7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Các giải pháp hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ
3.2.3. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ Nhân viên trong các phòng ban
ban
Văn phịng cần có nhân sự để duy trì hoạt động, vậy nên vấn đề bố trí nhân sự là vấn đề quan trọng để thúc đẩy quá trình hoạt động văn phịng đạt được hiệu quả cao. Do đó cần có lãnh đạo thực hiện cơng tác tổ chức nhân sự cần phải có năng lực, kiến thức và phải thường xuyên nắm rõ lý lịch của cán bộ công nhân viên (về đạo đức phẩm chất, khả năng trình độ, sở trường vv...) để
60
đánh giá nhận xét khi cần thiết đề cử nhân tố ưu tú hoặc sắp xếp công việc phù hợp thực hiện đúng quy trình về viêc nhận xét đánh giá cán bộ khi đề bạt và sắp xếp cán bộ.
Qua q trình nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức, cơng tác bố trí nhân sự tại các phịng chức năng của Văn phịng Bộ Nội vụ tác giả có đưa ra một số đề xuất sắp xếp lại hệ thống nhân sự đang hoạt động trong Văn phòng như sau:
Ngắn hạn: Để giải quyết vấn đề nhân sự trong khoảng thời gian ngắn
hạn trước mắt tác giả đề xuất xây dựng bộ máy văn phòng với số lượng nhân sự được giữ nguyên là 81 người.
Tuy nhiên cơ cấu nhân sự tại các phịng chức năng có sự dịch chuyển như
sau:
Nội dụng
Phòng chức năng
Dài hạn: Để đáp ứng và đảm bảo hoạt động hiệu quả của văn phòng Bộ
Nội vụ trong thời gian tới, tác giải đề xuất văn phịng Bộ cần có kế hoạch tuyển dụng thêm đội ngũ nhân sự mới bổ sung. hoặc tiếp nhận các nhân sự tập sự, thực tập, đặc biệt là nhân sự với độ tuổi từ 22-28 tuổi, nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động phát triển của bộ phận văn phòng, với đội ngũ nhân sự trẻ mang trong mình những kiến thức mới cũng như tính cầu thị ham học hỏi, nhiệt tình năng động đảm bảo đáp ứng thực hiện tốt công việc được giao.
* Yêu cầu khi sắp xếp lại đội ngũ cán bộ
Công tác phân bổ nhân sự tại các phòng chức năng cần phải được quản lý rõ ràng, bố trí nhân sự cần phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận. Việc định mức và định biên lao động đối với các phòng ban quản lý cần phải áp dụng đầy đủ đúng tiêu chuẩn theo quy định của văn bản hướng dẫn, trẻ hóa
đội ngũ cán bộ quản lý, ưu tiên cán bộ trẻ có năng lực chun mơn, có kiến thức và có phẩm chất đạo đức tốt, và sức khỏe tốt nhằm thúc đẩy nhanh sự phát triển của bộ phận Văn phịng
3.2.4. Hồn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phịng ban trong Văn phịng Bộ Nội vụ
Cần phải có tiếp tục đổi mới trong kiểm sốt, đơn đốc thực hiện nhiệm vụ; đổi mới cơ chế, quy trình xử lý nội bộ; hồn thiện các phần mềm hỗ trợ phục vụ cơng tác văn phịng, đảm bảo tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm được giao.
Nâng cao hiệu quả xử lý văn bản hồ sơ trên môi trường mạng và chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến; tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trực thuộc Bộ sửa đổi, hoàn thiện Quy chế làm việc của Bộ, Quy chế văn thư lưu trữ, Quy định chế độ báo cáo; tiếp tục phối hợp với các đơn vị rút ngắn, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân
Xây dựng và hỗ trợ các đơn vị sử dụng các ứng dụng mới phục vụ cơng tác văn phịng như hệ thống quản lý nhiệm vụ, hệ thống quản lý tài liệu hội nghị, hệ thống hồ sơ công việc phiên bản trên điện thoại...; đồng thời, hồn thiện các tính năng của Hệ thống hồ sơ cơng việc...
