh phí hoạt động lên Bộ Y tế thì Bệnh viện cịn phải nộp thêm báo cáo tài chính bao gồm các mẫu biểu B01/BCTC, B02/BCTC, B03b/BCTC và B04/BCTC.
- Kỳ hạn lập báo cáo vào cuối kỳ kế toán năm (thời điểm 31/12) theo quy định của Luật Kế toán.
* Báo cáo quyết toán:
Đối với báo cáo quyết tốn, có 2 loại: Báo cáo quyết toán NSNN và Báo cáo quyết toán nguồn khác.
+ Báo cáo quyết toán NSNN: Lập báo cáo theo kỳ kế tốn năm. Tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/1 năm sau) theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.
+ Báo cáo quyết tốn kinh phí nguồn khác: Lập báo cáo quyết toán năm. Đơn vị phải lập báo cáo quyết toán khi kết thúc kỳ kế toán năm (sau ngày 31/12). Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo theo kỳ kế tốn khác. Thì ngồi báo cáo quyết toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo theo kỳ kế tốn đó.
* Cơng khai tài chính:
mạng internet mà chỉ gửi đến Giám đốc, các cơ quan chủ quản và cơ quan khác như Bộ Y tế, Cục Thống kê TP Hà Nội.
2.3.6. Thực trạng về tổ chức kiểm tra kế toán
Hiện nay, công tác kiểm tra kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được thực hiện theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về quy chế tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các đơn vị có sử dụng kinh phí nhà nước.
Để cơng tác kiểm tra tại các khâu vận hành đạt hiểu quả cao, bệnh viện đã yêu cầu các kế toán viên cần nghiêm túc thực hiện kiểm tra về chứng từ, sổ sách đúng quy định. Ngồi ra, trong phịng tài chính kế tốn đã tổ chức kiểm tra chéo giữa các phân hành trong quá trình hoạt động. Chẳng hạn như, kế toán tổng hợp kiểm tra vận hành của kế toán vốn bằng tiền…. Trên cơ sở tự ý thức, nghiêm túc kiểm tra tại từng khâu vận hành và kiểm tra chéo các khâu để kịp thời nắm bắt sai sót trong q trình từ lập chứng từ ban đầu đến ghi sổ kế tốn, từ đó chỉ đạo uốn nắn kịp thời về ý thức và về chuyên môn của bản thân từng kế toán viên.
Cơng tác kiểm tra kế tốn giữ vai trò quan trọng trong việc thực hiện đúng quy định của Nhà nước, Bộ Y tế. Do vậy, đơn vị đã nghiêm túc thực hiện hơn công tác kiểm tra kế toán. Để tránh sự chủ quan trong kiểm tra kế toán chỉ do nội bộ phịng tài chính kế tốn đảm nhiệm, Bệnh viện đã xây dựng ban kiểm tra giám sát, ngoài việc kiểm tra hoạt động chung của Bệnh viện, cịn kiểm tra về tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị. Bệnh viện đã tăng cường công tác kiểm tra nội bộ, định kỳ và đột xuất trong cơng tác kế tốn của đơn vị, nghiêm túc thực hiện điều chỉnh những sai sót. Cơng tác kiểm tra nội bộ và định kỳ trên cơ sở đánh giá về chấp hành quy định của nhà nước về kế toán, trên cơ sở tính chính xác của các số liệu kế tốn, tài chính để từ đó kịp thời có phương hướng khắc phục nhằm đem lại hiểu quả cao nhất trong tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Để phát huy vai trò hướng dẫn, quản lý của Bộ Y tế là đơn vị quản lý cấp trên của Bệnh viện. Trong quá trình thanh quyết tốn, kiểm tra của cơ
quan quản lý cấp trên, bệnh viện cần phối hợp tích cực, chia sẻ nhưng khó khăn của đơn vị. Thơng qua hội nghị kế tốn trưởng toàn hệ thống của Bộ Y tế để đề xuất ý kiến về công tác thanh kiểm tra, quyết toán nhằm đem lại hiểu quả cao nhất trong hoạt động tài chính của các đơn vị thành viên Bộ Y tế nói chung và Bệnh viện Châm cứu Trung ương nói riêng. Trên cơ sở kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên để tránh chủ quan và ý thức kiểm tra nghiêm túc của cán bộ kiểm tra nhằm nâng cao hiểu quả và tạo hiệu ứng tích cực cho đơn vị. Bệnh viện đã nghiêm túc thực hiện hướng dẫn chỉ đạo của Bộ Y tế trong quá trình thanh kiểm tra quyết tốn nhằm kịp thời điều chỉnh sai sót trong cơng tác kế tốn của đơn vị.
