8. Kết cấu của đề tài
2.3. Tình hình quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ tạ
2.3.2. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ đã có sự quan tâm, chỉ đạo, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước làm hành lang pháp lý để thực hiện các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên đặc biệt là Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05/3/2020 về Cơng tác văn thư, phịng Nội vụ đã ban hành và tham mưu cho UBND quận các văn bản để quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Cụ thể triển khai thực hiện một số văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên như:
- Thực hiện Quyết định số 7051/QĐ – UBND ngày 22/12/2016 của UBND thành phố Hà Nội phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ thành phố Hà Nội đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, UBND quận Tây Hồ đã xây dựng và ban hành Kế hoạch số 20/KH – UBND ngày 20/01/2017 về công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 – 2020.
- Căn cứ Quyết định số 7117/QĐ – UBND ngày 22/11/2013 của
UBND thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội, UBND quận Tây Hồ đã xây dựng và ban hành Quyết định số 389/QĐ – UBND ngày 23/3/2018 của UBND quận về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện triển khai Thông tư số 04/2013/TT – BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó Chánh Văn phịng HĐND&UBND quận, Trưởng phòng Nội vụ quận, thủ trưởng các phịng, ban chun mơn, Chủ tịch UBND các phường và các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu thi hành quyết định này.
- Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg của Thủ tướng Chính
phủ ngày 12 tháng 7 năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, trên cơ sở căn cứ vào Luật Công nghệ thông tin 2006, Luật giao dịch điện tử 2005, Luật Lưu trữ năm 2011. Nhằm hướng dẫn các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố Hà Nội và UBND các quận, huyện, phường, xã trên địa bàn thành phố Hà Nội (trong đó có UBND quận Tây Hồ) quy định việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, doanh nghiệp. Ngày 25/5/2017, UBND quận Tây Hồ đã ban hành Quyết định số 1238/QĐ – UBND về Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của quận Tây Hồ. Việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm giúp các cán bộ, cơng chức, viên chức tại phịng, ban
chun mơn và UBND các phường thực hiện tốt hơn công việc này. UBND quận Tây Hồ đã được Đoàn kiểm tra của UBND thành phố kiểm tra về việc trao đổi, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng và được biểu dương là một trong các quận thực hiện rất tốt công tác này.
- Hàng năm, trong kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, UBND quận
Tây Hồ giao cho Văn phòng HĐND&UBND quận có trách nhiệm tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức rà soát, thống kê các tài liệu lưu trữ tại các đơn vị thuộc quận để thực hiện giao nộp. Ngày 30/8/2006, UBND quận Tây Hồ ban hành Quyết định số 1023/QĐ – UBND về việc Ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ. Quyết định số 1023/QĐ – UBND hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu chủ động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
- Ngày 26/9/2012, Văn phịng HĐND&UBND đã ban hành Cơng văn
số 146/VP quy định về khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ; hiện nay tại kho lưu trữ của UBND quận, Văn phòng HĐND&UBND vẫn đang thực hiện niêm yết Bảng quy định về phòng chống cháy nổ theo quy định.
- UBND quận Tây Hồ đã ban hành Quyết định số 2958/QĐ – UBND
ngày 04/10/2013, về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của Luật Lưu trữ 2011.
UBND quận đã ban hành công văn hướng dẫn UBND các phường và các phịng, ban chun mơn thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của đơn vị mình và có biểu mẫu kèm theo. Trên cơ sở đó, thủ trưởng các phịng, ban chun mơn, Chủ tịch UBND các phường và các tổ chức, cá nhân thực hiện đúng theo quy định:
Hồ về thực hiện Công văn số 1292/SNV – VTLT ngày 20/12/2018 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2018, để hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn và UBND các phường rà sốt, tổng hợp cơng tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ gửi về phòng Nội vụ quận để tổng hợp. Phòng Nội vụ đã tham mưu cho UBND quận Tây Hồ ban hành Báo cáo số 07/BC – UBND ngày 20/01/2019 về Thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2018.
Đồng thời UBND quận Tây Hồ đã ban hành Kế hoạch số 218/KH – UBND(NV) ngày 12/10/2017 về tổng rà soát, phân loại, xác định giá trị để tiêu huỷ, chỉnh lý đưa vào lưu trữ các hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống tại quận Tây Hồ.
Nhằm thực hiện Kế hoạch số 250/KH – UBND ngày 25/12/2017 của UBND thành phố Hà Nội về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và Kế hoạch số 251/KH – UBND ngày 25/12/2017 của UBND thành phố Hà Nội về thực hiện Chỉ thị số 35/CT – TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Trên cơ sở Kế hoạch số 46/KH – UBND ngày 29/01/2018 của UBND quận Tây Hồ về việc thực hiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ năm 2018. UBND quận Tây Hồ thực hiện qua Báo cáo số 58/BC – UBND ngày 05/3/2019 về tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và nhiệm vụ trọng tâm của năm 2019 để đánh giá kết quả tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 và nhiệm vụ trọng tâm của năm 2019. Trong nội dung báo cáo đã nêu rõ những kết quả đạt được và chưa đạt được của công tác văn thư, lưu trữ; đưa ra phương hướng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ năm 2019 của quận.
Để công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chung của UBND quận và yêu cầu triển khai nhiệm vụ cụ
thể tại các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp và UBND các phường nghiêm túc triển khai kịp thời các quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Do đó, các nội dung trong cơng tác phổ biến, tun truyền các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ đã được các phịng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp và UBND các phường nắm bắt kịp thời. Tuy nhiên, việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cho các phịng, ban chun mơn và UBND các phường theo Nghị định 30/2020/NĐ – CP về Công tác văn thư chưa được thực hiện kịp thời. Do vậy, phịng Nội vụ cần nhanh chóng tham mưu cho UBND quận ban hành các văn bản thay thế những văn bản trước đó để có thể thống nhất về nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật.