7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ
2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phòng hiện có
phịng hiện có
Nếu cơ quan có số lượng cán bộ văn phịng lớn, thì có thể tổ chức thành nhiều bộ phận, có chức năng riêng biệt và độc lập. Ngược lại, số lượng nhân viên văn phịng ít, bộ máy cần thu gọn và mỗi đơn vị, bộ phận có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ có mối liên hệ gần nhau
Bộ Nội vụ với số lượng đội ngũ cán bộ văn phịng tương đối nhiều, có năng lực chun mơn nghiệp vụ, được đào tạo bồi dưỡng thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách trong văn phịng. Do đó bộ máy văn phịng Bộ được tổ chức với nhiều phịng/ban/bộ phận có các chức năng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo công tác thực hiện hoạt động văn phịng hiệu quả, dù có nhiều phịng chức năng nhưng các phịng vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong q trình thực hiện cơng việc.
Hiện tại đội ngũ cán bộ văn phòng của Bộ Nội vụ đang là 81 người, được bố trí thành 07 phịng chức năng tương ứng với các nhiệm vụ mà văn phòng Bộ cần phải thực hiện.
2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan
Đây là căn cứ thực tiễn mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải tính tới khi thiết kế bộ máy văn phịng. Đi đơi với nhiệm vụ và trách nhiệm thì cơ quan cũng có nguồn tài chính mạnh từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho hoạt động tổ chức bộ máy giúp việc đó chính là bộ máy văn phịng. Để có thể thực hiện trơn tru, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ được giao.
Văn phịng Bộ Nội vụ với diện tích tương đối lớn (trên 50 mét vng) phù hợp để tổ chức thành nhiều phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngồi ra văn phịng cịn được đầu tư các trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy
48
huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng… những trang thiết bị này đóng vai trị vơ cùng quan trọng đối với hoạt động văn phòng cũng như tổ chức văn phòng. Bộ phận văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, thì tương tự, các thiết bị văn phịng cũng chính là các cơng cụ thực hiện công việc của các cán bộ văn phịng.
2.2.3.6. Tầm kiểm sốt của nhà quản trị văn phòng
Đầu mối quản lý sẽ tỉ lệ thuận với tầm kiểm soát của nhà quản trị. Tầm kiểm sốt càng hẹp thì lượng đầu mối càng giảm từ đó khiến số lượng tầng nấc trung gian tăng lên hỗ trợ hoạt động thu thập, xử lý thông tin quản lý. Bộ Nội vụ tiếp nhận nhiều thông tin từ các cấp, vậy nên Văn phòng sẽ đa dạng chức năng và thông tin phục vụ quản lý tương đối phức tạp, cần có đội ngũ nhân viên và các phịng chức năng để thực hiện hiệu quả cơng việc.
Trên thực tế lãnh đạo có rất nhiều cơng việc cần phải giải quyết không thể quan tâm sát sao đến từng khâu thực hiện, cho nên vai trò của các nhà quản trị cấp trung là rất lớn. Nhà quản trị cấp trung cần phải kiểm sốt được cơng việc, đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo để báo cáo kịp thời, để lãnh đạo có thể nắm bắt được tổng quan hoạt động tổ chức bộ máy văn phòng.
2.3. Đánh giá kết quả thực hiện công tác xây dựng và tổ chức bộ máyvăn phòng tại Bộ Nội vụ văn phòng tại Bộ Nội vụ
Thơng qua khảo sát và phân tích về thực trạng cơng tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ, có thể nhận thấy nhiều điểm sáng trong tổ chức bộ máy văn phịng từ đó mang tới nhiều hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của cá nhân cũng như tập thể.
Các lãnh đạo Bộ đã lãnh đạo, tổ chức hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, bố trí phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân trong bộ phận dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình. Cán bộ văn phịng Bộ Nội vụ ln giữ vững và nêu cao
49
tinh thần trách nhiệm, giữ gìn kỷ luật, thực hiện tốt các quy chế làm việc của đơn vị.