3.2.5. Hồn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
Tổ chức bộ máy văn phòng là hoạt hoạt động hướng tới một bộ máy các bộ phận được liên kết chặt chẽ với nhau, được thiết kế khoa học, hợp lý và làm việc một cách hiệu quả. Và để có thể hoạt động một cách hiệu quả thì khơng thể khơng kể đến các trang thiết bị văn phịng như máy tính, tài liệu, tủ đựng tài liệu, … sẽ phục vụ hỗ trợ cho các cán bộ văn phòng làm việc mang lại hiệu quả cao nhất.
63
Trang thiết bị văn phòng
Văn phòng Bộ Nội vụ được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng …
Tuy nhiên, dù được trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị, nhưng do là biên chế nên một số máy đã bị xuống cấp, giảm hiệu năng làm việc. Điển hình như máy photocopy thường xuyên bị nhoè mực khi photo tài liệu, điện thoại cố định đã cũ có vấn đề về đường truyền, máy huỷ tài liệu thường xuyên bị lỗi khi huỷ nhiều tài liệu trong thời gian dài trong khi văn phòng phát sinh rất nhiều văn bản cần tiêu huỷ gấp trong một ngày làm việc…
Do đó, các trang thiết bị cần được kiểm tra, bảo dưỡng và thay mới kịp thời để đáp ứng được nhu cầu phục vụ cơng việc của văn phịng.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong văn phịng
Trong hoạt động văn phòng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin có vai trị to lớn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc văn phịng, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong văn phòng một cách hiệu quả sẽ giúp hồn thành cơng việc nhanh chóng, đảm bảo tính bảo mật của thơng tin, dữ liệu, tốc độ triển khai thông tin nhanh và kịp thời, thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp.
Tại văn phịng Bộ Nội vụ cần phải thực hiện các cơng việc sau để ứng dụng công nghệ thơng tin hiệu quả:
Hồn thiện mơi trường pháp lý, xây dựng và hồn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; các đề án, dự án về lưu trữ tài liệu điện tử.
- Xây dựng và triển khai cấp thẻ công chức điện tử đa năng tới cán bộ, công chức làm việc trong các đơn vị đảm bảo đồng bộ, thống nhất.
64
Xây dựng hạ tầng đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật thông tin: trang bị thêm máy chủ và các thiết bị khác, nâng cấp mạng cục bộ được bảo vệ bởi hệ thống tường lửa cấp cao ngăn chặn xâm phạm dữ liệu từ bên ngoài, hệ thống phát hiện, phòng và chống truy cập trái phép; về hệ thống thư điện tử được trang bị phần mềm quét virus, lọc thư rác: Thiết bị Fortinet FortiMail 400E; duy trì việc mua sắm các phần mềm diệt virus cho hệ thống máy chủ và máy trạm của Bộ; đảm bảo kỹ thuật và công nghệ về hạ tầng công nghệ thông tin khi kết nối hệ thống thông tin của Bộ Nội vụ vào mạng Quốc gia theo mơ hình thống nhất.
Tiểu kết
Qua việc trình bày nghiên cứu về cơ sở lý luận tổ chức bộ máy văn phòng ở chương 1. Và khảo sát thực tế thực trạng tổ chức bộ máy tại Văn phòng Bộ Nội vụ ở chương 2, đưa ra các phân tích về thực trạng cũng như nhận xét đánh giá ưu điểm, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân. Từ đó tác giả tiến hành thực hiện chương 3 để đề xuất đưa ra các giải pháp hỗ trợ khắc phục nhược điểm trong cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ. Trên đây là sản phẩm đề tài nghiên cứu của tác về tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ.
65
KẾT LUẬN
Hoạt động tổ chức bộ máy văn phịng là vấn đề đóng vai trị vơ cùng quan trọng và cấp thiết trong mỗi cơ quan tổ chức, văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, bởi vậy việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị tạo nên sức mạnh tổng thể.
