Tại Thông tư liên tịch số 43/TTLT-BVHTTDL-BNV ngày 6/6/2008 của Bộ VHTT&DL và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở VHTT&DL thuộc UBND cấp tỉnh, Phòng VH&TT thuộc UBND cấp huyện, trong đó tại phần II, mục I quy định: “Phòng VH&TT là cơ quan chun mơn thuộc UBND cấp Huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về: văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch và các dịch vụ công thuộc lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trên địa bàn Huyện” [7, tr.12].
Theo Quyết định của UBND huyện Gia Lâm về quy định nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng VH&TT huyện Gia Lâm, cũng căn cứ vào Phần II, mục II của Thông tư 43 nêu trên để quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng VH&TT huyện nêu rõ: Hướng dẫn các tổ chức, đơn vị và nhân dân trên địa bàn Huyện thực hiện phong trào văn hóa, văn nghệ; phong trào luyện tập thể dục, thể thao; xây dựng nếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang, lễ hội; xây dựng phong trào “Tồn dân đồn kết xây dựng đời sống văn hóa”, xây dựng gia đình văn hóa, làng văn hóa, khu phố văn hóa, đơn vị văn hóa; bảo vệ các di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh: bảo vệ, tôn tạo, khai thác, sử dụng hợp lý tài nguyên du lịch, môi trường du lịch, khu du lịch, điểm du lịch trên địa bàn huyện.
UBND cấp Huyện là cơ quan quản lý hành chính trên địa bàn huyện, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với lễ hội theo sự phân công, phân cấp trong Quy chế tổ chức và quản lý lễ hội; Phịng VH&TT là cơ quan chun mơn của UBND cấp Huyện thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện ban hành chính sách cũng như các văn bản chỉ đạo điều hành về quản lý lễ hội; thực hiện chức năng thẩm định hồ sơ xin cấp phép tổ chức lễ hội theo thẩm quyền để UBND cấp huyện cấp phép tổ chức lễ hội trong phạm vi quản lý lễ hội đã được phân cấp; hướng dẫn nghiệp vụ quản lý lễ hội đối với UBND cấp xã và cán bộ văn hoá của xã;
UBND cấp xã: là cơ quan hành chính ở cơ sở, thực hiện chức năng quản lý lễ hội theo sự phân công của Quy chế tổ chức và quản lý lễ hội, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý lễ hội là cán bộ văn hoá xã.
Với những chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể trong các văn bản của Đảng và Nhà nước, Phòng VH&TT huyện Gia Lâm hiện nay có biên chế 10 người, trong đó có 01 đồng chí là Phó trưởng phịng và 01 đồng chí chun viên phụ trách chuyên môn về quản lý nhà nước đối với lĩnh vực quản lý DSVH và trực tiếp phụ trách việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lễ hội đồng thời hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức các hoạt động lễ hội diễn ra trên địa bàn tồn Huyện. Là một địa bàn có khối lượng di tích lịch sử văn hóa và cách mạng kháng chiến dày đặc cùng với 100 lễ hội diễn ra ở hầu hết các thôn làng mà thực tế đội ngũ cán bộ quản lý có 2 người trong khi cịn phải kiêm nhiệm thêm nhiều mảng hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý văn hóa do đó dẫn đến những khó khăn nhất định trong việc quản lý các lễ hội truyền thống trên địa bàn Huyện.
Đối với UBND các xã đều có 1 đồng chí cán bộ VHXH phụ trách toàn bộ các hoạt động mảng văn hóa xã hội của một xã, khơng chỉ là quản lý di tích lịch sử văn hóa, lễ hội mà còn quản lý và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, tun truyền, gia đình, quản lý các dịch vụ văn hóa, truyền thơng, chính sách xã hội trên địa bàn xã; Ngoài ra, tại UBND xã cịn có đồng chí Phó chủ tịch phụ trách khối VHXH và kiêm trưởng ban quản lý di tích của xã; Tuy nhiên khối lượng công việc tại các xã rất lớn, nhiều việc nên thời gian dành cho việc quản lý lễ hội khơng nhiều và khơng được chun sâu. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ văn hóa tại cơ sở ít đồng chí có chun mơn nghiệp vụ về quản lý lễ hội, lại thường xuyên thay đổi cơng tác do tính đặc thù của cơ sở nên không tạo được sự ổn định trong theo dõi, quản lý lễ hội và ảnh hưởng không nhỏ tới việc tham mưu cho các cấp lãnh đạo về công tác quản lý lễ hội. Tại các thôn làng, UBND các xã đã ra quyết định thành lập các tiểu ban quản lý di tích trong đó phụ trách việc tổ chức hoạt động lễ hội tại thôn làng dưới sự quản lý trực tiếp của UBND xã. Hàng năm để tăng cường việc quản lý các hoạt động lễ hội, UBND huyện Gia Lâm đã thường xuyên mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn về quản lý DSVH nói chung cho đội ngũ cán bộ cơ sở từ lãnh đạo xã, cán bộ chuyên môn tới tiểu ban quản lý di tích của các thơn làng. Với thực trạng nguồn nhân lực trong bộ máy tổ chức làm công tác quản lý lễ hội trên địa bàn toàn
huyện hiện nay so với nhu cầu thực tế vẫn còn thiếu về số lượng, yếu về chất lượng chưa đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý lễ hội truyền thống hiện nay.