Dưới đây là một số thành tựu Văn phòng Bộ Nội vụ đạt được như sau:
Trong Năm 2019:
Trong năm 2019 Văn phòng Bộ đã thực hiện rất tốt chức năng tham mưu của mình giúp Bộ trưởng nắm bắt thơng tin hiệu quả và tiến hành tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ, ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, theo chương trình cơng tác năm 2019. Bên cạnh đó, Văn phịng Bộ đã thực hiện tốt nhiệm vụ đột xuất mà Bộ trưởng giao.
Trong Năm 2020:
Trong năm 2020 Văn phòng Bộ đã chủ động, kịp thời tham mưu lãnh đạo Bộ triển khai cơng tác phịng, chống dịch Covid – 19 theo đúng hướng dẫn của cấp có thẩm quyền; Phối hợp có hiệu quả trong việc tổ chức thành công các sự kiện quan trọng của Bộ; Đại hội thi đua yêu nước lần thứ IV; kỷ niệm 75 năm Ngày thành lập Bộ; Các Thứ trưởng và các văn bản pháp luật về công tác Nội vụ đã được kịp thời thông tin trên các phương tiện đại chúng. Ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là văn bản điện tử, nay 100% các văn bản đều được chuyển bằng điện tử và chữ ký số giúp giải quyết cơng việc nhanh, kịp thời.
Văn phịng Bộ đã tổ chức trao danh hiệu "Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở năm 2020" cho 14 cá nhân thuộc Văn phòng Bộ theo Quyết định số 20/QĐ- BNV ngày 07/01/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc khen thưởng thành tích năm 2020.
Tuy mhiên, cơng tác tham mưu, tổng hợp, phuc vụ chỉ đạo điều hành của văn phòng Bộ còn bị động, chưa đồng nhất, tăng số lượng văn bản hành chính khơng cần thiết làm mất thời gian giải quyết hồn thành cơng việc, nhiều chỉ
50
đạo không được thực hiện quyết kiệt, chồng chéo giữa bộ phận tham mưu, đề xuất; báo cáo chưa thông suốt, thiếu chính xác gây nhiều hiểu nhầm dẫn đến các quyết định thiếu chính xác.
Căn cứ theo những nhận xét trên thì có thể khái qt lại một số ưu, nhược điểm và nguyên nhân cơ bản đang diễn ra tại văn phòng Bộ Nội vụ như sau:
2.3.1. Ưu điểm
* Đội ngũ cán bộ văn phịng
Văn phịng Bộ Nội vụ có lượng cán bộ làm cơng tác văn phịng tương đối lớn, bên cạnh đó các cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, được tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn phục vụ cho từng cơng việc cụ thể trong văn phịng.
Văn phịng Bộ Nội vụ được tổ chức với 07 phòng chức năng, mỗi phịng đảm nhận một nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau. Dù được chia ra thành nhiều phòng nhưng đội ngũ nhân sự (81 người) trong mỗi phòng vẫn được đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng trình độ chun mơn nghiệp vụ, đáp ứng được nhu cầu tổ chức bộ máy văn phòng và làm việc một cách linh hoạt, khoa học và hiệu quả.
* Cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng
Với mơ hình chế độ Thủ trưởng – người đứng đầu, các thông tin trong văn phòng được tiếp nhận và truyền tải theo chiều từ trên xuống và trách nhiệm đối với người thực hiện cơng tác văn phịng cũng như lãnh đạo ban hành quyết định điều hành quản lý.
Lãnh đạo đảm nhiệm công việc tổ chức bộ máy văn phịng với trình độ tư duy tốt, định hướng rõ ràng về quy mơ, số lượng các bộ phận cần có trong bộ máy văn phịng; tiếp đó là đặt tên và quy định chức năng của từng bộ phận và
51
mối quan hệ giữ các bộ phận với nhau, dựa trên sự tham mưu của các nhà quản trị cấp trung.
Bộ máy văn phòng được thiết kế gọn nhẹ, linh hoạt, đa dạng đầy đủ các phòng chức năng, phục vụ được nhu cầu làm việc của bộ phận văn phòng.
Các phòng chức năng được thiết kế gắn liền với từng nhiệm vụ chuyên trách, bộ máy không quá chồng chéo tạo thuận lời cho các hoạt động trao đổi thơng tin trong văn phịng, không gian rộng rãi chỗ ngồi của cán bộ văn phòng được phân bổ phù hợp.
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong văn phòng
Các phòng/ban/ bộ phận chức năng trong văn phòng bám sát với chức năng nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, đề phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan thực hiện tốt chức năng nhiệm, nhiệm vụ được phân công.
Luôn luôn chủ động thu thập, tổng hợp, phân tích thơng tin một cách khoa học, tích cực tham mưu, phục vụ sự chỉ đạo điều hành trong công tác quản lí của cấp lãnh đạo.
Bộ phận văn phịng đã tổ chức và điều hành mang lại hiệu quả tạo gắn bó mối quan hệ phối hợp với các phòng chức năng trong đơn vị, đảm bảo thơng tin được truyền đi nhanh chóng, thơng suốt, kịp thời từ đó phát huy đầy đủ toàn bộ sức mạnh tổng hợp của bộ máy văn phòng.
Thực hiện nghiêm túc các văn bản hướng dẫn về tổ chức bộ máy tại văn phịng Bộ.
2.3.2. Nhược điểm
Ngồi những ưu điểm kể trên về tổ chức bộ máy văn phịng Bộ Nội vụ thì qua q trình khảo sát, thu thập thơng tin, phân tích thực trạng thì tại đơn vị vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau:
* Đội ngũ cán bộ văn phòng
Nhiều cán bộ văn phịng chưa sơi nổi chưa có ý thức đóng góp ý kiến và xây dựng cơ chế mới về văn phòng, chưa dám đứng lên chỉ ra những điểm hạn chế còn tồn tại trong Tổ chức bộ máy và điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng.
Tuy số lượng cán bộ thực hiện cơng tác văn phịng là tương đối lớn, được bố trí vào các phịng/ban có chức năng nhiệm vụ riêng. Nhưng chưa thực sự phù hợp với năng lực thật của cán bộ, ngồi ra một số cán bộ cịn chưa coi trọng các lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ.
* Công tác tổ chức bộ máy văn phòng
Một số bộ phận chức năng được bố trí chưa thực sự hợp lý, khiến cho công việc của lãnh đạo và nhân viên bị quá tải.
Trong các bộ phận chức năng của văn phòng sự phân bổ, sắp xếp lãnh đạo quản lí các phịng ban, bộ phận cũng như hệ thống nhân viên còn chưa phù hợp gây ra tình trạng chênh lệch về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng chức năng trong bộ máy văn phòng.
Tại văn phòng Bộ Nội vụ các trang thiết bị được trang bị khá là đầy đủ, tuy nhiên vẫn chưa có sự đổi mới và hiện đại hố, một số thiết bị văn phịng đã lâu chưa được bảo trì sửa chữa định kỳ, làm cho quá trình tổ chức thực hiện công việc chưa đạt hết hiệu quả nhất định.
Công tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, triển khai chậm, đặc biệt là trong công tác văn thư – lưu trữ, công tác thực hiện văn bản điện tử cịn gặp nhiều khó găn về cơng nghệ.
2.3.3. Nguyên nhân
* Nguyên nhân chủ quan
53
Công tác Tổ chức bộ máy trong văn phịng cịn chưa thật sự được quan tâm, từ đó dẫn đến tình trạng bộ máy văn phịng cịn thiết kế chưa hoàn thiện chưa đảm bảo về thực hiện chức năng, nhiệm vụ để phục vụ công việc được giao.
Đội ngũ nhân sự văn phòng trong các phòng chức năng còn phân bố chưa đồng đều, phòng thừa nhân viên, phòng thiếu nhân viên, dẫn đến tình trạng q tải cơng việc, thiếu nhân lực trong văn phòng làm ảnh hưởng tới hiệu quả cơng việc.
Trong văn phịng đội ngũ nhân viên đã đáp ứng được căn bản thực tiễn hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên mảng kinh nghiệm trong việc điều hành, quản lý để hồn thiện bộ máy văn phịng chung cịn yếu kém, nhiều hạn chế. Chỉ tập trung vào một nội dung cơng việc nhất định mà chưa có khả năng quan sát bao quát toàn bộ vấn đề, liên kết mối quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan đề xuất việc hồn thiện bộ máy văn phịng bắt kịp mơ hình hiện đại phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn mang trong mình tư tưởng ngại học tập những kiến thức mới. Do đó các cán bộ văn phịng cần phải được nhanh chóng gấp rút bồi dưỡng nâng cao kiến thức ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, pháp lý để đáp ứng được yêu cầu hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó một số cơ chế về thưởng phạt chưa thỏa đáng, quyền và nghĩa vụ chưa cân xứng, một bộ phận cán bộ, công chức ý thức, tinh thần trách nhiệm cịn thấp, chưa thật sự nhiệt tình hết mình vì cơng việc.
Trưởng các phịng bộ phận chưa có kế hoạch rõ ràng về thực hiện sắp xếp, phân bổ nhân sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận được giao, gây ra sự ảnh hưởng đến kết quả chung của phòng.
* Nguyên nhân khách quan
54
Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ đã cũ, chưa bắt kịp xu thế về tổ chức văn phòng hiện đại hố, văn phịng thơng minh.
Văn phòng Bộ là đơn vị cũng phải chịu nhiều ảnh hưởng từ các cơ chế mới về chính sách, pháp luật, các quy định về tổ chức bộ máy thay đổi liên tục, làm cho văn phịng chưa có sự chuẩn bị tiếp thu kịp thời trong việc điều chỉnh nhân sự thực hiện cơng việc và sắp xếp các phịng ban trong văn phòng sao cho phù hợp với điều kiện phát triển.
Tiểu kết
Thơng qua chương 2, tác giả đã trình bày về cơ quan và văn phịng, cũng như tồn bộ thực trạng về cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ từ đó phân tích và đánh giá ưu, nhược điểm và chỉ ra các nguyên nhân, tiếp theo tại chương 3 tác giả sẽ đưa ra một số đề xuất về giải pháp để hỗ trợ khắc phục nhược điểm còn tồn đọng.
55
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện bộ máy văn phịng tại BộNội vụ Nội vụ
3.1.1. Mục tiêu hồn thiện bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ
Về cơ bản thì văn phịng Bộ Nội vụ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, và có những thành tựu nhất định. Có sự đổi mới trong cơng tác tổ chức văn phòng. Tuy nhiên văn phòng Bộ vẫn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục nhanh chóng kịp thời, bộ máy văn phịng cần được hồn thiện hơn nữa về cơ cấu tổ chức cũng như đội ngũ nhân sự trong văn phòng, và để làm được điều đó thì cần thực hiện được một số mục tiêu cụ thể sau đây:
Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy văn phòng trong điều hành các hoạt động hành chính theo đúng chức năng nhiệm vụ, yêu cầu của cơ quan nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy văn phòng và tuân theo các quy định của pháp luật.
Cần phải xây dựng bộ máy văn phòng với cơ cấu gọn nhẹ, khoa học hiện đại, khả năng ứng phó linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, giúp cho các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, hỗ trợ khắc phục tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng trong bộ phận văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, là bộ phận hỗ trợ tối ưu cho lãnh đạo cơ quan.
Đảm bảo liên kết chắc chẽ giữa các phòng ban cũng như nắm bắt được chỉ đạo quản lí của lãnh đạo, truyền đạt thơng tin một cách nhanh chóng kịp thời tạo nên một bộ máy văn phòng thống nhất và hoạt động nhịp nhàng.