Sau khi trải qua khoảng thời gian có cơ hội được khảo sát thực tế, tìm hiểu tại văn phòng Bộ Nội vụ tác giả đã hồn thành nghiên cứu khố luận tốt nghiệp:
“Tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ” với mục đích hy vọng được học hỏi
và nâng cao kiến thức thực tiễn về văn phịng nói chung và tổ chức bộ máy văn phịng nói riêng. Mạnh dạn đánh giá thực trạng và đề xuất đưa ra một số giải pháp góp phần khắc phục hạn chế đang tồn đọng tại văn phòng Bộ Nội vụ.
Thông qua 3 chương của đề tài nghiên cứu tác giả đã thực hiện được các vấn đề sau:
- Phần cơ sở lý luận tác giả đã nghiên cứu các lý luận chung về cơng tác văn phịng cũng như tổ chức bộ máy văn phịng, lấy đó là nền tàng để phục vụ cho nghiên cứu tại chương tiếp theo, làm rõ các khái niệm về văn phòng, tổ chức, tổ chức bộ máy văn phòng… và các nội dung cần thực hiện khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng.
- Phần thực trạng tác giả đã đưa ra được tình hình thực tế về văn phòng và tổ chức văn phịng tại Bộ Nội vụ, các nội dung về tình hình tổ chức bộ máy văn phòng, cơ cấu tổ chức và hoạt động sắp xếp phân bổ nhân sự trong bộ máy văn phịng. Phân tích và chỉ ra được những ưu điểm cũng như nhược điểm trong hoạ động tổ chức bộ máy văn phòng tại đơn vị.
- Căn cứ từ kết quả nghiên cứu của 2 chương trước đó, tác giả có cơ sở đề đề xuất đưa ra các giải pháp phù hợp, hỗ trợ giải quyết khắc phục các nhược
điểm còn tồn tại.
66
Dựa trên kết quả đạt được từ bài khoá luận tác giả đã thực hiện kiểm chứng được các giả thiết nghiên cứu được đưa ra ban đầu là đúng với thực trạng của văn phịng Bộ Nội vụ. Cơng tác thực hiện tổ chức bộ máy văn phịng đóng vai trị rất quan trọng đối với cơ quan. Là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan nên việc tổ chức bộ máy văn phòng nâng cao hiệu quả hoạt động là một vấn đề mang tính cấp thiết cần được thực hiện khẩn trương để phù hợp với xu thế hiện tại.
Do khả năng cũng như lượng kiến thức của tác giả cịn hạn chế nên phần nội dung bài khố luận chưa được mở rộng và nghiên cứu chuyên sâu về nhiều vấn đề. Trên đây là toàn bộ tất cả nội dung của báo cáo khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ”. Tác giả rất mong muốn nhận được những góp ý quý báu của quý thầy, cô để bài báo cáo khố luận có thể trở nên đầy đủ và hồn thiện hơn.
Trân trọng cảm ơn!
67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân.
2. PSS.TS. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội
3. Vũ Đình Quyền (2005), giáo trình Quản trị hành chính văn phịng, NXB
Thống kê.
4. Nguyễn Hải Sản, giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê
5. PGS.TS. Phạm Huy Tiến (2013) giáo trình Tổ chức học đại cương, Nxb
Hà Nội.
6. Nguyễn Hữu tri (2005), giáo trình Quản trị văn phịng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật.
7. Lê Thị Liên, Khố luận “Hồn thiện tổ chức bộ máy văn phịng tại
Phịng Thương mại và Cơng nghiệp việt nam – VCCI”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Trần Thị Linh, Khoá luận tốt nghiệp “Hồn thiện mơ hình Văn phịng khơng giấy” tại văn phịng UBND quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Phạm Thị Tâm, Khoá luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Thị uỷ Quảng Yên tỉnh Quảng Ninh”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
10. Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
11. Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phịng Bộ
12. www.moha.gov.vn – Cổng thơng tin điện tử Bộ Nội vụ 13. https://vi.wikipedia.org/ - Thư viện bách khoa toàn thư
69
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01: Danh sách nhân sự phòng Tổng hợp – Thư ký
STT Họ và tên
1 Tạ Đức Hòa
2 Nguyễn Thị Quỳnh Thu
Vi Tiến Cường 3
Diêm Đăng Quỳnh 4
Cao Đăng Thượng 5
Nguyễn Cơng Tốn 6
7 Trịnh Thị Trang
8 Mai Thị Quỳnh Anh
70
Phụ lục số 02: Danh sách nhân sự phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông
STT Họ và tên
1 Đỗ Văn Phong
2 Nguyễn Duy Chiến
3 Triệu Tú Anh
4 Bùi Thị Thu Hiền
5 Nguyễn Thị Liên
6 Nguyễn Thị Sự
7 Nguyễn Thị Mai Hương
Phụ lục số 03: Danh sách nhân sự phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính
STT Họ và tên
1 Phạm Quang Tuyến
2 Lê Thị Thanh Mai
3 Nguyễn T. Hồng Vĩnh
4 Nguyễn Thành Nam
5 Tạ Thị Loan
6 Nguyễn Thị Hảo
71
Phụ lục số 04: Danh sách nhân sự phịng Kế tốn – Tài vụ
STT Họ và tên
1 Hoàng Trung Thành
2 Mai Thị Hương Lan
3 Phạm Thị Phương Lan
4 Nguyên Thị Nguyệt Nga
5 Đinh Tiến Dũng
Phụ lục số 05: Danh sách nhân sự phịng Hành chính – Quản trị
STT Họ và tên
1 Lê Thị Thu Hương
2 Hoàng Thị Ngọc
3 Nguyễn Thị Thúy
4 Nguyễn Văn Lâm
5 Đinh Thị Thanh Thủy
6 Phạm Thị Thùy Hương
7 Phan Thị Minh Trang
8 Nguyễn Thị Thu
9 Nguyễn Thị Kim Châm
10 Phạm Thị Tuyết Lan 11 Đào Thị Tâm 12 Nguyễn Thị Xuyến 13 Bùi Thế Hùng 14 Trần Thanh Minh 15 Vũ Văn Hoan 16 Vũ Đức Nhã 72
17 Nguyễn Văn Tiến
18 Bùi Ánh Dương
19 Ngô Thế Hùng
20 Trần Ngọc Thanh
Phụ lục số 06: Danh sách nhân sự phòng Bảo vệ
STT Họ và tên
1 Trần Công Đô
2 Đào Mạnh Hà
3 Mai Xuân Trường
4 Nguyễn Danh Chiến
5 Đặng Nhật Linh
6 Nguyễn Văn Trường
7 Hà Mạnh Linh
8 Hàn Đình Hiếu
9 Nguyễn Anh Tuấn
10 Đinh Tiến Hưng
12 Lê Văn Đơ
13 Nguyễn Cảnh Tồn
14 Hà Công Thắng
15 Đàm Văn Trường
16 Chu Mạnh Hưng
17 Nguyễn Giao Linh
18 Phạm Bình An
19 Phan Trọng Nghĩa
20 Nguyễn Hữu Hưng
73
Phụ lục số 07: Danh sách nhân sự phòng Đội xe STT Họ và tên 1 Nguyễn Văn Cần 2 Phạm Như Quỳnh 3 Nguyễn Văn Thức 4 Nguyễn Trần Tân 5 Nguyễn Chí Tỵ
6 Nguyễn Văn Vinh
7 Vũ Hồng Thanh 8 Trần Xuân Tình 9 Trần Đình Quý 10 Vũ Đình Sản 11 Trần Mạnh Linh 12 Lã Văn Ngọc 13 Nguyễn Hồng Minh
14 Tô Văn Tân
15 Ngô Bá Nghi
74