Hàng năm có từ 1-2 cuộc kiểm tra cơng tác kế tốn, tài chính của Bộ Y tế và kiểm toán. Bệnh viện thực hiện theo các quyết định kiểm tra, kiểm toán và thường được thực hiện bởi cơ quan kiểm toán Nhà nước, Bộ Y tế.... Công tác kiểm tra được tiến hành theo năm, tùy theo quyết định của cơ quan quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung chủ yếu ở việc chấp hành các quy định của Chế độ Kế toán, Luật Ngân sách nhà nước về các chế độ về quản lý kinh phí, đề tài, dự án, các nguồn thu sự nghiệp...ở nội dung của các chứng từ kế toán, phương pháp kế toán, việc ghi sổ kế toán và lập BCTC, việc chấp hành các quy định của pháp luật về chế độ tài chính kế tốn. Ngồi ra, cơ quan BHXH cùng phối hợp với Bệnh viện tiến hành thẩm định chi phí KCB hàng tháng cho các đối tượng khám chữa bệnh có thẻ BHYT.
Kết quả kiểm tra cho thấy, trong 3 năm trở lại đây bệnh viện đều áp dụng đúng chế độ, khơng có sai sót đáng kể xảy ra.
Tuy nhiên, nhìn chung cơng tác kiểm tra kế tốn của Bệnh viện cịn hạn chế và mang tính hình thức. Khối lượng cơng việc kế toán nhiều và phức tạp thu hẹp thời gian tự kiểm tra khiến cho việc phát hiện các sai sót trong nghiệp vụ trở nên khó khăn. Do đó, tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn vì thế chưa góp phần nhiều trong việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương.
2.4. ánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh Viện Châm cứu Trung ƣơng Trung ƣơng
2.4.1. Những kết quả đạt được
2.4.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Một là, Bộ máy kế toán được xây dựng phù hợp với quy mô và đặc điểm của Bệnh viện thời điểm hiện nay.
Dựa trên quy mô Bệnh viện và nguồn lực, vật lực ở thời điểm hiện tại việc xây dựng bộ máy kế tốn của Bệnh viện theo mơ hình kế tốn tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của Bệnh viện. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 7 người cũng được đánh giá là hợp lý, tiết kiệm chi phí cho đơn vị. Tùy vào trình độ chun mơn từng người, điểm mạnh điểm yếu của từng cá nhân Bệnh viện đã xây dựng được tập thể phịng kế tốn gắn kết, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc.
Hai là, xây dựng được bộ máy kế tốn có chun mơn cao và đã có sự phân cơng rõ ràng chun mơn hóa từng phần việc.
Bộ phận kế tốn tại Bệnh viện hiện tại có 7 người thì đã có 5 cử nhân kinh tế, 2 thạc sỹ. Nhân sự các bộ phận kế toán trên được ưu tiên lựa chọn có chất lượng, trình độ chun mơn có thể qn xuyến và bao quát được công việc. Các chuyên viên kế toán tại đơn vị đều được học tập và đạo tạo theo đúng chuyên ngành kế toán với ý thức tự trau dồi bản thân cao, có tinh thần cầu thị, luôn kịp thời cập nhật các văn bản pháp luật, quy định Nhà nước liên quan đến kế tốn. Bên cạnh đó việc tổ chức cơng tác kế tốn chun mơn hóa theo từng đầu việc do kế toán trưởng quy định đã khiến cho cơng tác kế tốn tại đơn vị luôn liền mạch, trôi chảy, không bị ùn tắc tại bất cứ khâu nào. Cụ thể Bệnh viện đã chun mơn hóa từng phần việc kế tốn như sau:
+ Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung, sắp xếp bộ máy kế toán và quản lý mọi hoạt động của phịng kế tốn.
+ Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm về dữ liệu kế toán do các bộ phận kế toán khác cung cấp, về sổ sách kế toán và số liệu trên báo cáo tài chính.
+ Kế tốn phần hành gồm: Kế toán BHYT; kế toán vật tư, TSCĐ; kế toán vốn bằng tiền, thanh toán; kế toán doanh thu, chi phí; thủ quỹ.
2.4.1.2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán