7. Cấu trúc của đề tài
1.7. Vai trị và tính cấp thiết hồn thiện bộ máy văn phòng
1.7.2. Tính cấp thiết của cơng tác hồn thiện bộ máy văn phòng
Là bộ phận giúp việc phục vụ cho tổ chức nên bộ máy văn phịng cần có các yếu tố chuyên nghiệp, linh hoạt, tinh gọn để đem lại hiệu quả cao nhất trong quá trình làm việc.
Mọi tổ chức đều mong muốn đạt được mục tiêu để ra càng sớm càng tốt. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động thì cần phải có
27
những người lãnh đạo có năng lực, kiến thức và thường xuyên trau dồi kỹ năng chuyên mơn và thực tiễn hoạt động. Vì vậy cơng việc của văn phòng là phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, lựa chọn và chuẩn bị phương án hoạt động để với điều kiện tài chính thấp nhưng mang lại hiệu quả cao nhất có thể cho cơ quan.
Bởi vậy, có thể nói cơng tác tổ chức hồn thiện bộ máy văn phịng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của tổ chức nói chung và bộ phận văn phịng nói riêng. Có một bộ máy văn phịng ổn định và thích hợp sẽ giúp cho các hoạt động trong cơng tác văn phịng được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả.
Trong mọi các cơ quan, tổ chức thì bộ máy văn phịng là bộ phận duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ hành chính văn phịng với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cần thiết. Khi phù hợp với thực tiễn, bộ máy văn phòng sẽ phát huy được sức mạnh của mình. Ngược lại, nếu tổ chức bộ máy khơng phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan thì nó lại trở thành yếu tố cản trở, làm chậm sự phát triển của tổ chức. Cần phải hoàn thiện bộ máy văn phòng để xác định rõ về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, qua đó đáp ứng phù hợp với các điều kiện hoạt động của tổ chức
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi tổ chức đều phải có cho mình một bộ máy văn phịng hồn thiện, chuẩn mực, chuyên nghiệp, bắt kịp xu thế phát triển của xã hội, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động văn phòng.
Tiểu kết
Qua Chương 1, tác giả đã đưa ra các quan niệm, khái niệm về văn phòng; tổ chức bộ máy văn phịng; vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng trong q trình hoạt động. Bên cạnh đó hiểu được tầm quan trọng và tính cấp
28
thiết của việc hồn thiện tổ chức bộ máy của văn phịng trong mỗi cơ quan. Lấy đây là nền tảng, cơ sở lí luận thực tiễn để tác giả tiếp tục thực hiện nghiên cứu, phân tích về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ ở Chương 2.
29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