7. Cấu trúc của đề tài
1.3. Vai trị, vị trí của văn phòng
1.3.2. Vị trí của văn phịng
Thông qua quản lý hệ thống các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ của cơ quan thì văn phịng; trung tâm liên lạc chính thức với người dân, đối tác; văn phòng được coi là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức. Có mối quan hệ đối nội, đối ngoại.
Ngồi ra văn phịng cịn là bộ phận có vị trí, vai trị, ý nghĩa đặc biệt quan trọng và mối liên hệ chặt chẽ với lãnh đạo trong tất cả hoạt động của cơ quan. Với nhiệm vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp cho các nhà quản lí về thực hiện cơng tác tổng hợp thông tin, truyền đạt thông tin điều hành và cung cấp yếu tố cần thiết phục vụ cho hoạt động điều hành quản lí của lãnh đạo văn phịng.
Năm 1950, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến khu Việt Bắc, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu rõ: “Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, Cán bộ văn phịng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết cơng việc khơng đúng”. Thơng qua câu nói giản dị nhưng ý nghĩa của bác Hồ đã khẳng định vị trí và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong cơ quan khi Bác nhận định, hoạt động của bộ phận văn phòng gắn với hoạt động thu thập và xử lí thơng tin, có tác động trực tiếp
21
đến tính bảo mật, chính xác của thơng tin và tác động đến các quyết định lãnh đạo, điều hành quản lí.
Như vậy, bộ phận văn phịng có vai trị và vị trí tương đối quan trọng và sự quan trọng ấy được thể hiện qua những yếu tố sau:
- Bộ phận văn phịng đóng vai trị là đầu não trung tâm xử lí thơng tin phục vụ lãnh đạo trong các quyết định điều hành, quản lý. Và hoạt động của văn
phòng ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định của lãnh đạo.
- Ngồi hoạt động trong phạm vi khơng gian của văn phịng, thì cơng tác văn phịng cịn được biểu hiện và có ảnh hưởng lớn đến kết quả thực hiện công việc của mọi bộ phận và đội ngũ nhân sự trong mỗi cơ quan.
- Văn phòng là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại cho cơ quan. Văn phòng còn đại diện cho sự hiện diện của cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sức ảnh hưởng của cơ quan và của chính người lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã lưu ý là khơng nên xem nhẹ hình thức bên ngồi của cơ quan, cơng sở, thơng qua hình ảnh văn phịng.